Документирование информационно-справочных документов

Министерство  Образования и науки Российской Федерации

Институт  текстильной и легкой промышленности

Федерального  государственного бюджетного образовательного учреждения

высшего профессионального образования

АлтГТУ  им.И.И.Ползунова 
 
 

Кафедра  Экономики  и Управления 
 
 
 
 

Контрольная работа

по  дисциплине : Документирование управленческой  деятельности»

Тема : «Документирование   информационно — справочных материалов» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Проверил:                                                                                        Ст.преподователь

                                                                                                             Головина С.В. 
 

Выполнил:                                                                                                                  Студент 5 курса

9-ЭУП-71

Шифр:07441059

Каминецкая  К.В. 
 
 
 

Барнаул 2012 
 
 
 

Содержание 

1.Введение 

2.Документирование  информационно — справочных материалов 

2.1 Справки 

2.2 Докладные  записки. 

2.3 Объяснительные  записки. 

2.4 Акты. 

3.Документооборот  и его организация 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

Подавляющее большинство  документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом  положении дел в данной или  других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.Документирование информационно – справочных материалов

К информационно- справочным материалам относят справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, письма, телеграммы.Ниже рассмотрим некоторые из них 

2.1Справки

Справки – это документ содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

 Справки  бывают двух видов :

1.Содержащие  информацию о фактах и событиях  служебного характера.

2.Выдаваемые  гражданам учреждениями для подтверждения  того или иного факта ( о  подтверждении места работы, заработной плате, места жительства и т.д )

2.2Докладные  записки 

Докладная записка – это документ адресованный руководителю данного учреждения, информирующий  его о сложившейся ситуации ,имевшим  место явлений  или факте ,о  выполненной работе, а также содержащие выводы и предложения. Цель инициативной записки (  написанной по инициативе самого работника) побудить руководителя принять определённое решение. Поэтому текст её делиться на две части : в первой констатирующей излагается факт или описывается ситуация, во второй – излагается просьба или предложения. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ и предоставляют  руководителю регулярно. Тексту докладной записки обязательно предшествует  заголовок начинающийся  с предлога «О» («Об»). Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю своего предприятия ,оформляются на простом листе и подписываются её  составителем. Внешняя докладная записка адресуемая вышестоящие организации оформляется на общем бланке учреждения  и подписывается её руководителем.

2.3 Объяснительные записки 

   Объяснительная  записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа ( плана, отчета, проекта или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка). Соответственно объяснительные записки можно разделить на 2 группы:

   1.  Поясняющие содержание основного документа или его отдельных положений.

   2.  По поводу каких-либо происшествий, ситуаций, поступков отдельных работников. Докладные записки составляются на обычных листах и подписываются составителем.

2.4 Акты

Акты – это документы, составленные несколькими лицами и подтверждающие установленный акт события, действие.    Акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемые распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Поводы для  составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; инвентаризации, несчастных случаев, аварий и др.

Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего члены  комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и  нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жалобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (других нормативных документов пока нет, проект нового закона еще на рассмотрении). Знание этого документа поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, наметить круг вопросов для проверки.

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены  лицами, подписывающими документ. Первоначально  ведутся черновые записи, фиксирующие  количественные данные.

Акт оформляется  на общем бланке. Дата и место  составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы. Например, унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, объединения, предприятия, актов, составляемых архивными учреждениями при проверке наличия и состояния архивных дел и т.п. Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть акта словом «Основание», которое печатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После

слова «Основание»  ставится двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Например:

   Основание: приказ директора завода от 24.05.97 № 89 «О проведении инвентаризации материальных ценностей на складе». 

3.Документооборот  и его организация

Документооборот - это «движение документов с момента их создания иди получения до завершения исполнения: отправки и (или) направлении в дело».

Полного тождества между понятиями «технологии» и «документооборот» нет. Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными документами и, как правило, рассматривает движение только отдельных документов, в то время как на практике значительную часть документооборота организации занимает работа с проектами документов и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия. Но подобные теоретические расхождения не препятствуют использованию привычного и устоявшегося термина при описании конкретных технологических процессов обработки документов.

Масштаб документооборота

В соответствии с масштабом движения документов разделяют документооборот конкретного  должностного лица, структурного подразделения, организации как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отрасли  управления или государства в целом. Нормативные акты и методические пособия, в частности Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривают в качестве базового объекта документооборот организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента, обладающего полным набором технологических процессов и достаточно простого для описания этих процессов.

Порядок движения документов в организации  вторичен по отношению к структуре  организации и внутреннему распределению  обязанностей, в том числе неформальной системе субординационных отношений. Однако это не значит, что система организации документооборота не поддается самостоятельному регулированию и нормированию.

Документопотоки

Документооборот в организациях состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

Поступающие в организацию документы образуют поток входящей корреспонденции, которая, пройдя необходимые стадии обработки, разбившись на «ручейки» в виде конкретных поручений, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение.

В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также формируются документопотоки, которые в результате сливаются  в единый поток отправляемой корреспонденции.

Кроме того, в организациях, как правило, циркулируют документы, созданные в ней и не предназначенные к выходу за ее пределы - потоки внутренней документации. Их путь начинается у одних сотрудников - авторов и заканчивается у других сотрудников -исполнителей. Так что начало пути - это отправка документов, а продолжение - получение документов.

Другая  характеристика документооборота - видовой  состав документов, например:

• распорядительные документы органов власти и вышестоящих организаций;
• акты и справки проведения вневедомственных проверок;
• статистическая отчетность;
• письма-запросы о деятельности организации;
• письма-ответы на инициативные запросы своих сотрудников;
• материалы (приглашения, тезисы выступлений, решения, протоколы и др.) по участию в деятельности коллегиальных органов и научных, общественных мероприятий и т.д.

Каждый  вид документа имеет свой путь движения, который можно проследить, описать и закрепить за ним.

Большое значение в организации документооборота имеет авторство документов.

Предложения, заявления и жалобы граждан, докладные  и объяснительные записки, трудовые контракты, документы, полученные из органов власти, и другие имеют разные технологии обработки.

Одной из основных характеристик документооборота является не только объем документопотоков, но и их цикличность. С учетом этих факторов организуется вся работа служб документационного обеспечения управления, определяется количественный состав сотрудников, режим труда руководителей, непосредственно участвующих в организации прохождения документов в учреждении, комплектация необходимыми средствами организационной техники.

Значительно различаются методы и этапы обработки  документации в зависимости от способа  пересылки, срочности исполнения, степени  ограничения доступа к составу  информации и других параметров, оказывающих  существенное влияние на технологии обработки и прохождения документации.

Технологии  обработки поступающих документов

Как известно, в настоящее время параллельно  применяются несколько способов передачи документов от одного адресата другому. Документы, как и в прошлые  времена, посылаются с официальными курьерами или фельдсвязью, передаются неофициальными посыльными «с оказией», пересылаются по почте, телеграфу. Для передачи документной информации используются и современные способы: телефон, факсимильные аппараты, компьютеры.

Порядок поступления документов

Если  еще несколько лет назад подавляющее  большинство документов поступало  и обрабатывалось централизованно  в специальном подразделении - экспедиции и сам процесс обработки получаемых и отправляемых документов назывался  экспедиционной обработкой, то в настоящее время все большее количество информации поступает непосредственно в структурные подразделения, конкретным сотрудникам, на персональные компьютеры, минуя экспедицию. Сдерживающим фактором массового перехода к более быстрым способам пересылки корреспонденции в данном случае выступают не технические сложности, а, скорее проблемы юридической силы корреспонденции.

Поэтому не только быстрое доведение документов до конечных пользователей (исполнителей), но и четкая организация, фиксация самого факта получения и отправки документов приобретает важнейшее значение для всей организации документооборота.

Поэтому не только быстрое доведение документов до конечных пользователей (исполнителей), но и четкая организация, фиксация самого факта получения и отправки документов приобретает важнейшее значение для всей организации документооборота.  
 

В документообороте, или порядке движения документов в организации, выделяется несколько  этапов:

• экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию, и фиксация самого факта их поступления;
• предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
• организация движения документов внутри организации, включая доведение документов до исполнителей и придание юридической силы проектам документов;
• обработка исполненных и отправляемых документов.

Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе  и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку, т.е. независимо от адресата корреспонденция должна передаваться должностным лицам для внесения в регистрационные базы данных, чтобы зафиксировать сам факт (и время) поступления документов.

Блок-схема  работы с входящими документами.  

Первичная обработка поступлений

Экспедиционная  обработка поступающей корреспонденции достаточно традиционна и не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил. Так, корреспонденция, доставляемая курьерами, в том числе и выступившими в роли курьера сотрудниками, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом (лицами): секретарем фирмы, работником службы ДОУ (канцелярии, общего отдела и др.), секретарями структурных подразделений. В небольших фирмах такое должностное лицо должно быть одно.

При необходимости  сотрудник, принимающий информацию, расписывается в разносной книге, журнале или квитанции в приеме документов и отмечает дату их получения.

Если  на конверте имеются надписи «Срочно», «Вручить немедленно» и др., отмечается, как и в документах, полученных по проводной связи, точное время их получения, например:

15.05.2003 10.35.  

Образец графления журнала (разносной книги) для курьера.

При наличии  в организации дежурных сотрудников получение документов от курьеров в нерабочее время должно входить в их обязанности, а вот проведение полной экспедиционной обработки поступающих документов может проводиться сразу по их получении или в первый рабочий день, исходя из характера деятельности организации, корреспондента и других факторов.

До вскрытия корреспонденции должна быть проверена  правильность ее доставки и целостность  упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция работниками экспедиции без задержки должна быть отправлена адресату.

При поврежденной упаковке особенно тщательно проверяется  полнота присланных материалов, механические повреждения. При получении такой  корреспонденции фиксируют выявленные дефекты, в серьезных случаях  составляется справка (докладная записка, акт), которая присоединяется к полученным документам для принятия руководством решения по данному факту, например:

Зам. гендиректора

Упаковка  корреспонденции, полученной от АОЗТ “Земфира”, содержит явные следы вскрытия. Общее количество листов вложения не указано,

Зав. канцелярией                  Н.П. Силов 

21 марта 2002г.

Но инцидент не должен вызывать прекращения или  замедления обработки поступающих  документов.

Не  вся корреспонденция вскрывается

В экспедиции не вскрывается корреспонденция, имеющая гриф «лично», документы на машинных носителях, а также адресованная общественным организациям (профсоюзным, студенческим и др.).

При вскрытии корреспонденции упаковка (конверты) уничтожаются, исключения делаются только в следующих случаях:

• в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;
• в документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;
• если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) грифа «лично» не было;
• при желании взыскать с корреспондента доплату Почтовому ведомству.

Отметки на поступившей корреспонденции

На поступающих  документах проставляется отметка (штампом или от руки), включающая порядковый номер поступления, дату поступления и при необходимости количество листов и подпись сотрудника. Регистрационные штампы принято ставить на первом листе документа, в правом углу нижнего поля.

Иногда  для повышения исполнительской  дисциплины в дополнение к требованиям  ГОСТов руководители организации обязывают сотрудников ставить при обработке почты свою подпись. Ее ставят без расшифровки.

Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут  в пределах года в общем валовом  порядке или раздельно по видам  корреспонденции. Нередко при большом количестве телеграмм их нумеруют только в течение месяца, начиная следующий месяц с единицы.

Если  корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп может  ставиться на конвертах и упаковке пакетов. При получении документов с сопроводительным письмом целесообразна перестановка (дублирование) регистрационных штампов на письме и первом листе приложения, так как сотрудники работают не с сопроводительными письмами, а с приложениями к ним.

На документах, подлежащих централизованному хранению в службе ДОУ, может ставиться  на полях первого листа дополнительная отметка (добавляется штампом): «Подлежит возврату».

Если  документ присылается повторно, то следует установить по информационно-поисковой  базе данных местонахождение ранее  присланного документа и отметить это на поступившем экземпляре, например:

Первичный документ от 10.09.98 в отделе продаж у  Кулина 

Удобнее для этого также использовать правый верхний или левый нижний угол первого листа документа.

Экспедиционная  обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции после его окончания, а также в нерабочие дни. 
 
 
 
 
 
 

Заключение

Делопроизводство  есть документирование деятельности организации (предприятия), основанное на научной организации с применением современной техники.

Делопроизводство  охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению  и контролю  сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, и подготовке  их к сдаче в архив.

Документационное  обеспечение  управления выполняет  специальная служба, действующая  на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть : управления делами, общий отдел, канцелярия или  секретариат. В организациях с небольшим документооборотом те же функции может выполнять секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.

Для всех организации, предприятий, учреждений Российской Федерации  независимо от форм собственности или функций  установленные единые требования по составлению и оформлению документов и работе с ними. Эти требования изложены в основных положениях государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТах, инструкциях по делопроизводству, номенклатурах дел и других нормативно – методических документах  по ведению делопроизводства.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  литературы 

1.  М.И. Басаков «Современное делопроизводство» Ростов-на-Дону. Феникс 2007 
    2.  М.Ю. Рогожин «Делопроизводство» Москва.2008г. 
    3.  М. В. Кирсанова, Ю. А. Аксенов «Курс делопроизводства» Москва-Новосибирск. ИнФРА-М2004. 
    4.  М.В. Кирсанова «Современное делопроизводство» Москва-Новосибирск. ИНФРА-М2008. 
5.Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство:

учебник / под  общ. ред. Т.В. Кузнецовой. — 2_е изд., пере_раб. и доп. — М.: МЦФЭР, 2006.

6. Васильева И.Н. Основы делопроизводства и персональный

менеджмент: Учеб. пособие. — М.: Финстатинформ, 1999.

7. Вялова Л.М. Основы делопроизводства: учебник. — М.: Академия, 2002.

8. Громова Н.М. и др. Ваш зарубежный партнер // Переписка,

документация. Контракты. — М.: Техноэкология, 1992.

9. Гутгарц Р.Д. Документирование управленческой деятельности: Курс лекций. — М.: Инфра_М, 2001.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложение

1.Справка

   Общество с Ограниченной Ответственностью «Славторг»

   Справка

   № 13

   г. Барнаул 

   Васюкевич Людмила Ивановна работает кладовщиком продуктового склада. Оклад 600 руб.в месяц.

Начальник                                       Подпись               И.В. Петров 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.Докладные  записки

   Общий отдел                                                 Генеральному директору

                                                                           Объединения «Актив»

                                                                             Петрову А.Н 

   Докладная записка                                     

   10.05.98 № 36                                                 г. Владивосток

   О замене пишущих машин

   Довожу  до Вашего сведения, что в нашем  отделе в настоящее время имеется пишущая машинка старого образца, с ненадежными эксплуатационными качествами.

   Прошу рассмотреть вопрос о приобретении новой машинки или компьютера с принтером.

Зав. отделом                               подпись                          Г.Н. Колбин