Документирование хозяйственных операций

Документирование хозяйственных  операций

Документ есть закодированное определенным образом и зафиксированное  на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни  или существует, или совершен, или  должен быть совершен.

Первичные бухгалтерские  документы — письменное свидетельство  о совершенной хозяйственной  операции или дающее право на ее совершение. Согласно Закону «О бухгалтерском  учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, все  хозяйственные операции должны отражаться в учете на основании оправдательных документов. При этом первичные учетные  документы могут быть приняты  к учету только в том случае, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Хозяйственная операция, не оформленная  надлежащим образом, как правовое экономическое  событие места не имеет (нет объекта  бухгалтерского учета).

Первичные учетные документы  должны содержать следующие обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона Российской Федерации  от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском  учете»:

а) наименование документа;

б) дата составления документа;

в) наименование организации;

г) содержание хозяйственной  операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной  операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных  лиц.

Перечень лиц, имеющих  право подписи первичных учетных  документов, утверждает руководитель предприятия по согласованию с главным  бухгалтером.

Все документы, применяемые  в настоящее время в хозяйственной  деятельности, могут быть подразделены по следующим основным признакам.

♦ По отношению к предприятию документы подразделяются на внешние и внутренние. Внешние документы составляются корреспондентами предприятия, поступают от сторонних организаций и отражают взаимоотношения предприятия со своими

контрагентами (платежные  требования). Внутренние документы  составляются на самом предприятии  его сотрудниками и администраторами для оформления внутренних хозяйственных  операций (приходный кассовый ордер).

♦ По объему отраженных хозяйственных операций — первичные и сводные документы. Первичные документы содержат информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера, накладные). Сводные документы предназначены для обобщения информации о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира, товарный отчет, журнал регистрации фактов хозяйственной жизни).

♦ По числу учитываемых позиций документы могут быть однострочными и многострочными. Однострочные документы содержат одну учетную позицию. Многострочные документы содержат две и более учетные позиции (платежная ведомость).

♦ По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительные документы содержат разрешение на совершение определенной хозяйственной операции

(распоряжение руководителя  о выдаче денежных средств  под отчет, приказы). Эти документы  разрешают проведение операции, но содержащаяся в них информация  не отражается в учетных регистрах.  Оправдательные документы содержат  информацию об

исполнении распоряжения (отчет кассира, накладные, требования, приходный ордер). Эти документы отражают фактическое совершение операции, и содержащаяся в них информация заносится в учетные регистры. Документы бухгалтерского оформления предназначены для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (расчет износа (амортизации) основных средств). Комбинированные документы сочетают в себе признаки распорядительных (разрешительных), оправдательных и документов бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер, расчетно-платежная ведомость на оплату труда).

♦ По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные. Материальные документы служат для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (акт приемки-передачи основных

средств). Денежные документы  предназначены для оформления операций с наличными и безналичными денежными  средствами предприятия (платежное  требование-поручение). Расчетные документы  используются для оформления расчетных  взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по внешним  обязательствам (счет-фактура).

♦ По способу заполнения — документы могут быть заполненными вручную или с помощью электронных средств вычислительной техники. Первичные документы бухгалтерского характера заполняются бухгалтером. К ним относятся: различные справки, расчеты, разработочные ведомости и др. Информация, отраженная в этих документах, также заносится в учетные регистры. Документы, отражающие вопросы общего руководства предприятием и его производственно-эксплуатационной деятельностью, составляются органами управления организации.

Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию, должны проверяться по форме, арифметически  и по существу — это является одним из этапов бухгалтерской обработки.

При формальной проверке выявляют, был ли использован бланк соответствующей  формы, все ли необходимые реквизиты  указаны, содержит ли документ необходимые  подписи, нет ли в нем подчисток, помарок и неоговоренных исправлений. Счетная проверка позволяет установить правильность арифметических расчетов, результатов таксировки. Цель проверки по существу — выявить законность и целесообразность зафиксированной  в документе хозяйственной операции. При этом проверяется также, была ли на самом4 деле выполнена эта операция и в указанном ли объеме. При обнаружении ошибок в кассовых и банковских документах их следует переписывать заново, исправление в них не допускается. Не допускается оформлять операции, противоречащие законодательству и установленному порядку обращения с денежными средствами и другими ценностями.

Бланки форм первичных  документов, отнесенные к бланкам  строгой отчетности, должны быть пронумерованы  в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).

Ответственность за своевременное  и правильное составление документов, за достоверность данных, а также  за своевременную передачу документов в бухгалтерию несут лица, составившие  и подписавшие эти документы.

Правила документооборота и  технология обработки учетной информации утверждаются в составе принятой предприятием учетной политики. Для  рациональной организации документооборота на предприятии должен быть утвержден  приказом (распоряжением) руководителя график документооборота. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота осуществляет главный бухгалтер предприятия.

В зависимости от характера  операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки  учетной информации в первичные  документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Печатью должны заверяться те документы, для которых это предусмотрено  законодательством (например, квитанция  к приходному кассовому ордеру), учетной политикой или соглашением  сторон.

Внесение исправлений  в первичные документы.

Вносить исправления в  кассовые и банковские документы  нельзя. В другие документы исправления  вносят только по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти  документы. Это означает, что данные лица должны поставить подписи, а  также дату внесения исправлений.

Право подписи первичных  документов

Руководитель предприятия  по согласованию с главным бухгалтером  утверждает перечень лиц, имеющих право  подписывать первичные документы.

Этот перечень руководитель может утвердить отдельным распоряжением  либо в качестве приложения к приказу  об учетной политике.

Документирование  хозяйственных операций

Все хозяйственные  операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании  которых ведется бухгалтерский  учет. Требования главного бухгалтера (далее под главным бухгалтером  понимаются также лица, ведущие бухгалтерский  учет в случаях, предусмотренных  подпунктами "б", "в", "г" пункта 7 настоящего Положения) по документальному  оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую  службу документов и сведений обязательны  для всех работников организации.

Первичные учетные документы  должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен  документ; содержание хозяйственной  операции; измерители хозяйственной  операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной  операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники). Первичные учетные документы  принимаются к учету, если они  составлены по форме, содержащейся в  альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а по документам, форма которых  не предусмотрена в этих альбомах и утверждаемым организацией, должны содержать обязательные реквизиты  в соответствии с требованиями абзаца первого настоящего пункта. В зависимости  от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в  первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

 Перечень лиц, имеющих  право подписи первичных учетных  документов, утверждает руководитель  организации по согласованию  с главным бухгалтером. Документы,  которыми оформляются хозяйственные  операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности оформления которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации). Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

 Первичный учетный  документ должен быть составлен  в момент совершения хозяйственной  операции, а если это не представляется  возможным - непосредственно по  окончании операции. При реализации  товаров, продукции, работ и  услуг с применением контрольно - кассовых машин допускается  составление первичного учетного  документа не реже одного раза  в день по его окончании  на основании кассовых чеков.  Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их  для отражения в бухгалтерском  учете производятся в соответствии  с утвержденным в организации  графиком документооборота. Своевременное  и качественное оформление первичных  учетных документов, передачу их  в установленные сроки для  отражения в бухгалтерском учете,  а также достоверность содержащихся  в них данных обеспечивают  лица, составившие и подписавшие  эти документы. 

Внесение исправлений  в кассовые и банковские документы  не допускается. В остальные первичные  учетные документы исправления  могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием  даты внесения исправлений.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов могут составляться сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные  документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация  обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также  по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством  Российской Федерации, суда и прокуратуры.

ПОРЯДОК

ПРИМЕНЕНИЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ  ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ

УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 24 марта 1999 г. № 20

В соответствии с Федеральным  законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О  бухгалтерском учете" и Постановлением Правительства Российской Федерации  от 08.07.97 № 835 "О первичных учетных  документах" Госкомстат России по согласованию с Минфином России и Минэкономики России утверждает альбомы унифицированных  форм первичной учетной документации.

В унифицированные формы  первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация  при необходимости может вносить  дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной  учетной документации остаются без  изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных  реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим  организационно - распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных  в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут  изменяться.

При изготовлении бланочной  продукции на основе унифицированных  форм первичной учетной документации допускается вносить изменения  в части расширения и сужения  граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Согласно статье 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском  учете» (далее Федеральный закон  «О бухгалтерском учете») все проводимые организацией хозяйственные операции должны оформляться оправдательными  документами. Эти документы являются первичными учетными документами, на основании  которых ведется бухгалтерский  учет.

Первичный бухгалтерский  документ - письменное свидетельство  о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений  и детализации.

Хозяйственные операции, не оформленные первичным учетным  документом, не принимаются к учету  и не подлежат отражению в регистрах  бухгалтерского учета.

УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ ПЕРВИЧНОЙ  УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Первичные учетные документы  принимаются к учету в том  случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных  форм первичной учетной документации. В настоящее время действуют  следующие постановления об утверждении  форм первичных документов:

1.   Постановление Госкомстата  Российской Федерации от 30 октября  1997 года №71а «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету  труда и его оплаты, основных  средств и нематериальных активов,  материалов, малоценных и быстроизнашивающихся  предметов, работ в капитальном  строительстве». Следует обратить  внимание на то, что утвержденные  этим документом унифицированные  формы по учету труда и его  оплаты, основных средств, утратили  силу и в настоящее время  не действуют. 

2.   Постановление Госкомстата  Российской Федерации от 21 января 2003 года №7 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету  основных средств».

3.   Постановление Госкомстата  Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету  труда и его оплаты». 

4.   Постановление Госкомстата  Российской Федерации от 29 сентября 1997 года №68 «Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации  по учету сельскохозяйственной  продукции и сырья».

5.   Постановление Госкомстата  Российской Федерации от 18 августа  1998 года №88 «Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации  по учету кассовых операций, по  учету результатов инвентаризации».

6.   Постановление Госкомстата  Российской Федерации от 28 ноября 1997 года №78 «Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации  по учету работы строительных  машин и механизмов, работ в  автомобильном транспорте».

7.   Постановление Госкомстата  Российской Федерации от 25 декабря  1998 года №132 «Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации  по учету торговых операций».  Данным постановлением разработаны  унифицированные формы первичной  учетной документации:

по учету операций в  общественном питании;

по учету торговых операций при продаже товаров в кредит и по учету торговых операций в  комиссионной торговле;

по учету денежных расчетов с населением при осуществлении  торговых операций с применением  контрольно-кассовых машин;

по учету торговых операций (общие).

8.   Постановление Росстата  от 9 августа 1999 года №66 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету  продукции, товарно-материальных  ценностей в местах хранения».

9.   Постановление Госкомстата  Российской Федерации от 11 ноября 1999 года №100 «Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации  по учету работ в капитальном  строительстве и ремонтно-строительных  работ».

Разработанные и утвержденные указанными постановлениями унифицированные  формы первичной учетной документации в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации  от 8 июля 1997 года №835 «О первичных учетных  документах» должны применяться  всеми предприятиями, независимо от их организационно-правовой формы.

РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА

В соответствии с Постановлением Госкомстата Российской Федерации  от 24 марта 1999 года №20 «Об утверждении  порядка применения унифицированных  форм первичной учетной документации»  в унифицированные формы первичной  учетной документации, кроме форм по учету кассовых операций, организация  в случае необходимости может  вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных унифицированных форм первичной  учетной документации должны оставаться без изменения, включая код, номер  формы, наименование документа. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных  форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим  организационно - распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных  в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут  изменяться в части расширения и  сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Если форма документа  для отражения каких-либо фактов хозяйственной деятельности не предусмотрена  альбомом унифицированных форм, первичный  учетный документ может быть разработан организацией самостоятельно. При разработке документа необходимо учитывать  требование пункта 13 Положения №34н, а также статьи 9 Закона «О бухгалтерском  учете», которые устанавливают определенные требования к составлению документа. В частности, первичный учетный  документ будет принят к учету  только в том случае, если он содержит следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа.  В наименовании заключается содержание  хозяйственной операции, подлежащей  отражению в учете и бухгалтер  организации не должен принимать  к учету документы с нечетким  наименованием либо вовсе без  наименования, а также сам составлять  подобные документы. Унифицированные  формы первичных учетных документов  содержат «Код формы», представляющий  собой семизначный номер документа  по Общероссийскому классификатору  управленческой деятельности, который  печатается в правом верхнем  углу документа. В самостоятельно  разработанном документе может  не содержаться реквизита «Код  формы», однако в случае обработки  документа с помощью средств  вычислительной техники наличие  данного реквизита необходимо  и система кодировки разрабатывается  организацией самостоятельно;

- дату составления документа.  Дата позволяет определить конкретную  дату совершения хозяйственной  операции, указанной в наименовании  документа или в самом документе.  Дата оформляется арабскими цифрами  следующим образом: вначале указываются  день и месяц, представленные двумя парами цифр, разделенными точкой, затем четырьмя цифрами указывается год, например дата 4 августа 2005 года будет записана следующим образом: 04.08.2005;

- наименование организации,  от имени которой составлен  документ, что позволяет определить  принадлежность документа конкретной  организации;

- содержание хозяйственной  операции, вытекающее из названия  документа, например, накладная на  внутренне перемещение материалов  предназначена для передачи товарно-материальных  ценностей из одного структурного  подразделения организации в  другое и данным документом  нельзя оформить никакую другую хозяйственную операцию;

- измерители хозяйственной  операции в натуральном и денежном  выражении. Вообще в учете применяется  натуральные, трудовые и денежные  измерители. С помощью натуральных  измерителей получают сведения  об объектах учета в натуральных  показателях, таких как меры  длины, веса, площади, объема и  других. С помощью трудовых измерителей, применяемых в сочетании с натуральными, устанавливается количество труда, затраченного на производство продукции, работ и услуг, определяются такие показатели, как производительность труда, выполнение норм выработки, с помощью трудовых измерителей начисляется заработная плата. Денежный измеритель является обобщающим и в нем выражаются все показатели финансово-хозяйственной деятельности организации;

- наименование должностей  лиц, ответственных за совершение  хозяйственной операции и правильность  ее оформления. Как правило, конкретный  работник организации совершает  тот или иной вид хозяйственных  операций на основании установленной  должностной инструкции и указание  должности лица, совершившего операцию, служит для контроля за правомерностью совершения операции;

- личные подписи указанных  лиц и их расшифровки (включая  случаи создания документов с  применением средств вычислительной  техники). В расшифровке подписи  вначале следует ставить инициалы, и лишь затем фамилию, например: И.С. Петров. Если отсутствует  лицо, подпись которого должна  стоять в документе, вместо  него документ может подписать  его заместитель либо лицо, исполняющее обязанности отсутствующего лица, при этом нельзя подписывать документы с проставлением косой черты перед наименованием должности.

Помимо обязательных реквизитов в документ могут быть введены  дополнительные реквизиты, не являющиеся обязательными, такие как номер  документа, адрес организации, основание  совершения хозяйственной операции, и другие.

Самостоятельно созданные  документы должны достоверно описывать  хозяйственные операции, обеспечивать пользователей необходимой и  достоверной информацией, должны быть удобны для обработки и хранения и не должны дублировать другие первичные  документы.

Руководителем организации, по согласованию с главным бухгалтером, должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право подписи первичных  учетных документов, при этом, документы, которыми оформляются хозяйственные  операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации  и главным бухгалтером или  уполномоченными ими на то лицами.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных  операций и представлению в бухгалтерию  необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного  им на то лица денежные и расчетные  документы, финансовые и кредитные  обязательства считаются недействительными  и не должны приниматься к исполнению.

СРОКИ И ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ  ДОКУМЕНТОВ

Первичные учетные документы  должны составляться в момент совершения хозяйственной операции, а если это  не представляется возможным, то непосредственно  после ее окончания.

При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением  контрольно-кассовой техники допускается  составление первичного учетного документа  по окончании рабочего дня на основании  кассовых чеков.

В соответствии с пунктом 2.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного  Минфином СССР от 29 июля 1983 года №105 (далее  Положение о документах и документообороте №105), записи в первичных учетных  документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых  ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими  средствами, обеспечивающими сохранность  этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Обратите внимание! Запрещается  использовать для записи простой  карандаш.

Достоверность сведений, содержащихся в документах, их своевременное и  качественное оформление, передачу для  отражения в бухгалтерском учете, обеспечивают должностные лица, составившие  и подписавшие эти документы.

Первичный учетный документ считается окончательно оформленным, если он составлен по установленной  форме, все его реквизиты заполнены, незаполненные строки прочеркнуты, документ проверен работниками бухгалтерии  организации.

ПРОВЕРКА ДОКУМЕНТА

Все первичные документы, поступающие в бухгалтерию, должны подвергаться проверке работниками  бухгалтерии. Бухгалтерская обработка  документа, поступившего в бухгалтерию  организации до записи данных в учетные  регистры, проводится в три этапа.

На первом этапе проводится проверка документа по существу. Такая  проверка заключается в установлении законности осуществляемых хозяйственных  операций, целесообразности их проведения и взаимоувязке отдельных показателей документа. Документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, не принимаются к бухгалтерскому учету и передаются главному бухгалтеру для принятия решения. Главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности хозяйственной операции.

На практике между руководителем  организации и главным бухгалтером  организации нередки случаи возникновения  разногласий по поводу осуществления  той или иной хозяйственной операции. В случае возникновения разногласий  первичные учетные документы  по таким операциям могут быть приняты к исполнению с письменного  распоряжения руководителя организации, который несет всю ответственность  за последствия осуществления таких  операций и включения данных о  них в бухгалтерский учет и  отчетность.

На втором этапе проводится формальная проверка документа на наличие  обязательных реквизитов, заключающаяся  в установлении правильности использования  бланка установленной формы, в проверке полноты и правильности заполнения всех необходимых реквизитов документа.