Документирование управленческой деятельности. 19

 

Министерство образования  и науки РФ

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

«Казанский национальный исследовательский технический  университет                      им.А.Н.Туполева-КАИ»

Лениногорский  филиал

Кафедра  Экономики и менеджмента

 

 

 

                       

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине: Документирование управленческой деятельности

вариант №10

            

 

 

 

Исполнитель:                          Д.М. Гатиятуллина,

                                                                     студент группы 28172                          

                                                                               направление   080100      

                         

                              Проверил:                               Р. Ф. Кашапов,

                                                                              доц. кафедры ЭиМ

                                          к.э.н.  

 

Лениногорск  2013

Содержание

 

Введение………………………………………………………………….. 3

1.Понятие языка служебных  документов………………………………. 4

2.Особенности  языка  служебных документов………………………… 8

Заключение………………………………………………………………..17

Список использованной литературы и источников информации……..16

Приложение………………………………………………………………..19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Документирование управленческой деятельности - основа делопроизводства и один из наиболее сложных вопросов, решаемых в процессе работы с документами. Правильно составленный и оформленный  документ упрощает и ускоряет процедуры  его обработки и позволяет  в дальнейшем лучше понять его  значение как исторического источника  и точнее установить срок хранения.

  Управленческая документация включает широкий круг разнородных документов, необходимых для выполнения функций управления в организации. Функциональная принадлежность документов - это первое, что следует учитывать при подготовке служебной документации. В современной практике используются унифицированные системы документации по таким направлениям деятельности, как бухгалтерский учет, отчетность и статистический учет, внешнеторговые и банковские операции, организационно-распорядительная деятельность, пенсионное обеспечение и др.

  Среди всех применяемых систем документации особое место занимает Унифицированная система организационно-распорядительной документации, применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации.

  Особое внимание уделяется языку и стилю служебных документов, т.к. при составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками. 

 

1.Понятие языка служебных документов

       Слово "документ" происходит от латинского documentum, что означает "поучительный пример, способ доказательства". В русский язык слово "документ" вошло в обиход в петровскую эпоху; документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость.

       Как  носитель информации документ  выступает в качестве непременного  элемента внутренней организации  любого учреждения или предприятия,  обеспечивая взаимодействие их  частей. Документы используют для  передачи информации во времени  и на расстояние. Документная  информация является основанием  для принятия управленческих  решений, служит доказательством  их исполнения и источником  для обобщений, а также материалом  для справочно-поисковой работы.

    Язык  служебных документов - это разновидность официально-делового письменного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов. Языком служебных документов факты и события освещаются объективно, кратко и ясно.

    Понятие служебный  документ (деловая бумага) используется в административно-управленческой деятельности общественной практики.

    В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. Понятие "служебный документ" охватывает многие формы управленческой деятельности, которые выражаются с помощью соответствующих документов:

- планирование - посредством  подготовки различных планов;

- учет - в виде составления  и обработки статистической, бухгалтерской  и оперативно-технической документации;

- инструктирование - в виде  издания инструкций, методических  указаний;

- контроль - путем сбора  сведений в письменном виде  и дачи указаний и т.д.

     Документация, будучи тесно связанной со  всеми формами управленческой  деятельности, используется управленческим  аппаратом в качестве способа  и средства реализации возложенных  на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях  является обязательным, предписывается  законом и актами государственного  управления, поэтому оно является  одним из средств укрепления  законности, контроля исполнения, трудовой  дисциплины. Юридическое значение  документов  чрезвычайно важно  для управленческой деятельности, так как служат способом доказательства  заключенной в них информации  и представляют одну из форм  выражения права.

    Одни документы,  например правовые акты представительных  и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные  акты, договорная документация, изначально  обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя  правовые нормы и правоотношения  или прекращая их действия. Другие - а к ним можно отнести практически  любой документ - наделяются юридической  функцией в случаях использования  их в качестве доказательства  в суде, органах следствия и  прокуратуры, нотариате, арбитраже  и др.

    Современный служебный  документ -  это  прежде всего письменный текст, зафиксированный средствами графики языка слов. Языковой материал, содержащийся в элементах оформления документа или во внетекстовых формах передачи информации - чертежах, схемах, диаграммах и т. д., выполняет вторичную, ориентирующую функцию.

По способу синтаксической организации речи, а также по виду ее пунктуационного и пространственно-графического оформления могут быть выделены следующие виды текстов:

- Традиционная линейная запись связной речи

Тексты документов c линейной записью речи представляют собой  последовательность полностью синтаксически  оформленных предложений, соответствующих по стилю изложения традиции служебной переписки. Примерами могут служить доклады, отчеты, служебные письма и т.д.

- Трафарет - способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Примеры трафаретных текстов - бланки справок, командировочных удостоверений.

Процесс создания трафаретных  документов - это выделение для  группы однородных документов постоянных частей текста или реквизитов и определение  объемов пробелов для вписывания меняющихся сведений. Применение трафаретных  бланков значительно сокращает  время, затрачиваемое на составление  документов. При составлении текстов-трафаретов важно помнить следующую закономерность порядка слов в русском языке: постоянная информация всегда предшествует переменной. Поэтому текст  трафарета не может начинаться с пробела. Постоянная информация всегда располагается до сказуемого, которое является организующим членом предложения.

Пример текста-трафарета:

 

Справка N________

 

Выдана ____________________________в том, что _________________

 

Справка дана для представления ______________________

 

- Анкета - способ пространственной организации текста, при котором постоянная информация дана в виде перечня вопросов, предусматривающих строго определенный набор ответов. В виде анкет составляются личные листки по учету кадров, сводки, личные карточки, различные заказы и т.д. Тексты анкеты можно рассматривать как регламентированную диалогическую речь.У анкеты есть сходство с трафаретом, но есть и отличия, например: неодинакова синтаксическая организация речи; анкета - это перечень заранее подготовленных вопросов (вопрос - ответ, два связанных по смыслу самостоятельных предложения). Кроме того, содержание анкеты, как правило, оказывается более  дробным, чем в трафарете. Текст ее располагается по вертикали.

Пример:

 

Фамилия________________

 

Имя____________________

 

Отчество_______________

 

Год и место рождения____ и т.д.

 

- Таблица - способ пространственной организации текста, предполагающий внесение информации (показателей) в соответствующие графы: по горизонтали - общее наименование показателей (постоянная информация), по вертикали - конкретные данные (переменная информация) в цифровом или словесном выражении. Фраза в документе, выполненном в виде таблицы, по структуре представляет собой предложение, в котором в роли подлежащего выступают показатели документов, а в роли сказуемого - их числовые или текстовые соответствия. В таблице количественная информация передается словами, цифрами или смешанным способом.

Следует отметить, что в  одном документе допускается  сочетать тексты разных типов. Традиционная запись связной речи может быть иллюстрирована табличным материалом, она может предварять анкету и т. д. Форма, в которой представляются тексты документов, определяется характером содержащейся в них информации.

    По функциональному признаку выделяют следующие основные группы служебных документов: деловые письма, информационно-справочные, личные документы.

     Составление текста служебного документа - всегда акт речевого творчества, каким бы письмо не было - регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности.

2.Особенности языка служебных  документов

Язык служебных документов имеет свои особенности: резкое, в сравнении с другими языковыми стилями, сужение диапазона используемых речевых средств; высокую степень повторяемости (частотность) отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. Эти особенности отражаются в оформлении деловых бумаг и документов: их типологии, композиции, расположении частей текста, рубрикации, шрифта и т.д. Стандартизация официально-делового стиля влечет за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.

  Текст документа  по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, распоряжение, акт и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или  приказ по личному составу, письмо-предложение  или гарантийное письмо, акт ревизии  кассы или акт о выделении  к уничтожению документов с истекшими  сроками хранения и др.).

Вместе с тем  можно  выделить общие требования к текстам  служебных документов:

- краткость и  точность  изложения информации, исключение  двоякого толкования;

- объективность  и достоверность  информации;

- составление,  по возможности, простых, т. е. содержащих один вопрос, документов  для облегчения и ускорения  работы с ними;

- структурирование  текста  документа, деление его  на  такие смысловые части, как   введение, доказательство, заключение;

- широкое использование   трафаретных и типовых текстов   при описании повторяющихся управленческих  ситуаций.

    При составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:

- полнота и своевременность  информации. Основная задача составителя документа предельно четко отразить сведения, имеющие (приобретающие) правовую силу.

- нейтральный (без эмоциональной  окраски) тон изложения, который  предусматривает изложение текста  от 3-го лица («компания направляет»,  «банк не возражает»); отсутствие  эмоциональной окраски фактов, событий;  отсутствие личностного подхода  к оценке информации, т.к. автор  действует от имени организации.

- точность и ясность  изложения (исключение образных  слов и выражений, использование  уточнений и дополнений и т.  д.). Точность и ясность документов  достигается тщательным подбором  слов; использованием слов и терминов  в традиционных для норм общелитературного  языка значениях, не допускающих  иного, чем задумано автором,  толкования написанного; прямым  порядком слов в предложении  (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым  словом).

- лаконичность, краткость  текста и четкость изложения,  исключение второстепенных деталей  и повторов, излишних подробностей  немногословность и т. д.). Тексты  писем, докладных и служебных  записок, других документов, как  правило, не превышают одной страницы.

- убедительность служебных  документов достигается:

- наличием достоверной  информации;

- наличием веских аргументов, побуждающих получателя документа  к совершению определенных действий;

- логикой изложения;

- безупречностью формулировок  в юридическом отношении;

-обоснованностью предложений  автора (со ссылками на нормативные  акты).

-употребление устойчивых (шаблонных) словосочетаний (стандартных  оборотов). Устойчивые словосочетания - это употребление большинства  слов в служебных документах  только с одним или ограниченной  группой слов. Применение устойчивых или стандартных словосочетаний (готовых языковых клише) дает возможность:

- авторам - оперативно  составлять документы;

- адресатам - облегчить  восприятие документов,

- создать типовые (трафаретные)  формы документов по стандартным  ситуациям.

    К наиболее  используемым относятся следующие словосочетания: контроль возлагается..., выговор объявляется..., должностной оклад устанавливается..., в связи co сложным положением..., в целях обеспечения..., в соответствии с Вашей просьбой..., считаем необходимым..., согласно   приказу..., принимая во внимание..., допущены просчеты..., утвердить и ввести в действие..., сообщаем, что в период…, направляем на рассмотрение и утверждение, проверкой установлено, что и т.п.

  Деловая речь становится фразеологически устойчивой, наполняется готовыми языковыми формулами, трафаретами, штампами. Примером таких штампов являются, в частности, конструкции с отыменными предлогами, мотивирующими действия: в соответствии с решением (приказом, распоряжением), в связи с началом (возможностью, необходимостью), в целях улучшения (ограничения, экономии) и т.п. Подобные выражения (независимо от того, осознает это говорящий или нет) нередко начинают выполнять функцию терминов, отвечающих специфике той или иной управленческой ситуации.

  Ту же роль играют так называемые канцеляризмы: исходатайствовать, завизировать, заслушать, надлежащий, непринятие (мер), малоупотребительные в других стилях языка.

- ограниченная сочетаемость  слов.

-Правильно Неправильно

-Вносить предложения Давать предложения

-Предоставить кредит Выдать кредит

-Обладать правом Владеть правом

-Вступать в силу Входить в силу

  Ограничение типов языковых единиц, используемых в деловых текстах, и общая регламентация формы документов обусловливают другую важнейшую особенность деловой речи -- высокую частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. В качестве простейшего примера можно указать на абсолютное преобладание форм именительного падежа в элементах оформления документов, в текстах, построенных по принципу анкет или таблиц.

  Тексты, в основе которых лежит «естественная» связная речь, разумеется, имеют более сложную грамматическую организацию. Однако и в этом случае воспроизводимость отдельных языковых единиц оказывается значительно более высокой, чем в других разновидностях речи. Главная причина этого явления -- сознательная установка на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения.

  Так, в документах, как правило, не допускается использование неологизмов (даже образованных по традиционным моделям), если они не имеют терминологического смысла и могут быть заменены общелитературными словами. Если же они употребляются, то нуждаются в пояснениях в тексте (обычно в скобках).

  При использовании терминов (а в деловом языке они распространены очень широко) не допускается искажение их формы или замена профессионализмами, жаргонизмами и т. п.

  В деловой речи ограничены возможности лексической сочетаемости слов: служебное письмо --составляется (не пишется) и направляется (не посылается), выговор -- объявляется, порицание -- выносится, оклад -- устанавливается и т.д.

- использование отглагольных  существительных.

-Правильно Неправильно

-Оказать содействие Посодействовать

-Оказать поддержку Поддержать

-Произвести ремонт Отремонтировать

- употребление специальных  терминов («решили», «постановили»,  «приказываю»);

- использование общепринятых  сокращений. Это позволяет уменьшать  объемы документов, ускорять восприятие  информации. Сокращению подлежат: отдельные слова (например, рубль - руб.); словосочетания (например, и так далее - и т д.). При использовании сокращений необходимо учитывать, что они должны быть понятны адресату, одинаковы по всему тексту документа (например, недопустимо в одном тексте использовать сокращение слова «господину» как «г.» и «г-ну»).

- использование универсальных  слов с неопределенным значением;

- исключение из текста  архаизмов («сего года», «при сем направляем»).

-Правильно Неправильно

-Продлить пролонгировать

-объявление анонс

-представить репрезентовать

  Сопоставление деловых, научных, публицистических (газетных) и художественных текстов позволяет выделить и некоторые грамматические особенности официально-делового стиля:

1. Преимущественное использование  простых предложений (как правило,  повествовательных, личных, распространенных, полных). Вопросительные и восклицательные  предложения практически не встречаются.  Из односоставных активно употребляются  только безличные и в некоторых видах документов (приказах, служебных письмах) -- определенно-личные:

В целях... необходимо выделить...; В случае... придется сократить...; Приказываю...; Обращаем Ваше внимание...

Из сложных предложений  более распространены бессоюзные и  сложноподчиненные с придаточными изъяснительными, определительными, условными, причины и цели, а также конструкции  типа:

-выполнили договорные условия, что позволяет...

-Широкое употребление конструкций с отыменными предлогами.

В порядке надзора...; В  связи с отказом...; ...по причине  недоотгрузки материалов) позволяет избегать употребления сложноподчиненных предложений с придаточными причины, цели, условными. Придаточные части места и времени вообще малоупотребительны.

2.Использование предложений  с большим числом слов, что  обусловлено:

1) распространенностью предложений.  Очень часты, например, конструкции  с последовательным подчинением  однотипных падежных форм (обычно  форм родительного падежа):

Назначение заместителя начальника цеха термообработки металла Т.Н. Николаева на должность главного инженера завода поддержано всем коллективом предприятия;

2) обилием предложений  с однородными членами (их число  даже в линейно записанных  фразах может достигать двадцати  и более); крайним случаем сложных  перечислений являются рубрицированные построения типа:

...постановляет:

1. Определить... а)... б)... в)...;

2. Организовать... а)... б)... в)...;

3.Назначить...,

причем каждая рубрика  может быть любой сложности (включать однородные члены предложения, дополняться  самостоятельными предложениями и  т.д.); рубрицированные перечисления могут включать десятки и даже сотни слов.

  На размеры предложений в деловом языке не очень влияет даже наличие или отсутствие в них обособленных оборотов. При этом активно используются только причастные обороты и обособленные дополнения с мотивирующими отыменными предлогами. Деепричастные обороты встречаются редко, причем обычно они представляют собой устойчивые конструкции типа:

исходя из...; принимая во внимание...; учитывая, что...

3. Активное использование  страдательных конструкций типа:

представляется возможность..., комиссией было обнаружено...

и безличных форм, хотя в  целом документ составляется, как  правило, от третьего лица.

4. Использование нетипичных  для других языковых стилей  способов словоизменения, например  развитие форм множественного  числа у отвлеченных существительных.  Весьма специфичны такие способы  управления, как:

закончить строительством, принять с хорошим качеством, передать по принадлежности и т.п.

   Несмотря на то, что подобные обороты встречаются в деловой речи довольно часто, по-видимому, их следует избегать, поскольку они не соответствуют нормам общелитературного словоупотребления.

  Таким образом, процесс стандартизации деловой речи охватывает все уровни языка и лексику, и морфологию, и синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящими как особый, функционально ориентированный тип языкового нормирования текстов, т. е. особый функциональный стиль.

  Общая схема стандартизации деловой речи в целом достаточно проста: типовая ситуация - стандартизованная речевая манера. Однако языковые средства, используемые деловой речью, достаточно многообразны: причем они отлично приспособлены для передачи весьма специфичной производственной, юридической, финансовой и административно-управленческой информации.

  Деловая речь накопила огромное число проверенных многолетней практикой терминов, формул, оборотов речи. Кроме того, использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет говорящему (пишущему) не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация (точнее, терминологизация) деловой речи существенно повышает информативность документов, заметно облегчает их восприятие и оценку специалистами, что способствует большей оперативности документооборота в целом.

  Совершенно не правы те, кто видит в стандартизации деловой речи «обеднение» и даже «порчу» литературного языка. Плох не «канцелярит» как таковой -- напротив, его развитие соответствует общим закономерностям эволюции современного общества, например все большей автоматизации труда, внедрению компьютерных способов обработки, передачи и хранения информации. Плохо злоупотребление «кацеляритом» там, где он неуместен, - в публицистике, в художественной литературе, в обиходном общении.

 

Заключение

  Чтобы правильно и быстро составить служебный документ, необходимо использовать клише, штампы, стандарты. Именно использование унифицированных формул позволяет быстро и качественно составить документ;

  При редактировании документов нельзя ограничиваться только проверкой собственного текста документа; важная смысловая информация, логически связанная с текстом, содержится в таких реквизитах, как заголовок к тексту, адресат, отметка о приложении, подпись, оформление которых должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .

   Композиционная структура документа, стиль изложения и языковые средства, используемые при составлении текста документа, выбираются в соответствии с видом документа; независимо от вида унифицированного документа его синтаксис, т.е. порядок слов в предложении, должен отражать логическую последовательность элементов содержания и соответствовать традиционным для русского языка нормам словорасположения: группа подлежащего предшествует группе сказуемого. Это так называемый прямой порядок слов в предложении;

  Составители различных документов нередко делают ошибки, являющиеся источником различных помех: технических, структурных, грамматических, семантических, синтаксических и стилистических.

  К техническим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста, вызванные небрежностью составителя;  источником структурных помех является неверное построение текста, несоразмерное расположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре документа и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение данного условия приводит к сложным конструкциям и неясному тексту; к грамматическим помехам приводит незнание правил орфографии и пунктуации. Нельзя забывать, что отклонения от общелитературных норм языка допустимы только в отдельных видах документов и в отдельных его частях.

   Неправильное использование слов и терминов приводит к семантическим помехам. К этой группе ошибок относится основное количество служебных документов. Используя как русские слова, так и слова иностранного происхождения и термины, составитель должен точно знать их смысл;

  К стилистическим помехам относятся: искусственное удлинение речи, употребление архаизмов (устаревших слов и оборотов), употребление слов, не относящихся к официально-деловому или нейтральному стилю.

Основное требование, предъявляемое к служебному документу - объективность содержания, что обусловливает, как правило, нейтральный тон изложения. Следует учитывать, что служебные документы пишутся в доброжелательном тоне, не допускается иронизирование, проявление грубости и т.п. Деловое общение эффективно тогда, когда составитель документов учитывает все этические моменты при констатации и интерпретации ситуаций, возникающих в управленческой деятельности. Поэтому административный речевой этикет имеет огромное значение.

 

Список использованной литературы и источников информации

1. Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России N 65-ст. от 3 марта 2003 г.
2. Кирсанова М. В., Аксёнов Ю. М. «Курс делопроизводства» - М,: 1998.
3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,
4. 1999Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству / М.В.Стенюков. - М.: Издательство «ПРИОР», 2002.
5. Чуковенкова А.Ю. Оформление документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» / А.Ю.Чуковенкова - М.: Издательство Дело, 2004.