Документирование управленческой деятельности. 18

Федеральное агентство  по образованию

Государственное образовательное  учреждение

высшего профессионального образования

«Санкт-Петербургский государственный

инженерно-экономический университет»

 

 

Кафедра исследования операций в экономике

имени профессора Ю. А. Львова

Контрольная работа по дисциплине

 

 

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

 

 

 

 

Выполнил: ______________________________

^{(Фамилия  И.О.)}

студент___курса _5 лет 10 мес._спец. _________

                                        ^{(срок обучения)}

    группа_____________№ зачет. книжки ______________

 

Подпись: ___________________________________________ 

Преподаватель: ________________________________

^{(Фамилия  И.О.)}

Должность:  ________________________________________________

^{уч. степень, уч. звание}

Оценка: _____________Дата: __________________________

Подпись: ___________________________________________                                                              

                                                                Санкт-Петербург

2013

Контрольные задания.

1. Вид документа. Связь видов документов с функцией управления.

2. Требования к составлению и оформлению приказов по основной деятельности. Привести пример оформления выписки из приказа.

3. Требования к составлению и оформлению служебных писем. Основные различия между служебным письмом и служебной запиской. Приведите примеры оформления служебного письма и служебной записки.

4. Составление заголовков дел. Установление сроков хранения дел. Формирование дел.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Вид документа. Связь видов документов с функцией управления.

 

В соответствии с терминологическим государственным  стандартом термин «вид документа» определяется как «принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения». Вид документа указывается на каждом управленческом документе (кроме письма). В соответствии с определенным видом (наименованием) складывается его формуляр, правовая значимость, структура текста, порядок введения в действие.

Вид - это  понятие, употребляемое для обозначения  группы документов одного названия (приказ, акт, записка). Разновидность документа детализирует понятие «вид», уточняет характер деятельности, документированный данным видом (служебная записка, докладная записка, объяснительная записка, пояснительная записка).

Любое управленческое решение выносится на основе информации, а правильность принятого решения зависит от полноты, достоверности и своевременности представленной информации. Документ обеспечивает закрепление, сбор, обработку, передачу, использование и хранение информации.

Формы управления тесно связаны с видами документов, например, учет - с написанием различных отчетов; планирование - с составлением планов; инструктирование - с разработкой методик, инструкций; руководство - с изданием приказов, распоряжений.

Однако документы одного наименования (вида) могут быть различны по назначению, содержанию, порядку оформления, сфере применения. Понятие «разновидность» уточняет характер применения того или иного вида документа и его принадлежность к той или иной системе документации. Например, вид документа акт и его разновидность: акт сдачи объекта в эксплуатацию; акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения; акт ликвидации организации и др.

 

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ. 

Понятие организации лежит в  основе всей управленческой деятельности. Эта функция, безусловно, является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать ее деятельность, регулировать и контролировать. В составе организационной функции выделяются подфункции, например создание организации, установление структуры и штатной численности, распределение обязанностей между руководством, регламентация деятельности подразделений и работников, установление системы оплаты труда, режима работы и др. Содержанием организационной функции определяется назначение организационно-правовых документов – регламентировать деятельность организации во всех ее аспектах.

К организационным документам относятся:

1. Положение об организации (или устав организации) - правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации. Оно определяет статус организации, порядок её создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации.
2. Инструкция – правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц и граждан.
3. Договор – правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности. Договор выступает в качестве основного документа, устанавливающего разнообразные связи и экономические отношения между гражданами, гражданами и организациями и между организациями.

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ.

Система распорядительных документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование деятельности необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов). Деятельность по регулированию необходима для устранения возникающих помех, отклонений от параметров, заданных плановыми документами. Главная задача регулирования – обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации.

Решения, принимаемые  в процессе регулирования, фиксируются в документах, составляющих систему распорядительной документации.

К распорядительным документам относятся:

 

1. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия) действующего на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением.
2. Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый руководителями разных уровней.
3. Решение – распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (муниципальные органы управления, ученые и методические советы, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров и др.).
4. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ.

 

Процесс принятия решения в самом общем виде представляет собой преобразование некоторой исходной информации. В этом процессе выделяется два основных этапа: информационная подготовка решения (стадия «предрешения»), состоящая из сбора информации, ее анализа, классификации, обобщения, поиска альтернатив, и собственно принятие решения. Информация о положении дел в системе управления и о необходимости принятия решений того или иного типа поступает в управляющий орган в виде документов особого типа, отличных от рассмотренных выше. Это документы, которые в практике управления принято называть справочными, информационно-справочными, аналитическими или информационно-аналитическими.

Общее назначение этих документов – доставлять в  орган управления информацию о фактическом  положении дел в системе, о сбоях в системе, о ситуациях, нуждающихся в корректировке посредством принятия решения. Информация о положении дел в системе может поступать из различных источников: от подразделений, отдельных работников, подведомственных и сторонних организаций, от специально созданных с различными целями комиссий и других источников.

К информационно-справочным документам относятся:

1. Акт – это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов.
2. Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
3. Объяснительная записка - документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладной записки тем, что не содержат выводов и предложений.
4. Справки – документ, содержащий описание или подтверждение фактов и событий. Справки бывают двух разновидностей: служебного и личного характера.
5. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.
6. Телеграмма (телетайпограмма) – обобщенное название различных документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста: по телефону или телетайпу.
7. Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки).
8. Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия любого вила документа (рукописного, печатного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

2. Требования к составлению и оформлению приказов по основной деятельности. Привести пример оформления выписки из приказа.

 

В зависимости  от содержания различают приказы  по основной деятельности и по личному  составу. Приказы по основной деятельности могут издаваться по указанию вышестоящих или контролирующих органов, по инициативе руководителя и на основании докладных записок должностных лиц. Если основанием для издания приказа послужило указание вышестоящего органа, то в приказе надо указать название, номер и даты документа.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для издания приказа, в распорядительной – предписываются конкретные действия. Распорядительная часть приказа начинается словом «Приказываю».

Приказ оформляется  на общем бланке организации или  на бланке приказа. В состав формуляра  приказа входят следующие реквизиты: наименование вышестоящей организации (если имеется); наименование организации; название вида документа; дата; номер; место составления; заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «о чём?» (например, «О повышении квалификации работников бухгалтерии», «Об учетной политике в 2004 г.» и т.д.); текст; подпись; визы; гриф согласования.

В констатирующей части излагаются причины издания  приказа, цели и задачи предписываемых действий.

Если приказ издается во исполнение директивных  указаний, то при ссылке в тексте на нормативный акт необходимо указать: название документа (нормативного акта); наименование органа, издавшего документ; даты; номер; заголовок к тексту документа (если он есть), на который дается ссылка, например: «Во исполнение решения управы района «Мещанское» ЦАО г. Москвы от 10 мая 2004 г. №56 «О мерах по…».

Констатирующая  часть может быть опущена, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

Распорядительная часть излагается в повелительной форме с формулировками «ПРИКАЗЫВАЮ» (пишется прописными буквами, с новой строки от нулевого положения табулятора).

В распорядительной части содержатся предписания, излагаемые по пунктам с указанием исполнителей и сроков исполнения. Срок исполнения может быть общим для всех предписываемых действий или дифференцированным по отдельным пунктам. Отдельным пунктом определяется орган или должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением приказа.

Текст приказа  подразделять на параграфы нельзя. При необходимости разделения текста на составные части (разделы, подразделы, пункты) их следует нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела, разделяемых точкой. Пункты нумеруются в пределах раздела, если нет подразделов. Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделяемых точками, например: 1.1.3, 5.14.4. Допускается сквозная нумерация составных частей арабскими цифрами. В последнем пункте могут перечисляться ранее изданные распорядительные документы, отменяемые, дополняемые или изменяемые настоящим приказом.

Распорядительная  часть приказа может излагаться в табличной форме.

После подписания приказы регистрируются, а затем размножаются в количестве, необходимом для рассылки заинтересованным организациям и структурным подразделениям. Список на рассылку готовим исполнитель. Список адресатов печатают либо на обороте последнего листа приказа, либо на отдельном листе бумаги.

Приказ вступает в силу с момента его подписания.

Все лица, указанные в приказе, расписываются на первом экземпляре или на отдельном листе бумаги в том, что они ознакомлены с содержанием.

При большом  тексте в приказе излагаются лишь основные вопросы, основной текст – в приложениях к приказу. Приложения (таблицы, списки, схемы, графики, организационно-правовые документы, инструкции, положения и т.д. показываются в соответствующих пунктах текста приказа, например: Приложение №1 Приложение №2 и т.д.

На самом  приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово  «Приложение» с указанием, к какому приказу или пункту приказа оно относиться.

 

Пример приказа по основной деятельности организации:

 

Общество с ограниченной ответственностью «Рентал Тех»

192289, Санкт- Петербург, пр. 9-го Января, д. 19

Р/с 40702810900000012890,

в ОАО «МБСП» г. Санкт-Петербург

К/с 30101810600000000760

БИК 044030760, ИНН 7816396085

КПП 781601001,тел   (812) 333-28-57

факс (812) 333-28-56

 

 

 

ПРИКАЗ 

 

31.08.2006          №1

 

г. Санкт-Петербург

 

 

 

О возложении обязанностей

 

В связи с избранием меня на должность  Директора по Протоколу общего собрания учредителей ООО «Рентал Тех» №1 от «31» августа 2006г. и в связи с отсутствием в штатном расписании должности главного бухгалтера и другого счетного работника по ведению бухгалтерского учета

 

 

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

 

возложить обязанности по ведению бухгалтерского учета Общества с ограниченной ответственностью «Рентал Тех» на себя с полной материальной ответственностью.

 

 

Директор

ООО «Рентал Тех»        Караван В.В

3. Требования к составлению и оформлению служебных писем. Основные различия между служебным письмом и служебной запиской. Приведите примеры оформления служебного письма и служебной записки.

1. Требования к составлению и оформлению служебных писем.

Служебное письмо – наиболее массовый вид управленческой документации. Сегодня  уметь составить служебное письмо или телеграмму, словом, любой справочно-информационный документ необходимо любому работнику аппарата управления. Это одно из средств обмена информацией и оперативного руководства разнообразными процессами деятельности организации.

Письмо – обобщенное название различных  по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, фельдъегерской связью, посредством факсимильной связи, электронной почты и т.д.

Практика свидетельствует, что письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо одновременно обратиться в учреждение по нескольким различным вопросам, то целесообразно составить несколько писем. Это ускорит их исполнение.

Служебное письмо пишется на бланке организации формата А4 или А5. Рекомендуется использовать два  вида бланков: общий и бланк для  писем.

Обязательными реквизитами служебного письма являются: наименование организации  и её подведомственность; наименование структурного подразделения ( в отдельных случаях); справочные данные об организации; дата; регистрационный номер; ссылку на дату и номер поступившего документа; адресат; заголовок к тексту; подпись; отметка об исполнителе в сопроводительных письмах; отметка о наличии приложений; в отдельных случаях – печать; фамилия, имя отчество и телефон исполнителя; отметка о направлении копии в другие адреса.

С левой стороны бланка, на котором оформляется письмо, оставляют поля шириной до 20 мм для подшивки письма в дело.

Письма изготавливаются в двух экземплярах. Чтобы письмо не задержалось  на почте, адрес на письме следует писать четко и разборчиво чернилами или шариковой ручкой.

В письмах в два или три  адреса не следует перед адресатами писать «Копия». При рассылке писем  по рассылочному списку допускается  в адресующей части не проставлять  почтовый адрес адресата.

Если организации-адресату необходимо, чтобы письмо было отправлено конкретному должностному лицу, в адресующей части следует указать должность, фамилию и инициалы этого должностного лица.

Письма подписываются должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей.

Письма, отсылаемые за подписью руководителя организации, должны быть завизированы (на вторых экземплярах) исполнителем письма, руководителем структурного подразделения, а в особо важных случаях – и заместителем руководителя.

Содержание текста служебных писем  излагаются от первого лица множественного числа (направляем, сообщаем и т.д.) или от первого лица единственного числа (прошу, сообщаю, предлагаю).

Существует точка зрения, что всякое письмо должно состоять из трех элементов: введения, доказательства и заключения. Практика показывает, что зачастую никаких введений и заключений в письме не требуется, а механическое искусственное деление текста на три части делает его шаблонным и логически нестройным. Однако в том случае, когда письмо составляется с учетом всех трех элементов, эти элементы могут располагаться в прямом и обратном порядке.

Прямой порядок расположения элементов:

1. Введение.

Из потупивших сведений видно, что при отправке Вами по ж.д. заказов имели место  случаи недостаточно тщательной упаковки товаров, в результате чего со стороны  отдельных клиентов, пользующихся услугами нашей фирмы, последовали нарекания, в справедливости которых трудно усомниться.

2. Доказательство.

Установлено, что причиной повреждения товаров  в пути могла быть только небрежность  при упаковке.

3. Заключение.

Требуем принять меры у предотвращению впредь таких явлений.

Обратный порядок расположения элементов. При этом в подавляющем большинстве случаев письма состоят из двух элементов:

1. Заключение.

Просим выделить на 15 марта с.г. в наше распоряжение грузовую автомашину.

2. Доказательство.

В случае, если вы по каким-либо причинам не сможете  прислать автомашину, отгрузка вашего заказа задержится. Строгий деловой тон в сочетании с тщательно отобранной лексикой и простотой изложения обеспечат убедительность письма.

2. Основные различия между служебным письмом и служебной запиской.

п/н	Служебное письмо	Служебная записка
1	Переписка с вышестоящими и другими  организациями (внешний документ)	Внутренний документ организации. Обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне
2	Пересылается по почте, курьером, факсом, электронной почте и пр.	Передается лично в руки адресату или через уполномоченного сотрудника (секретаря)
3	Составляются работником или руководителем на имя руководителя или специалиста другой организации	Составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения
4	Широкий спектр содержания писем (практически  нет ограничений)	обычно содержат определенную просьбу, предложение
5	Изготавливаются в 2-х экземплярах	Изготавливаются в 1-ом экземпляре

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Приведите примеры оформления служебного письма и служебной записки.

 

 

Пример оформления служебного письма:

 

 

 

Общество с ограниченной               УФК по г. Санкт-Петербурга

ответственностью «Рентал Тех»             (Управление Госавтоинспек-

192289, Санкт- Петербург,               ции ГУВД по СПб и Лен.

пр. 9-го Января, д. 19               области)

Р/с 40702810900000012890,

в ОАО «МБСП» г. Санкт-Петербург

К/с 30101810600000000760

БИК 044030760, ИНН 7816396085

КПП 781601001,тел   (812) 333-28-57

факс (812) 333-28-56

 

 

11.09.2008 №15

 

 

Об изменении назначения платежа

 

 

             Просим в Платежных Поручениях  №111 от 10.09.08г. на сумму 30 руб.00 коп., №112 от 10.09.08г. на сумму 30 руб.00 коп., считать верным следующее  назначение платежа : « Плата  за выдачу талона ГТО».

 

 

 

 

 

С уважением,

Генеральный директор ООО «Рентал Тех» _______________/Фишков Л.А./

 

Пример оформления служебной записки:       Административно-хозяйственный  отдел      Начальнику службы охраны Д.В. Еремину СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА   14.02.2006 № 10   О доступе сотрудников  в офис в выходной день               В субботу 18.02.2006 с 13-00 до 15-00 в офисе будут проводиться работы, связанные с сервисным обслуживанием кондиционеров. Прошу Вас разрешить доступ следующих сотрудников компании ООО "АэроВент" для выполнения этих работ:   1. Королев Роман Николаевич. 2. Машков Геннадий Сергеевич.       Начальник отдела А.С. Антипов

 

 

 

 

 

 

4. Составление заголовков дел. Установление сроков хранения дел. Формирование дел.

4.1 Составление заголовков дел

 

Заголовок дела – это краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

Заголовок дела является важнейшим элементом номенклатуры дел, при этом он должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

• название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
• название организации или структурного подразделения (автор документа);
• название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
• краткое содержание документов дела;
• название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
• дата (период ), к которой относятся документы дела.

Состав элементов  заголовка дел определяется характером документов, помещенных в дело. При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке, например: "Отзывы и заключения на научные работы, присланные в …", "Протоколы и стенограммы заседаний Ученого совета…".

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью  делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

Пример: "Документы  о проведении научных конференций  и симпозиумов (планы, списки, доклады)". Термин "документы" применяется  также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу. Пример: "Документы к  протоколам заседания коллегии министерства".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и  по какому вопросу она ведется. При  этом:

• в заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией";
• в заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: "Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности";
• в заголовке дел, содержащих переписку с одним корреспондентом, указывается конкретный корреспондент, например: "Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы".
• При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:
• если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения";
• Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например: "Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например: "Годовые отчеты ЗАО "ТЕРМИКА" о работе Управления производства и внедрения информационных систем".