Документирование управленческой деятельности. 26

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

 

КАЛИНИНГРАДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

        

КАФЕДРА  УПРАВЛЕНИЯ ПРОИЗВОДСТВОМ

 

 

 

         Контрольная работа                                                     Контрольная работа защищена

         допущена к защите,                                                       _______________________

         преподаватель                                                               (оценка)

         Курдюкова С.М.__________                                      ст. преподаватель       

                                                                                                 Курдюкова С.М.___________

         «_____» ___________20__                                                                              (подпись)

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

По дисциплине: « Документирование управленческой деятельности»

 

 

 

                                                                     Выполнил:

                                                                                                       студент группы

 10-ВЭУ-2

                                                                                                       Василенко М.С.

 

 

Калининград  2012г.

1 Визитная карточка как  средство обращения и правила  ее использования

Происхождение визитной карточки соотносится с понятием «визит» (фр. Visit). Визитную карточку можно назвать своеобразным документом передающимся сторонами в ходе визита.

История развития визитной карточки предположительно начинается во Франции в XVII веке. Известно, что в этот же период германские студенты (город Падуя) перед отъездом на каникулы оставили преподавателям красочные миниатюры – фамильные гербы со своею подписью и датой вручения. Самые ранние визитные карточки датируются 1731 г. (Флоренция).

В Китае  считают, что визитные карточки применяют там уже несколько  столетий.

В Японии визитные карточки стали использоваться чиновниками  в 70-х гг. прошлого века, а в наше время обычай распространился на область личных взаимоотношений.

В наше время визитная карточка стала составляющей имиджа фирмы  и ее владельца. Она является выражением как индивидуального стиля и  вкуса человека, так и фирменного, корпоративного стиля.

Визитные карточки печатаются на плотной бумаге небольшого формата: 5х9 см., для женщин, в качестве супруги, а не в силу занимаемой должности  – 4х8 см., а для высших должностных  лиц разрешается и 6х10 см.

Что касается текста, то в  России приняты двухсторонние визитки  на двух языках: на английском и русском. Хотя это не совсем правильно. Придерживаясь  строгих требований, текст визитки  должен печататься на одной стороне, чтобы на другой чистой стороне можно  было сделать какие-либо записи. Текст  же на визитной карточке лучше расположить  горизонтально. Иначе карточку нужно  будет поворачивать, чтобы прочесть, а это раздражает некоторых людей, следовательно она будет неудобна и ее не будут читать.

Шрифт визитных карточек зависит  от местной практики и строго не регламентируется. Общие требования к шрифту визитных карточек заключается  в том, что он должен быть легко  читаем.

Имя, обычно, выделяется легко  читаемым полужирным шрифтом немного  большего размера.

На визитной карточке печатаются имя и фамилия. Отчество печатается только на российских визитных карточках, так как за границей могут подумать, что отчество и фамилия – одно целое. На карточках жен проставляется  лишь имя и фамилия. В ряде стран  жена носит не только фамилию, но и  имя мужа.

Название должности  в  визитке должно быть как можно  информативней, оно должно отражать сферу полномочий, например  заместитель  директора по кадрам.

Обязательно должны быть указаны  почтовый адрес и телефоны. Причем, с указанием телефонов есть масса  советов. Так необходимо указывать  номер телефакса, так как, во-первых, это удобно для пересылки документов, во-вторых, отсутствие факса воспринимается как проявление незначительности лица. Также желательно указать внутренний телефон (если он есть). Это свидетельство  солидности организации. Что касается домашнего телефона, то он указывается  только творческими лицами, которые  большую часть дня проводят дома (работают дома). Людям другой профессии  это делать не желательно, так как  звонить домой по служебному делу допустимо только при чрезвычайных обстоятельствах.

На визитной карточке кроме  реквизитов владельца может быть изображена и его фотография.

Если рассматривать цвета используемые для составления визитной карточки, то следует заметить, что в основном это бывают одно- и двухцветные карточки. К изображению предъявляются высокие требования. Чаще всего встречаются черно-белые визитные карточки.

Получают же визитные карточки следующими способами:

• Фотографический способ;
• Печать на принтере или копировальном устройстве;
• Печать на цифровой печатной машине;
• Трафаретный способ;
• Офсетная печать.

Отделка визитных карточек состоит  из трех этапов:

1. Термография.
2. Горячее тиснение.
3. Резка визиток.

Существует большое количество видов визитных карточек. В данной работе будут рассмотрены лишь наиболее распространенные.

Личная визитная карточка.

Имя, отчество и фамилия  печатаются прописным шрифтом, должность  – строчными буквами. Указывается  адрес и телефон фирмы, также  домашний телефон.

Этот вид карточки используется при состоявшемся знакомстве.

К личным карточкам относится  семейная (совместная) визитная карточка или карточка супругов. Имя жены ставится перед именем мужа.

Деловая стандартная карточка

На ней указывается фамилия, имя, отчество место работы, должность, служебный телефон, телефакс.

Карточка содержит необходимые  реквизиты для продолжения контактов. Используется при состоявшемся знакомстве.

Сфера применения такого вида карточек – служебная.

Творческие люди должны указывать  на визитной карточке свой домашний телефон.

Карточка для специальных и  представительских целей 

На этой карточке указывается адрес  и телефон фирмы.

Если вручается такая  карточка, значит ее владелец не настроен на продолжение контакта, он просто представляет себя.

Карточка фирмы, предприятия, организации, отдела

Указывается на ней адрес, телефон, факс.

Применяется для представительских  целей, в том числе на презентациях, выставках, ярмарках, при вручении подарков, сувениров, поздравлений от имени фирмы.

Ниже приведен пример визитной карточки

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Документы коммерческого  соглашения (коммерческий договор)

Понятие коммерческого договора

Коммерческий  договор является разновидностью гражданско  -правового договора. Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (п. 1 ст. 420 ГК). Данное определение характеризует договор как дву  - или многостороннюю сделку, на основании которой возникает гражданско  -правовое обязательство.

Понятие «договор» используется в нескольких значениях.

Договором именуют  не только сделку, но и само возникающее из нее обязательственное правоотношение, а также письменный документ, в котором закреплены условия сделки.

Понятие «договор» как  правоотношение применяется, в частности, когда говорят об исполнении договора. Например, в ст. 717 ГК закрепляется право заказчика в одностороннем порядке отказаться от исполнения договора подряда.

В значении документа  понятие «договор» использовано в ст. 431 ГК, где указывается, что  «при толковании условий договора судом  применяется буквальное значение содержащихся в нем слов и выражений».

Коммерческим (торговым) договором является возмездный договор, предусматривающий передачу товара продавцом — субъектом коммерческой деятельности покупателю для использования в его собственной предпринимательской или иной не связанной с личным, семейным, домашним потреблением деятельности, либо последующей реализации, либо опосредующий реализацию товара в указанных целях.

Коммерческие договоры как  договоры совершаемые в процессе предпринимательской деятельности, направлены на извлечение сторонами определенной выгоды и всегда носят возмездный характер (ст. 423 ГК).

При этом не являются коммерческими безвозмездные сделки, хотя иногда субъекты коммерческой деятельности совершают с приобретателями их продукции безвозмездные сделки. Например, в рекламных целях часто предлагается купить партию какого  -либо товара и получить определенную часть бесплатно либо оплатить товар по пониженной цене и т.п. Однако такие подарки делаются всегда не с целью одарить приобретателя товара, а с целью создания интереса к продукции, побуждения к ее приобретению.

На коммерческий договор  распространяют в полном объеме общие положения ГК о договорах, в том числе о свободе договора (ст. 1, 421 ГК).

Содержание принципа свободы договора раскрывается в ст. 421 ГК включает: I

• свободу принятия решения о заключении договора и выбора контрагента;'
• свободу формирования условий договора;
• заключения договора как предусмотренного законодательством, так и включающего в себя элементы различных поименованных договоров (смешанных договоров), а также возможность заключения непоименованного в законодательстве договора.

Выделяются и  иные составляющие принципа свободы  договора, прямо не отраженные в  ст. 421 ГК, но вытекающие из положений гражданского законодательства.

В частности, к проявлениям свободы договора относят:

• возможность заявления требования о расторжении договора только по соглашению сторон либо по требованию одной из сторон;
• невозможность изменения последствий неисполнения договора, предусмотренных соглашением, по решению судебных органов;
• применение за нарушение договора чисто гражданской ответственности.

Из принципа свободы  договора законодательством устанавливаются определенные изъятия, в том числе и в сфере коммерческих (торговых) отношений.

Например, свобода  принятия решения о заключении договора поставки для государственных нужд и выбора контрагента у поставщика, занимающего доминирующее положение на рынке отсутствует (п. 2 ст. 5 Федерального закона от 13.12.1994 № 60-ФЗ «О поставках продукции для федеральных государственных нужд»).

Может ограничиваться и свобода формирования условий договора. Свобода формирования условий договора может ограничиваться, во-первых, установлением законодательством перечня обязательных для включения в договор условий, во-вторых, может устанавливаться содержание определенных условий либо границы свободы усмотрения сторон при формировании того или иного условия (например, установление предельного срока действия договора, применение регулируемой цены и т.д.).

Законодательством предусматривается ценовое регулирование деятельности субъектов естественных монополий (ст. 6 Федерального закона от 17.05.1995 № 147-ФЗ «О естественных монополиях»).

Свобода договора может быть ограничена самими участниками гражданских правоотношений, например, путем принятия на себя обязанности по предварительному договору заключить в будущем договор на определенных в предварительном договоре условиях (ст. 429 ГК).

Как добровольно  принятое на себя сторонами ограничение, можно рассматривать включенный в договор запрет на заключение аналогичных договоров с другими лицами. Это допускается, к примеру, в отношении сторон агентского договора (ст. 1007 ГК).

Подобные ограничения не должны вести к нарушению антимонопольного законодательства. Таким образом, свобода договора может быть ограничена как на основании прямого указания закона, так и по соглашению сторон.

Виды  коммерческих договоров

Основную часть  коммерческих договоров составляют договоры, направленные на передачу права собственности на вещи (товары). Эти договоры иначе именуются реализационными договорами.

К числу реализационных относятся договоры поставки, оптовой  купли  -продажи, контрактации сельскохозяйственной продукции, закупок для государственных нужд. Сюда же следует отнести и такой договор, предусмотренный ст. 882 ГК РФ, как товарный кредит. Он включен в главу о кредитовании, хотя фактически это продажа с условием оплаты стоимости товара в будущем. К реализационным примыкает договор мены товаров, связанной с предпринимательской деятельностью.

Помимо общих  целей, важной особенностью договоров  на реализацию товара для предпринимательских  и хозяйственных нужд являете  особый субъектный состав. Участниками  таких договоров могут быть лишь организации и индивидуальные предприниматели, но не граждане (физические лица).

Самостоятельную группу коммерческих договоров составляют посреднические договоры, имеющие целью  заключение в дальнейшем реализационных договоров. В сфере торговли содержанием  таких договоров служит совершение лицом действий по поводу товара в  интересах какого  -либо участника торгового оборота. К данной группе относятся прежде всего договоры комиссии, в том числе внешнеторговой комиссии (консигнации), поручения, коммерческой концессии (франшизы). В группу посреднических входят также договоры торгового агентирования, и ряд других.

Еще группу составляют договоры, содействующие торговле. Развитие торгового оборота привело  к видоизменению прежних и  появлению новых видов таких  договоров. Некоторые из них используются преимущественно в коммерции, другие имеют как торговое, так и общегражданское  применение.

Таковы договоры на:

• выполнение маркетинговых исследований;
• создание рекламной продукции;
• оказание рекламных и информационных услуг;
• хранение товаров.

К данной группе можно также отнести договоры кредитования торговых операций, страхования  товаров и коммерческих рисков, транспортной экспедиции и ряд других.

Среди рассматриваемых  договоров важно различать договоры на оказание услуг и на выполнение работ. Основной отличительный признак  — договоры на выполнение работ  всегда имеют результатом создание определенного товара, материального  или идеального продукта. Созданный  продукт может быть предметом  последующих продаж. Что касается договоров на услуги, то они предусматривают  совершение должником определенных действий в пользу кредитора. Само совершение действий (хранение, перевозка, агентирование  и т.п.) является желаемым благом и  создает исполнение договора. Требования к договорам на работы и услуги различны.

К коммерческим могут быть отнесены предварительные договоры, предусматривающие в дальнейшем заключение реализационных либо посреднических до. говоров.

Торговые отношения  могут регулироваться также организационными договорами.

В данную группу входят:

• соглашения об исключительной продаже товаров;
• договоры об организации взаимосвязанной деятельности по реализации товаров;
• договоры органов исполнительной власти о межрегиональных поставках товаров;
• договоры органов власти и местного самоуправления с производственными и торговыми фирмами по вопросам осуществления торговли.

При заключении организационных торговых договоров субъектами предпринимательской деятельности должны соблюдаться требования Закона РСФСР от 22.03.1991 № 948-1 «О конкуренции и ограничении монополистической деятельности на товарных рынках».

 

Заключение коммерческого договора

На коммерческие договоры распространяются правила  гл. 28 ГК «Заключение договора». Коммерческий договор, по общему правилу, считается, заключенным, если сторонами в требуемой  форме достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. Если договор является реальным, он считается  заключенным с момента передачи вещи. Договор, подлежащий государственной  регистрации, признается заключенным  после осуществления такой регистрации (ст. 432 ГК).

Поскольку по коммерческим договорам реализуется главным  образом движимое имущество, большинство  коммерческих сделок не требует государственной  регистрации. Требование о регистрации  должно соблюдаться в договорах, способствующих осуществлению торговой деятельности и предусматривающих  использование объектов права промышленной собственности (товарного знака  и т.п.).

Практически все  торговые договоры являются консенсуальными и считаются заключенными с момента достижения соглашения сторон по всем существенным условиям и придания им установленной законом формы , а при наличии требования о государственной регистрации – при соблюдении этого требования.

Так как коммерческие отношения возмездны, и сторонами коммерческих договоров являются субъекты предпринимательской деятельности, конструкция реального договора, при которой законодатель не желает обременять одну из сторон правоотношения обязанностью осуществить определенное действие, неприемлема.

Процесс заключения коммерческого договора, как при  согласовании условий, так и при  оформлении более сложен, нежели в  бытовой сфере, в том числе  при реализации товаров гражданам  -потребителям. Сложность коммерческих договоров состоит в том, что обычно они предполагают не одновременную с заключением договора передачу товара, а его передачу покупателю через определенное время. В коммерческих договорах, как правило, речь идет о приобретении не единичного экземпляра, а партий товаров, подготовленных для последующей реализации, в частности, через розничную торговую сеть. Коммерческий договор часто заключается на длительный срок.

Условия коммерческих договоров обычно разрабатываются  сторонами совместно, что предполагает проведение определенных согласительных процедур.

Коммерческие  договоры должны заключаться в письменной форме. Обязательность письменной формы  коммерческого договора обосновывается также тем, что, во  -первых, как правило, одной из сторон в них является юридическое лицо, во  -вторых, даже при отсутствии в числе субъектов юридических лиц, коммерческие договоры по сумме обычно превышают 10  -кратный МРОТ (ст. 161 ГК).

Письменная форма  договора считается соблюденной, если стороны составили и подписали  единый документ либо произвели обмен  письмами, телеграммами, электронными и т.д. документами (ст. 434 ГК). Составление  договора в виде единого документа  требуется в основном только при  реализации недвижимости (ст. 550, 560 ГК) В иных случаях любой способ документального  оформления признается правильным при  условии, что существует возможность  достоверно установить, что документ исходит от стороны договора. Соответственно, если документ направлен юридическим  лицом, он должен быть подписан уполномоченным лицом (руководителем организации) и иметь печать организации.

Порядок заключения договора принято разделять в  зависимости от того, находятся стороны  в непосредственном контакте, т.е. возможно непосредственное изъявление и восприятие воли — договоры между присутствующими  сторонами, либо момент изъявления воли разъединены во времени — договор  между отсутствующими.

Заключение договора между отсутствующими сторонами  не означает обязательно их пространственную разъединенность, а подразумевает  разрыв в моменте проявления воли. Договор, заключаемый между пространственно разъединенными сторонами, имеющими, возможность непосредственного общения и проявления воли, будет считаться договором между присутствующими сторонами (например, если стороны заключают договор, пользуясь телефонной связью или электронной почтой). Нормы гл. 28 ГК ориентированы на заключение договора между отсутствующими сторонами, поскольку именно в данной ситуации имеют место самостоятельные оферта и акцепт. Под офертой понимается адресованное одному или нескольким конкретным лицам предложение, которое содержит все существенные условия будущего договора и которое достаточно определенно выражает намерение лица, сделавшего предложение, считать себя заключившим договор с адресатом, которым будет принято предложение (ст. 435 ГК). Согласно ст. 432 ГК существенными являются условия о предмете договора, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида, а также те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.

Акцептом признается полное и безоговорочное принятие адресатом  оферты (ст. 438 ГК). Если ответ о принятии предложения содержит предложения  по изменению определенных условий, он с точки зрения законодательства является новой офертой (ст. 443 ГК). В  таких случаях первоначальная оферта теряет силу.

Во внешнеторговых отношениях действует более гибкая схема, позволяющая ускорить процесс  заключения договора. Согласно п. 2 ст. 19 Венской конвенции о договорах  международной купли  -продажи, если ответ на оферту, который имеет целью служить акцептом, содержит дополнительные требования или отличные условия, не меняющие существенно условия оферты, он будет рассматриваться как акцепт, если только оферент без неоправданной задержки не уведомит о несогласии с внесенными изменениями. В случае молчания оферента предполагается, что договор заключен с учетом изменений и дополнений, предложенных акцептантом.

Договор считается  заключенным в момент получения  лицом, направившим оферту, ее акцепта(п. 1 ст.433ГК).

Таким образом, можно  выделить три стадии заключения договора «между отсутствующими»:

1) направление  предложения, достаточно определенно  выражающего намерение лица его  направившего заключить договор  и содержащего все существенные  условия будущего договора, т.е.  оферты (п. 1 ст. 435 ГК);

2) получение оферты  лицом, которому она предназначена;

3) направление  получившим оферту лицом акцепта  (п. 1 ст. 438 ГК).

Если договор  подлежит государственной регистрации, он считается заключенным с момента  такой регистрации (п. 3 ст. 433 ГК). Согласование его условий и надлежащее оформление, если одна из сторон уклоняется от его  регистрации, позволяет контрагенту  требовать в судебном порядке  вынесения решения о регистрации  сделки (п. 3 ст. 164 ГК). В договорах, подлежащих государственной регистрации, акцепт и оферта должны быть заключены только в виде единого документа. Предшествующая составлению единого договора переписка  не имеет правового значения, поэтому  преддоговорной переписке сторон не может придаваться значения оферты и акцепта.

Вместо направления  акцепта, в коммерческой деятельности, адресат часто предпринимает  действия по выполнению указанных в  оферте условий – конклюдентные  действия. Законодатель признает за такими действиями силу акцепта (п. 3 ст. 438 ГК). При этом письменная форма сделки считается соблюденной (п. 3 ст. 434 ГК).

Особенности ответственности сторон коммерческого  договора

Особенности ответственности  за нарушение одной из сторон своих  обязательств вытекают из особого субъектного  состава коммерческого договора. Так как субъекты коммерческого  оборота - предприниматели, а сама коммерческая деятельность - разновидность предпринимательской деятельности, основания их ответственности определяются в соответствии с п. 3 ст. 401 ГК. Субъект предпринимательской деятельности, не исполнивший или ненадлежащим образом исполнивший обязательство при осуществлении предпринимательской деятельности, несет ответственность, если не докажет, что надлежащее исполнение оказалось невозможным вследствие непреодолимой силы, т.е. чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств. К таким обстоятельствам не относятся, в частности, нарушение обязанностей со стороны контрагентов должника, отсутствие на рынке нужных для исполнения товаров, отсутствие у должника необходимых денежных средств. Предприниматель несет ответственность независимо от наличия вины, за случайное неисполнение или ненадлежащее исполнение договорного обязательства.

Освобождает субъекта коммерческих отношений наличие  непреодолимой силы - чрезвычайного  и непредотвратимого при данных условиях обстоятельства.

Обстоятельства, относимые к непреодолимой силе, должны удовлетворять, двум критериям:

• чрезвычайность, т.е. соответствующие обстоятельства нельзя было предвидеть;
• объективная непредотвратимость, т.е. невозможность предотвратить наступление соответствующего события при данных условиях.

Отсутствие одного из названных признаков не дает квалифицировать  то или иное обстоятельство как непреодолимую  силу.

Основания, освобождающие  стороны от ответственности часто  называются форс-мажором. Обычно указанные  понятия используются как синонимы. И в том и в другом варианте речь идет об обстоятельствах, носящих  для обязанной стороны непредотвратимый характер. Однако необходимо учитывать, что понятие «форс-мажор» пришло из зарубежного права и вначале использовалось российскими организациями только при заключении международных контрактов, где всегда содержался перечень соответствующих обстоятельств, поскольку трактовка непреодолимой силы по российскому законодательству и форс-мажора по законодательству некоторых зарубежных стран не всегда совпадает.

Закон допускает  изменение пределов ответственности  сторон договором. При этом заключенное  заранее соглашение об устранении или  ограничении ответственности за умышленное нарушение обязательства  ничтожно (п. 4 ст. 401 ГК). Такое соглашение возможно только после нарушения  обязательства, так как привлечение  должника к ответственности не обязанность, а право кредитора. Изменение  оснований ответственности предпринимателя  возможно также в силу прямого  указания закона. Так, производитель  сельскохозяйственной продукции, несмотря на наличие статуса предпринимателя  и предпринимательский характер деятельности, отвечает за неисполнение либо ненадлежащее исполнение договора контрактации только при наличии  вины (ст. 538 ГК), Таким образом, от ответственности  предпринимателя освобождает непреодолимая  сила, однако пределы ответственности  сторон коммерческого договора могут  быть изменены законом или соглашением  сторон.

ГК предусматривает  две формы ответственности: возмещение убытков и уплата неустойки. На субъектов торговых отношений распространяются положения ст. 15, 393 ГК о полном возмещении убытков.

Под убытками понимаются расходы, которые лицо, чье право  нарушено, произвело или должно будет  произвести для восстановления нарушенного  права, а также утрата или повреждение  его имущества (реальный ущерб), неполученные доходы, которые это лицо получило бы при обычных условиях гражданского оборота, если бы его право не было нарушено (упущенная выгода).