Деловая документация. 5

Барановичский экономика  – юридический колледж

Контрольная работа № 

По  дисциплине

Деловая документация

Вариант №6

Ермолаевой  Татьяны Александровны

Шифр 20316

Курс 3

Группа 203

Место работы : д/о                               Адрес учащего:

                                                                           г. Барановичи, ул. Наконечникова

                                                                дом 27, квартира 58

Содержание:

1. Общая характеристика  и состав организационно - распорядительной   документации.

2. Документация  по личному составу.

3. Составить макет  докладной записки.

1. Общая характеристика  и состав организационно - распорядительной  документации.

В деятельности каждой организации, учреждения, предприятия независимо от формы собственности, ведомственной  принадлежности, направления и специфики  деятельности создается большое  количество организационно-распорядительных документов. Организационно-распорядительный документ — документ, применяемый при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления. Организационно-распорядительные документы составляют отдельную подсистему управленческой документации и обеспечивают организацию процессов управления и управленческого труда. Именно поэтому система организационно-распорядительной документации (далее — ОРД) самая массовая.

Так как понятие управленческой деятельности весьма многогранно, то для  документальной фиксации ее различных  сторон используются различные виды документов. Это позволяет выделить в системе ОРД следующие основные группы документов:

1. Организационные – уставы, положения, инструкции, правила и др.;

2.Распорядительные - приказы, постановления, распоряжения, решения, указания;

3. справочно-информационные - акты, докладные и объяснительные записки, служебные письма и др.

 Перечень приведенных выше документов, входящих в систему ОРД, не исчерпывающий. Отдельно следует выделить такой вид документа, как протокол, который сочетает в себе черты и распорядительного, и справочно-информационного документа.

Каждый из этих документов, являясь носителем информации, содержит комплекс информационных элементов, целевое  назначение которых неоднозначно. Одни элементы содержат сведения, характеризующие  явления, в подтверждение которых  составлен документ, другие — несут  информацию о самом документе, являясь  его обязательными атрибутами.

1.1 Организационные  документы

Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Все они составляют группу организационных  документов.

Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия. Организационные документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения .

К организационным документам относятся:  устав, учредительный договор, положение, структура и штатное численность, штатное расписание, правила, инструкция.

Устав предприятия - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Текст устава предприятия можно разделить на шесть разделов: общие положения; организационное единство; регламент деятельности; финансово-материальная база; отчетная и ревизионная деятельность; порядок ликвидации и ответственность по делам организации. Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти. Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций. Уставы государственных предприятий утверждаются вышестоящими органами.

  Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения - в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. Датой организационного документа является дата его утверждения

С точки зрения срока действия организационные документы относятся  к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационные документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение).

   Разрабатывает организационные документы руководство учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения. Текст большинства таких документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационные  документы в обязательном порядке  проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями  и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации  или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

   Организационные документы оформляются на стандартном листе бумаги (формат А4) или на общем бланке (в зависимости от вида документа), при этом обязательными реквизитами являются следующие, а именно: наименование организации (также указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Текст большинства организационных документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.[1, c.56]

2.2 Распорядительные документы

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий - издание распорядительных документов, посредством которых  решаются важнейшие вопросы управления. Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы наделяется руководство любой организации  независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры  и др. факторов. Распорядительные документы  содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы:

- администрация предприятий,  учреждений, организаций - приказы,  инструкции,    указания;

- кооперативные организации  - решения; 

- общественные организации  - постановления, распоряжения.

Все распорядительные документы  должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать  положений, противоречащих закону.

К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, решения, постановления. Решения, постановления  и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный  или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным  вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение  конкретные юридически властные предписания  субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется  в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие  в сфере управления проблемы и  вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

Основанием для издания  распорядительного документа может  быть:

- необходимость исполнения  принятых законодательных, нормативных  правовых актов и иных решений  вышестоящих органов и ранее  принятых решений данной организации; 

- необходимость осуществления  собственной исполнительно-распорядительной  деятельности, обусловленной функциями  и задачами организации.

Распорядительные документы  могут издаваться совместно несколькими  органами управления. С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы  делятся на две группы: документы, издаваемые в условиях коллегиальности; документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

Можно выделить три стадии подготовки распорядительного документа. Это изучение существа вопроса и  подготовка проекта документа; согласование документа и его подписание.[1, c.152]

Приказ - правой акт, издаваемый руководителем организации (его структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

   Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по «вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений и их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. (см. приложение 1)

    Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от их подчиненности. В приказах текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. Преамбула может начинаться словами «В целях», «Во исполнение» и т.д.

  Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается в разрядку с новой строки от поля прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. При этом распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. [1, c.159]

3.3 Информационно-справочные документы

Информационно-справочные документы - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, или может быть лишь принят к сведению, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они носят вспомогательный характер по отношению к распорядительным документам и, в отличие от последних, не содержат поручений и не являются обязательными к исполнению. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационным и распорядительным документам. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей. К таким документам относятся: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень. Эта самая многочисленная группа документов, большую часть которых составляют служебные письма.[1, c 163]

Докладная записка - документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Текст документа должен четко делиться на две части: констатирующей, где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация и где излагаются предложения, просьбы.

Докладная записка может  быть внешней или внутренней. Внешняя  докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения  или организации; внутренние докладные  записки создаются по инициативе работника или по заданию его  непосредственного руководителя с  целью повысить эффективность деятельности организации. Внешние докладные  записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном  листе бумаги.

Текст докладной записки  состоит из двух или трех смысловых  частей:

- в первой части излагаются  причины, факты или события,  послужившие поводом для ее  написания; 

- во второй части анализируется  сложившаяся ситуация и приводятся  возможные варианты решения; 

- в третьей части содержатся  выводы и предложения о конкретных  действиях, которые, по мнению  составителя, необходимо предпринять.   Вторая часть в докладной записке может отсутствовать - в этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя. Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) или руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

[1, c.169]

   Таким образом, организационно-распорядительные документы - это документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий, организаций и должностных лиц. В их составе различаются: организационные, распорядительные и справочно-информационные.

К ним относятся: уставы, положения, инструкции, правила, штатные  расписания, приказ, распоряжение, указание, решение, постановление, а также  докладные и объяснительные записки, договоры, акты, справки, заключения и  т.д.

Каждый из этих документов, являясь носителем информации, содержит комплекс информационных элементов, целевое  назначение которых неоднозначно. Одни элементы содержат сведения, характеризующие  явления, в подтверждение которых составлен документ, другие несут информацию о самом документе, являясь его обязательными атрибутами. В конкретной организации порядок составления организационно-распорядительных документов устанавливается инструкций по делопроизводству или инструкцией, излагающей порядок работы с документами. Состав реквизитов документов, входящих в систему ОРД, а также общие правила их оформления определены Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который введен в действие с 1 июля 2005 г. При создании и оформлении организационно-распорядительных документов согласно СТБ 6.38-2004 используются 32 реквизита. Состав реквизитов организационно-распорядительных документов, установленных СТБ 6.38-2004. Назначение этих реквизитов неоднозначно, каждый из них выполняет строго определенную функцию. [2, c. 75]

2. Документация  по личному составу.

Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы  по личному составу, характеризующие  правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений. Значение кадровой документации определяется тем, что она является подтверждением прав граждан на труд, социальное обеспечение и т.п. Именно она определяет трудовой стаж при начислении пенсии. Поэтому все кадровые документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности. Документация по личному составу ведется в организациях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности, при этом руководитель несет персональную ответственность за правильное ведение, хранение и использование документов.[4, c.25]

Документы по личному составу – это документы, создаваемые при оформлении на работу, увольнении, перемещении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, а также иные документы, входящие в состав личного дела. Документацию  по личному составу (персоналу, кадрам) можно классифицировать на четыре группы:

1. Документация, связанная с комплектованием персонала организации;
2. Документация, связанная с процессом продвижения персонала по службе;
3. Документация, связанная с выполнением работником требований трудовой дисциплины;
4. Документация, связанная с прекращением трудовых отношений работников с организацией, с увольнением.

 К документам по личному составу относятся:

• Заявления о приеме, увольнении, переводе, трудовые контракты;
• Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);
• Трудовые книжки;
• Личные дела;
• Личные карточки формы Т-2;

Трудовые контракты. Документом, который фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирует их, является трудовой контракт (договор). Трудовой контракт должен заключаться в письменной форме. При заключении контракта рекомендуется указывать следующие основные условия:

 • место работы (наименование  предприятия, куда принимается  работник, его адрес);

 • конкретную работу  в соответствии с квалификацией  по определенной профессии или  должности, которую должен выполнять  работник;

 • дату начала работы  и ее окончания, если заключается  срочный трудовой контракт;

 • оплату труда; 

 • обязанности предприятия  по обеспечению охраны труда. 

 Контрактная форма  найма, организации и оплаты  труда распространяется на следующие  категории работников:

 • на постоянных  работников;

 • на временных  работников;

 • работающих на основном месте работы;

 • работающих по совместительству.

 В контракте определяются  обязанности работника в соответствии  с той профессией или должностью, на которую он принят, или делается  ссылка на соответствующую должностную  инструкцию, разработанную и утвержденную  руководством предприятия. 

 Трудовой контракт  может заключаться на неопределенный  срок, на определенный срок не  более 5 лет, на время выполнения  определенной работы. Контракт составляется  в двух экземплярах, подписывается  руководителем и работником, заверяется  печатью. Один экземпляр контракта  хранится на предприятии, второй  у работника. 

Приказ по личному  составу. Прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия оформляются приказами по личному составу. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» или «к». Приказы по личному составу относятся не только к распорядительной документации, но одновременно являются первичными учетными документами. Поэтому приказ по личному составу оформляется на общем бланке и одновременно информация фиксируется в унифицированной форме первичной учетной документации.

 Реквизиты приказа: наименование организации, вид документа, дата, номер, место составления, заголовок, визы, подпись. Начинаются приказы по личному составу с глагола: принять, перевести, уволить, командировать, зачислить, назначить, который печатается прописными буквами. Затем с новой строки указывается фамилия, имя, отчество (полностью), название должности, наименование структурного подразделения, с какого числа и с каким окладом принять работника (например, приказ о назначении).

 Приказ о приеме  на работу оформляется также  на бланке типовой межотраслевой.  Бланк размером А5 имеет лицевую  и оборотную стороны. Приказ  составляется в одном экземпляре, визируется и подписывается руководителем  предприятия. 

 Приказ о прекращении  трудового договора составляется также на бланке.

 В графе «основание»  указываются документы, послужившие  причиной увольнения (заявление,  докладная или объяснительная  записка) или статья Трудового  кодекса Республики Беларусь, соответствующая  причине увольнения.

 Все приказы визируются  юристом и другим должностным  лицом, в обязанности которого  входит работа с персоналом  предприятия. 

 Все приказы по личному  составу объявляются работнику  под расписку. Отметка об ознакомлении  с приказом проставляется самими  работником и содержит подпись работника и дату ознакомления. Приказы по личному составу хранятся 75 лет.

 Трудовая книжка. На всех предприятиях, организациях независимо от форм собственности на работников ведутся трудовые книжки. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы.

 На титульном листе  трудовой книжки указываются  фамилия, имя, отчество работника  полностью без сокращений, а также  указывается дата рождения, которая  содержит число, месяц и год. 

 Сведения об образовании  и специальности или профессии  указываются на основании соответствующих  документов (аттестатов, дипломов, сертификатов, справок, если образование незаконченное  высшее).

 На титульном листе  обязательно ставится подпись  лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она  была заведена.

 Все записи на последующих  страницах трудовой книжки производятся  в точном соответствии с приказом  о приеме, переводе или увольнении. С каждой записью в трудовой  книжке необходимо ознакомить  ее владельца. При увольнении  трудовая книжка выдается работнику  в день увольнения. Невостребованные  трудовые книжки хранятся до  востребования в сейфах не  менее 50 лет. 

 Личная карточка. Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка, которая заполняется на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу. Все записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта и записей в трудовой книжке заполняется раздел 1 «Общие сведения». Для заполнения раздела 2 «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника. Главным разделом карточки является раздел 3 «Прием на работу, назначения, перемещения». Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников. Карточки уволенных сотрудников формируются в самостоятельное дело также по алфавиту (по трем первым буквам фамилий). Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них составляется внутренняя опись. Срок хранения личных карточек – 75 лет.

Личные дела. Совокупность документов, содержащих сведения о работнике представляет собой личное дело (досье). Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего, оно заводится на руководителей и ведущих специалистов.

 В состав личного  дела должны входить следующие  документы: 

1. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле. Она  содержит сведения о порядковых  номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

2. Анкета или личный  листок по учету кадров. Личный  листок по учету кадров содержит  биографические сведения о работнике,  его образовании, выполняемой  работе с начала трудовой деятельности, семейное положение и др. Он  заполняется от руки работником  при поступлении на работу. Анкета  отличается от личного листка  тем, что подписывается не только  самим лицом, поступающим на  работу, но и сотрудником ответственным  за персонал предприятия. 

3. Автобиография или резюме. На коммерческих предприятиях  поступающие на работу, как правило,  предоставляют резюме.

4. Копии документов об  образовании. Можно снимать только  с подлинников данных документов.

5. Копии документов об  утверждении в должности. Помещаются  в личные дела руководителей  фирмы. (Копия протокола заседания  Совета директоров или учредителей  фирмы).

6. Характеристики или  рекомендательные письма. Подшиваются  в личное дело работника, в  том случае, если они предоставлялись  при приеме на работу или  при утверждении в должности. 

7. Трудовой контракт (договор). Он может входить в состав  документов личного дела или  храниться отдельно.

8. Дополнение к личному  листу по учету кадров. Это  документ, предназначенный для фиксирования  изменений в трудовой и личной  жизни сотрудника, произошедших  после заполнения им личного  листа по учету кадров (или  анкеты).

9. Справки и другие  документы, относящиеся к данному  работнику (списки изобретений,  научных трудов и пр.)

 Личное дело заводят  после издания приказа о приеме  работника. Они хранятся инспектором  по персоналу или секретарем-референтом  в сейфе и выдаются во временное  пользование лишь определенным  должностным лицам. Изменения  в личные дела вносятся только  лицами, ответственными за их  ведение. Личные дела уволенных  работников должны передаваться  на архивное хранение и хранится 75 лет. [5, c. 149]