Содержание 

Введение

     В современных условиях для повышения эффективности управления в социальной сфере необходимо совершенствование работы с документами, так как принимая решение, которое может затрагивать все уровни учреждения как в нем, так и вне его, специалист должен опираться на информацию, на служебный документ.

     Организация работы с документами влияет на эффективность  работы аппарата управления, организацию  и условия труда работников. От того, насколько профессионально  и целесообразно ведется документация, зависит успех управленческой деятельности социального учреждения.

     Работа  с документами должна иметь четкий, структурированный порядок, чтобы  специалисты учреждаения могли  направлять свои усилия на главные  цели и задачи учреждения, не отвлекаясь на косвенные проблемы, затрагивающие  их работу.

     Офисная техника - неотъемлемая часть технического оборудования любого офиса. Слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.

     К офисной технике в широком  смысле можно отнести любые технические средства, облегчающие работу в офисе, начиная от карандашей и авторучек и кончая компьютерами и их сетями. К офисной технике в узком смысле относят лишь технические средства, используемые в бумажном делопроизводстве, и средства административно-управленческой связи.

1. Анализ объемно-временных характеристик операций технологического процесса обработки документов в организации

     Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив краевого органа исполнительной власти (далее именуется - архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству федеральных органов исполнительной власти, Совета администрации края.

     Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур  дел и формирование дел.

     Доставка  документов в управление осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

     С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

     По  каналам электрической связи  поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

     Документы, поступающие в управление на бумажных носителях, проходят обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение начальником  управления и, согласно его резолюции, передаются заместителям начальника и исполнителям.

     Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками отдела учета, распределения документации.

     Конверты  с документами вскрываются (за исключением  конвертов с пометкой «лично»), проверяется  правильность доставки, целостность упаковки документов.

     При обнаружении повреждений, отсутствии документов и приложений к ним  составляется акт в трех экземплярах: первый остается в отделе, второй 
приобщается к поступившему документу, третий пересылается отправителю.

     Ошибочно  присланные документы возвращаются отправителю или пересылаются по назначению.

     Конверты  от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда:

     дата  почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени  отправки;

     только  по конверту можно определить адрес отправителя.

     На  полученном документе в правом нижнем углу на первой странице проставляется  регистрационный штамп, и реквизиты  документа вводятся в компьютер.

     Срочные документы после регистрации  доставляются незамедлительно под роспись с указанием даты и времени их получения.

     Документы, поступившие в управление, минуя  отдел учета, распределения документации, в обязательном порядке передаются в данный отдел для регистрации.

     При приеме корреспонденции, доставляемой нарочным, проверяется правильность доставки, целостность упаковки и соответствие номеров документов (пакетов), записанных в разносных книгах. В разносных книгах ставится дата и подпись специалистов отдела учета, распределения документации, принявших документ. На копиях (вторых экземплярах) доставленных документов подпись не ставится.

     Вся поступившая в отдел учета, распределения  документации корреспонденция,распределяется на:

• входящую служебную;
• обращения граждан.

     Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение начальнику управления.

     Регистрации подлежат все документы, требующие  учета, исполнения и использования в справочных целях. Входящая служебная корреспонденция распределяется на регистрируемую и нерегистрируемую. Регистрации подлежат как письменные документы, так и создаваемые средствами электронной техники. Входящая корреспонденция, определяемая перечнем, передается адресатам без регистрации.

     Регистрируются все документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние (справки, служебные и докладные записки) и отправляемые.

     Документы регистрируются независимо от способа  их доставки, передачи или создания.

     Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного отдела в другой он повторно не регистрируется.

     Таким образом, поступившие документы  проходят следующие этапы:

     - первичную обработку

     - предварительное рассмотрение, разметку

     - регистрацию

     - рассмотрение документов руководством

     - направление на исполнение

     - контроль исполнения

     - исполнение документов

     - подшивку документов в дела

     Большее количество времени занимает проверка правильности адресования письма, учет вложенных в письмо документов и проверка подлинности, распределение писем по отделам. Наибольший процент документов обрабатывается в отделе учета, распределения и выпуска документации, кадров, а также большой объем информации проходит через отдел бухучета и контроля.

     Для наглядного видения данные, обрабатываемой информации, можно представить в  таблице.

     Таблица 1 - Процент обрабатываемых документов в отделах

     По  результатам таблицы видно, что  данные отделы производят обработку  информации в течение 5-7 часов, что  составляет 87% от внутреннего документооборота. 

2. Критерии выбора средств оргтехники

     К оргтехнике в широком смысле можно  отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.п., начиная от карандашей и точилок для них  и кончая вычислительными машинами и системами.

     В более узком смысле слова под  оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи.

     Офисная организационная техника (оргтехника) - технические средства, применяемые  для механизации и автоматизации  управленческих и инженерно-технических  работ.

     Организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям.

     С чего начинается любой бизнес, и  большой, и малый? С чего начинаются организация и деятельность любой  фирмы, и производственной, и коммерческой? С деловых бумаг! Множество различных договоров, юридических бумаг, служебных инструкций, бухгалтерских бланков, рекламных проспектов и афиш, технических заданий и технической документации, не говоря уже о визитках, этикетках и т.д. и т.п. Море бумаг различного назначения. Именно бумаг.

     Хотя  идея безбумажного делопроизводства родилась уже лет 20 назад и захватила  умы многих специалистов по информатике, деловой мир еще и сегодня  насышенной именно бумажной информацией. Опрос многих фирм США в 1994 г. показал, что в 40% из них 95% всей деловой информации хранится в бумажном виде, в 55% - бумажная информация составляет 50 - 95% и только 5% всех обследованных компаний смогли перевести свыше 50% информации в электронный формат. В целом в этих фирмах 92% информации хранится на бумаге, 5% - на микрофильмах, 2% - на магнитной ленте и 1% - на дисках. При этом, по оценке экспертов, сотрудники деловых фирм теряют до 15% документации и тратят до 30% рабочего времени на поиски нужного документа.

     В связи с вышесказанным правомерен вывод: актуальность традиционной, ориентированной на "бумажную информатику" техники остается весьма высокой.

     Средства  оргтехники для офиса солидной фирмы  могут включать в свой состав, например, такие устройства и оборудование: персональный компьютер, организационный автомат, пишущие машинки, телефонные и радиотелефонные аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, громкоговорящее телефонное переговорное устройство, пейджинговую систему, телетайп, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, ризограф, диктофоны, проекционную аппаратуру, адресовальную машину, маркировальную машину, ламинатор, штемпелевальный аппарат, машину для уничтожения документов, конвертовскрывающую машину, сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения документов, сейф, тележку, пневмопочту и др.

     Ниже  рассмотрены технические средства механизации делопроизводства и  средства и дминистративно-управленческой связи, составляющие основное ядро средств  офисной оргтехники.

     Самым важным критерием при выборе фирмы-продавца опрошенные компании отмечают цену оргтехники. Данный критерий как самый важный отметили 70% респондентов. 37% считают важнейшим высокое качество продукции, 15% - качество обслуживания в фирме, 12% рекомендации знакомых.

     Сегодня невозможно представить себе офис без какого-либо предмета офисной техники. В эпоху передовых технологий оргтехника помогает работать быстро и плодотворно. 

     С помощью факса мы может отправлять и получать письма и особо важные документы, воспользовавшись телефонной линией. Копиры и дубликаторы помогут нам снять копии с рабочих документов, распечатать рекламные брошюры, прайс-листы. Пользуясь принтером, можно распечатать необходимую документацию, предварительно подготовив ее на ПК. 

     Но  в последнее время появилась  возможность совместить несколько  устройств (факс, принтер, сканер, копир) в многофункциональном устройстве. Это позволяет пользователям  сэкономить время на выбор отдельного устройства, деньги и порой драгоценное место в офисе. 

     Покупка оргтехники становится одной из первых задач в начале работы любого офиса, ведь без нее открытие фирмы будет  немыслимым. Покупка оргтехники –  это немаловажное вложение в будущее любого офиса, и, как следствие, в развитие начинающегося бизнеса. 

     Планируя  покупку офисной техники, необходимо определить все особо важные потребности  офиса, рассчитать все планируемые  затраты на покупку расходных  материалов и так далее. Следует  не забывать о том, что дешевые расходные материалы, как правило, основывают дорогостоящие устройства. Следовательно, если мы планируем тратить минимум средств на комплектацию и ремонт оргтехники, необходимо приобрести дорогостоящее и качественное устройство. 

     Купить принтер, ксерокс и любой другой предмет офисной оргтехники можно в любом близлежащем специализированном магазине. Но опыт многих компаний показывает, что лучше все же воспользоваться проверенным магазином, где есть все необходимые лицензии, где вас обслужат квалифицированные специалисты по продаже оргтехники и, в случае поломки какого-либо устройства, произведут гарантийный ремонт или, если необходимо, гарантийную замену аппарата. 

     В любом крупном городе, как правило, не составит труда найти нужный магазин и произвести необходимую покупку. В маленьком городе, пожалуй, каждая фирма обменивается собственным опытом по покупке оргтехники между собой. Хороший магазин можно найти, опираясь на опыт коллег или знакомых. Также купить принтер, ксерокс и любое иное устройство можно в Интернет-магазине, представляющим в сети Интернет реальный магазин, или предлагающим свои услуги только в глобальной сети.

3. Обоснование применимости и расчет потребности количества средств оргтехники для организации (отдела)

    Прогрессивное развитие средств информационных технологий, в том числе и средств оргтехники, позволяет внедрять в практику работы офиса элементы безбумажной технологии, в которой информационный обмен между компонентами офисной системы будет осуществляться с помощью электронных коммуникационных средств, а хранение и обработка информации — с помощью персональных компьютеров и различной номенклатуры периферийных средств; копирование и тиражирование офисной документации — с помощью современного копировального оборудования, позволяющего кроме процедур копирования и тиражирования выполнять целый комплекс вспомогательных операций по электронному монтажу документов, их последующей обработке.

    По  моему мнению, ключом к решению  проблемы повышения уровня эффективности деятельности персонала офиса может стать концепция так называемого электронного (автоматизированного) офиса. В этом случае речь идет о комплексном использовании современных технических средств для автоматизации процедур и функций управления (обработка текстов, их редактирование, хранение и поиск, передача информации по каналам электросвязи внутри офиса и за его пределы, информационное обслуживание персонала офиса, некоторые аспекты процесса подготовки и принятия решения и т.д.), средств программной поддержки, подходов к проектированию помещений офиса, охраны труда персонала.

    Использование ПК в офисе не исключает, а наоборот, усиливает роль средств организационной  техники, разработанной на основе применения новейших достижений электроники, такой, как: сканирующие устройства, факс-модемные платы, копировальные многофункциональные машины, факсимильные аппараты, слайды-принтеры и др.

    Практическая  реализация концепции электронного офиса постепенно приводит к изменению стиля и методов управления, к пересмотру и перераспределению функций персонала, повышению производительности труда при выполнении целого ряда делопроизводственных операций

    Подводя некоторые итоги можно сказать, что большинство пользователей средств оргтехники испытывают различного рода затруднения при выборе соответствующих моделей различных групп, предназначенных для реализации процессов обработки документов в офисе. Для оптимизации процесса выбора технических средств офиса необходимо учесть целый ряд факторов, влияющих на процедуру выбора:

      - объем документооборота;

      - временные характеристики документопотоков;

      - объем документов, передаваемый  и принимаемый по техническим

        каналам связи;

      - способ организации эксплуатации технических средств;

      - объем копируемых документов  как первичный, так и вторичный;

      - технологические и эксплуатационные  характеристики оборудования;

      - фирма-производитель данной техники;

      - стоимость техники;

      - стоимость расходных материалов, частота их замены.

Практическое  задание

Подготовьте проект приказа по л/с о поощрении 

о поощрении работника 
 

торговыми предприятиями на общую сумму 985,3 млн. рублей.

должностного  оклада 

Основание: представление

Литература

1. Делопроизводство  на компьютере: (практ. пособ.) Т.М. Елизаветина, М.В. Денисова. СПб.: Питер, 2005.
2. Организация работы с документами: Учеб. / Государственная академия управления им. Серго Орджоникидзе. М.: ИНФРА-М, 2003.
3. Бройдо В.Л. Офисная техника для делопроизводства и управления.  М.: Филинъ, 2008.
4. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере: Практ.требования.  М.: Приор, 2009.