Документирование трудовых правоотношений

                                              СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Любая трудовая деятельность начинается с приема на работу. Для государственных гражданских служащих особенно важно, чтобы уже на этом этапе были соблюдены все существующие правила и нормы законодательства. Только при этом условии дальнейшая деятельность будет правомочной.

Целями трудового законодательства являются установление государственных гарантий трудовых прав и свобод граждан, создание благоприятных условий труда, защита прав и интересов работников и работодателей. Основными задачами трудового законодательства являются создание необходимых правовых условий для достижения оптимального согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства, а также правовое регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений по: организации труда и управлению трудом; трудоустройству у данного работодателя; профессиональной подготовке, переподготовке и повышению квалификации работников непосредственно у данного работодателя; социальному партнерству, ведению коллективных переговоров, заключению коллективных договоров и соглашений; участию работников и профессиональных союзов в установлении условий труда и применении трудового законодательства в предусмотренных законом случаях; материальной ответственности работодателей и работников в сфере труда; надзору и контролю (в том числе профсоюзному контролю) за соблюдением трудового законодательства (включая законодательство об охране труда); разрешению трудовых споров.

Объектом исследования является документационное обеспечение в сфере государственной службы в Российской Федерации.

Предмет исследования является документационное обеспечение в территориальном управлении Министерства социального развития  Пермского края по Губахинскому и Гремячинскому муниципальным районам.

 

 

Целью данной работы является рассмотрение процесса документирования трудовых отношений и формирование личных дел в государственном учреждении на примере территориального управления Министерства социального развития  Пермского края по Губахинскому и Гремячинскому муниципальным районам.

Достижение указанных целей предполагает постановку и решение следующих задач:

-   рассмотреть общую характеристику, организационную структуру и направления деятельности территориального управления Министерства социального развития  Пермского края по Губахинскому и Гремячинскому муниципальным районам

- изучить особенности правового регулирования государственной службы в территориальном управлении Министерства социального развития  Пермского края по Губахинскому и Гремячинскому муниципальным районам;

- изучить документирование трудовых правоотношений в территориальном управлении Министерства социального развития  Пермского края по Губахинскому и Гремячинскому муниципальным районам;

-     рассмотреть формирование личного дела госслужащего.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 ХАРАКТЕРИСТИКА, СТРУКТУРА И ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО  УПРАВЛЕНИЯ МИНИСТЕРСТВА СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ ПЕРМСКОГО КРАЯ ПО ГУБАХИНСКОМУ И ГРЕМЯЧИНСКОМУ МУНИЦИПАЛЬНЫМ РАЙОНАМ

1.1 Общая характеристика территориального управления Министерства социального развития  Пермского края по Губахинскому и Гремячинскому муниципальным районам

Территориальное управление Министерства социального развития Пермского края по Губахинскому и Гремячинскому муниципальным районам (далее - Управление) (сокращенное наименование ТУ Минсоцразвития края по Губахинскому и Гремячинскому муниципальным районам) является территориальным органом исполнительного органа государственной власти Пермского края – Министерства социального развития Пермского края (далее - Министерство) по Губахинскому и Гремячинскому муниципальным районам и  входит в единую систему предоставления гарантий социальной защиты края.

Управление реорганизовано в форме слияния территориального управления Министерства по Губахинскому муниципальному району и территориального управления Министерства по Гремячинскому муниципальному району во вновь созданное территориальное управление Министерства «Территориальное управление Министерства социального развития Пермского края по Губахинскому и Гремячинскому муниципальным районам» в соответствии с приказом Министерства социального развития Пермского края от 5 февраля 2009 года № СЭД-33-01-01-23 «О реорганизации территориальных управлений Министерства социального развития Пермского края» [14].

Управление находится в непосредственном подчинении Министерства и ему подконтрольно и подотчетно и обладает правами юридического лица, имеет бланки и печать со своим наименованием, самостоятельно выступает в качестве истца и ответчика в судах в пределах своей компетенции.

Управление имеет самостоятельный баланс, счета, открываемые в соответствии с действующим законодательством.

По своей организационно-правовой форме учреждение является государственным бюджетным учреждением.

 Юридический адрес учреждения:618250, Пермский край, г. Губаха, пр. Ленина, д. 36.

В своей деятельности Управление руководствуется Конституцией Российской Федерации [1], федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и федеральным органом государственной власти, уставом и законами Пермского края, Коми-Пермяцкого автономного округа,  актами Правительства края и приказами министерства, а также Положением «О территориальном управлении Министерства социального развития пермского края по Губахинскому и Гремячинскому муниципальным районам» от 05.02.2009 № СЭД-33-01-01-2 [15].

Также руководствуется Федеральным законом  от 10.12.1995 №195-ФЗ «Об основах социального обслуживания населения в Российской Федерации» (в ред. от 23.07.2008), устанавливающий основные законодательные нормы социального обслуживания и способствующие развитию социальной работы. В Федеральном законе «Об основах социального обслуживания населения в Российской Федерации» и в ст. 1 подчеркивается, что «социальное обслуживание представляет собой деятельность социальных служб по социальной поддержки, оказание социально-бытовых услуг и материальной помощи, проведение социальной адаптации и реабилитации граждан, находящихся в трудной жизненной ситуации» [3].

 

 

 

1.2 Организационная структура территориального управления Министерства социального развития  Пермского края по Губахинскому и Гремячинскому муниципальным районам

Управление возглавляет начальник Управления, назначаемый на должность и освобождаемый от должности министром социального развития Пермского края.

Начальник несет ответственность за выполнение возложенных на Управление задач и осуществление Управлением своих полномочий.

Первый заместитель, заместитель начальника Управления назначаются на должность и освобождаются от должности министром социального развития Пермского края в соответствии с законодательством о государственной гражданской службе.

Первый заместитель начальника Управления замещает начальника Управления в период его временного отсутствия.

Структурные подразделения Управления в своей деятельности руководствуется порядком и условиями предоставления социального обслуживания, предусмотренными нормативными правовыми актами Пермского края.

Основными направлениями деятельности всех структурных подразделений Управления являются:

- выявление, учет и определение индивидуальной нуждаемости в гарантированных социальных услугах, оказываемых структурным подразделением Управления, лицам, находящимся в сложной жизненной ситуации;

- содействие в активизации у лиц, обслуживаемых Управлением, возможностей самореализацией своих потребностей;

-    осуществление принципа преемственности в представлении различных форм и видов социальной помощи;

- обеспечение установленных действующим законодательством, принципов социального обслуживания, прав и преимуществ клиентов в получении гарантированных социальных услуг.

Каждое структурное подразделение Управления возглавляет руководитель подразделения, назначаемый начальником Управления.

Контроль за деятельностью структурных подразделений учреждения осуществляется начальником Управления, руководителями соответствующих структурных подразделений.

Структура Управления показана на рисунке 1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1 Структура территориального управления Министерства социального развития  Пермского края по Губахинскому и Гремячинскому муниципальным районам

 

 

1.3 Направления деятельности территориального  управления Министерства социального  развития  Пермского края по  Губахинскому и Гремячинскому  муниципальным районам

Управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации, исполнительными органами государственной власти Пермского края, иных субъектов Российской Федерации и их территориальными органами, а также органами местного самоуправления, организациями независимо от их организационно - правовой формы и формы собственности, общественными объединениями и гражданами.

Целью деятельности Управления является проведение на подведомственной территории государственной политики и осуществление государственного управления в сфере предоставления гарантий социальной защиты отдельным категориям населения по вопросам социальной поддержки, социального обслуживания и социальной помощи в пределах своих полномочий, установленных краевым законодательством.

Направления деятельности учреждения:

• социальная поддержка детей, женщин и семьи;
• социальная реабилитация и адаптация детей с ограниченными возможностями;
• опека и попечительство в отношении несовершеннолетних;
• социальная поддержка ветеранов и пожилых людей;
• социальное обслуживание граждан пожилого возраста и инвалидов;
• социальная защита и реабилитация инвалидов;
• социальная защита граждан, пострадавших от радиации;
• социальная защита граждан, подвергшихся политическим репрессиям;
• оказание адресной социальной помощи.

Категории населения, которым предоставляются социальные услуги:

• семьи погибших (умерших) военнослужащих;
• участники ВОВ, инвалиды ВОВ, реабилитированные лица; 
• жители блокадного Ленинграда, труженики тыла;
• инвалиды всех групп, семьи с детьми-инвалидами;
• ветераны труда, ветераны военной службы;
• многодетные семьи;
• опекуны, попечители, приемные родители, усыновители;
• почетные доноры.

        Управление состоит из следующих отделов:

         - отдел назначения и выплаты субсидий;

- отдел назначения и выплаты пособий;

- отдел по работе с гражданами пожилого возраста и инвалидами;

-  отдел опеки и попечительства;

- финансово-экономический отдел;

- отдел социально-психологического сопровождения;

Управление является государственным органом,  который  представляет собой учрежденное в системе государственной администрации структурное организационно-правовое образование, имеющее специальные цели и задачи, а также наделенное в нормативном порядке функциями, задачами и специальной компетенцией. Каждый государственный орган имеет свои структурные особенности. 

Таким образом, государственная служба осуществляется только в таких организациях, которые называются государственными органами, реализующими функции государственных органов. По действующему законодательству государственной службой считается исполнение государственным служащим своих полномочий и должностных обязанностей при условии, что он занимает должность только в государственных органах и иных организациях с государственно-властными полномочиями (исключая учреждения, предприятия, объединения и т. д.).

 

2 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХ ПРАВООТНОШЕНИЙ В ТЕРРИТОРИАЛЬНОМ УПРАВЛЕНИИ МИНИСТЕРСТВА СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ ПЕРМСКОГО КРАЯ ПО ГУБАХИНСКОМУ И ГРЕМЯЧИНСКОМУ МУНИЦИПАЛЬНЫМ РАЙОНАМ

2.1 Нормативная база прохождения государственной службы в управлении Министерства социального развития  Пермского края по Губахинскому и Гремячинскому муниципальным районам

Правовое положение государственных гражданских служащих определяется Федеральным законом от 27 мая 2003 г. N 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации" (в ред. от 02.07.2013) [4] и Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (в ред. от 07.05.2013) [5], а также указами Президента РФ.

В развитие Закона "О государственной гражданской службе Российской Федерации" выходят Указы Президента РФ: Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 110 "О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации"(в ред. от 19.03.2013) [7]; Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 111 "О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценке их знаний, навыков и умений (профессионального уровня)"[8]; Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 112 "О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации"[9]; Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 113 "О порядке присвоения и сохранения классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации федеральным государственным гражданским служащим" (в ред. от 30.09.2013) [10]; Указ Президента Российской Федерации от 16 февраля 2005 г. N 159 "О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации"[11]; Указ Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" (в ред. 23.10.2008) [12].

В них детализируются не только порядок оформления поступления на государственную гражданскую службу, но и ее прохождение: аттестация, сдача экзамена, особенности ведения личного дела и другое.

 

2.2 Документирование трудовых правоотношений  в территориальном управлении  Министерства социального развития  Пермского края по Губахинскому и Гремячинскому муниципальным районам

Обязательное ведение большинства кадровых документов предусмотрено Трудовым кодексом Российской Федерации [2].

ТК РФ устанавливает документы, которые необходимы при приеме, переводе, увольнении, оформлении отпуска и взыскания наемных работников, некоторые из которых используются при документировании служебных отношений.

Кроме того, Кодекс регулирует и конкретные сроки подготовки таких документов, как приказ о приеме на работу, приказ о применении дисциплинарного взыскания, сроки выдачи копий документов, связанных с работой, предупреждения работника об увольнении и другие вопросы, не урегулированные Федеральным законодательством о государственной службе.

Документирование трудовых отношений Управления, кроме законодательных и нормативных правовых актов, базируется на целом ряде нормативно-методических документов межотраслевого действия, которые можно условно разделить на несколько групп:

 Нормативы по документированию, делопроизводству и хранению  документов. Это государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) [16], в которой отражена общая технология делопроизводства.

 ГОСТ Р-6.30-2003[18] - в стандарте определены состав реквизитов официальных документов. Этот ГОСТ носит рекомендательный, а не обязательный характер.

Правила оформления документов по личному составу определяются также Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» [6].

Указанным постановлением введены следующие формы первичной учетной документации.

Приказы (распоряжения):

-   о приеме работника (работников) на работу – Т-1 (Т-1а),

-   о переводе на другую  работу – Т-5 (Т-5а),

-   о предоставлении отпуска  – Т-6 (Т-6а),

-   о направлении в командировку  – Т-9 (Т-9а),

-   о поощрении – Т-11 (Т-11а),

-   о прекращении действия  служебного контракта – Т-8 (Т-8а),

-   личная карточка работника (госслужащего) – Т-2 (Т-2 ГС),

-   график отпусков- Т-7,

-   командировочное удостоверение – Т-10,

-   служебное задание для  направления в командировку и  отчет о его выполнении –  Т-10а и др.

Служба делопроизводства в Управлении, отсутствует. Вместо службы ДОУ есть секретарь. В обязанности секретаря входит выполнять работу не только по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности, но и работу кадрового характера.

 В Управлении установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Документы по кадровому составу являются социально значимыми документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, учете в течение длительного срока. Основная часть документов, оформляющих отношения работников, вошла в состав унифицированной системы учетной документации (УСД) Формирование информационной части кадровой документации и их формы основывается на Общероссийских классификаторах (ОК) [17].

На гражданскую службу вправе поступать граждане Российской Федерации от 18 до 65 лет, владеющие государственным языком Российской Федерации и соответствующие квалификационным требованиям, установленным Федеральным законом [25].

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (в ред. 22.10.2013) [5] гражданин, поступающий на государственную гражданскую службу, при заключении служебного контракта предъявляет в числе других документов заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы.

Этот документ составляется кандидатом, поступающим на службу, и приобщается к личному делу работника наряду со служебным контрактом.

Заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы собственноручно пишется кандидатом в произвольной форме. Часто кадровые подразделения государственных органов используют трафаретную форму со следующей структурой текста: адресат (должность, фамилия и инициалы представителя нанимателя), автор (фамилия и инициалы кандидата-гражданина, его паспортные данные и адрес проживания), заголовок документа (заявление), текст (должность и структурное подразделение, вид служебного контракта, время начала работы), подпись кандидата и дата составления заявления [24].

На заявлении обычно оформляется согласие руководителя Управления, в которое поступает кандидат.

Заявление по аналогичной форме оформляются государственным гражданским служащим при переводе его на иную должность государственной гражданской службы, в случаях других перемещений государственного гражданского служащего.

Кроме заявления с просьбой о поступлении на государственную гражданскую службу и замещении должности гражданской службы Федеральный закон от 27.01.2004 № 79-ФЗ предусматривает представление гражданином, поступающим на государственную службу, собственноручно им заполненной и подписанной анкеты государственного гражданского служащего  установленной формы [29]. 

Это основной документ в составе личного дела работника, который составляется на бланке и содержит основные сведения о работнике.

Прием на работу оформляется  «Приказом (распоряжением) о приеме гражданского служащего на работу» (унифицированная форма Т-1). 

Подлинник приказа о приеме на работу остается на хранение, копия передается в бухгалтерию, для оформления лицевого счета и начисления зарплаты, а другая копия подшивается в личное дело.

Кроме анкеты государственного гражданского служащего и трудовой книжки подробные персональные данные государственных гражданских служащих содержатся в статистической форме учета – личной  карточке государственного (муниципального) служащего.  (Унифицированная форма № Т-2ГС). 

Личная карточка заполняется после подписания руководителем Управления приказа о приеме гражданина на службу, в одном экземпляре, от руки (разборчиво).

Записи в личные карточки вносятся и подписываются специалистами кадровой службы с указанием их должности, инициалов и фамилии, а также подписываются государственными гражданскими служащими, сведения о которых отражаются в карточках [26].

При увольнении служащего в личной карточке указывается дата и причина увольнения. Личные карточки уволенных хранятся в течение года в отдельной картотеке в алфавитном порядке, затем подшиваются в дело и сдаются в архив. Личные карточки запрещено присоединять к личным делам, они должны храниться в архиве раздельно [21].

При поступлении на службу с гражданином заключается служебный контракт.

Служебный контракт - соглашение между представителем нанимателя и гражданином, поступающим на гражданскую службу, или гражданским служащим о прохождении гражданской службы и замещении должности гражданской службы. Служебным контрактом устанавливаются права и обязанности сторон. Его  примерная форма утверждена Указом Президента Российской Федерации от 16.02.2005 № 159 [11]. 

Служебный контракт как документ, регулирующий служебные отношения государственного служащего с представителем нанимателя, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» [5]   пришел на смену письменному трудовому договору, которым ранее в соответствии с трудовым кодексом Российской Федерации  регулировались отношения работника и работодателя в государственных органах (ПРИЛОЖЕНИЕ А). 

Согласно указанному Федеральному закону служебный контракт заключается на основе организационно-распорядительного акта государственного органа (приказа, распоряжения) о назначении на должность гражданской службы [30].

Статьей 24 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (в ред. 22.10.2013) [5] определены правила оформления служебного контракта.

Согласно Федеральному закону от 27.07.2004 N 79-ФЗ служебный контракт заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр служебного контракта передается гражданскому служащему, другой хранится в его личном деле.

Служебный контракт заключается на основе акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы.

Служебный контракт вступает в силу со дня его подписания сторонами, если иное не установлено федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации или служебным контрактом.

При заключении служебного контракта представитель нанимателя обязан ознакомить гражданского служащего со служебным распорядком государственного органа, с иными нормативными актами, имеющими отношение к исполнению гражданским служащим должностных обязанностей[22].

Гражданский служащий имеет право расторгнуть служебный контракт и уволиться с гражданской службы по собственной инициативе, предупредив об этом представителя нанимателя в письменной форме (заявление) за две недели. Заявление пишется от руки и адресуется руководителю организации. В тексте отражается просьба работника об увольнении, основания расторжения служебного контракта, срок увольнения, дата подачи заявления [20].

Увольнение гражданских служащих документируют с применением формы Т-8 «Приказ (распоряжение) о расторжении служебного контракта».

Указывается дата увольнения, фамилия, имя, отчество, табельный номер. Дата увольнения является важнейшим реквизитом приказа, так как в соответствии с Трудовым кодексом РФ днем увольнения работника во всех случаях является последний день его работы.

В приказе об увольнении обязательно указывают причину увольнения (например: по собственному желанию (пункт 3 статьи 77 ТК РФ))[19].

Создается два экземпляра приказа: на хранение в отдел кадров и бухгалтерию для расчета работника.

На время ежегодного оплачиваемого отпуска за работником сохраняется место работы и средний заработок (ст. 114 ТК РФ).

Предоставление отпусков регулируется следующими приказами:

• Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска - форма №Т-6, Т-6а;
• Приказ о перенесении отпуска (изменение даты отпуска);
• Приказ об отзыве из отпуска.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска издается с использованием формы Т6а для нескольких работников.

Он также имеет унифицированную форму. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска бухгалтерией заполняются записка-расчет о предоставлении отпуска работнику - форма №Т-60 и личная карточка работника - форма №Т-2ГС (ПРИЛОЖЕНИЕ Б).

 

2.3 Формирование личного дела госслужащего

Личное дело госслужащего начинается с даты поступления на государственную гражданскую службу и заканчивается в последний рабочий день на государственной гражданской службе. В течение своей трудовой деятельности человек может неоднократно возвращаться на госслужбу и каждый раз его личное дело будет вместе с ним возвращаться в отдел кадров того государственного органа, где он будет работать [24].