Введение 

     Документационное  обеспечение управления сегодня  стало важнейшим инструментом эффективного управления. В современном обществе взаимосвязи между органами государственного управления и предприятиями, с одной  стороны, и частными лицами — с  другой, а также предприятиями  между собой осуществляются с  помощью обмена документацией, в  которой фиксируются все важнейшие  управленческие решения. Национальный стандарт ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство, архивное дело. Термины - определения» термин делопроизводство и его терминологический синоним документационное обеспечение управления (ДОУ) определяет как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование, организацию работы с официальными документами.

     Не  так давно был принят национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 «Управление  документами. Общие требования»  по которому документ определяется как  зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная, сохраняемая предприятием или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении  правовых обязательств или деловой  деятельности. Делопроизводство или система документооборота, распространяется на практическую деятельность как лиц, управляющих документами, так на любых других лиц, создающих или использующих документы в ходе деловой деятельности. Управление документами в организации включает следующие задачи: принятие политики или стандартов в сфере управления документами; распределение ответственности/полномочий по управлению документами; установление/распространение процедур, руководящих указаний; предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами (делопроизводству), их использованию; интегрирование управления документацией в системы деловой деятельности. Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом, а также важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет предприятием защищать или сохранять их в качестве доказательства действий. Система делопроизводства или система документооборота позволяет создать ресурс информации о деятельности организации, который может поддерживать последующую деятельность и отдельные управленческие решения, а также обеспечивать подотчетность всем заинтересованным сторонам. Согласно положениям ГОСТ 15489-1—2007 документы позволяют предприятиям осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и подотчетно; предоставлять услуги последовательно, а также беспристрастно; обеспечивать, документировать формирование политики; принятие управленческих решений; обеспечивать согласованность, непрерывность, производительность управленческо-деловой деятельности; повышать эффективность деятельности всей организации; обеспечивать бесперебойность деятельности при чрезвычайных ситуациях; соблюдать требования законодательства плюс регулирующей среды, в том числе в области архивной, аудиторской или надзорной деятельности; обеспечивать защиту, поддержку в судебных делах, включая управление рисками, связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации; защищать интересы организации, а также права сотрудников, всех заинтересованных сторон; документировать текущие или будущие научно-исследовательские опытно-конструкторские работы, деятельность по развитию, разработки или достижения, а также исторические исследования; предоставлять документированные доказательства деловой, личной и общественной деятельности; обеспечивать деловое, персональное, социальное своеобразие; сохранять корпоративную, индивидуальную память, память общества. 

     Задание № 1. Организационные документы

     Организационные документы реализуют нормы административного  и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и  строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно  процедуру утверждения непосредственно  руководителем с проставлением  грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или  заседанием коллегиального органа и  действуют до утверждения новых документов. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.

     Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия  организации, учреждения. Типовая структура  устава не государственной организации  закреплена в «Унифицированной системе  организационно-распорядительной документации». В ГК РФ дан перечень обязательных сведений, которые должны быть отражены в уставе организаций с различной  организационно-правовой формой. 1.Общие  положения: официальное название организации; её статус; местонахождение (почтовый адрес); основания, на которых создана  организация; предмет и цели деятельности; наличие товарного знака, фирменного бланка, печати; наличие филиалов, дочерних фирм, представительств. 2. Уставной капитал: размеры вкладов каждого учредителя; условия увеличение или уменьшения уставного фонда; регламент прав участников на отдельные объекты, входящие в состав имущества организации. 3. Порядок деятельности: цели, виды деятельности; механизм отношений с  другими организациями; определяются права участников. 4. Управление: регламент  состава органа управления и их полномочий. 5. Учёт и отчётность, распределение  прибыли: порядок ведения бухгалтерской  и статистической отчётности; порядок  преставления сведений в налоговые  органы; порядок подведения итогов о финансовой деятельности; порядок  распределения прибыли. 6.Прекращение  деятельности: порядок ликвидации или  реорганизации, порядок рассмотрения споров.1

     Учредительный договор — договор, заключаемый между учредителями юридического лица при его создании. В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава. Учредительные договоры по своему статусу относятся к учредительным документам. Учредительные договоры должны соответствовать следующим требованиям: в учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены учредительными документами и в случаях, когда по закону это не является обязательным.2

     Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована  и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

     Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации (учреждения). Оформляется на общем бланке предприятия  с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, визы согласования, подпись, печать. Текст  оформляется в виде таблицы. Документ подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется печатью.3

     Должностные инструкции - определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов: общие положения; должностные обязанности; права; ответственность; взаимоотношения.

     Правила внутреннего трудового распорядка регламентируют режимы рабочего времени  и времени отдыха всех категорий  занятых в организации сотрудников. Утвержденные в указанном порядке  Правила прилагаются к коллективному  договору организации. Правила могут  быть оформлены в качестве отдельного локального нормативного акта организации  или же в качестве приложения к  единому коллективному договору. В обязанности работника входит соблюдение правила внутреннего трудового распорядка организации. Для достижения этого каждый из принимаемых на работу сотрудников ознакамливается с действующими в организации Правилами. Работодатель вправе требовать от всех работников надлежащего исполнения ими трудовых обязанностей и бережного отношения к имуществу работодателя и других работников, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка организации.4 

     Должностная инструкция: 

     ПОЛОЖЕНИЕ О ЗАМЕСТИТЕЛЕ  ДИРЕКТОРА ПО ЭКОНОМИЧЕСКИМ  ВОПРОСАМ 

     I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

     1. Заместитель директора по экономическим  вопросам осуществляет руководство  организацией и совершенствованием  экономической деятельности предприятия,  направленной на достижение наибольших  результатов при наименьших затратах  материальных, трудовых и финансовых  ресурсов.

     2. На должность заместителя директора  по экономическим вопросам назначаются  лица с высшим экономическим  или инженерно-экономическим образованием  и стажем экономической работы  на руководящих должностях не  менее пяти лет. 

     II. ОБЯЗАННОСТИ

     1. Методическое руководство и координация  деятельности всех подразделений  предприятия по разработке перспективных  и текущих планов, а также мероприятий  по совершенствованию хозяйственного  механизма, экономической работы, выявлению и использованию внутрихозяйственных  резервов.

     2. Содействие повышению научной  обоснованности планов, установление  плановых показателей на основе  прогрессивных технико-экономических  нормативов материальных и трудовых затрат с учетом достижений науки и техники, организации производства и труда.

     3. Проведение работы по совершенствованию  планирования экономических и  финансовых показателей деятельности  предприятия, по созданию и  улучшению нормативов трудовых  затрат, расходования товарно-материальных  ценностей и использования производственных  мощностей. 

     4. Организация разработки методических  материалов по цеховому технико-экономическому  планированию, расчету экономической  эффективности рационализаторских  предложений и изобретений, мероприятий  по внедрению новой техники  и технологии, научной организации  труда. 

     5. Методическое руководство и организация  работы по внедрению, внедрению,  совершенствованию и расширению  сферы действия внутрихозяйственного  расчета. 

     6. Обеспечение строгого соблюдения  режима экономии материальных, трудовых  и финансовых ресурсов на всех  участках хозяйственной деятельности  предприятия. 

     7. Участие в работе по совершенствованию  организации производства, подготовка  предложений, направленных на  повышение производительности труда  и эффективности производства, укрепление  хозяйственной самостоятельности  и экономической ответственности  предприятия. 

     8. Организация разработки рациональной  плановой и учетной документации, применяемой на предприятии, а  также анализа хозяйственной  деятельности.

     9. Обеспечение контроля за ходом  выполнения договорных заданий,  соблюдением финансовой дисциплины, хозяйственного расчета, организация  проведения комплексного экономического  анализа и оценки результатов  производственно-хозяйственной деятельности  предприятия и его подразделений,  разработка мероприятий по использованию  внутрихозяйственных резервов.

     10. Организация проведения исследований  по вопросам экономики предприятия. 

     11. Организация разработки методов  экономической оценки мероприятий,  направленных на развитие техники,  совершенствование организации  производства, а также предложений  по практическому использованию  результатов научных исследований  в области экономики. 

     12. Организация проведения экономических  расчетов и анализа эффективности  внедрения новой техники, организации  производства, труда и управления, рационализаторских предложений  и изобретений. 

     13. Руководство проведением анализа  конкурентоспособности предприятия,  внедрением передового опыта  в области экономической работы.

     14. Организация разработки статистической  и бухгалтерской отчетности и  контроль за отчетностью. 

     15. Руководство структурными подразделениями, выполняющими экономическую работу.

     III. ПРАВА

     1. Представлять предприятие во  всех государственных и общественных  организациях по вопросам экономики  и организации производства.

     2. Осуществлять проверку деятельности  всех подразделений предприятия  в области экономики и организации  производства, давать им соответствующие  указания, направленные на повышение  его эффективности. 

     3. Требовать от подразделений предприятия  представления материалов, необходимых  для выполнения обязанностей, предусмотренных  настоящим Положением.

     IV. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

     Заместитель директора по экономическим вопросам несет ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных  на него настоящим Положением обязанностей.

     Задание № 2. Распорядительные документы.

     К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм собственности, относятся  постановления, решения, приказы, указания. Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам. Подготовка основных видов распорядительных документов в целом аналогична.

     Приказы по основной деятельности готовятся  по поручению руководителя организации  руководителями подразделений с  привлечением специалистов; в отдельных  случаях, когда речь идет о решении  сложных, комплексных вопросов, для  подготовки приказа руководителем  организации может создаваться  комиссия из представителей нескольких подразделений. Приказы оформляются на специальном бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются: наименование организации; название вида документа; дата издания; регистрационный номер; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; визы. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, отделяемых друг от друга словом «приказываю». В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Констатирующая часть может отсутствовать, если действия распорядительной части не нуждаются в обосновании. Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Последний пункт приказа – пункт о контроле, в нем указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия. До представления на подпись приказ визируется всеми заинтересованными должностными лицами, юристом и заместителями руководителя организации. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа приказа или на отдельном листе согласования, который прикладывается к приказу, составляя его неотъемлемую часть. Виза включает: должность работника, его подпись, инициалы, фамилию и дату. Под визами проставляется отметка об исполнителе, состоящая из фамилии исполнителя (составителя проекта) и номера его служебного телефона. 5

     Распоряжение - один из видов распорядительных документов, носящий характер обязательного  поручения руководителя любого уровня управления, действующего в соответствии с принципом единоначалия, о необходимости проведения подчиненными организациями, подразделениями и рядовыми работниками определенных действий в оговоренный срок. Этот вид документа используется руководителями всех государственных органов власти и административного управления, а также руководителями организаций, учреждений, предприятий и фирм. Распоряжения готовятся и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Распоряжения оформляются на специальном бланке - бланке распоряжения или на общем бланке организации с указанием вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ. Состав реквизитов приказа и распоряжения аналогичен. Текст документа может не содержать констатирующей (вступительной) части. В таких случаях текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, излагающих распорядительные действия с указанием исполнителей и сроков их исполнения. Если распоряжение имеет констатирующую часть с объяснением причин издания документа, то текст распорядительной части, как правило, начинается с ключевого слова ПРЕДЛАГАЮ: или ОБЯЗЫВАЮ.

     Решение - это правовой акт коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организациями по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов. 6

     Приказ  по основной деятельности: 

     Общеобразовательная средняя школа  № 25 г. Архангельск

     ПРИКАЗ

от  «10»  марта   2011   г.                                         № 124-р 

     Об  обобщении опыта  работы Ивановой М. Н. 

     Изучив  опыт работы учителя Марии Николаевны Ивановой, администрация отмечает, что ею проводится определённая работа по обучению учащихся математике. В  своей работе она использует различные  формы, методы и приёмы обучения, добивается усвоения учебной программы всеми  обучающимися не ниже стандарта образования (приводятся цифры, характеризующие  степень успеваемости учащихся). Её воспитанники систематически занимают призовые места на районных и республиканских  олимпиадах по математике. В    2010   году   25 учащихся заняли призовые места. Выпускники школы на вступительных экзаменах в вузы подтверждают школьные отметки. В ходе контроля уровня знаний, умений и навыков учащихся по математике Иванова М. Н. применяет зачётную систему контроля (проводит предметные недели, выпускает математическую газету).

     В связи с вышеизложенным ПРИКАЗЫВАЮ: 

     1. Одобрить положительный опыт  работы учителя математики Ивановой Марии Николаевны.

     2. За образцовое выполнение трудовых  обязанностей, высокие результаты  педагогического труда Ивановой  Марии Николаевне, учителю математики, объявить БЛАГОДАРНОСТЬ.

     3. Константинову Льву Алексеевичу,  руководителю методического объединения  учителей физики и математики, разработать план распространения  положительного опыта работы  Ивановой М. Н.

     4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора по учебно-воспитательной работе Семёнову К. И. 
 

     Основание: решение педсовета от   «1» марта 2011г.    
 

     Директор          Трофимов              А.Г.Трофимов 
 

     С приказом ознакомлены:

     «10»марта 2011 г.        Иванова              М. Н. Иванова

     «10»марта 2011 г.       Константинов    Л. А. Константинов

     «10»марта 2011 г.      Семенова           К. И. Семенова

     Задание № 3. Кадровая документация

     Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но и одновременно относятся и к первичным учетным документам, так как фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы. Основой кадрового делопроизводства являются приказы (распоряжения) по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях. Содержание кадрового приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Из приказов руководителя организации по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки работников. Приказы по личному составу документируют процесс движения кадров в организации. Приказами по личному составу документально оформляются: прием, перевод на другую работу, увольнение; изменение условий труда, присвоение разрядов, классности; установление размеров оплаты труда; предоставление отпусков; командирование сотрудников; наложение дисциплинарных взысканий и др. Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности организации. По структуре приказы могут быть простыми и сложными. Если приказ касается одного лица, то он называется простым (индивидуальным). Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным. Приказы по личному составу должны быть оформлены в строгом соответствии с ТК РФ. Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать. Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии, имени и отчества, в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса. В приказе по личному составу обязательна запись: «С приказом ознакомлен», подпись, расшифровка подписи, дата. Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников приказ касается.7

     Контракт (трудовой договор) — соглашение, которое заключается при найме работников. Преимущество письменной формы контракта состоит в том, что все условия контракта фиксируются в едином акте, обязательном для сторон. Письменная форма повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договоренностей по важнейшим условиям труда. При заключении трудового контракта рекомендуется указывать обязательные условия: место работы — наименование предприятия, куда принимается работник; работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии (должности), которую должен выполнять работник; дату начала работы и дату ее окончания, если заключается срочный трудовой договор; обязанности работодателя по обеспечению охраны труда на предприятии. Трудовой договор может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон и устанавливаемые в договорном порядке. Сторонами контракта являются: в качестве работодателя выступает организация (юр. лицо) либо гражданин (физическое лицо), нуждающийся в труде наемных работников; в качестве работника — граждане, достигшие 15 лет; в исключительных случаях — граждане, достигшие 14 лет (в свободное от учебы время, если работа не причиняет вреда здоровью и не нарушает процесс обучения), но лишь с согласия родителей, усыновителей или попечителей. Срочный трудовой договор заключается, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок. Для проверки соответствия подготовки и способностей работника поручаемой ему работе по соглашению сторон может быть установлен испытательный срок в пределах, предусмотренных законодательством. В договоре целесообразно указывать соответствующий размер тарифной ставки (должностного оклада) работника по профессии (должности), квалификационному разряду и квалификационной категории, предусмотренные в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте. Примечание. В отличие от старого КЗОТ, новый ТК РФ формально не содержит термина «контракт», в нем существует только «трудовой договор». Т.е. понятие «контракт» выведено из официального употребления. Поэтому называть официальный документ «контрактом» и заключать его с работником (что до сих пор делают по привычке некоторые организации) является нарушением нынешнего законодательства.

     Личное  дело (досье) представляет собой совокупность документов содержащих сведения о работнике. В состав личного дела должны входить: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; анкета или личный листок по учёту кадров; автобиография или резюме; копии документов об образовании; копии документов об утверждении в должности; характеристики или рекомендательные письма; копии приказов о назначении, перемещении, увольнении; справки и другие документы, относящиеся к данному работнику; дополнительные сведения о работнике. Личное дело сотрудников хранятся в сейфе отдела кадров, и выдается во временное пользование только определенным должностным лицам.8

     Личные  карточки формы Т-2 - Основным документом по учёту персонала предприятия  является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или  временную работу. Все записи в  личной карточке делаются на основании  документов предоставляемых работником: I раздел - делаются записи на основании  паспорта, трудовой книжки и документов об образовании. II раздел - данные берутся  из военного билета работника. В обязательном порядке ставится дата заполнения и  подпись работника. На оборотной  стороне содержатся разделы: III раздел - "Назначения и перемещения" IV раздел - "Отпуска" V раздел - "Дополнительные сведения" и "Дата, причина увольнения". Записи в этих разделах должны содержать даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении. В разделе III , должна стоять подпись работника, в разделе V записывают данные о повышении квалификации и т.д. Все записи в ф. Т-2 заполняются с особой аккуратностью, без сокращений. Хранятся карточки формы Т-2 - 75 лет.

     Трудовые  книжки на работников ведутся на всех предприятиях, организациях независимо от формы собственности. Трудовые книжки относятся к числу основных документов, подтверждающих общий стаж работы. Законом запрещается иметь несколько  трудовых книжек. Трудовая книжка представляется в отдел кадров предприятия при  приёме на работу, а если работник впервые  поступает на работу, то на него заводится  трудовая книжка не позднее недельного срока. Каждая запись заверяется подписью должностного лица и печатью (обычно отдел кадров). При увольнении обязательна  ссылка на статью Трудового кодекса  РФ. Владелец должен быть ознакомлен с  каждой записью в трудовой книжке. Если в трудовой книжке не остаётся места для записи сведений о работе, то заводится вкладыш. Хранятся трудовые книжки в сейфах и при увольнении выдаются работнику в день увольнения.

     Т-54 «Лицевой счет» - применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года. Заполняются работником бухгалтерии. N Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты. Т-54а применяется при автоматизированной обработке учетных данных средствами вычислительной техники с использованием специальных программ и содержит условно-постоянные реквизиты, необходимые для расчета заработной платы. Экземпляр распечатки расчетного листка вкладывается (вклеивается) ежемесячно в лицевой счет работника на бумажном носителе.9