Документирование конфиденциальных сведений

Наименование Предприятия УТВЕРЖДАЮ

СОДЕРЖАНИЕ:

 ВВЕДЕНИЕ

1. Документирование конфиденциальных сведений.
1. Получение разрешения на издание конфиденциального документа.

1.2. Установление уровня грифа  конфиденциальности сведений, подлежащих  включению в будущий документ.

3. Оформление и учет носителя дли документирования выделенного комплекса конфиденциальной информации.
4. Составление вариантов и черновика текста документов.
5. Издание конфиденциального документа.
2. Назначение и виды проверок конфиденциальных документов,,
2. Назначение
3. Виды проверок.

3.Правила  оформления реквизита «отметки о приложении» №21

  Используемая литература.

Введение

Коммерческая тайна прямо связана  с коммерческой деятельностью, является необходимым условием ее существования. 

В современном понимании коммерческая деятельность не привязывается к какой-либо определенной сфере. Она охватывает любую деятельность - «промышленую, торговую, финансовую, научно-исследовательскую и др.

           Синонимом коммерческой деятельности является предпринимательская! деятельность. Согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации, предпринимательская деятельность - это осуществляемая на свой риск деятельность, направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг лицами, зарегистрированными в этом качестве в установленном порядке».

Коммерческая деятельность может  осуществляться и при отсутствии конкурента, при монопольном положении  предприятия в той или другой сфере деятельности, однако это скорее исключение, чем правило. Правилом же является то, что конкурентная борьба - спутник коммерческой деятельности и условие выживания коммерческих предприятий. Отсюда - стремление сохранить  в секрете от конкурента (соперника) те приемы и особенности своей деятельности, которые обеспечивают преимущество над конкурентом, отсюда и стремление конкурентов выявить эти секреты, чтобы использовать их в своих интересах.

Защищаемые секреты  коммерческой деятельности получили название коммерческой тайны.

ИЗ ГРАЖДАНСКОГО КОДЕКСА Р.Ф

     Статья 139. Служебная и коммерческая тайна

1. Информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности. Сведения, которые не могут составлять служебную или коммерческую тайну, определяются законом и иными правовыми актами.
2. Информация, составляющая служебную или коммерческую тайну, защищается способами, предусмотренными настоящим Кодексом и другими законами.

Лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет служебную шли коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки. Такая же обязанность возлагается на работников, разгласивших служебную или коммерческую тайну вопреки трудовому договору, в том числе контракту, и на контрагентов, сделавших это вопреки гражданско-правовому договору.

Информации, составляющая коммерческую тайну, не существует сама по себе. Она  отображается в различных носителях, которые могут ее сохранять, накапливать, передавать.

Носитель информации — физическое лицо или материальный объект, в том числе физическое поле, в которых информация находит свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов».

Из этого определения следует, во-первых, что материальные объекты - это не только то, что можно увидеть  или потрогать, но и физические поля, а также мозг человека, во-вторых, что информация в носителях отображается не только символами, т.е. буквами, цифрами  знаками, но и образами в виде рисунков, чертежей, схем, других знаковых моделей, сигналами в физических полях, техническими решениями в изделиях, техническими процессами в технологии изготовления продукции.

Таким образом, коммерческая тайна  является своего рода собирательным  понятием, включающим различные носители с соответствующей информацией, и защита коммерческой тайны в итоге сводится к защите ее носителей.

Документы, содержащие информацию, составляющие коммерческую тайну, принято называть конфиденциальными, а процессы изготовления таких документов и организацию  работы с ними - конфиденциальным делопроизводством.

Организация и технология конфиденциального  делопроизводства не регламентированы государственными нормативными актами. Их должен определять обладатель конфиденциальных документов, учитывая специфику деятельности предприятия.  

1. Документирование конфиденциальных сведений.

Документирование конфиденциальной информации (составление конфиденциальных документов) является более сложным  процессом по сравнению с аналогичной  работой но составлению открытого  документа. Усложнение процесса определяется объективной необходимостью создать  условия для обеспечения сохранения втайне сведении, включаемых в документ.

Важно, что в отличии от открытых документов процесс документирования конфиденциальной информации насыщен  специфическими технологическими этапами  и процедурами

Выделяются основные этапы:

1. Получение разрешения на издание конфидециального документа

Разработкой перечня сведений, составляющих коммерческую тайну,

должна заниматься постоянно действующая  экспертная комиссия (ПДЭК).

До решения вопроса о присвоении будущему документу грифа конфиденциальности должно быть получено разрешение первого  руководителя фирмы на издание этого документа. В основе присвоения документу грифа конфиденциальности должны лежать: перечень конфиденциальных сведений фирмы, требования партнеров, условия контрактов, а также перечень ценных и конфиденциальных документов фирмы.

2. Установление уровня грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ.
3. Информация и документы, отнесенные к коммерческой тайне, имеют несколько уровней грифа ограничения доступа, соответствующих различным степеням конфиденциальности информации.

Первый, массовый уровень  - грифы «Конфиденциально»,

«Конфиденциальная информация». Не следует  ставить гриф «Коммерческая тайна», так как грифом обозначается не вид  тайны, а характер ограничения доступа  к документу.

Второй уровень, достаточно редкий, - грифы «Строго конфиденциально», «Строго конфиденциальная информация», «Конфиденциально. Особый контроль». Этот гриф присваивается документу лично  первым руководителем фирмы, им изменяется или отменяется. Использование и  хранение документов с этим грифом также организуется первым руководителем  с возможным привлечением руководителя службы КД.

1.3 Оформление и учет носителя  для документирования выделенного  комплекса конфиденциальной информации;

      Важным вопросом, решаемым заблаговременно руководством фирмы, службой КД и исполнителями, т.е. до начала составления текста документа, является определение необходимости предварительной регистрации носителя, на котором будут формироваться черновик и беловик документа. Назначение учета носителей конфиденциальной информации состоит в том, чтобы обеспечить безопасность информации, контроль, за ней не только в подлиннике документа, но и во всех черновых материалах, вариантах и редакциях документа, отдельных записях и подготовительных материалах. На чистом носителе информации ставится избранный гриф конфиденциальности будущего документа.

      Носителями документированной конфиденциальной информации могут

быть:

• для традиционных текстовых документов - специальный блокнот с отрывными листами и корешком, выполняющим функцию учета листов, нанесения отметок о целевом их использовании; рабочая и стенографическая тетради для больших по объему документов; отдельные пронумерованные листы бумаги, типографские формы и бланки документов;

• для чертежно-графических документов - пронумерованные листы ватмана, кальки, пленки, координатной бумаги и т.п.;
• для машиночитаемых документов - маркированные и пронумерованные магнитные лепты, диски, дискеты, карты и т.п.;
• для аудио и видео документов - маркированные и пронумерованные кассеты с магнитной пленкой, лазерные диски, кассеты с кинопленкой и т.п.;
• для фотодокументов - маркированные пронумерованные кассеты с фотопленкой, фотобумага, микрофиши, слайды, кассеты с микрофотопленкой и т.п.

       Процедуры оформления и учета:

  первичное оформление носителя, в процессе которого выполняются специализированные операции, позволяющие в дальнейшем контролировать подлинность носителя и сохранность всех его элементов; о традиционный или автоматизированный учет носителя, при котором документируется факт включения носителя в категорию носителей ограниченного доступа с присвоением ему инвентарного номера, о окончательное оформление носителя, в процессе которого учетные данные переносятся на носитель и его составные части для их идентификации; о выдача учетного, укомплектованного носителя информации исполнителю, закрепление за исполнителем персональной ответственности за сохранность носителя, его целостность н целевое использование; о выдача исполнителю при необходимости дополнительных учтенных листов, форм и бланков;

Этап оформления и учета носителей  конфиденциальной информации, выдача их исполнителям и приема от исполнителей выполняется в службе КД, как в традиционном, так и автоматизированном режимах и включает в себя следующие процедуры.

 прием от исполнителя носителя  информации, в процессе – которого проверяется комплектность носителя, наличие оправдательных отметок в случае отсутствия элементов и документирование факта передачи носителя в службу КД;

 ежедневная проверка правильности  учета носителей и их наличия.

       При работе с сотрудниками фирмы работник службы КД педантично решает следующие задачи обеспечения защиты информации:

• о предотвращение выдачи носителя лицу, не связанному с составлением    конкретного документа или исключенному из состава лиц, допускаемых к данному носителю (составляемому документу);
• о выявление факта утраты носителя или его частей, организация поиска носителя и проведение служебного расследования;
• о предотвращения нарушения принципа персональной ответственности за
• сохранность носителя и фиксируемой в нем информации; о обнаружение факта подмены носителя другим, фальсификация части носителя.

1.5 Издание конфиденциального документа; На этапе изготовления конфиденциальных документов черновик документа перепечатывается и создается оформленный в соответствии с государственными стандартами оригинал (беловик) проекта документа - подлинник документа.

В процессе изготовления конфиденциального  документа должны быть решены следующие  задачи обеспечения защиты информации:

1.Предотвращение несанкционированного  изготовления конфиденциального документа кем-либо из персонала фирмы;

2.Обеспечение контроля за сохранностью носителей, на которых последовательно изготовляются черновик, проект документа и его варианты;

3.Обеспечение тайны информации благодаря изготовлению документа в специально оборудованном помещении, оснащенном комплексом технических средств защиты информации и исключающем нахождение в нем посторонних лиц;

4.Обеспечение оперативных и результативных проверок наличия, комплектности, целостности и подлинности документов за счет нанесения на проект документа учетных и защитных отметок.

     Издание документа включает в себя следующие последовательно выполняемые процедуры:

-заключительное корректирование текста; -итоговое внутреннее согласование   документа;

-внешнее согласование документа;

-подписание документа руководителем; -утверждение, одобрение документа.

Указанные этапы характеризуются  не только регламентированной технологией, но и жесткими правилами работы исполнителей с конфиденциальной информацией. Сам  факт запечатления ценной информации на носителе предполагает наличие защитных мер в отношении информации и  носителя от различных рисков.

Своевременное установление грифа  конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ, является одним из основных элементов  защиты документированной информации, позволяющим обеспечить относительно надежную безопасность тайны фирмы.

Следовательно, до напала составления  черновика конфиденциального документа  должен быть выполнен ряд принципиально  важных технологических этапов обеспечения  сохранности тайны фирмы, которые  дают возможность в будущем свести к минимуму риск утраты ценной информации, документирование которой пока только предполагается.

2. Назначение и виды  проверок конфиденциальных документов.

2.1 Проверки конфиденциальных документов являются важной составной частью конфиденциального делопроизводства. Назначение проверки состоит в обеспечении контроля за сохранностью документов. Это достигается путем установления соответствия фактического наличия документов учетным данным на них, выявления отсутствующих документов и принятия мер по их розыску.

Однако в процессе регистрации  документов могут быть допущены ошибки, следствием которых становится искажение  учетных данных о документах. Кроме  того, часть зарегистрированных документов может быть отправлена, уничтожена, подшита в дела, возвращена после  отправления, переведена на другой вид  учета. При проставлении в учетных  формах отметок о таком движении документов также могут случаться  ©шибки, которые при определенных обстоятельствах создают основу для утраты документов и не своевременного обнаружения утрат. Поэтому проверки правильности регистрации документов и проставления отметок о их движении должны быть составными частями проверок наличия документов. Проверки направлены и на выявление неучтенных по каким-либо причинам конфиденциальных документов, установление этих причин и взятие таких документов на учет.

Проверками должны быть охвачены не только документы, но и дела, а также  носители конфиденциальной информации.

Проверки и сроки их проведения позволяют выявлять ошибки, допущенные при регистрации документов и  производстве отметок о их движении, осуществлять систематический контроль за наличием документов, не сброшюрованных и не подшитых в дела, а следовательно, подвергающихся большой опасности  утраты.

При проведении проверок необходимо руководствоваться следующими принципами:

- охват проверочными операциями  всех подлежащих проверке документов, дел и носителей, всех учетных  форм, -в которых зафиксированы  ироверяемые реквизиты, и всех необходимых сопроводительных ( оправдательных ) материалов о движении документов;

• проведение проверок наличия документов по схеме: с начало документ, потом учетные данные на него (от документа к формам учета), что обеспечивает большую возможность обнаружения неучтенных конфиденциальных документов;
• фиксация конечных результатов проверок.

22 Виды проверок:

Проверки правильности проставления регистрационных данных конфиденциальных носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек).

Для проверки правильности проставления регистрационных данных бумажных носителей  должны привлекаться журнал учета бумажных носителей и носители. В журнале  и на носителе проверяется соответствие записей об учетном номере и грифе  конфиденциальности носителя, дате регистрации, виде, наименовании или назначении носителя, количестве листов 1. В носителе проверяется правильность нумерации листов. Отметка о проверке проставляется в журнале рядом с номером носителя.

Для проверки правильности проставления регистрационных данных машинных носителей  должны использоваться журнал учета  машинных носителей и носители. В  журнале и носителе проверяется  соответствие вида и типа носителя, его учетного номера и грифа конфиденциальности. Отметка о проверке проставляется  в журнале рядом с номером  носителя. Для проверки правильности проставления регистрационных данных изданных документов привлекаются журнал учета изданных документов, документы  и черновики. В журнале и на документе проверяется соответствие записей об учетном номере, грифе  конфиденциальности, дате, виде и заголовке  документа, фамилии исполнителя, количестве экземпляров, количеств® листов в экземпляре. В документе проверяется правильность нумерации листов, проставление учетных номеров на каждом листе документа, проставление номера экземпляра на каждом экземпляре. В журнале и на черновике проверяется соответствие номера носителя и номеров листов черновика. Отметка о проверке проставляется в журнале рядом с номером документа.

Для проверки правильности проставления регистрационных дел и учетных  журналов (картотек) привлекаются номенклатура дел, дела и учетные журналы (картотеки). В номенклатуре и на обложке дела (журнала) шли наклейке на картотеке проверяются соответствие индекса(номера) дела (журнала, картотеки), носителей. Для проверки наличия не подшитых в дела и не переведенных на выделенное хранение изданных документов, привлекаются документы и журнал учета изданных документов.

Для проверки наличия не подшитых в дела и не переведенных на выделенное хранение поступивших документов, независимо от времени их регистрации, привлекаются документы и журнал учета поступивших документов,в документе и в журнале проверяется соответствие учетного номера, количества листов основного документа и приложений (при наличии приложений) с просчетом листов.

Если к началу квартальной проверки носитель, изданный или поступивший  документ сняты с учета (уничтожены, отправлены, переведены на учет документов выделенного хранения, подшиты в  дела), то в форме учета проверяется  наличие отметок и подписей о  произведенных операциях.

Если в процессе или по итогам квартальной проверки выявится отсутствие отдельных зарегистрированных документов (носителей), то должны быть приняты  меры по оперативному их поиску. При  отсутствии положительных результатов  необходимо приказом по предприятию  создавать специальную комиссию установления причин отсутствия документов, разработки версий о их возможном  местонахождении и проведения поиска документов по каждой из этих версий. При  любом исходе поиска комиссия должна составлять заключение о результатах  своей работы. В случае нахождения документов в заключении отражаются причины отсутствия документов в установленных для них местах и предлагаются меры по устранению таких причин. Если документы не найдены, то в заключении отражаются направления поиска, излагаются возможные причины, обстоятельства и формы утраты документов, устанавливается степень вины в этом конкретных сотрудников. Заключение утверждается руководителем предприятия, который принимает решение о мерах наказания виновных.

Комиссия создается и при  обнаружении в ходе проверок неучтенных конфиденциальных документов (носителей). В заключении комиссии отражается действительная степень конфиденциальности этих документов, причины издания их неучтенными  и формулируются предложения, направленные па предотвращение неучтенного издания  документов. Выявленные неучтенные документы  регистрируются в соответствующих  формах учета.

По результатам произведенных  в течение квартала проверок правильности проставления отметок о движении документов, дел, носителей и фактического наличия носителей и документов составляется ашг по следующей форме:

Наименование должности руководителя предприятия (подпись,инициалы, фамилия, дата)

АКТ

№.

(место составления) О проверке  движения и наличия конфиденциальных  носителей, документов и дел  за квартал

Составлен:       

(инициалы, фамилии лиц, проводивших  проверку) В период с по  200 г. проведена проверка:

• правильности произведенных в течении квартала отметок о движении носителей, документов и дел, независимо от времени их регистрации;
• фактического наличия всех носителей, изданных и поступивших документов с просчетом листов, независимо от времени их регистрации.

В результате проверки установлено: 1. Все отметки о движении документов, дел и носителей соответствуют  сопроводительным (оправдательным) материалом, а также новому местонахождению  подшитых и переведенных на учет выделенного  хранения документов;

2. Все подлежащие проверке документы и носители находятся в наличии;
3.   документов (носителей, дел) не зарегистрированы по формам учета

(указываются раздельно носители, дела, по каждому виду учета);

4. Имеются следующие ошибки нарушения в учете и хранении документов, дел, носителей (перечисляются ошибки, нарушения и меры, принятые по их устранению).

Годовая проверка наличия конфиденциальных дел, документов выделенного хранения и учетных журналов (картотек).

Годовая проверка наличия дел должна проводится после подшивки в дела

истекшего года всех поступивших и  изданных за этот год документов и  после закрытия дел (просчета листов, составления заверительной надписи дела, его прошивки и опечатывания). Если отдельные документы требуют длительного исполнения и поэтому не могут быть подшиты в дела, то их следует перерегистрировать в журнал учета документов следующего года с щелью закрытия соответствующего дела за истекший год, однако по документам постоянного срока хранения такая перерегистрация может допускаться как исключение.

Для проверки наличия всех дел, зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах, привлекаются дела и номенклатуры дел за соответствующие  годы. На обложке дела и в номенклатуре проверяется соответствие индекса (номера) дела, номера тома дела, количества листов в томе.

Для проверки наличия всех документов выделенного хранения, зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах, привлекаются документы и журнал учета документов выделенного хранения. В документе и журнале проверяется соответствие учетного номера, номеров экземпляров, количества листов в экземпляре (в документе количество листов по заверительной надписи, если не проставлено на обложке, если проставлено, то по заверительной надписи только в документах, зарегистрированных в истекшем году).

Выявление отсутствующих дел, документов и журналов производится путем выверки  дат проверок и подписей о снятии их с учета. При отсутствии дел, документов и журналов их поиск осуществляется по технологии, предусмотренной для квартальных проверок.

По результатам годовой проверки составляется акт по следующей форме:

Наименование должности руководителя предприятия

(подпись, инициалы, фамилия, дата)

АКТ

№ 

(место издания)

О проверке наличия конфиденциальных дел, документов и учетных журналов

(картотек) за год

Составлен: 

(инициалы, фамилии лиц, проводивших  проверку)

В период с по 200_ г. проведена проверка:

фактического наличия всех дел  и документов выделенного хранения, зарегистрированных в истекшем и  предыдущих годах (без просчета листов);

• фактического наличия учетных журналов (картотек), зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах (без просчета листов, карточек);
• закрытия всех регистрационных номеров в журналах (картотеках) учета изданных, поступивших документов и носителей, зарегистрированных в истекшем году.

В результате проверки установлено:

1. Все подлежавшие проверке дела, документы выделенного хранения и учетные журналы (картотеки) находятся в наличии;
2. Все регистрационные номера в журналах (картотеках) учета закрыты;
3. . дел (документов выделенного хранения) не зарегистрированы

(количество) по формам учета.

Наименование предприятия                                                                        (подписи) 

Нерегламентные проверки наличии конфиденциальных носителей, документов и дел.

Нерегламентные проверки наличия  конфиденциальных носителей, документов и дел проводятся три смене  руководители и сотрудников подразделения  конфиденциального делопроизводства, их временном отсутствии (болезнь, командировка, отпуск), временном отсутствии исполнителей, нарушении оттисков печатей на хранилищах документов, ликвидации предприятия. Во всех случаях они осуществляются путем проверки соответствия фактического наличия носителей, документов и дел учетным данным на них.

При смене руководителя подразделения  конфиденциального делопроизводства проводится проверка наличия всех носителей, документов и дел, независимо от времени их регистрации. Проверка проводится комиссией, назначаемой приказом руководителя предприятия. Результаты проверки отражаются в общем акте приема-передачи дел. К акту прилагаются справки сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства, подтверждающие наличие носителей, документов и дел, находящихся у них на хранении.