Документирование трудовых отношений. 4

Содержание 

Виды документов и правила их оформления

Оформление приема на работу, обязательные и рекомендательные документы.

Документы, создаваемые  при изменении трудового договора.

Документирование  прекращения трудового договора.

Документы-основания  для увольнения работников.

Введение

1. В каких формах осуществляется  документирование трудовых отношений  в организациях?

Важнейшей функцией кадровой службы любой организации является правильное и полное документирование трудовых отношений в организации. Внутренние документы оформляются как по установленным (унифицированным) формам, так и в произвольных формах в  зависимости от конкретных отношений, которые они регулируют.

Порядок ведения делопроизводства в организациях всех организационно-правовых форм регулируется Государственным  стандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Указанный  Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, т.е. постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, заявления и другие документы, составляемые внутри организации. Все эти документы  относятся к Унифицированной  системе организационно-распорядительной документации и включены в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД), который утвержден  и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299)., Согласно ОКУД в унифицированную  систему организационно-распорядительной документации входит следующая документация:

Служебное задание для направления  в командировку и отчет о его  выполнении (№ Т-10а);

Приказ (распоряжение) о поощрении  работника(ов) — № Т-11 (№Т-Иа).

Во вторую группу входят такие документы, как:

Табель учета рабочего времени  и расчета оплаты труда (№ Т-12);

Табель учета рабочего времени (№ Т-13);

Расчетно-платежная ведомость (№  Т-49);

Расчетная ведомость (№ Т-51);

Платежная ведомость (№ Т-53);

Журнал регистрации платежных  ведомостей (№ Т-53а);

Лицевой счет (свт) — № Т-54 (№  Т-54а);

Записка-расчет о предоставлении отпуска  работнику (№ Т-бО);

Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (№ Т-61);

Акт о приеме работ, выполненных  по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (№ Т-73).

Существующая в организациях номенклатура дел предназначена для формирования дел, их группировки, систематизации и  учета, определения сроков их хранения и является основой для составления  описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. При формировании дел необходимо соблюдать следующие  общие правила:

Ø помещать в дело только исполненные  документы в соответствии с заголовками  дел по номенклатуре;

Ø группировать в дело документы  одного календарного года, за исключением  переходящих дел;

Ø раздельно группировать в дела документы постоянного и временных  сроков хранения;

Ø помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

Ø в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

Ø по объему дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением  «т. 1», «т. 2» и т. д.

2. Каковы правила формирования  личных дел работников?

Учет работников по своему назначению подразделяется на:

Ø персональный;

Ø штатно-должностной;

Ø статистический.

Основным документом персонального  учета работника является его  личное дело, которое является документом «Для служебного пользования». Личное дело включает в себя следующие документы, пронумерованные и подшитые в  хронологическом порядке:

Ø опись документов, имеющихся  в личном деле;

Ø анкета;

Ø личное заявление о приеме на работу (в конце трудовой деятельности об увольнении);

Ø личный листок по учету  кадров с наклеенной на него фотографией  размером 4 х 6 см (фотографии обновляются  при достижении возраста 25 и 45 лет);

Ø автобиография;

Ø копии документов об образовании, присвоении ученой степени, ученого  звания;

Ø характеристики;

Ø копии приказов о приеме (в дальнейшем о переводе, увольнении);

Ø трудовой договор;

Ø карточки учета поощрений  и взысканий;

Ø материалы аттестации;

Ø представления о назначении, освобождении, переводе, увольнении, направлении  на учебу;

Ø копии наградных листов и представлений к присвоению почетных званий;

Ø другие документы, характеризующие  работника.

Личный листок по учету  кадров заполняется работником собственноручно, чернилами, разборчиво, без искажений  и сокращений наименования организаций, в которых он ранее работал. Сведения о предыдущей трудовой деятельности указываются на основании записей  в трудовой книжке и других документов. Автобиография пишется в произвольной форме, где, кроме сведений о себе и своей деятельности, указываются

сведения о родственниках  и другие сведения, имеющие значение при решении вопроса о более  правильном и целесообразном использовании  работника в определенной должности. Обо всех последующих изменениях в анкетно-биографических данных (образование, семейное положение и т. п.) работники  обязаны сообщать в отдел кадров по месту работы для внесения этих изменений во все их учетные документы.

Изъятие документов из личных дел производится с разрешения начальника отдела кадров, о чем делается отметка  в описи документов в личном деле, а подлинный экземпляр документа  заменяется его копией.

Личное дело государственного служащего ведется кадровой службой  соответствующего государственного органа и при переходе его на новое  место государственной службы передается по указанному месту.

Статистический учет ведется  с целью получения необходимых  обобщающих цифровых данных, отражающих качественное и количественное состояние  кадров. На основании этих данных разрабатываются  мероприятия по планированию подготовки кадров и обеспечению предприятия  специалистами.

Учетные документы на работников хранятся в специально оборудованных  шкафах, картотечных ящиках. На время  прекращения работы помещения, где  хранятся учетные документы, опечатываются  или сдаются под охрану. Личные дела размещаются в несгораемых  шкафах в порядке номеров, проставленных  на корешках и лицевой стороне  личного дела. Для быстрого нахождения конкретного личного дела ведется  алфавитная картотека, состоящая из алфавитных карточек. При малой численности  работников в организации можно  вести алфавитную книгу учета  личных дел. Для обеспечения контроля за выдачей личных дел составляются контрольные карточки, которые хранятся в личных делах.

3. Какие существуют локальные нормативные  акты, которые содержат нормы  трудового права?

Назначение локальных  нормативных актов состоит в  конкретизации трудового законодательства. Они разрабатываются и принимаются  на предприятиях, в учреждениях и  организациях с учетом особенностей их деятельности с целью повышения  гарантий, предоставляемых работникам, а также определения условий  их труда и др.

В ст. 8 ТК РФ указано, что работодатель принимает локальные нормативные  акты, содержащие нормы трудового  права, в пределах своей компетенции  в соответствии с законами и иными  нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями. Коллективным договором может быть предусмотрено  принятие локальных нормативных  актов, содержащих нормы трудового  права, по согласованию с представительным органом работников.

Следует подчеркнуть, что  признаются недействительными локальные  нормативные акты, которые ухудшают положение работников по сравнению  с ТК РФ, законами, иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями либо принятые без соблюдения предусмотренного ТК РФ порядка учета  мнения представительного органа работников. В таких случаях применяются  законы или иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового  права.

Работодатель вправе принимать  локальные нормативные акты как  единолично, так и с учетом мнения представительных органов работников, если это предусмотрено законом. Без учета мнения представительного  органа работников (единолично) принимаются:

Ø штатное расписание;

Ø должностные инструкции;

Ø приказы;

Ø распоряжения и т. п.

Акты, устанавливающие условия  и оплату труда, по общему правилу  принимаются с учетом мнения представительного  органа работников. К ним относятся:

Ø локальные нормативные  акты, предусматривающие введение, замену и пересмотр норм труда, независимо от их наименования (ст. 162 ТК РФ);

Ø графики сменности, которые  являются приложением к коллективному  договору (ст. 103 ТК РФ);

Ø локальные нормативные  акты об оплате труда (положения об оплате труда) (ст. 135 ТК РФ);

Ø локальные нормативные  акты о системе оплаты и стимулировании труда, в том числе повышение  оплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочную работу и в других случаях (к примеру, положения о премировании, надбавках, вознаграждении по итогам работы за год, за выслугу лет и т. п.) (ст. 144 ТК РФ);

Ø правила внутреннего  трудового распорядка организации, которые, как правило, являются приложением  к коллективному договору (ст. 189, 190 ТК РФ).

По решению работодателя могут приниматься и другие локальные  нормативные акты (например, положение  о персонале, положение о порядке  ведения коллективных переговоров  в организации, положение об участии  работников в управлении организацией, положение о комиссии по трудовым спорам и т. п).

Если постоянно действующий  представительный орган работников в организации (ст. 29 ТК РФ) отсутствует, проект локального нормативного акта должен быть направлен представителям работников, которым на общем собрании (конференции) работники могут поручить представление своих интересов. В соответствии со ст. 31 ТК РФ это  могут быть профсоюзная организация, объединяющая пусть даже менее половины работников, либо иные представители. В том случае, когда работники  не воспользовались своим правом избрать представителей, работодатель имеет право принять соответствующий  локальный акт единолично.

Порядок учета мнения выборного  профсоюзного органа, представляющего  интересы работников организации при  принятии локальных нормативных  актов, содержащих нормы трудового  права, определен ст. 372 ТК РФ. Работодатель в предусмотренных ТК РФ случаях  перед принятием решения направляет проект такого локального нормативного акта, содержащего нормы трудового  права, и обоснование по нему в  выборный профсоюзный орган, представляющий интересы всех или большинства работников данной организации, который не позднее 5-ти рабочих дней с момента получения проекта указанного локального нормативного акта направляет работодателю мотивированное мнение по данному проекту в письменной форме.

В случае, если это мнение не содержит согласия с проектом локального нормативного акта либо содержит предложения  по его совершенствованию, работодатель может согласиться с ним либо обязан в течение 3-х дней после  получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с выборным органом работников в  целях достижения взаимоприемлемого  решения.

При недостижении согласия возникшие  разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель вправе принять  локальный нормативный акт, содержащий нормы трудового права, который  может быть обжалован в соответствующей  государственной инспекции труда  или в суде, а выборный орган  работников имеет право начать процедуру  коллективного трудового спора  в порядке, предусмотренном ТК РФ.

Государственная инспекция  труда при получении жалобы (заявления) выборного органа обязана в течение 1 месяца со дня получения жалобы (заявления) провести проверку и в  случае выявления нарушения выдать работодателю предписание об отмене указанного локального нормативного акта, обязательное для исполнения.

Акты, принятые с нарушением установленного порядка учета мнения представительного органа работников (либо в случаях, предусмотренных  коллективным договором, соглашением, — без согласования с таким  органом), считаются недействительными  с момента принятия и не подлежат применению.

Локальные нормативные акты следует отличать от коллективного  договора, который представляет собой  правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и  заключаемый работниками и работодателем  в лице их представителей, т.е. это  нормативное соглашение, принимаемое  в договорном порядке (ст. 40, 41 ТК РФ). В отличие от коллективных договоров  и соглашений, которые заключаются  после проведения коллективных переговоров  и действуют в течение определенного  срока (до 3-х лет), локальные нормативные  акты принимаются обычно по инициативе работодателя, процедура их принятия не определена, они могут быть как  срочными, так и постоянными.

В системе источников трудового  права локальные нормативные  акты занимают низшее положение. Они  не должны содержать норм, ухудшающих положение работников по сравнению  с трудовым законодательством, подзаконными нормативными актами (указами Президента РФ, постановлениями Правительства  РФ, актами федеральных органов исполнительной власти), законами и подзаконными актами субъектов РФ, нормативными актами органов местного самоуправления, а  также соглашениями и коллективными договорами.

Локальные акты, принятые с  нарушением этого требования, являются недействительными и не подлежат применению с момента их принятия.

4. По каким основаниям оформляются  приказы?

Приказ (распоряжение) — внутренний документ организации, издаваемый ее руководителем  по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации.

Оформлению приказами  подлежат:

Ø утверждение внутренних положений (об учетной политике, о  проведении аттестации и т. п.);

Ø прием на работу, перевод  на другую работу, увольнение работников (см. Приложение 1,2, 3);

Ø поощрение работников, наложение  дисциплинарных взысканий;

Ø другие вопросы.

Приказы должны издаваться только в случаях действительной необходимости.

Изменения и дополнения в  приказы, а также их отмена производятся только приказами.

Приказы подразделяются на приказы  по основной деятельности и приказы  по личному составу.

Проекты приказов по основной деятельности разрабатываются специалистами  подразделений по поручениям руководства  или в соответствии с функциями, предусмотренными положениями об этих подразделениях. Проекты приказов должны составляться на основе всестороннего  изучения затрагиваемых в них  вопросов, с тем чтобы содержащиеся в проектах предложения были конкретными  и реальными, соответствовали действующему законодательству, а также исключали  необходимость выпуска дополнительных приказов в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа.

5. Как составляются проекты приказов  по основной деятельности?

Приказы по основной деятельности подписываются руководителем, а  в его отсутствие — заместителем, исполняющим обязанности руководителя в соответствии с приказом о распределении  обязанностей между руководством или  специально изданным по данному вопросу.

Приказы по административно-хозяйственным  вопросам подписываются заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с его компетенцией, что должно быть обязательно оговорено  в соответствующих документах (положении, приказе).

Подписывается первый экземпляр  приказа, изготовленный на бланке.

В состав реквизита «подпись»  входит:

Ø наименование должности  лица, подписывающего документ;

Ø личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

Не допускается подписывать  приказ с предлогом «за» или проставлением  косой черты перед наименованием  должности. Если должностное лицо, подпись  которого заготовлена на проекте  приказа, отсутствует, то он перепечатывается.

В случае обнаружения в  подписанном приказе неточностей  или неясностей необходимо немедленно доложить об этом лицу, подписавшему приказ, для внесения изменений. Внесение дополнений и изменений в приказы после  подписания не допускается без разрешения лица, подписавшего его.

К проекту приказа исполнитель  составляет список на рассылку, который  должен включать только те подразделения  и организации, которых он касается. Ответственность за определение  тиража и правильность расчета рассылки несет исполнитель.

Подписанные приказы по основной деятельности передаются в канцелярию для регистрации, размножения и  рассылки вместе с приложениями, на которые имеются ссылки в тексте, и списком на рассылку.

Регистрация приказа должна проводиться в день его подписания. В случае задержки сдачи подписанного приказа на регистрацию или рассылку более чем на два дня он должен быть снова доложен лицу, его подписавшему, с объяснением причин задержки для  изменения даты подписи, а в случае необходимости и сроков исполнения.

Снятие копий с приказов в соответствии со списком на рассылку и оформление выписок из приказов производится канцелярией, где они  формируются. Дополнительные копии  снимаются только с разрешения руководства. При этом делается соответствующая  отметка в списке на рассылку.

6. Каков порядок признания приказов  утратившими силу?

При составлении проекта  приказа необходимо:

— увязать содержащиеся в  нем предложения с ранее изданными  по данному вопросу документами  во избежание повторений и противоречий;

— излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности  его двоякого толкования;

— определить конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений.

Если подготавливаемый проект отменяет или изменяет ранее изданные приказы, то в проекте должно быть указано, какие из них утратили силу или подлежат изменению и в  какой части.

Приказы, а также отдельные  разделы (пункты) ранее изданных приказов представляются к признанию утратившими  силу одновременно с изданием новых  приказов по данному вопросу. Перечень приказов, утративших силу, указывается  отдельным пунктом (при большом  количестве он может быть дан в  приложении).

Если ранее изданный приказ подлежит изменению частично, то в  проекте приказа дается новая  редакция конкретного пункта, например

«Пункт 2 приказа от_____№  изложить в следующей редакции_____________________________», и далее приводится новый текст.

7. В каких случаях возможно издание  повторных, дополнительных приказов  и приложений к ним?

Повторные приказы по одним  и тем же вопросам издаются в исключительных случаях и только после рассмотрения причин невыполнения ранее принятых решений. В них должны быть предусмотрены  эффективные меры по выполнению установленных  заданий и дисциплинарные взыскания  лицам, допустившим срыв выполнения ранее изданных приказов.

Приказы, являющиеся дополнением  к ранее изданным, должны иметь  в тексте оговорку: «В дополнение к  приказу от «___» _________ № ».

Наличие приложений к приказу  должно обязательно оговариваться  в конце соответствующего пункта. Если в приказе дается ссылка «согласно  приложению» или «прилагается», то на первой странице приложения в  правом верхнем углу пишется: «Приложение  к приказу».

При наличии нескольких приложений они нумеруются, но без знака №, например, «Приложение 1 к приказу  ».

При реорганизации организации  или ее структурного подразделения  в приказе должны быть отражены все  основные сведения о характере проводимых структурных изменений, передаче основных фондов, помещений, документов, оборудования и т. п. Трудовые отношения с работниками  реорганизуемых структурных подразделений  оформляются приказами по личному  составу.

8. Какие существуют требования  к оформлению текста приказа  о приеме работника на работу?

Согласно Постановлению  Госкомстата от 5 января 2004 г. приказы  применяются для оформления и  учета принимаемых на работу работников по трудовому договору. Составляются они на основании заключенного трудового  договора лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию. Если приказ составляется на одного работника, то заполняется  форма № Т-1, а если на нескольких работников — форма №Т-1а.

При оформлении такого приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются:

наименование структурного подразделения;

должность (профессия, специальность);

испытательный срок, если работнику  устанавливается испытание при  приеме на работу;

условия приема на работу и  характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

Следует отметить, что при  заключении с работником(ами) трудового  договора на неопределенный срок в  реквизитах «Дата» в форме № Т-1 или «Период работы» в форме  № Т-laстрока (графа) «по» не будет  заполняться.

Когда приказ (распоряжение) подписан руководителем организации  или уполномоченным на это лицом, его объявляют работнику(ам) под  расписку. Затем на основании приказа  в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется  личная карточка (форма № Т-2 или  № Т-2ГС (МС)), а в бухгалтерии  открывается лицевой счет работника (форма № Т-54 или № Т-54а), утвержденные Постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г.

9. Каково содержание приказа?

Приказ оформляется на специально разработанном бланке «Приказ» или на общем бланке с указанием  вида документа. Текст приказа должен иметь заголовок и состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Заголовок приказа начинается с предлога «О», например: «Об утверждении...», «О создании ...», «Об объявлении ...», «Об итогах ...» и т. д.

Констатирующая часть  раскрывает причины, цели и задачи, послужившие основанием для издания  приказа, или обосновывает необходимость  его выпуска.

Обычно текст констатирующей части начинается с формулировки: «В соответствии с ...», «Во исполнение ...», «В целях ...», «Для ...».

Если приказ издается на основании  или в развитие документов контролирующих органов, в констатирующей части  указывают наименование этих документов, дату, номер и при необходимости  краткое изложение содержания документа  в целом или его раздела.

Констатирующая часть  может отсутствовать, если предписываемые в распорядительной части действия не нуждаются в разъяснении (например, в приказах о назначении комиссий, об утверждении инструкций, положений  и т. д.).

Распорядительная часть  содержит предписываемые действия, фамилии  должностных лиц, ответственных  за их выполнение и сроки исполнения.

Распорядительная часть  отделяется от констатирующей словом «приказываю», которое печатается прописными буквами на отдельной строке от нулевого табулятора.

Текст распорядительной части  излагается в повелительной форме  и подразделяется, как правило, на пункты, которые нумеруются арабскими  цифрами сточкой.

Для обеспечения своевременного и качественного выполнения поручения  каждый пункт должен включать:

ответственного исполнителя;

содержание задания;

срок исполнения (дата).

Если одному исполнителю  поручается несколько заданий, то пункт  делится на подпункты.

В тексте распорядительной части  следует избегать неконкретных заданий.

Последним пунктом приказа  должно быть определено структурное  подразделение или должностное  лицо, ответственное за исполнение приказа в целом («Контроль за исполнением приказа возложить  на ...»).

Проект приказа до представления  на подпись должен быть тщательно  отредактирован, согласован и завизирован  на первом экземпляре заинтересованными  структурными подразделениями и  должностными лицами, которых он касается, и пройти юридическую экспертизу.

Согласование проводит структурное  подразделение или лицо, готовившее проект приказа.

10. Каков порядок визирования приказов?

Проект приказа по основной деятельности визируется руководителем  структурного подразделения — составителем проекта, руководителями заинтересованных структурных подразделений, юристом. Заместители руководителей структурных  подразделений имеют право визировать приказы только при отсутствии руководителей, это право должно быть зафиксировано  в положении об этом подразделении.

Проекты приказов, выполнение которых требует финансового  обеспечения, согласовываются с  главным бухгалтером.

Юрист в равной степени  с составителем проекта приказа  несет ответственность за соответствие приказа действующему законодательству, ранее изданным приказам, положениям, инструкциям, а также за правильность ссылок на законодательные или нормативные  документы.