Документирование управленческой деятельности. 6

   Обозначение 

1. Теоретические вопросы 

   1.1. Классификация документов. 

   Для того, чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию и унификацию.

   Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам  сходства и различия. Существуют различные  системы документирования.

   Системы документирования:

   - административная;

   - статистическая;

   - коммерческая и др.

   Предметом нашего изучения является административная система документирования.

   Административная  система документирования по видам  документов делится на:

   1. организационно-распределительную  (ОРД)-

   1.1. положения,

   1.2. уставы,

   1.3. инструкции,

   1.4. приказы,

   1.5. решения,

   1.6. протоколы;

   2. справочно-информационную -

   2.1. письма,

   2.2. телеграммы,

   2.3. телефонограммы,

   2.4. докладные записки,

   2.5. справки,

   2.6. акты;

   3. по личному составу -

   3.1. приказы,

   3.2. личные дела,

   3.3. заявления,

   3.4. трудовые книжки,

   3.5. характеристики,

   3.6. договоры и т.д.

   Цель  классификации документов:

   1. Повышение оперативности работы  аппарата управления и ответственности  исполнителей путем разграничения  функций структурных подразделений  и обязанностей исполнителей, четкого  распределения информации.

   2. Экономия труда за счет использования  информационно-справочного аппарата (предметно-тематического каталога).

   Значение  классификации документов:

   - обеспечение их быстрого поиска  в текущем делопроизводстве;

   - повышение оперативности работы  с ними.

   Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела (дело - совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом). Она является основой правильного формирования дел.

   Основной  признак классификации - содержание документа. 
 
 
 

1.2. Требование к построению, изложению и оформлению таблиц. 

    Таблица – это перечень сведений о чем-либо или о числовых данных, приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Таблица позволяет представить информацию в наиболее компактном и наглядном виде. Требования к построению, изложению и оформлению таблиц изложены в разделе ГОСТ Р 1.5-92. ГОСТ посвящен построению стандартов, но изложенные в нем требования к таблицам распространяются на все унифицированные системы документации, в том числе на организационно-распорядительную.

    ГОСТ  называет обязательные элементы таблицы  и порядок их графического расположения.

    Таблицы применяют для лучшей наглядности  и удобства сравнения показателей. Название таблицы, при его наличии, должно отражать ее содержание, быть точным, кратким. Название следует помещать над таблицей.

    При переносе части таблицы на ту же или другие страницы, название помещают только над первой частью таблицы.

    Цифровой  материал, как правило, оформляют в виде таблиц в соответствии с рисунком 1.

    Таблица __________ - _________________

    номер название таблицы 

     Рисунок 1

    Таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами  сквозной нумерацией.

    Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения.

    Если  в стандарте одна таблица, то она  должна быть обозначена «Таблица 1»  или «Таблица В.1», если таблица приведена  в приложении В.

    Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит  из номера раздела и порядкового  номера таблицы, разделенных точкой.

    На  все таблицы стандарта должны быть приведены ссылки в тексте стандарта; при ссылке писать «таблица» с указанием ее номера.

    Заголовки граф и строк таблицы следует  писать с прописной буквы, а подзаголовки граф - со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или  с прописной буквы, если они имеют  самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе.

    Таблицы слева, справа и снизу, как правило, ограничивают линиями.

    Разделять заголовки и подзаголовки боковика и граф диагональными линиями  не допускается.

    Горизонтальные  и вертикальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование  таблицей.

    Заголовки граф, как правило, записывают параллельно  строкам таблицы. При необходимости, допускается перпендикулярное расположение заголовков граф.

    Головка таблицы должна быть отделена линией от остальной части таблицы.

    Таблицу, в зависимости от ее размера, помещают под текстом, в котором впервые  дана на нее ссылка, или на следующей  странице, а при необходимости, в приложении к стандарту.

    Допускается помещать таблицы вдоль длинной  стороны листа стандарта. Если строки или графы таблицы выходят  за формат страницы, то таблицу делят  на части, помещая одну часть под  другой или рядом, при этом в каждой части таблицы повторяют ее головку и боковик.

    При делении таблицы на части допускается  ее головку или боковик заменять соответственно номерами граф и строк. При этом нумеруют арабскими цифрами  графы и (или) строки первой части  таблицы.

    Боковик (графа для заголовков)

    В таблице имеются два уровня деления  текста: вертикальный - графы и горизонтальный -горизонтальные ряды. В первом столбце (в крайней левой части таблицы) - боковике - перечисляются объекты, данные о которых приводятся в  таблице. В заголовках и подзаголовках граф даются наименования показателей, которые характеризуют объект. В ячейке, образуемой на пересечении строк и граф в центральной части таблицы, помещаются конкретные показатели (данные) по характеризуемому объекту. Они могут выражаться как в виде текста, так и даваться цифрами.

    Все таблицы в тексте за исключением  таблиц приложений нумеруются сквозной нумерацией арабскими цифрами.

    Таблица может иметь заголовок, который  кратко, но точно отражает ее содержание. Он пишется над таблицей посредине с прописной буквы. Головка таблицы отделяется линией от остальной части таблицы. Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается, или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу. Если таблица большая и ее строки или графы не помещаются на формате страницы или она переносится на другую страницу, то ее можно разделить на части, которые помещаются одна под другой. Над каждой последующей частью пишут "Продолжение таблицы..." или "Окончание таблицы...", повторяют ее головку, а при необходимости и заголовки строк.

    Заголовки граф и строк таблицы пишут  с прописной буквы, подзаголовки граф - строчными, если они служат продолжением заголовка, и с прописной буквы - если они имеют самостоятельное  значение

    В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. Заголовки граф формулируются в единственном числе и всегда в именительном падеже.

    ГОСТ  подробно описывает порядок обозначения  физических величин и их числового  значения, поэтому его следует  иметь под рукой каждому оформляющему такие таблицы.

    Числовые  значения показателя должны проставляться  на уровне последней строки наименования показателя. В том случае, когда значение показателя раскрывается в виде текста, запись должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии данных в таблице ставится прочерк (знак тире). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.3. Положение. Определение, разделы. Краткая характеристика разделов текста положения об организации: общие положения; основные задачи; функции; права и обязанности. 

      Положение о предприятии (организации, учреждении) – это организационно-правовой документ, устанавливающий статус предприятия (организации, учреждения) в структуре ведомственного (территориального) управления, регулирующий порядок его повседневного функционирования, а также его подчиненности и взаимодействия с другими предприятиями (организациями, учреждениями) (в отдельных случаях – с их структурными подразделениями, должностными лицами).

      Фактически  положение о предприятии определяет правила, нормы и требования по всем вопросам, отнесенным к его компетенции, обязательные для выполнения его сотрудниками в процессе осуществления ими должностных обязанностей. Отметим, что действующие на сегодня руководящие документы по вопросам ДОУ не содержат норм и требований прямого действия, устанавливающих конкретный порядок и правила подготовки текста положения о предприятии. Вместе с тем, в сущности, аналогичные им нормы и требования изложены:

      а) в Типовой инструкции по делопроизводству;  
  Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68). – М., 2001.

      б) в Методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов.

      ДР-191-98. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. – М.: ВНИИДАД, 1998.

      Исходя  из содержания параграфа 4.2 Типовой  инструкции по делопроизводству, следует, что положение о предприятии  должно применяться как самостоятельный правовой акт, подписываемый его руководителем (директором, генеральным директором и пр.) и утверждаемый в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа, как правило, постановления, об их утверждении руководителем соответствующего органа ведомственного (территориального) управления.

      Текст положения о предприятии должен печататься на общем бланке предприятия  и излагаться от третьего лица единственного (множественного) числа. При необходимости  текст положения может делиться на главы, пункты и подпункты. В этом случае главы должны иметь названия и нумероваться римскими цифрами, а нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Заголовок к тексту положения о предприятии должен формулироваться в предложном падеже, например «Положение об акционерном обществе закрытого типа “Волховский тепловозостроительный завод”».

      Структура положения о предприятии должна соответствовать указаниям Методических рекомендаций по унификации текстов  управленческих документов, но при этом учитывать специфику его организации и деятельности. Таким образом, положение о предприятии может включать ряд основных разделов.  
  Там же. Раздел 5. «Унификация текстов отдельных видов документов».

      1. Общие положения.

      2. Основные задачи предприятия.

      3. Функции предприятия.

      4. Права и обязанности предприятия.

      5. Руководство предприятия.

      6. Взаимоотношения.

      7. Контроль, проверка и ревизия деятельности предприятия.

      8. Реорганизация и ликвидация предприятия.

      Основными реквизитами документа являются:

      1) гриф утверждения;

      2) наименование вида документа;

      3) заголовок к тексту;

      4) текст;

      5) подпись.

      Гриф  утверждения должен включать в себя слово «УТВЕРЖДЕНО», напечатанное прописными буквами, а также указание на соответствующее  решение органа ведомственного (территориального) управления (например, постановление федерального министерства или министерства в составе правительства субъекта Федерации) с указанием его даты и номера.

      Наименование  вида документа должно печататься прописными буквами вразрядку или полужирным шрифтом, располагаясь центрированным способом на 2–3 межстрочных интервала ниже последней строки грифа утверждения.

      Заголовок к тексту должен печататься центрированным способом и отделяться от текста 2–3 межстрочными интервалами, при этом точка в конце заголовка к тексту не ставится.

      Заголовки разделов внутри текста допускается  выделять полужирным шрифтом. Разделы, подразделы, пункты, подпункты допускается  нумеровать арабскими цифрами. При  этом подразделы нумеруют в пределах раздела, а подпункты – в пределах соответствующего пункта.

      Таким образом, номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела (цифр, разделенных точкой, например 1.2), а  номер подпункта – из номера раздела, подраздела, пункта и подпункта, также  разделенных точками (например 2.3.1.1). При наличии в тексте документа ссылок на приложения соответствующую сноску следует оформлять звездочкой (*) или цифрой (1 и т. д.). Примерный текст положения о предприятии представлен в Приложении 4 к настоящему пособию.  

      Разработано на основе типового положения о филиале федерального государственного учреждения, утвержденного в соответствии с приказом Госкомзема России от 8 сентября 1999 г. № 38 «О порядке согласования и утверждения документов о создании учреждений».

2. Практические вопросы 

2.1. «Информационное письмо», определение. Применение, содержание. Приведите пример информационного, составленного с соблюдением требований ГСДОУ. 

    Информационное  письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

    Информационные  письма, как правило, носят типовой  характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней  подведомственным организациям или  организациям определенного типа. В  информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения. В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Иногда эти письма называются методическими.

    Информационные  письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

    Как правило, такие письма подписываются  руководителем организации.

    На  практике встречаются письма с названием "директивное письмо". В данном случае следует иметь в виду, что законодательство ограничивает использование документов, относящихся к деловой переписке, в качестве инструмента нормативного регулирования. К информационным письмам относятся письма-извещения, письма-сообщения, письма-заявления, рекламно-информационные письма. 
 
 
 

    Пример  информационного  письма: 

Информационное  письмо Президиума Высшего  Арбитражного Суда РФ

от 16 января 2007 г. N 116 

    “О  применении пункта 2 статьи 366 Налогового кодекса Российской Федерации в части определения момента установки игрового автомата” 

    В связи с вопросами, возникающими в судебной практике при применении пункта 2 статьи 366 Налогового кодекса  Российской Федерации (далее - НК РФ) в  части определения момента установки игрового автомата, Президиум Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации рекомендует арбитражным судам исходить из следующего.

    Согласно  пункту 2 статьи 366 НК РФ каждый объект обложения налогом на игорный  бизнес (игровой стол, игровой автомат, касса тотализатора, касса букмекерской конторы) подлежит регистрации в налоговом органе по месту установки этого объекта налогообложения не позднее чем за два дня до даты установки каждого объекта налогообложения.

    Объект  налогообложения считается зарегистрированным с даты представления налогоплательщиком соответствующего заявления в налоговый орган (пункт 4 статьи 366 НК РФ).

    Неисполнение  обязанности по регистрации влечет применение мер ответственности, предусмотренных  статьей 129.2 НК РФ.

    При применении указанных норм судам необходимо учитывать, что исходя из смысла определения игрового автомата, содержащегося в статье 364 НК РФ, под установкой игрового автомата следует понимать размещение подготовленного к использованию для проведения азартных игр специального оборудования (автомата) в игорном заведении на территории, доступной для участников азартной игры. 
 

    Председатель

    Высшего Арбитражного Суда

    Российской  Федерации       А.А. Иванов 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.2. Постановление. Определение. Органы, принимающие постановления. Юридические основы принятия постановлений на разных уровнях государственного управления, управления предприятий, организаций. Реквизиты постановления. Приведите пример постановления любого уровня, составленного с соблюдением предъявленных прав. 

    Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установление стабильных норм, правил.

    Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным принципиальным вопросам их деятельности.

    В соответствии с постановлением Совета Министров - Правительства Российской Федерации "Об утверждении правил подготовки ведомственных нормативных актов" от 23 июля 1993 года приказы, постановления, инструкции, положения, разъяснения, указания отнесены к разряду ведомственных нормативных актов (соответственно и постановлений) осуществляется одним или несколькими структурными подразделениями федеральных органов исполнительной власти с учетом их функций и компетенции. Для их подготовки могут создаваться рабочие группы.

    Юридическими  основаниями для издания постановлений  могут быть законы Российской Федерации, постановления Совета Федерации  и Государственной Думы Российской Федерации, постановления Правительства  Российской Федерации, для постановлений федеральных органов исполнительной власти - ранее изданные этими органами постановления и другие ведомственные нормативные акты, а также необходимость осуществления собственной исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения возложенных на орган управления задач в соответствии с предоставленной ему компетенцией и потребность правового регулирования работы аппарата управления.

    Постановления должны иметь следующие реквизиты: Государственный герб российской Федерации, наименования вышестоящего органа и органа, издающего постановления, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя органа, издающего постановление.

    Постановления могут содержать приложения - схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы. В соответствующих пунктах постановления делается ссылка: (приложение 1) или: (приложение3). На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:

ПРИЛОЖЕНИЕ

к постановлению Правительства Российской Федерации

от27 января 1997 г. №18

или:

УТВЕРЖДЕНО

постановлением  Правительства

Российской  Федерации

от 27 января 1997 г. №1177

    Проект  постановления должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и иметь визы их руководителей. Для проектов ведомственных нормативных актов обязательна процедура их юридической экспертизы и соответственно виза руководителя юридической службы.

    Постановления подписываются руководителем органа управления. Постановления Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.

    Пример  Постановления 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ 

     12.03.10                                         №1145 

Москва 

     Об  упорядочении деятельности по  развитию собаководства 

     В  целях упорядочивания мероприятий  по развитию собаководства и обеспечению организованного единства в их осуществлении Правительство Федерации

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

     Возложить  на министерство сельского хозяйства  и продовольствия Российской Федерации регулирования вопросов развития собаководства в Российской Федерации. 

Председатель Правительства

Российской Федерации                           М.Касьянов