Документ: этимология, эволюция, современная трактовка

Министерство образования  Российской Федерации

ФГБОУ ВПО «Пензенский  государственный университет»

Факультет «Экономика и  управление»

Кафедра «Информационное обеспечение управления и производства»

 

 

 

 

 

 

ЗАЧЕТНАЯ РАБОТА

по дисциплине

 «Документирование управленческой деятельности»

 

 

 

 

 

Выполнила студентка

гр.10ЭЭ1 Карамнова К.Е.

             Проверил: доцент,

Вдовикин А.И.

 

 

 

 

 

 

г. Пенза, 2013

Содержание

 

1. Документ: этимология, эволюция, современная трактовка…………………3

2. Классификация современных  документов……………………………………5

3. Документирование - важная  функция управления. Соотношение  делопроизводства и ДОУ. Служба  ДОУ………………………………………...8

4. Реквизиты документов. Бланки служебных документов…………………..13

5. Архипелаг документов………………………………………………………..23

6. Унификация и стандартизация документов…………………………………26

7. Нормативно-законодательная  база ДОУ…………………………………….28

8. Документооборот предприятия, его формы и этапы……………………….33

9. Номенклатура дел:  назначение и виды. Описи дел.  Сводная номенклатура…………………………………………………………………….37

10. Экспертиза ценности  документов. Экспертная комиссия………………...40

Список использованной литературы…………………………………………...45

Приложения……………………………………………………………………...46

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Документ: этимология, эволюция, современная трактовка.

 

Документ (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство, любой материальный объект) — облеченный в письменную форму акт, удостоверяющий наличие фактов определенного значения.

Одним из важнейших проявлений человеческого поведения является коммуникация, т.е. общение с другими людьми посредством определённых знаков или символов. Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений и т.п. простейших средств зрительной, слуховой, осязательной коммуникации. Возникновение осмысленной речи и языка ознаменовало, по мнению ряда учёных, появление первой информационной технологии в истории человеческого общества.

Отделение информации от субъекта и первые попытки её закрепления  были связаны с применением сигнализации. Для передачи информации в пространстве использовалась сигнализация дымом, огнём костров, звуками труб, барабанным боем, определённым образом положенными ветвью или стрелой и т.п.

Предметные способы  общения сохранились и в наши дни: преподнесение хлеба и соли как знак гостеприимства, букетов цветов и сувениров как знак внимания, знаки различия у военных, флаги государств, система сигнализации светофорами и семафорами и т.п.

Появление письменности ознаменовало переход человечества к новой информационной технологии. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. документ.

В России термин "документ" был переведён Петром Первым именно как "письменное свидетельство". На всём протяжении 18 столетия в определении  понятия "документ" выделялось прежде всего его правовое назначение. Между  тем сам этот термин в течение  длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: "акт", "дело", "бумага".

Однако понятия постоянно  изменяются, совершенствуются, уточняются, наполняются новым содержанием. Почему? Прежде всего потому, что углубляются представления об изучаемых явлениях и предметах, их сущности, их наиболее значимых сторонах. Постепенное накопление знаний о документах привело в 19 в. к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта документа, что нашло отражение в знаменитом словаре В.И. Даля, где документ определялся как "всякая важная деловая бумага, так же диплом, свидетельство".

К середине 20 века получил  определённость ещё один важнейший  аспект документа - исторический, т.е. его  значение как носителя ретроспективной информации. Так, авторы "Словаря современного русского литературного языка", изданного в 1954 г., выделили "исторические документы - летописи, хроники, записи и т.п., свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т.п.".

В первой половине 20 столетия было существенно пересмотрено содержание понятия "информация", которое  стало связываться с категорией отражения, как всеобщим свойством  материи, первичным по отношению  к информации. А во второй половине 20 в. с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его понятия.

Таким образом, к настоящему времени понятие "документ" вобрало в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, материальный носитель, а также ряд функциональных аспектов.

 

2. Классификация  современных документов.

Распорядительные документы, их назначение и виды, реквизиты и правила оформления по ГОСТу 6.30-2003.

Современная организация делопроизводства начинается с классификации документов по заданным признакам.

По средствам  фиксации все документы в организациях можно подразделить на следующие  группы: 
• письменные — документы рукописные и машинописные, а также изготовленные на множительных аппаратах и изданные типографским способом. В общем документообороте они составляют примерно 95% всех документов; 
• графические — чертежи, схемы, планы, карты, графики, рисунки и т. п.

        Большое преимущество этих документов в том, что они наглядны и доступны для любого специалиста, не владеющего иностранным языком, поэтому находят все большее применение в народном хозяйстве; 
• фотокинодокументы — разновидность документов, которые дают возможность запечатлеть те объекты или процессы, фиксация которых с помощью других средств была бы затруднительной, а иногда и невозможной.  
• фонодокументы — фонограмма — новое прогрессирующее средство фиксации.

По видам  деятельности независимо от средств фиксации нее документы принято разделять на три большие группы: 
• организационно-распорядительные - имеют исключительно важное значение. В них отражены вопросы общего руководства предприятием и его производственной деятельностью. Эти документы составляются работниками всех подразделений предприятия. Документы по организации учета и отчетности составляют непосредственно работники отдела учета. 
• по финансово-расчетным операциям - составляют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы по финансово-расчетным операциям способствуют рациональному использованию денежных средств. 
• по снабжению и сбыту  - составляют преимущественно работники планового отдела, отделов материально-технического снабжения и сбыта, а также работники учета.

По месту  составления документы подразделяются на: 
• внутренние, составленные работниками данного предприятия; 
• внешние, поступающие от других предприятий и лиц.

По содержанию документы делятся на: 
• простые, содержание которых посвящено одному вопросу; 
• сложные, содержание которых охватывает несколько вопросов.

По форме  документы бывают: 
• индивидуальные — содержание каждого документа имеет свои особенности, например докладная записка; 
• трафаретные — часть документа отпечатана, а часть вписывается при составлении (документы такой формы увеличивают производительность и освобождают работников от однообразного и непроизводительного труда); 
• типовые — созданные для группы однородных предприятий, например правила внутреннего трудового распорядка.

По срокам исполнения документы подразделяются на: 
• срочные, требующие исполнения в определенный срок, установленный законом, инструкцией, приказом; 
• несрочные, для которых срок исполнения не установлен. Однако для несрочных документов на предприятиях также существуют определенные сроки: сутки — для телеграмм и три-пять дней — для корреспонденции.

По происхождению  документы принято делить на: 
• служебные, затрагивающие интересы предприятия, цеха, отдела, группы работников; 
• личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными.

По назначению документы могут быть представлены в виде: 
• подлинников - это документ, составленный в первый раз, подписанный и надлежащим образом оформленный; 
• копий - это повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «Копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом; 
• выписок - Иногда для работы требуется выписка из определенных разделов подлинного документа. При оформлении выписки необходимо указывать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью; 
• дубликатов - вторично воспроизведенный подлинный документ, целиком повторяющий оригинал, включая подписи. Дубликат подписывают те же должностные лица, но это не обязательно. Слово «Дубликат» пишется вверху справ.

По юридической  силе документы классифицируются на: 
• подлинные, которые выдаются уполномоченными работниками организации с соблюдением всех правил. Подлинные документы, составленные по установленной или произвольной форме, могут быть действительными, т. е. имеющими в данное время юридическую силу, и недействительными, т. е. утратившими юридическую силу (например, договор, срок действия которого истек).; 
• подложные, содержание или реквизиты которых не соответствуют действительности.

По степени  обязательности документы подразделяются на: 
• директивные; 
• информационные.

По ограничению  доступа к документу с целью защиты информации от несанкционированного доступа или ознакомления информацией посторонних лиц документы делятся на: 
• для служебного пользования, которыми могут пользоваться все работники аппарата, но содержание этих документов не подлежит опубликованию; 
• конфиденциальные (коммерческая тайна) — ими может пользоваться ограниченный круг лиц; 
• секретные — документы, которыми пользуются адресат и исполнитель, а также работники, имеющие специальное разрешение (доступ); 
• совершенно секретные — документы, с которыми имеет право знакомиться только адресат.

Распорядительные документы

Юридическим основанием возникновения распорядительных документов являются: 
• акты, издаваемые Президентом РФ, Правительством РФ, Федеральными министерствами, государственными комитетами РФ и другими органами исполнительной власти; 
• акты, издаваемые органами субъектов РФ, включая принятие законов и иных нормативных правовых актов, которые действуют в пределах территории субъектов РФ (республик, краев, областей, городов республиканского значения — Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также территориальных образований); 
• правовые акты организаций, направленные на осуществление их исполнительной и распорядительной деятельности, для реализации задач в соответствии с их компетенцией.

Виды распорядительных документов: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание.

В практике управления из распорядительных документов чаще других применяется приказ.

3. Документирование - важная функция управления. Соотношение делопроизводства и ДОУ. Служба документационного обеспечении управления.

Согласно с Положением системного подхода любая организация, форма, предприятие могут быть идентифицированы как система антропогенная, т.е. созданная  человеком.

Такие системы всегда находятся в развитии. У каждой из них своя целевая функция, свои входы и выходы. Такие системы по определению должны управляться.

Для этого должно быть организовано  «кольцо управления», т.е. передача информации с выхода системы  на его входы с учётом ограничений  в виде эталонов, ГОСТов, технических  условий.

Управленческая деятельность присуща всем антропогенным системам.

Документирование управленческой деятельности – это запись информации, необходимая для управления по установленной  форме, т.е. создание документов согласно нормативным актам.

ФЗ №149 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»:

«Документирование является обязательным условием включения информации системы в информационные ресурсы  региона, государства, планеты».

Документирование осуществляется в порядке, установленном органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства и стандартизацию документов.

Делопроизводство - важная функция управления.

Делопроизводство - документирование деятельности системы на основе НОТ (научная организация труда) с применением современной техники.

Делопроизводство - комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел и подготовке их к сдаче в архив.

Параллельно с термином «делопроизводство» используется термин ДОУ. Этот термин связан с внедрением компьютерных систем в управление, их организационным, программным и информационным обеспечением.

Для приближения к  терминологии компьютерных программ и к литературе в области делопроизводства и стал использоваться термин ДОУ, который по существу является синонимом термина делопроизводства.

Сегодня начинает применяться  более широкий термин информационно-документационного  обеспечения управления, который помимо традиционной работы с документами включает информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных. Юридическая сила документов, хранимых, обрабатываемых и передаваемых с помощью современных информационных и телекоммуникационных систем обеспечивается ЭЦП.

Достоверность ЭЦП признается при наличии в информационной системе программных средств, обеспечивающих идентификацию подписи и соблюдение установленного режима их использования.

Право удостоверять идентичность ЭЦП в РФ осуществляется на основе лицензии.

Делопроизводство и  ДОУ соотносятся как синонимы деятельности, но из разных времен (18век - 20век)

Делопроизводство: комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства.

Документационное  обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения.

Служба  ДОУ -  структурное подразделение предприятия (организации, учреждения, фирмы), на которые возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ведущие делопроизводство в других подразделениях предприятию.

Служба документационного  обеспечении управления.

Службой документационного обеспечения управления является организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами. Своевременная обработка и передача на разные уровни управленческой информации, которая необходима для осуществления функций являются главными задачами данной службы. 

Основные операции, проводимые СДОУ: 

• Учётно-справочная работа и регистрация документов.
• Оформление и выпуск распорядительной документации учреждений.
• Проверка соблюдения стандартов на документы.
• Изготовление, размножение, копирование служебных документов.
• Доставка документов исполнителям и их экспедиционная обработка.
• Контроль за исполнением документов.
• Использование, формирование, оформление, хранение дел.

К организации труда  работников СДОУ предъявляют общие требования. Это централизует работу СДОУ под единым руководством. Централизация разрешает обеспечить оперативное выполнение документационных работ, образовывает чёткие взаимодействия между структурным подразделением, которое входит в СДОУ, повышает качество обработки документов. 

Для этого необходимо чёткое организационное построение СДОУ, предпочтение более рациональной формы работы с документами: все  учреждения делятся на 4 категории  в зависимости от объёма документооборота (количество документов, обрабатываемых учреждением за год) в учреждении первой, второй и третьей категорий. Обработку документов должна осуществлять канцелярия, а в учреждениях 4 категории – секретариат. 

Для целесообразной организации  рабочих мест и предоставления благоприятных  условий труда могут быть использованы методические рекомендации по научной организации труда инженерно технических работников и служащих. 

Производительность и  качество труда, работоспособность  человека, его здоровье зависят от организации рабочего места, обеспечения благоприятных условий труда. 

Выделяют следующие  функции служб документационного  обеспечения управления:  
1.     Контроль за своевременным применением документов, проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя; информирование руководства о процессе исполнения документа и поручения.  
2.     Предварительный разбор и подготовка к документационному руководству поступающей корреспонденции по наиболее значимым вопросам; организация документационного обслуживания совещаний, бездокументационное обслуживание работы руководства являются функциями секретаря-руководителя и его заместителей.  
3.     Зачисление поступающей корреспонденции, сортировка на регистрирующую и не регистрирующую, разделение по структурным подразделениям учреждения; ведение количественный учёт документов; доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам, отправка исходящей корреспонденции.  
4.     Хранение, учёт, приём, использование дел, подлежащих сдаче в архив; подготовка дел к передаче в архив; контроль за правильного формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях все это является функциями архива.  
5.     Приём и учёт предприятий, заявлений, жалоб граждан; подготовка и передача на рассмотрение руководству предприятий, заявлений жалоб на исполнение в структурные подразделения; контроль за сроками их исполнения, извещения заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб, формирование дел с предложениями, заявлениями, жалобами и передача их в архив, анализ и обобщение исполнения, организация приёма посетителей. 

 

4. Реквизиты  документов. Бланки служебных документов.

 

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:

01. Государственный герб Российской федерации. Его оформляют на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе РФ» (Собрание законодательства РФ, 2000, № 52, часть 1, ст.5021). Реквизит размещают на верхнем поле над серединой наименования организации.

02. Герб субъекта Российской Федерации. Оформляется в соответствии с правовыми актами того субъекта федерации, к которому относится организация. Реквизит размещают на верхнем поле над серединой наименования организации.

03. Эмблема или товарный знак организации. Оформляется в соответствии с Уставом организации (или Положением об организации). Реквизит размещают на верхнем поле над серединой наименования организации или на одном уровне с наименованием организации.

04. Код организации. Реквизит оформляют в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций. Располагаются в правом верхнем в две строки. Сначала код организации, а потом код управленческой документации.

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. Реквизит оформляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Реквизит оформляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07. Код формы документа. Реквизит оформляют в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации. Располагаются в правом верхнем в две строки. Сначала код организации, а потом код управленческой документации.

08. Наименование организации. Оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах организации. Над наименованием организации надо указать сокращенное наименование вышестоящей организации, а при его отсутствии ее полное наименование. Если сама организация имеет сокращенное наименование, закрепленное в ее учредительных документах, но его надо указать в скобках под полным наименованием организации. Если автором документа является структурное подразделение организации или ее филиал, то его наименование приводят ниже наименования организации.

При использовании продольного  бланка реквизит печатают во всю длину  строки. При использовании углового бланка длина одной строки должна быть не более 73 мм, нельзя делать переносы слов. Многострочные наименования печатают через один интервал, между составными частями реквизита делают 2 интервала.

09. Справочные данные об организации. Реквизит в обязательном порядке содержит почтовый адрес и телефон организации, а также другие сведения (номера факса, расчетного счета, адрес электронной почты и т.п.) по усмотрению самой организации. Реквизит располагают аналогично наименованию организации, отступив от него 2 интервала.

10. Наименование вида документа. Этот реквизит должен соответствовать видам документов, предусмотренных Общероссийским классификатором управленческой документации. Реквизит оформляют прописными буквами, располагают аналогично наименованию организации

11. Дата. Реквизит оформляют цифровым способом в последовательности: день месяца, номер месяца, номер года. Например: 20.05.2012. Дату сразу печатают в актах, протоколах, в выписках из приказа и протокола. В остальных документах делают заготовку для даты  
(  .   .2012 или    .02.2012), которую заполняют после подписания документов.

Словесно-цифровой способ оформления (20 мая 2012 г.) в основном применяют в документах, содержащих сведения финансового характера.

12. Регистрационный номер. Его печатают на одной строке с датой. При использовании углового бланка и в письмах его располагают от 2-й позиции табуляции. При использовании продольного бланка (кроме бланка писем) – от 7-й позиции. Реквизит может выглядеть как простой номер, сложный номер, номер с буквенным наращением.

Простой номер применяют  во внутренних документах, их нумерация  начинается с начала календарного года. Сложный номер применяют для исходящих документов.

Если документ издается несколькими организациями, то его  регистрационный номер содержат порядковые номера данного вида документа  в каждой организации.

Регистрационный номер  печатают сразу в выписках из приказов и протоколов. В остальных документах заранее печатают только знак номера, сам номер ставят от руки после подписания документа.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа. Данный реквизит печатают в ответных письмах. Данные для его заполнения берут из документа, на который дается ответ.

14. Место составления или издания документа. Реквизит оформляют в соответствии с административно-территориальным делением страны. Перед названием столицы и перед названиями городов, в наименовании которых входит частица «град» или «город», сокращение г. не указывают.

Если местом составления  документа является районный центр, то в реквизите указывают его  наименование и наименование области, к которой он относится:

Если место составления документа не является районным или областным центром, то в реквизите указывают его наименование, а также наименование района и области:

Реквизит располагают аналогично наименованию организации, при использовании  углового бланка длина одной строки реквизита не должна превышать 73 мм. При оформлении реквизита используют общепринятые сокращения: обл., р-н, г., д., п., п.г.т., с.

15. Адресат. Реквизит печатают от 4-й позиции табуляции. Документ может адресоваться учреждению, структурному подразделению учреждения, конкретному должностному лицу, частному лицу. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Если документ направляют в несколько  однородных организаций, то их наименования следует указывать обобщенно.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большем количестве адресатов составляется список рассылки.

Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной "Правилами оказания услуг почтовой связи", утвержденными  Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. № 1239.

16. Гриф утверждения. Реквизит состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утвердившего документ, его подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Дата утверждения сначала оформляется в виде заготовки, которую заполнят после подписания документа. Реквизит печатают от 5-й позиции табуляции.

17. Резолюция. Резолюция содержит указания руководителя по исполнению документа. Она должна содержать фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату оформления. Оформляется рукописным способом на свободном месте между адресатом и текстом.

18. Заголовок к тексту. Заголовок должен быть максимально коротким и точным. Его рекомендуется оформлять с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос «О чем?». Исключения составляют акты и протоколы, где заголовок пишут в родительном падеже. Длина одной строки заголовка не должна превышать 73 мм. В заголовке нельзя делать переносов слов. Заголовок должен содержать не более четырех строк, между которыми делают один интервал. В конце заголовка не ставят точку. Если документ выполнен на формате А5, то заголовок в нем не пишут.

19. Отметка о контроле – реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль". Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

20. Текст. Этот реквизит является основным в документе. Он должен быть максимально точным, не допускающим различных толкований. По смыслу текст может делиться на главы, пункты, подпункты и т.д. Нумерацию отдельных частей теста осуществляют по правилам рубрикации. Текст, содержащий большое количестве цифровых данных, может быть оформлен в виде таблицы.