Документ и системы документации. 3

Министерство  образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное автономное учреждение высшего

Профессионального образования

«Российский государственный профессионально-педагогический

университет»

Институт  экономики и управления 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА 

По дисциплине: «Документирование управленческой деятельности»

Тема: «Документ  и системы документации» 
 
 
 
 

                                                                        Работу выполнила: студентка

                                                                        группы  ВП-217 САУ

                                                                       Филимонова А. А. (зач.кн. 1006061)

                                                                        Проверила: Пирогова Е. П. 
 
 

Екатеринбург

2011 г. 
Содержание

Введение…………………………………………………………………………..3

1 Понятие документа …………………………………………………………….5

1.1 Функции документа…………………………………………………………10

1.2 Классификация документов по различным признакам …………………..12

2 Системы документации ………………………………………………………15

Заключение……………………………………………………………………….30

Список литературы ……………………………………………………………...31 
Введение

      В деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается множество  разнообразных по видам и назначению документов. Одни документы предназначены для реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных аспектах. В процессе развития документационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы – системы документации: например, система распорядительной документации, система документации по бухгалтерскому учету и отчетности, система документации по личному составу, система отчетной документации и др.

При работе с  документами очень важно знать, к какой системе документации относится тот или иной документ – это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению.

     В любой классификации важно основание  – признак или признаки, в соответствии с которыми объекты классификации разбиваются на классы.

     Цель  данной работы – определить понятие  документа, виды и функции документов, а также рассмотреть классификации  и системы документации.

Документирование  управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий.

     Управление  предприятием можно представить  как процесс получения информации, его обработки, принятия решения  и доведения его до исполнителя. Наиболее важной частью управления является принятие решения. Для выработки правильного решения требуется полная, оперативная и достоверная информация.

     Полноту информации характеризует ее объем, который должен быть достаточным  для принятия решения. Информация должна быть оперативной, т. е. такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось.

     Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию  дел.

На рабочее  место руководителя предприятия или исполнителя информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку.

Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах. Слово  «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства».

     Документ – это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

     Документ – это основной объект труда в сфере управления. Управленческая деятельность требует фиксации событий, действий или решений, данных в форме документа. Фиксирование информации в документе, оформление служебных документов регламентировано стандартами.

1 Понятие документа

     Управленческая  деятельность находит свое отображение  в документах, с помощью которых  осуществляются различные функции: материально-техническое обеспечение, ценообразование, организационно-распорядительные и др.

     Документ  – это деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо; это то, что официально удостоверяет личность предъявителя; это письменное свидетельство о чем-либо.

     С научной точки зрения, документ –  это способ закрепления разными  способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной реальности и умственной деятельности человека.

     В русский язык слово "документ" пришло во времена Петра I и первоначально  имело значение письменного свидетельства. Затем появляются термины "деловая  бумага", "служебный документ", "акт" и подчеркивается значение документа в управлении. Выделяются "счетные документы", "исторические документы".

     Понятие "документ" используется во всех сферах общественной деятельности. Почти  каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия "документ", не смотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении "документа" с материальной составляющей на информационную.  

 
Функции документов

Рис.1 Функции  документов.

     Для понимания эволюции документа важно  изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое  назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором  или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные.

     Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета. (Рис.1)

     Информационная  функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью  сохранения и передачи и присуща  всем без исключения документам. Причина  появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

     Информацию, содержащуюся в документах можно  подразделить на:

-ретроспективную (относящуюся к прошлому);

-оперативную (текущую);

-перспективную (относящуюся к будущему).

     Существуют  и другие классификации информации. Например, разделение на первичную  и вторичную; по жанрам; видам; носителям  и проч.

Каждый документ имеет информационную емкость (или  информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.

     Информационная  емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

     Социальная функция тоже присуща многим документам, т. к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

     Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами  общества.

     Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

1) документы,  ориентированные в одном направлении  (законы, указы, распоряжения, приказы,  инструкции, жалобы, докладные записки и др.);

2) документы  двустороннего действия (деловая  и личная переписка, договорные  документы и т.д.).

     Культурная  функция - способность документа  сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

     Управленческая  функция выполняется официальными документами, которые специально созданы  для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

     Правовая  функция присуща документам, в  которых закрепляются изменения  правовых норм и правонарушений. Можно  выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.

     В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а  также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.)

     Ко  второй категории относятся документы, которые на время приобретают  эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

     Функция исторического источника изучается  исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

     Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.

1.2 Функции документа

Документ выполняет  ряд функций. Это:

     Функция документирования процессов, событий, действий и фактов (главная).  
В первую очередь – документирование создания предприятия и организации, его производственно-хозяйственной деятельности.

     Отчетно-контрольная  функция. 
Ряд документов предприятие обязано представлять в государственные и местные органы управления, предъявлять их при контрольных проверках ревизорам, а при комплексных ревизиях – аудиторам.

     Судебно-правовая функция. 
При решении хозяйственных вопросов с партнерами документы подтверждают юридическую силу претензии в арбитражном суде, служат доказательством при рассмотрении трудовых конфликтов.

     Учетно-кадровая функция. 
Документы по личному составу предприятия определяют статус работников и правоотношения с администрацией, служат свидетельством их продвижения по службе, ложатся в основу характеристик при определении возможностей и перспективности работника, подтверждают производственный стаж и размер заработка при начислении пенсии.

     Учебная функция.  
Для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов и ведения дел.

     Функция исторического свидетельства технических  достижений или культурной ценности. 
Документы предприятия, представляющие историческую ценность или относящиеся к памятникам культуры своего времени, сдаются в государственные архивы и становятся частью Архивного фонда России.

Управленческие  документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать унифицированной системе документации (УСД), положениям (уставам предприятия (организации)), другим нормативным документам.

1.3 Классификация документов по различным признакам

     Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.

     Важнейшим признаком для классификации  документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться по: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной  деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

     Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим  признакам.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Вот лишь некоторые из них: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

     По  способу фиксации информации документы  бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фотофоно-кинодокументы.

     По  степени сложности документы  классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых  рассматривается один вопрос, в сложных  освещается несколько вопросов.

     По  степени гласности различают  документы открытые (несекретные) и  документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом "конфиденциально".

     По  юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

     По  срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".

     По  происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

     По  срокам хранения документы делятся  на документы временного и постоянного  срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

     По  степени обязательности документы  бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и  иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие  характер юридической или технической нормы.

     По  степени унификации различают документы  индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные  в виде анкеты и таблицы.

     Индивидуальные  документы разрабатываются конкретными  организациями для внутреннего  пользования.

     Типовыми  являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

     Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются  при окончательном оформлении документа  в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т. к. экономят время на подготовку.

     Примерные документы носят ориентировочный  характер и используются для составления  и оформления документов по аналогии.

     Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

     Таблица - документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк.

     Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет  строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.

2 Системы документации

     Система документации – это совокупность взаимосвязанных документов, которые используются в определенной сфере деятельности.

     Деятельность  учреждения, организации, предприятия  отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые  в определенной сфере. Можно назвать  множество систем документации, которые классифицируются по различным признакам (территориальному, функциональному, уровню управления и т.п.). Выделяют функциональные системы документации - организационно-распорядительная, плановая, отчетностатистическая и др., т.е. присущие всем органам управления. Системы документации, отражающие деятельность органов отраслевого управления (министерств, ведомств), принято считать отраслевыми. Можно выделять различные подсистемы документации по уровням управления, они между собой тесно связаны, и их трудно разграничить.

     У нас в стране в связи с развитием  автоматизации управленческих процессов  разработаны унифицированные системы  документации. Определение, назначение, состав унифицированной системы  документации устанавливаются ГОСТами. Документы различных систем должны иметь унифицированную форму.

     Унифицированная система документации (УСД) - система  документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

     Унифицированные формы документов разрабатываются и утверждаются министерствами и ведомствами. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от формы собственности.

     Государственный классификатор управленческой документации выделяет такие системы документации:

-организационно-распорядительная документация;

-первично-учетная документация;

-банковская документация;

-финансовая документация;

-отчетно-статистическая документация;

-плановая документация;

-ресурсная документация;

-торговая документация;

-внешнеторговая документация;

-ценовая документация;

-документация по труду, социальным вопросам и социальной защите населения;

-документация по бытовому обслуживанию населения;

-бухгалтерско-учетная документация;

-документация по Пенсионному фонду;

-информационно-справочная документация.

-организационно-распорядительная документация – система документации, используемая для решения организационно-распорядительных заданий управления.

     Организационно-распорядительная документация выделяется из единой по своей информационной природе документации в зависимости от функций государственного органа, учреждения, который обслуживает делопроизводство.

     Органы  государственной власти и государственного управления Украины, все учреждения, организации и предприятия отражают свою деятельность в распорядительных документах. В соответствии с положениями о государственных органах классифицируются и распорядительные документы.

     К распорядительным документам, отражающим административно-управленческую деятельность учреждений, относятся:

постановления – правовые акты, принимаемые высшими  и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях  разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящими перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.

решения – правовые акты, принимаемые исполнительными  комитетами. Решения оформляют также  результаты деятельности и других коллегиальных  органов – коллегий, министерств  и ведомств, научных советов и  т.п.

распоряжения – акты управления государственного органа, имеющие властный характер, присвоенные должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющие обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано.

     Уставы – своды правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности.

     Положения – нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства, единого органа, структурного подразделения (комиссии, группы).

     Приказы – акты, издаваемые руководителями министерств, ведомств, отделов и управлений исполкомов местных Советов народных депутатов, руководителями учреждений, объединений, организаций и предприятий, действующими на основе единоналичия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом.

инструкции –  правовые акты, издаваемые органом  государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные  вопросы, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов.

     Протоколы – документы, фиксирующие ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

     Докладные и объяснительные записки: докладные записки – документы, адресованные руководству и излагающие какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя; объяснительные записки – 1) документы, поясняющие содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) сообщения должностного лица, поясняющие какое-либо действие, факт, происшествие, представляемые вышестоящему должностному лицу.

     Акты – документы, составленные несколькими лицами и подтверждающие установленные факты или события.

отчёты и др.

     Первично-учетная  документация – система документации, используемая для управления производственно-хозяйственной деятельностью субъектов предпринимательской деятельности, организаций, которые не занимаются предпринимательской деятельностью, всех форм собственности.

     Банковская  документация – система документации, используемая для осуществления  расчетно-денежных операций через банки.