Документирование управленческой деятельности. 25

Содержание

 

1. Содержание  понятий: документационное обеспечение  управления (ДОУ), делопроизводство, корреспонденция……………………………………………...3

32. Задание………………………………………………………………………….10

47. Задание………………………………………………………………………….11

Библиографический список………………...……………………………………..14

Приложение    6. Самостоятельная работа…………………………………….....15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Содержание понятий: документационное обеспечение управления (ДОУ), делопроизводство, корреспонденция.

Основные понятия  сферы документационного обеспечения  управления (ДОУ) определены Трудовым и Гражданским кодексами Российской Федерации, Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ, Федеральным законом «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ, Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации от 02.05.2006 № 59-ФЗ», Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ, Федеральным законом «Об Архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ и другими законодательными и нормативными актами, в том числе и ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Все эти понятия необходимы для осмысления всех процессов, протекающих в сфере ДОУ, и грамотной разработки локальных организационных документов.

Ниже приведены основные термины, закрепленные в выше приведенных  актах.

Документ (документированная  информация) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.

Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного  документа, расположенных в определенной последовательности.

Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа,    в    котором    фиксируется    решение    административных    и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

В 70-х гг. прошлого столетия была проведена большая  работа по унификации управленческих документов. Ее результатом явилась разработка унифицированных систем документации, среди которых - Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Унифицированная система документации (УСД) - это  система документации, созданная  по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

УСОРД - это система  документации, необходимая для управления организационно-распорядительной деятельностью  организации. Состав документов, которые вошли в УСОРД, дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД). Поскольку в ОКУД включены все ОРД, можно с уверенностью сказать, что все они создаются по единым правилам, которые следует неукоснительно выполнять.

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Документирование - запись информации на различных носителях  по установленным правилам.

Дело - совокупность документов (или в редких случаях  документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документов, вопросам, корреспондентам и т.п.), помещенных в обложку.

Формирование  дела - группирование исполненных  документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Номенклатура  дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. ДОУ (Делопроизводство) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Это - вся совокупность работ со служебными документами в учреждениях, организациях и на предприятиях: составление, регистрация полученных документов и другой корреспонденции, организация и контроль исполнения, формирование номенклатуры дел и справочных фондов, экспертиза научной и практической ценности, хранение и передача в архив, обеспечение секретности и сохранности служебной тайны.

Документооборот - движение документов в организации  с момента создания или получения  до отправки или передачи их на хранение.

В сферу делопроизводства включаются (как отмечалось выше):

•         прием, регистрация входящей и исходящей  корреспонденции, ее отправка;

•         прием      документов      на      рассмотрение      и      подписание администрацией;

•         контроль за правильностью оформления документов;

•         распределение    рассмотренных    администрацией    документов между структурными подразделениями  и сотрудниками для исполнения, ознакомление сотрудников с директивными актами администрации;

•         учет    стадий    прохождения    и    исполнения    документов    с обеспечением их сохранности;

•         систематизация документов и организация  их текущего хранения;

•         проведение экспертизы ценности документов;

•         сдача дел в архив и обеспечение их архивного хранения. Принято  выделять  несколько  видов  (групп) документов,  работа с которыми обязательна для любого учреждения, а именно:

1) директивные,  информационно-инструктивные и информационно-методические  материалы государственных органов власти и управления, в том числе федеральных и местных (указы, постановления,  правовые  акты,  инструктивные и  информационные письма,    методические    указания,    требования    к    статистической отчетности и др.);

2) организационно-распорядительная документация, которая состоит из трех групп документов:

а)     организационных    (устав,    положение,    правила    внутреннего распорядка, договор, инструкция и пр.)

б)  распорядительных (постановление, приказ, решение, распоряжение, указание и др.)

в)  справочно-информационных (деловое письмо, докладная записка, объяснительная     записка,      справка,      акт,      протокол,     доверенность, телефонограмма и пр.)

3)  документы,  связанные с оформлением трудовых  отношений (табель явки на работу, графики отпусков, трудовые книжки сотрудников, приказы о приеме и увольнении, а также оформление отпусков, наград, поощрений, взысканий и пр.);

4) финансовые  документы.

Документ является основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления, и от того, насколько эффективно организовано документационное обеспечение, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, общий результат деятельности учреждения. В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методической база - документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб ДОУ, подразделений и сотрудников. В число этих документов входят: положение о службе ДОУ, должностные инструкции работников, Инструкция по ДОУ (делопроизводству), Табель и Альбом унифицированных форм документов, применяемых в деятельности учреждения, Правила подготовки и оформления управленческих документов, инструкции о порядке работы с обращениями граждан, о порядке приема посетителей, о работе с документами ограниченного доступа и др.

Российской  Федерации общие принципы организации  работы с информацией и документацией  определены Федеральным законом  “Об информации, информатизации и защите информации” от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ. В частности, закон устанавливает, что:

документирование (т. е. запись информации на материальном носителе по установленным правилам) является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы;

документирование  осуществляется в порядке, устанавливаемом  органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность РФ.

Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область документационного обеспечения управления.

Государственное регулирование делопроизводства осуществляет Федеральная архивная служба России (Росархив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде РФ (утв. Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 552) и Положением о Федеральной архивной службе России (утв. Постановлением Правительства РФ от 28 декабря 1998 г. № 1562) осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт  России) осуществляет государственное  управление стандартизацией в РФ, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.

Правительство РФ, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного  обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.

Нормативные и  методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных  и нормативных правовых актов, принимаемых  на государственном уровне, а также  соответствующими министерствами и ведомствами.

Основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления является документ, и от того, насколько  эффективно организовано документационное обеспечение, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, общий результат деятельности учреждения. В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методической база – документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб ДОУ, подразделений и работников, в их числе:

положение о  службе ДОУ;

должностные инструкции работников;

инструкция  по ДОУ (делопроизводству);

табель и  альбом унифицированных форм документов, применяемых в деятельности учреждения;

правила подготовки и оформления управленческих документов;

инструкции  о порядке работы с обращениями  граждан, о порядке приема посетителей, о работе с документами ограниченного  доступа и др.

Документы, регламентирующие ДОУ в учреждении, разрабатываются на основе законов Российской Федерации, нормативных правовых актов в области информации, документации, организации делопроизводства и архивного дела с учетом специфики деятельности конкретного учреждения.

Организация ДОУ  в учреждении возложена на службу ДОУ (управление делами, канцелярию, общий отдел, секретарит), находящуюся в непосредственном подчинении руководителя.

Задачи, функции, порядок работы службы ДОУ регламентируются положением о ней, утверждаемым руководителем  учреждения, а функциональные обязанности, права, ответственность работников службы – должностными инструкциями. Примерное положение о службе ДОУ, а также примерная структура должностной инструкции для работников службы ДОУ содержатся в изданной Росархивом в 1991 г. Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – наиболее полном общеотраслевом документе, устанавливающим единые принципы и правила документирования управленческой деятельности и организации работы с документами в учреждениях. Новая редакция (ГСДОУ), разработанная ВНИИ документоведения и архивного дела и подготовленная для утверждения, также содержит положения, в соответствии с которыми должны разрабатываться положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников в учреждениях.

Важно подчеркнуть, что в современных условиях, когда  работа с управленческой документацией  во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции  службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов, контролем их исполнения и обеспечением сохранности документов. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

 

32. Вы работаете офис - менеджером. Вам необходимо составить телеграмму, в которой уведомить Ваших деловых партнеров о сроках оплаты полученной продукции. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно. 

Образец телеграммы (для юридического лица)

С УВЕДОМЛЕНИЕМ 

 

Руководителю_______________________________________________

Адрес ______________________________________________________

От кого_____________________________________________________ 

 

ТЕКСТ ТЕЛЕГРАММЫ

Вам необходимо направить денежные средства в счёт погашения долга за отгруженную продукцию ООО «Вита-Гарант» не позднее 3 дней с даты получения телеграммы.

"___"_________201_ г. 

С уважением, ООО  «Вита-Гарант».

г. Новосибирск, ул. Энгельса, д.41 (ООО «Вита-Гарант»)

 

 

 

 

 

 

47. Генеральный директор крупной фирмы направил представителя в филиал с целью детального анализа и оценки эффективности работы его руководителя.

В развитие управленческой ситуации необходимо ответить на следующие вопросы:

1. Какие управленческие документы  необходимо изучить представителю  отражающие неблагополучную (кризисную)  обстановку организации? 

2. Какие критерии по оформлению  управленческих документов способствуют  эффективной работе руководителя?

       3. Какая схема прохождения управленческой документации способствует более эффективному решению проблем в организации?

Как уже говорилось ранее, принятие решений является одним  из основных составляющих любого управленческого  процесса.

Процесс принятия решений при кажущейся простоте— очень непрост. В нем достаточно много тонкостей и подводных рифов, хорошо знакомых профессиональным менеджерам.

В каждой организации осуществляется разработка управленческих решений. И  в каждой организации практика разработки и принятия управленческих решений имеет свои особенности, определяемые характером и спецификой ее деятельности, ее организационной структурой, действующей системой коммуникаций, внутренней культурой.

Тем не менее имеется общее  характерное, для любого процесса принятия решений, где бы он не осуществлялся. Это тот единый стержень, который формирует технологию разработки и принятия решений, используемую в любой организации.

Как мы уже говорили выше, одной из отличительных черт теории принятия решений является наличие в ней методов, позволяющих обрабатывать как количественную, так и качественную (неколичественную) информацию.

При этом в процессе принятия решений большое внимание уделяется использованию методов экспертного оценивания, предназначенных как для работы с количественной, так и с качественной информацией.

Основное назначение экспертных технологий - повышение  профессионализма, а, следовательно, эффективности  принимаемых управленческих решений.

Проблемам, связанным с принятием управленческих решений, сегодня посвящена обширная литература. Здесь мы обсудим основные этапы процесса выработки и принятия управленческих решений, используемые любой организацией.

Возможны разные способы представления процесса принятия решений, в основе которых различные подходы к управлению: системный, количественный, ситуационный и т.д.

Современные технологии принятия управленческих решений, в  т.ч. возможности экспертного оценивания, позволяют при выработке и  принятии управленческих решений лицом, принимающим решения (ЛПР) учитывать основные аспекты взаимодействия "ситуация-ЛПР" за счет возможности использования качественных и количественных оценок как формализуемых, так и неформализуемых составляющих ситуации, в которой ЛПР осуществляет активные управленческие воздействия.

Для адекватного  представления ситуации, как правило, используются не только количественные данные, но и данные качественного  характера. Это обеспечивается с  помощью широко используемых в процессе принятия решений экспертных технологий.

Получаемая  информация о ситуации принятия решения  должна быть достоверной и достаточно полной. Недостоверная либо недостаточно полная информация может приводить  к принятию ошибочных и неэффективных  решений.

Представителю необходимо изучить управленческие документы (организационно-правовые), отражающие неблагополучную (кризисную обстановку) организации: учредительный договор, устав, положение об организации, положение о коллегиальных органах управления, структуру и штатную численность, штатное расписание, инструкции по определенным видам деятельности, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и др.

Организационные документы разрабатываются на длительный срок действия, что гарантирует законность и стабильность деятельности предприятия, для разных видов документов установлен различный порядок внесения изменений или порядок пересмотра содержаний, структурные изменения вносятся распорядительными документами руководителя, основное назначение распорядительных документов – это регулирование и координация деятельности, позволяющей органу управления обеспечивать реализацию целей и задач с максимальной эффективностью.

Более эффективному решению проблем в организации  способствует такая схема прохождения  управленческой документации: 1) для организации деятельности необходимо создать пакет организационных документов, в который входят устав, учредительный договор, положение об организации штатное расписание и др; 2) управленческие решения доводятся до исполнителей с помощью распорядительных документов. Основное назначение распорядительных документов – это регулирование и координация деятельности, позволяющей органу управления обеспечивать реализацию целей и задач с максимальной эффективностью. Приказ, распоряжение, указание, постановление, решение.

 

Библиографический список

1. Делопроизводство: Организация  и технологии документационного  обеспечения управления: Учебник  для вузов / Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006.

2. Кирсанова М.В., Аксенов  Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 4-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006.

3. Кудряев В.А. и  др. Организация работы с документами.  Учебник для вузов. – М.: Инфра, 2006.

4. Сергиенко В. В.  Документирование управленческой деятельности6 учебное пособие / авт. – сост.: В.В. Сергиенко, В. А.  Суровцева; Центросоюз РФ. – Новосибирск: СибУПК, 2004. – 140 с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение

Самостоятельная работа

 

Используя материалы  предприятия по месту работы, спроектируйте систему документооборота, отвечающую целям и задачам вашей организации.

Для этого необходимо выполнить следующие задания:

1. Провести анализ  сложившейся системы документооборота:

а) составить оперограммы движения входящих, исходящих и внутренних документов;

Оперограмма процесса управления конфликтами в отделе трудовых отношений ООО «СпецМонтаж».

Таблица 1 –  Оперограмма движения входящих документов ООО "СпеМонтаж"

 

Операции по потоку документов	Исполнители
	Менеджер	Руководитель  предприятия	Секретариат структурного подразделения	Руководитель  структурного подразделения	Исполнители
Приём документов	П
Первичная обработка  документов	П
Предварительное рассмотрение документов				П
Регистрация документов			Р
Рассмотрение  документов		Р
Передача документов исполнителям			П
Исполнение  документов					И

 

б) определить тип применяемой системы документооборота;

В зависимости  от объема информации, которую служба СДОУ получает и обрабатывает, система  ООО «Спецмонтаж» относится к  автоматизированному типу документооборота, который обрабатывает  менее 500 документов в год.

 в) вычислить объем документооборота за год, а результаты оформить в соответствующей таблице;

 

Таблица 2 - Объем  документооборота предприятия

Структурные подразделения	Входящие		Исходящие		Внутренние
		по группам  документов	по корреспондентам	по группам  документов	по адресатам	по группам  документов
Бухгалтерия	130	89	10	15	10
Отдел кадров	31	73	10	5	5
Секретариат	17	13	10	10	10
Итого	178	175	30	25	25

 

г) проанализировать систему регламентов по организации документооборота (инструкция по делопроизводству, положение о службе ДОУ, должностные инструкции специалистов службы ДОУ, действующая номенклатура дел и др.);

 

Таблица 3 –  Номенклатура дел в ООО «Спецмонтаж»

ООО «Спецмонтаж» НОМЕНКЛАТУРА  ДЕЛ 325 № 51 г. Бердск на 2013 год

УТВЕРЖДАЮ Начальник розничных  продаж должность руководителя ___________ / О.И.  Белых/ подпись расшифровка  подписи «21» 09. 2012 г.

 

№ п/п	Ин-декс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, частей) и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6
1	02-03	Инструкция  по делопроизводству	1	5 лет
2	02-03	Положение о  службе ДОУ	1	5 лет
3	02-03	Должностные инструкции специалистов службы ДОУ	6	5 лет
4	02-03	Распоряжения  начальник розничных продаж	8	1 год
5	02-03	Действующая номенклатура дел	1	Постоянно ст. 16

д) оценить уровень качества контроля исполнения документов;

Регистрационная карточка поступающей корреспонденции

 

Лицевая сторона

Входящий номер  и дата регистрации	От кого поступил документ	Количество  листов и экземпляров	Исходящий номер и дата полученного документа*
№18 01.10.2013	Секретаря	1	№18 01.10.2013

 

1. Принять на  работу заместителя руководителя розничных продаж.

2. Сроки работы  директора Линева А.П. в новой должности 1 год.

 

О.И. Белых

О.И. Белых

И.В. Васюков 

Прошу подготовить  проект

приказа о приеме на

работу к 05.09.2013

_________________

Личная подпись

02.09.2013

 

Дата передачи на испол- нение	Кому направлен документ	Расписка в получении	Дата возврата, расписка принявшего  документ	Номер дела, в котором хранится документ или отметка об уничтожении
03.09.2013	О.И. Белых		05.09.2013	№17

 

Отметка о контроле и исполнении ________19____________

                                                               дата, индекс исполнителя (ответа)

 

Адресат, содержание  О принятии на работу              

 

Когда и кем  документ снят с контроля О.И. Белых

Дело      18       Том 1           Листы 1

 

Подпись контролера

Фонд    17

Опись   21 

Дело     3

Регистрационная карточка отправляемой корреспонденции

Лицевая сторона

Порядковый регистрационный номер и дата	Количество листов и экземпляров	Кому направлен документ	Расписка в  получении или номер реестра, дата
№18 05.09.2013	Секретаря	1	№18 05.09.2013

 

Просим Вас  найти кандидатуру директора  в течение 30   дней.

О.И. Белых

Оборотная сторона

 

Входящий номер	Номер дела,	Отметка о полученном
исполненного	в которое помещена	ответе, дата
документа	копия документа  и номера листов
5	1	05.09.2013

 

О.И. Белых

И.В. Васюковой 

Прошу подготовить  проект

приказа о приеме на

работу к 05.09.2013

_________________

Личная подпись

05.09.2013

 

Отметка о контроле и исполнении ____18_