Деловая документация. Правила оформления. 5

 

Контрольная работа

по делопроизводству по теме:

«Деловая документация. Правила  оформления»

 

Выполнила: студентка группы № 

Павлова Марина Сергеевна

Проверил: преподаватель

 

 

РАЗДЕЛ 1. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА

 

Документ – это материальный носитель информации о событиях и  явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Требования к оформлению документа:

1. Каждый лист документа  должен иметь поля: левое –  30 мм; правое – не менее 8 мм; верхнее и нижнее – не менее 20 мм.

2. Текст документа печатается 14 шрифтом Times New Roman (включая заголовок текста), через одинарный межстрочный интервал, за исключением писем, которые адресованы в Министерства, они печатаются  только 15 шрифтом.

3. Реквизиты документа  отделяют друг от друга полуторным  межстрочным интервалом.

4. Элементы даты указываются  арабскими цифрами в одной  строке: 08.04.2012

В конце даты буква «г»  не ставится. При оформлении дат в документах, содержащих сведения финансового характера, допускается использование словесно-цифрового способа: 08 мая 2010 г.

5. Документы адресуют  организациям, их структурным подразделениям, конкретным должностным и частным  лицам. В состав реквизита «Адресат»  может входить почтовый адрес.

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Если документ направляется в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно в именительном падеже.

Если документ направляется руководителям нескольких однородных организаций, адресат оформляется  в дательном падеже.

6. Реквизит «Гриф утверждения»  располагается в правом верхнем  углу документа, состоит из  слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования  должности, личной подписи, ее  расшифровки и даты.

Если документ утверждают постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения документа состоит  из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и номера.

7. Документы, оформленные  на бланках или стандартных  листах бумаги формата А4, должны иметь заголовок. Заголовок к тексту допускается не указывать на документах, оформленных на бланках или стандартных листах бумаги формата А5.

Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.

8. Если документ имеет  приложения, названные в тексте, отметку о наличии приложений  оформляют по форме:

Приложение: на 7 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в документе, то их наименования необходимо перечислить с указанием  количества листов в каждом приложении и количестве экземпляров:

Приложение: 1. Список детских лечебных учреждений на 10 л. в 1 экз.

                     2. справка о подготовке детских лечебных учреждений к 

                        зимнему сезону на 7 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается  другой документ, имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: Письмо Министерства культуры Республики Беларусь от

                        01.08.2009 № 1-25  и приложение к  нему, всего на 3 л. в 1 экз.

9. Реквизит «Подпись»  располагают после текста и  отметки о наличии приложения. Реквизит «Подпись» состоит из  наименования должности лица, подписавшего  документ, личной подписи и ее  расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы  печатают перед фамилией, пробелы между инициалами и фамилией не делаются.

При подписании документа  несколькими должностными лицами, их подписи располагаются одна под  другой в последовательности, соответствующей  занимаемым должностям.

Пример:

Директор завода                             Подпись              Г.Н.Петров

Главный бухгалтер                         Подпись              А.В.Сидоров

При подписании документа  несколькими лицами, не подчиненными по должности, их подписи располагаются  на одном уровне.

Пример:

Министр образования                                                 Министр финансов

Республики Беларусь                                                   Республики Беларусь

Подпись А.К.Радьков                                                  Подпись А.З.Муравцев

10. Реквизит «Виза» включает  в себя наименование должности  лица, визирующего документ, его  собственноручную подпись, расшифровку  подписи и дату.

Пример:

Начальник отдела кадров

Подпись А.В.Федоров

24.03.2010

Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой  стороне последнего листа первого  экземпляра документа слева. При  необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под  другой в порядке визирования!  Обязательно должна быть в документе  виза составителя и юрисконсульта, остальные визы проставляются непосредственно  должностными лицами, о которых идет речь в документе (приказе, распоряжении). Само слово «Виза» или «Визируют» не печатается!

Реквизит «Виза» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом. Виза ознакомления начинается словами: «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т. д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату.

Пример:

С приказом ознакомлен         Подпись   О.Н.Петров

                                                                                          10.07.2005

При необходимости виза ознакомления может включать наименование должности  работника.

Пример:

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров                     Подпись   В.И.Гришина

         20.07.2005 
Экономист планового отдела              Подпись   А.С.Маслова

         21.07.2005 
Менеджер отдела рекламы                  Подпись           С.Н.Рязанов

                                                                                                    22.07.2005

11. Отметка об исполнителе  располагаете на лицевой стороне  последнего листа документа в  левом нижнем углу, печатается  отметка 9 шрифтом Times New Roman и включает в себя фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются без знаков препинания.

Пример:

Зайцев 255 00 72

Фамилия и телефон исполнителя  должны присутствовать во всех документах.

 

 

Раздел 2. ОФОРМЛЕНИЕ БЛАНКА ДОКУМЕНТА

 

Бланк официального документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа  и местом, отведенным для переменной информации.

Использование бланков снижает  затраты на изготовление документа, уменьшает количество возможных  ошибок при его составлении и  оформлении, позволяет добиться унификации форм документов. Кроме того, использование  бланка облегчает восприятие документа, улучшает его внешний вид. Правильно  оформленный бланк является своеобразной визитной карточкой организации.

На бланках изготавливается  только первая страница документа, для  изготовления последующих страниц  используются стандартные чистые листы  бумаги.

Бланк должен иметь поля: левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм, верхнее  и нижнее - не менее 20 мм, при этом нанесение полей или их ограничительных  отметок на бланке (в виде уголков  и линий) не обязательно.

Стандартом установлены  следующие виды бланков организационно-распорядительных документов:

- бланк для письма;

- общий бланк для других  видов организационно-распорядительных документов.

Первый из указанных выше бланков используется исключительно  для оформления писем независимо от их вида (писем-запросов, писем-ответов, гарантийных, сопроводительных писем  и др.).

На общих бланках оформляются  распорядительные документы организации (приказы, постановления, распоряжения и др.), а в ряде случаев и  организационные документы (положения, инструкции и др.) и справочно-информационные документы (акты, протоколы, справки  и др.).

Правила оформления реквизитов бланков.

Изображение Государственного герба РБ на бланке помещают в центре верхнего поля бланка. Согласно СТБ 6.38-2004 в диаметре изображение Государственного герба должно иметь не более 17 мм.

Право использования гербовых бланков организациями Республики Беларусь, а также образцы гербовых бланков установлены Указом № 357.

Реквизит «эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания)»  представляет собой изображение  на бланке графического символа. Исходя из действующего законодательства страны под товарным знаком (знаком обслуживания) понимается изображение графического символа организации, учреждения или  предприятия, зарегистрированное в  установленном порядке (ст.1 Закона РБ от 05.02.1993 № 2181-XII «О товарных знаках и знаках обслуживания»). Под эмблемой понимается изображение графического символа общественного объединения, политической партии, также зарегистрированное в установленном порядке.

В организациях государственной  формы собственности, которые обязаны  помещать на бланки изображение Государственного герба, товарный знак (знак обслуживания) располагается на левом поле бланка документа на уровне реквизита «наименование организации». В негосударственных организациях, общественных объединениях этот реквизит располагается на верхнем поле документа, где на бланках государственных организаций помещается изображение Государственного герба.

Наименование вышестоящей  организации, наименование организации, а также наименование (при необходимости) ее структурного подразделения должны быть официально закреплены в соответствующих  правовых актах (уставе организации  или положении о ней). Вместе с  тем на бланке должно указываться  как полное (включая наименование организационно-правовой формы организации), так и сокращенное наименование организации. Сокращенное официальное  наименование организации допускается  заключать в скобки.

Реквизит «название вида документа» наносится только на специальных  бланках для конкретных видов  документов. В бланках для писем  этот реквизит отсутствует вовсе, а  при изготовлении общего бланка для  него оставляется свободное место, которое заполняется в зависимости  от того, какой документ готовится. Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки (пробелов между буквами), например: ПРИКАЗ, АКТ, СПРАВКА. Если бланк оформлен на двух языках, то название вида документа  дублируется на каждом из государственных  языков (например, ЗАГАД - ПРИКАЗ).

Почтовый адрес отправителя  указывается на бланке для письма в соответствии с главой 13 действующих Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Совета Министров РБ от 07.09.2004 № 1111: вначале указывается название улицы, номер дома, корпуса и т.д., затем - почтовый индекс и город.

Коммуникационные данные включают в себя телеграфный адрес, номера телефакса, телетайпа, телекса, телефона, электронной почты, код  автоматической междугородной телефонной связи и др. При оформлении коммуникационных данных на бланке следует указывать  справочный номер телефона (справочной службы, секретариата, канцелярии и  т.п.). Коммерческие данные должны отражать все сведения, необходимые для  выполнения расчетно-денежных операций (номер расчетного счета, наименование банка и др.), например: р/с № 3620223650031 в ОАО «Белинвестбанк», код 739.

Организация самостоятельно определяет, какие коммуникационные и коммерческие данные поместить  на бланк для письма.

Ограничительные отметки  для полей и отдельных реквизитов печатают на бланке в виде уголков  или других обозначений. Кроме того, допускается наносить на бланки отметки  для фальцовки и пробивки отверстий  дыроколами.

 

Раздел 3. ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

 

3.1 Оформление приказа

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией.

Обязательно приказ должен иметь заголовок, который печатается сначала строки, без отступов, без  кавычек и подчеркиваний, таким  же шрифтом, что и текст. Точка  в конце заголовка не ставится.

Как правило, текст документа  состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие  основанием для издания документа. Текст констатирующей части документа  начинается, как правило, со слов: с  целью, для, в связи.

Пример:

В связи с заключением  договоров и дополнительных соглашений на 2010 год по научным темам, которые  выполняются в рамках государственных  научных программ…

Если основанием для создания какого-либо документа послужил другой документ, в тексте приводятся полные его данные, т. е. указываются вид  документа, дата, номер и заголовок. Начинается со слов: на основании, в  соответствии, во исполнение.

Пример:

В соответствии с  Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображенном Государственного герба Республики Беларусь» разработаны общий бланк, бланк приказа и бланк для письма...

Констатирующая часть  в распорядительных документах может  отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

В приказах по личному составу  основание издания документа  указывается в конце каждого  пункта. Если основание для издания  нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце  текста.

Распорядительная часть  приказа начинается словом – ПРИКАЗЫВАЮ. Распорядительное слово печатается прописными буквами от  границы левого поля, без кавычек и пробелов.

Распорядительная часть  документа заканчивается указанием  должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа  или его отдельных пунктов. Отсутствие указания об ответственном за контроль лице означает, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан. Не допускается использование формулировки «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

Если распорядительный документ отменяет ранее изданный документ или  его отдельные положения, в последнем  пункте дается ссылка на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его  даты, регистрационного индекса и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: «Признать утратившим силу приказ ... от ... № ....».

Перечень должностных  лиц или структурных подразделений, подлежащих ознакомлению с распорядительным документом, указывается в листе  ознакомления, прилагаемом к проекту  документа, либо оформляется на оборотной  стороне последнего листа документа.

При оформлении документов на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют  посередине верхнего поля листа арабскими  цифрами.

 

3.2 Оформление  указания  

Указание - правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным  с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов.

Так как указание является распорядительным документом, издаваемым единолично руководителем организации, к его составлению и оформлению предъявляются требования, аналогичные  тем, которые установлены для  приказов и распоряжений.

Указания оформляются  на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для указаний.

Кроме реквизитов бланка при  составлении и оформлении указания используются следующие реквизиты:

- заголовок к тексту;

- текст;

- визы;

- подпись;

- дата;

- регистрационный индекс.

Заголовок указания формулируется  с помощью предлога «О» («Об») и  отглагольного существительного в  предложном падеже, например:

«Об организации работы копировально-множительного бюро».

Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части раскрываются цели и причины издания указания. Она обычно начинается устойчивыми  формулировками: «В соответствии…», «В целях…», «Во исполнение…» и т.д. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не требуют  разъяснения.

Распорядительная часть  указания начинается словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» (если исполнителя  нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности  по занимаемой должности), которые пишутся  прописными буквами с новой строки.

В случае необходимости текст  указания делится на пункты и подпункты, которые излагаются в повелительной  форме и строятся по схеме: исполнитель  (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или наименование структурного подразделения в дательном падеже после слова ПРЕДЛАГАЮ, винительном - после слова ОБЯЗЫВАЮ) - действие (используется глагол в неопределенной форме) - срок исполнения.

В последнем пункте указывается  наименование должности, инициалы и  фамилия лица или наименование структурного подразделения, на которое возлагается  контроль за исполнением указания: «Контроль за исполнением указания возложить на…». Структурное подразделение или лицо, на которых возлагается контроль, пишутся в винительном падеже. Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, это означает, что контроль за исполнением указания будет осуществляться руководителем, его издавшим.

В указаниях, как и в  других распорядительных документах, отметка о наличии приложения как самостоятельный реквизит не используется. Правила визирования  и подписания указаний аналогичны тем, которые установлены для приказов и распоряжений.

Датой указания является дата его подписания. Дата проставляется  руководителем, издавшим указание.

Регистрируется указание отдельно от других распорядительных документов (приказов, распоряжений). Его  регистрационным индексом является порядковый номер, присвоенный в  пределах делопроизводственного года, который может быть дополнен иными (буквенными, цифровыми) обозначениями.           

 

3.3. Оформление протокола

Протокол - документ, в котором  фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол используется для  документирования деятельности коллегиальных  органов: временных (собрания, конференции, совещания, комиссии и т.п.) или постоянных (коллегии министерств и госкомитетов, ученые советы научных учреждений, президиумы и т.п.).

Составление и оформление протоколов возлагается на секретарей соответствующих коллегиальных  органов (штатных или избранных  в ходе их работы).

Протокол составляется на основании рукописных, в т.ч. стенографических, или магнитофонных записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию, повестки дня, текстов или тезисов докладов и выступлений, проектов решений и др.

По способу записи протоколы  могут быть стенографическими, фонографическими, конспективными; по полноте освещения  хода заседания - полными, краткими и  сокращенными.

Полные протоколы содержат выступления всех участников работы коллегиального органа, дают возможность  судить не только о характере самого заседания, но и о деятельности всей организации в целом. Краткие и сокращенные протоколы составляются при наличии стенограммы, звукозаписи.

Реквизитами протокола являются:

- наименование органа (организации), от имени которого составляется  документ;

- название вида документа  (ПРОТОКОЛ);

- дата;

- регистрационный индекс;

- место составления;

- заголовок;

- текст;

- подпись.

Дополнительным реквизитом для некоторых видов протоколов является гриф утверждения (утверждению  подлежат решения по вопросам, выходящим  за пределы компетенции участников заседания, коллегиального органа).

Протоколы оформляют на общих  бланках или чистых листах бумаги формата А4.

Датой протокола является дата заседания коллегиального органа.

Проставляется дата председателем  или секретарем коллегиального органа (совещания).

Регистрационным индексом протокола  является порядковый номер, присвоенный  ему в пределах делопроизводственного  года (№ 1, № 2, № 3 и т.д.). Протоколы  в организации регистрируются отдельно по видам. Например, отдельно регистрируются протоколы заседаний экспертной комиссии, аттестационной комиссии, протоколы  совещаний у руководителя организации  и др. Протокол совместного заседания  имеет составной индекс, включающий порядковые номера, присвоенные ему  в организациях, принимавших участие  в работе совещания (например, № 6/14).

Текст протокола делится на две части: вводную и основную.

Вводная часть протокола  содержит постоянную информацию. В  ней указываются фамилии и  инициалы председателя и секретаря  коллегиального или совещательного органа, перечисляются все присутствовавшие на заседании. Пример

Председатель - В.И.Лашкевич

Секретарь - В.П.Крюкова

Присутствовали:  О.В.Бурков, А.Е.Забродский, Т.В.Столярова, Т.Г.Тарасевич, И.И.Янушевич

Приглашенные:  главный специалист общего отдела Министерства культуры Республики Беларусь С.К.Гулько, консультант отдела делопроизводства Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь В.С.Данильченко

При превышении количества членов коллегиального органа (совещания) более 15 человек в строке «Присутствовали» указывается их общее количество, а в скобках - «регистрационный лист прилагается» или «список прилагается». Если приглашенных более 10 человек, то их список составляется отдельно и прилагается к протоколу, о чем в документе делается соответствующая отметка («список прилагается»).

На расширенных заседаниях и собраниях (нет постоянно действующего коллегиального органа) участники персонально  не перечисляются, список по фамилиям прилагается к протоколу, а состав присутствующих указывается количественно: «Присутствовали - 80 человек».

На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует  определенного кворума, в строке «Присутствовали» дополнительно указывается, сколько человек должно было присутствовать.

В повестке дня в предложном падеже перечисляются все вопросы, подлежащие рассмотрению. После формулировки каждого вопроса с новой строки указывается форма изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), а также  наименование должности докладчика, его инициалы и фамилия (в родительном  падеже). Если на заседании (собрании, совещании) рассматривается один вопрос, то он в повестке дня не нумеруется.

Пример

Повестка дня:

О ходе разработки Инструкции о порядке формирования, ведения  и хранения личных дел.

Сообщение заведующего отделом  документоведения Н.А.Калининой.

Если на заседание выносится  два вопроса или более, то они  нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса  осуществляется по схеме: «СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)». Эти слова  пишутся прописными буквами без  абзацного отступа, после них  ставится двоеточие.

В разделе «СЛУШАЛИ» на новой строке с абзаца указываются  фамилия и инициалы докладчика или  выступающего в родительном падеже. Затем через тире с прописной  буквы кратко записывается текст  доклада (сообщения, информации, отчета). Изложение ведется от имени первого  лица без местоимения «я». В тексте выступления каждая новая мысль оформляется с красной строки.

В том случае, когда текст  доклада приложен к протоколу, вместо изложения его содержания после  тире с прописной буквы печатается: «Текст доклада прилагается».

Номер вопроса повестки дня  указывается один раз перед словом «СЛУШАЛИ».

Если в протокол включен  только один вопрос, то нумерация не производится (перед словом «СЛУШАЛИ»  цифра «1» не ставится).

В разделе «ВЫСТУПИЛИ»  схема изложения и оформления текста аналогичны разделу «СЛУШАЛИ». Если текст выступления приложен к протоколу, то вместо изложения  его содержания после тире с прописной  буквы печатается: «Текст выступления прилагается».

В раздел «ВЫСТУПИЛИ» кроме  текстов выступлений включаются вопросы к докладчику и ответы на них. Вместо слов «Вопрос», «Ответ»  пишутся фамилии и инициалы выступивших.

Текст постановляющей части  протокола должен быть лаконичным, не допускающим двоякого толкования. Он начинается с глагола в неопределенной форме («возложить», «поручить», «организовать», «одобрить» и т.д.) и строится по схеме: действие - исполнитель - срок исполнения (срок исполнения рекомендуется указывать с новой строки с абзаца).

Текст постановляющей части  не делится на пункты и не нумеруется, если по вопросу повестки дня принимается  одно решение независимо от порядкового  номера вопроса в повестке дня. Например, если в повестку дня включено два  вопроса, то постановляющая часть протокола  по второму вопросу, включающему  одно решение, будет оформлена следующим  образом.

Поскольку протокол является документом, который образуется в  деятельности коллегиальных органов  и отражает коллегиальность принятия решения, он подписывается двумя  лицами. В подписи указываются  не должности, а распределение обязанностей в составе коллегиального органа (председатель и секретарь).