Оглавление 
 

1. Блок № 1……………………………………………………...……………………...3

2. Блок № 2 ………………………………………..……………………...………...18

3. Блок № 3 ………………………………………………………...…….…………19

4. Блок № 4………………………………………………….………………………...20

Библиографический список………………………………………………………. 22 

  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Блок  № 1

Дать  понятие и описать бланки и форматы документов

Классификация бланков документов

   ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам:

• расположению реквизитов;
• по автору документа;
• виду документа

В зависимости  от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков:

• угловой;
• продольный.

В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на:

• бланк организации;
• бланк структурного подразделения;
• бланк должностного лица.

В зависимости от вида документа бланки подразделяются на:

• общий бланк;
• бланк письма;
• бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Рис. 1. Классификация бланков документов

     Каждый  бланк сочетает три признака классификации. Например, бланк письма генерального директора с угловым расположением реквизитов (рисунок 2), бланк акта (для организации в целом) с угловым расположением реквизитов (рисунок 3).

Рис. 2. Бланк письма генерального директора с угловым расположением реквизитов

Рис. 3. Бланк акта с угловым расположением реквизитов

Бланк письма

     Бланк письма в зависимости от учредительных  документов организации включает в  себя реквизиты:

 
01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));  
04 - код организации;  
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;  
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);  
08 - наименование организации";  
09 - справочные данные об организации, 
 
а также ограничительные отметки для реквизитов:  
11 - дата документа;  
12 - регистрационный номер документа;  
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа. 
 
И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.²  
15 – адресат;  
18 - заголовок к тексту;  
19 - отметка о контроле;  
20 - текст документа.

Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.

Рис. 1. Расположение реквизитов (угловой вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах)

Рис. 2. Расположение реквизитов (продольный вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах)

01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;  
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;  
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;  
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);  
08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;  
11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;  
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 
15 - адресат; 18 - заголовок к тексту;  
19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

     Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов "Адресат", "Резолюция".

     Использование продольного бланка письма целесообразно  в случаях, когда наименование организации  содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

     Возможно  создание бланка на двух языках, если организация  ведет переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках  все реквизиты письма повторяются дважды: на русском и иностранном языке, при этом не допускается искажение наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных. Например, название организации "Международная книга" в таком бланке будет выглядеть как "Mezhdunarodnaia kniga", а не "International book".

Бланк письма может изготавливаться для  организации, структурного подразделения  и должностного лица.

Примеры оформления бланка письма:

Рис. 3. Бланк письма организации с угловым (центрированным) расположением реквизитов

Рис. 4. Бланк письма организации с реквизитами на двух языках

Рис. 5. Бланк письма организации с угловым (флаговым) расположением реквизитов

Рис. 6. Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов

Рис. 7. Бланк письма структурного подразделения с угловым (центрированным) расположением реквизитов

Рис. 8. Бланк письма структурного подразделения с угловым (флаговым) расположением реквизитов

Рис. 9. Бланк письма структурного подразделения с продольным расположением реквизитов

Рис. 10. Бланк письма должностного лица с угловым расположением реквизитов

Рис. 11. Бланк письма должностного лица с угловым (флаговым) расположением реквизитов

Рис. 12. Бланк письма должностного лица с продольным расположением реквизитов

     Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором  различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.

Большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. – должны создаваться на бланках документов.

Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако, при  автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образы бланков, использование  или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Вопрос  о способе изготовления бланков  каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

При разработке бланков документов и  дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к  бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Положения данного ГОСТа необходимо соблюдать. Так, например, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона.

Несмотря  на то, что при разработке бланков  необходимо соблюдать положения ГОСТа Р 6.30-2003, требования к бланкам документов возможно конкретизировать в распорядительных документах организации, инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов. Главное, чтобы эти требования не противоречили стандарту.

Бланк структурного подразделения

Бланки  организационно-распорядительных документов могут разрабатываться для организации, для структурного подразделения  и для должностного лица.

Бланк для структурного подразделения  создается в том случае, если руководитель данного подразделения имеет право подписи.

На  бланке структурного подразделения  под наименованием организации  должно указываться наименование данного  подразделения.

Рис. 1. Бланк письма структурного подразделения

Бланк должностного лица

     Бланки  организационно-распорядительных документов могут разрабатываться для организации, для структурного подразделения  и для должностного лица.

Бланк для должностного лица создается  в том случае, если данное должностное  лицо имеет право подписи.

На  бланке должностного лица под наименованием  организации должно указываться  наименование должности.

Рис. 1. Бланк письма генерального директора

Общий бланк

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)); 
08 - наименование организации;  
14 - место составления или издания документа.

Общий бланк организационно-распорядительного  документа может изготавливаться  на основе продольного или углового расположения реквизитов для организации, структурного подразделения и должностного лица.

Примеры оформления общего бланка:

Рис. 3. Общий бланк с продольным расположением реквизитов

Рис. 4. Общий бланк организации с угловым (центрированным)  
расположением реквизитов

Рис. 5. Общий бланк организации с угловым (флаговым) расположением реквизитов

Рис. 6. Общий бланк структурного подразделения с продольным расположением реквизитов

Рис. 7. Общий бланк структурного подразделения с угловым (центрированным) расположением реквизитов

Рис. 8. Общий бланк структурного подразделения с угловым (флаговым)  
расположением реквизитов

Бланк организации

     Бланки организационно-распорядительных документов могут разрабатываться для организации, для структурного подразделения и для должностного лица.

На бланке организации  не воспроизводятся в качестве авторов  документа структурное подразделение или должностное лицо.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

БЛОК  № 2 

     Сделать выписку из протокола производственного  совещания работников планово-экономического отдела, на котором рассматривался вопрос о досрочной разработке технического финансового плана на 2008 г., и принято решение разработать этот план на 3 дня раньше установленного срока. 

     ООО «СВЯЗЬ-ИНВЕСТ» 

     ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

     00.00.2007                № 8

     производственного совещания 

     Председатель: В.И. Романов

     Секретарь: З.П. Денисова 

     Присутствовали: О.Л. Гордеев, К.Г. Митяев, А.В. Рудин, И.И. Дружинин.  

     Отсутствует из-за болезни П.И. Раздольнова. 

     Повестка  дня:

     2. Досрочная разработка технического финансового плана на 2008 год. 
 

     1.СЛУШАЛИ:

     И.И. Дружинина – в докладе было предложено разработать технический  финансовый план на 2008 год на 3 дня раньше установленного срока, в связи с производственной необходимостью. 

     РЕШИЛИ:

1. Разработать финансовый технический план на 2008 год на 3 дня раньше установленного срока.

 
 

     Председатель                 Подпись                             В.И. Романов

     Секретарь                     Подпись                             З.П.  Денисова 

Верно

Руководитель  секретариата     Подпись                              А.К. Крошкина

00.00.2007

БЛОК  № 3 

     Составить письмо в адрес базового предприятия с просьбой о выделении денежных средств для приобретения мебели и компьютеров Оренбургским государственным институтом менеджмента на общую сумму 3 млн. рублей для оснащения учебных кабинетов.

     В связи с тем, что  вопрос составлен  некорректно, в частности не отражены данные базового предприятия и данные ОГИМ, письмо будет составлено с произвольными данными. 

ОГИМ    Ректору

Просторная ул., 14/2, Оренбург, 460052  Оренбургского государствен-

тел.: 129-98-99, факс: 129-96-56                             ного института менеджмента

E-mail: …………….  г-ну Свиридову О.А.

ОКПО…………….  Волгоградская ул., 16,

ОГРН……………..  Оренбург, 460038

ИНН/КПП………./…………

12.02.2008   № 25/08-15

На № ______ от ______ 

О выделении  денежных средств

для оснащения  учебных кабинетов 
 

     Уважаемый Олег Александрович ! 

           Просим Вас выделить сумму в размере 3 млн. рублей для  оснащения учебных кабинетов  мебелью и компьютерами. 
 

           С уважением, 

Декан Еремякин                              А.В. Еремякин 
 
 
 
 

Петров Андрей Иванович

181-07-09

БЛОК № 4 

Привести  примеры компьютерных технологий обеспечения  управленческой деятельности. Составить  письмо-заявку на участие в ярмарке  с помощью электронной почты. 

     Программные средства современных информационных технологий:                                                                                                                    

1.  системные:

• текстовые и диагностические программы (iconv, recode);
• антивирусные программы (антивирус Касперского, Norton AntiVirus, Panda Antivirus, NOD32);
• операционные системы (DOS, Windows, linux);
• командно-файловые процессоры (Norton Commander, Windows 3.11).
2. прикладные:
• системы подготовки текстовых документов (Word);
• системы управления базами данных (Open DataBase Connectivity);
• системы управления проектами (GanttProject, OpenProj, ProjectMate);
• системы подготовки презентации (Power Point).

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАО «СТАРТ»    Директору

Новая ул., 28, Москва, 115218    Выставочного центра

тел.: 129-98-99, факс: 129-96-56    «ЭКСПО-БИЗНЕС»

E-mail:…………….    г-ну Страхову Ю.В.

ОКПО…………….    Вострякова ул., 118,

ОГРН……………..    Москва, 110020

ИНН/КПП………./…………

12.02.2008   № 25/08-15

На № ______ от ______ 

Об участии  в ярмарке 

     Уважаемый Юрий Викторович ! 

           Ознакомившись с  рекламой и программой работы Вашего Выставочного центра, опубликованными в № 5 «Экономической газеты» от 15.01.2008, направляем Вам заявку на участие в ярмарке Центра.

           Просим включить нашу организацию в число участников выставки.

     Приложение: на 3 л. в 2 экз. 
 

           С уважением, 

Директор Некрасов                              В.Н. Некрасов 
 
 
 

Петров Андрей Иванович

181-07-09

                                                                               
 
 
 
 
 
 
 
 

Библиографический список

1. Андреева В. И. Делопроизводство : практическое пособие для вузов / В. И. Андреева. – 10-е изд., испр. и доп. – М. : Управление персоналом, 2005. – 196с.
2. ГОСТ Р 6.30 – 2003.
3. Кирсанова М. В. Современное делопроизводство : учеб. пособие для вузов / М. В. Кирсанова. – ИНФРА – М, 2004. – 304с.
4. Кудряев В. А. Организация работы с документами : учебник для вузов / В. А. Кудряев. – 3-е изд., перераб. и доп. – М. : ИНФРА – М, 2003. – 592с.
5. Кузнецова Т. В. Организация и технологии документационного обеспечения управления : учебник для вузов / Т. В. Кузнецова,  Л. В. Санкина, Т.А. Быкова; под ред. Т. В. Кузнецовой. – М. : ЮНИТИ – ДАМА, 2003. – 359с.
6. Пшенко А. В. Документационное обеспечение управления : учебное пособие для вузов / А. В. Пшенко. – 3-е изд., перераб. и доп. – М. : Академия, 2004. – 176с.
7. Стенюков М. В. Образцы документов по делопроизводству : руководство к составлению / М. В. Стенюков. – 11-е изд., испр. и доп. – М. : ПРИОР – ИЗДАТ, 2006. – 176с.