Документирование как способ хранения информации

Государственный университет Высшая Школа Экономики

Нижегородский филиал 
 
 

Контрольная  работа

по информационно-библиотечной культуре

На тему: «Документирование как способ закрепления  информации». 
 
 

      Выполнил: Студент группы 10 Э2

Стешов  Сергей Константинович

Проверила:

Городнова Анфиса Алексеевна 
 
 
 
 
 

Нижний  Новгород, 2010.

Содержание.

Введение……………………………………………………………………………....3

1. Способы документирования…………………………………………………….4-8
1. Понятия “документирование” и “способы документирования”……….4
2. Текстовое документирование……………………………………………5-6
3. Применение текстового документирования…………………………….7
4. Фотодокументирование……………………………………………………8
2. Средства документирования…………………………………………………….9-10
1. Ручные пишущие средства………………………………………………..9
2. Механические и электромеханические средства документирования….10

Заключение……………………………………………………………………………11

Библиографический список………………………………………………………….12 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение.

     В конце ХХ века некоторые страны перешли  от индустриального к информационному обществу, в котором основная масса работающих людей занята в информационной деятельности, сфере товаров и услуг. В настоящее время информация является одним из самых главных ресурсов современного общества. Поэтому документоведение тесно переплетается с такими научными дисциплинами, как вычислительная техника и программирование, документалистика, социальная информатика, вычислительная техника и программирование, информационная безопасность и защита информации и др.

     Информация  является важнейшим элементом во всех сферах управления: экономической, культурной, политической, научной и т.д. Документирование информации, её поиск, обработка, хранение, передача требуют значительных финансовых, материальных, трудовых ресурсов и времени. Поэтому организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информационно-документационных процессов является важнейшим направлением управленческой деятельности.

Таким образом, целью моей работы стало изучения документирования как способа закрепления информации.

По достижению цели, мною должен быть выполнен ряд задач, таких как:

1. Дать определение понятию «документирование».
2. Изучить понятие, виды и применение текстового документирования.
3. Изучить фотодокументирование.
4. Рассмотреть ручные пишущие средства.
5. Рассмотреть механические и электромеханические средства документирования.

     Способы документирования.

Понятия “документирование” и “способы документирования”.

     Документирование – это “запись информации на различных носителях по установленным правилам”.¹ В свою очередь, правила документирования определяются как “требования и нормы, устанавливающие порядок документирования”. Правила документирования устанавливаются либо правовыми нормативными актами, либо выработаны традицией.

     Если  документирование создается на естественном языке, то в этом случае создаются текстовые документы. Также документирование может осуществляться на искусственных языках, т.е. документы на машинных носителях, обеспечивающие обработку информации с помощью электронно-вычислительных машин.

     Запись  информации на материальном носителе осуществляется с помощью специальных средств документирования, начиная с ручки и карандаша и заканчивая электронными средствами. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Текстовое документирование.

     Первым  способом документирования в истории  было начертательное письмо. Начертательное письмо – письмо с использованием графических знаков (картинок, букв, цифр) для фиксации и передачи звуковой информации. В своём развитии это письмо прошло ряд этапов, в результате которых сменилось несколько типов письма:

1. пиктографическое;
2. идеографическое (логографическое);
3. слоговое (силлабическое);
4. буквенно-звуковое (алфавитное, фонемографическое).

     «Пиктография - это фиксация и  передача информации с помощью рисунков. Пиктографическое письмо появилось еще в период расцвет первобытного общества в верхнем палеолите. С помощью последовательного размещения ряда рисунков, изображающих отдельные конкретные предметы, передается определенная информация о хозяйственных, общественных, военных и других ситуациях». ²

     Основными достоинствами пиктографического  письма являются:

• возможность вводить новые промежуточные звенья повествовательности;
• достаточно высокий уровень абстрагирования, выделение главного, существенного;
• отсутствие необходимости в реалистичности изображения, в таком письме заложены значительные возможности схематизации и перерастания в условные изображения.

     Особенностью пиктографического письма является его доступность. Оно не связано, с каким либо  конкретным языком и может быть расшифровано на любом языке.

     Когда пиктографическое письмо перестало  удовлетворять возрастающие человеческие потребности, возникло более совершенное – идеографическое письмо.

     Идеографическое письмо (от греч. idéa — идея, образ  и grápho — пишу), тип  письма, знаки которого (идеограммы) обозначают не звуки и не слоги, как в звуковом и слоговом письме, а целые слова или же значимые части слов — морфемы.

     «Высшим этапом развития идеографии явилось иероглифическое письмо (Египет, Двуречье), появившееся около 4 тыс. до н.э. В Китае иероглифическое письмо сохранилось до наших дней, хотя и не в форме чистой идеографии, а в виде словесно-слогового письма. Однако в основе его по-прежнему остаётся идеограмма. Некоторые идеографические знаки широко используются в настоящее время и другими народами.

     Идеографическое письмо является сложным для обучения и поэтому неудобно для повседневного пользования.» ³

     Некоторые виды пиктографии используются и  в наши дни. Например, на вывесках: изображены ботинки - значит, здесь чинят обувь. Иногда пиктограммы рассчитаны на людей, не знающих языка: например, в гостиницах для иностранцев у кнопок звонков в номере - изображение уборщицы, официанта и т.д.

     Далее на смену идеографическому письму пришло слоговое (силлабическое) письмо (от греч. ”sullabe” – слог), в котором каждый графический знак обозначает слог. В наше время слоговые системы письма наиболее широко распространены в Юго-Восточной Азии и Индии.

     Во 2 тыс. до н.э. из слогового письма возникло буквенно-звуковое (алфавитное) письмо. Здесь каждый графический знак обозначает, как правило, отдельный звук – фонему (от греч. “phonema” - звук), поэтому его нередко называют фонемографическим. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Применение текстового документирования.

     Текстовый документ возникает в результате текстового документирования. Он содержит звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение.

     «Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности, Так, документы, составляющие систему плановой документации, обеспечивают планирование деятельности учреждения и подведомственной ему системы. Документы, составляющие систему распорядительной документации, обеспечивают регулирование деятельности учреждения и ее координацию с деятельностью взаимосвязанных учреждений и лица постоянно меняющихся социально-экономических условиях»⁴ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Фотодокументирование.

     В результате технического прогресса, научных открытий, технических изобретений в ХIX веке наряду с текстовым и техническим изобразительным документированием, всё более широкое распространение стали получать новые способы документирования. Например, фотодокументирование.

     Фотодокумент  – это документ, созданный фотографическим способом. Появление фотодокументов относится к первой половине 19 века и связано с изобретением фотографии (от греч. “photos” – свет, “grapho” – пишу, рисую, т.е. в буквальном переводе светопись). Фотография представляет собой совокупность процессов и способов получения изображений на светочувствительных материалах действием на них света и последующей химической обработки.

     Сразу же после своего появления фотография получила широкое применение в самых различных сферах человеческой жизни: в политике, науке, культуре, искусстве и т. д. С фотографией тесно связано развитие отраслей, занимающихся технической обработкой информации: полиграфии, картографии, репрографии. Фотодокументам отводится важная роль в средствах массовой информации. Они являются важнейшим историческим источником. Фотография заняла прочное место в документах, удостоверяющих личность: в паспортах, студенческих билетах, водительских удостоверениях и т.п. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Средства  документирования.

Ручные пишущие  средства.

     Ручные  пишущие средства являются самыми древними средствами документирования. Их появление было связано с возникновением письменности, с переходом к начертательному способу закрепления, хранения и передачи информации. Самым распространенным средством документирования являлось стило. Это узкая палочка из серебра, кости, меди длиной в 4-5 указательных пальцев с одним концом заостренным, а другим сплюснутым. Плоским концом стирали ошибки, а острым писали. Другое древнее средство документирования – калам. Им писали на папирусе, пергаменте. Калам представлял собой заострённую палочку из тонкого тростника с расщеплённым надвое острым концом, погружаемую в чернила.

     На  смену каламам пришли вороновые перья, утиные, гусиные. В Древнем Риме появились перья из меди, бронзы, серебра, железа. На смену железным перьям пришли стальные, потому что железные быстро изнашивались. В середине 19 века в Европе началось массовое промышленное производство стальных перьев, и уже во второй половине столетия насчитывалось свыше 400 их видов.

     В 1809 г. была запатентована перьевая ручка, которую изобрел Фредерик Фолш из Австрии. Она представляла собой деревянную цилиндрическую чернильницу с поршнем, который выдавливал порцию чернил на бумагу. В 1884 г. патент на авторучку получил страховой агент из Нью-Йорка Вотерман, который соединил цилиндр-чернильницу и перо тонкой трубочкой с нарезами, дозировавшей поступление чернил.

     Простые орудия письма прошли вместе с ним длительный путь исторического развития, но по-прежнему остаются наиболее распространёнными средствами изобразительного, текстового и ручного документирования. Они отличаются исключительным разнообразием, простотой конструкции, доступностью, надёжностью. Почти все, кому приходилось работать с документами, пользовались ручными пишущими средствами. Однако их использование не обеспечивает высокую производительность в процессе документирования. 
 
 
 
 

Механические  и электромеханические средства документирования.

     Человечество  долго пыталась механизировать процесс текстового документирования. Первый патент на пишущую машину был выдан в Англии в 1714 г. на имя Генри Милля. Его изобретение не нашло какого-либо практического применения, идея изобретателя о последовательности движения литер легла в основу разработанных в дальнейшем пишущих машин.

     В 19 веке многие изобретатели пытались создать  действующую пишущую машину, но все  их модели были громоздкими, несовершенными. Удачнее других оказалась модель К.Шоллса, предложенная им в 1867 г. Купивший на неё патент Ф.Ремингтон после ряда усовершенствований наладил производство пишущих машин, получивших достаточно широкую известность. Правда, они имели существенный недостаток – работавший на них человек не видел текста. Изобретатель Ф.Вагнер, устранив этот недостаток, продал своё изобретение Д.Ундервуду. В результате в 1888 г. появились машинки марки “Ундервуд”, также получившие впоследствии широкое распространение.

     С начала 1980-х годов ведущие мировые фирмы-изготовители перешли на выпуск электронных пишущих машин, обладающих памятью, в которой хранятся тексты-шаблоны, адреса, определённые формы документов. Эти машины оснащаются дисплеем для предварительного просмотра и редактирования печатаемой информации, которая может быть записана в память для дальнейшего анализа и использования. Иначе говоря, электронные пишущие машины всё больше напоминают персональные компьютеры, отличаясь в то же время от них простотой эксплуатации, умеренной ценой и некоторыми другими качествами.

     В течение некоторого времени для составления, редактирования и изготовления текстовых и табличных документов использовались пишущие автоматы, представлявшие собой комплекс электромеханических и электронных устройств. Однако в настоящее время они практически вытеснены персональными компьютерами. 
 
 
 
 
 
 

Заключение.

Подведем итог всему вышесказанному.

     Существуют  различные способы документирования, в зависимости от используемых средств документации. Например, кинодокументирование, фотодокументирование , фонодокументирование, текстовое иэлектронное документирование. Текстовое документирование – способ регистрации информации посредством письменности.

     Документирование  представляет соблюдение установленных правил записи информации, особенных для каждого типа документов. Эти правила придают юридическую силу создаваемым документам.

     Документ  – зафиксированное  на материальном носителе информации с реквизитами,  позволяющими её идентифицировать (различить).

     На  понятии документирования базируется понятие делопроизводства.

     Документирование  – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

     Документирование  регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.

     С использованием новых носителей  информации создание документов может  осуществляться с помощью естественного или искусственного языка. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы.

     Средства  документирования –  орудие используемые человеком для  создания документов:

• простые средства (карандаши, ручки)
• механические и электромеханические (кино и видео техника, пишущие машинки, магнитофоны)
• средства автоматизации (компьютерная техника).

Библиографический список.

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.-М., 1998. С.2
2. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. -  Киев: Знання, 2000.- 145 с.
3. Спивак В.А. Делопроизводство. - СПб., 2003.- 231 с.
4. Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение: Учебное пособие. - М.:ИНФРА- М, 2003. – 441 с.
5. Ларьков Н.С.  Документоведение. - М.: Издательство АСТ, 2006.- 427 с.
6. Стенюков М.В. Документоведение и делопроизводство: Конспект лекций. Делопроизводство.- М.: ПРИОР, 2006.- 173 с.
7. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов.-  М: ИКЦ МарТ, 2004
8. Магидов В.М. О проблемах взаимосвязи архивоведения и источниковедения аудиовизуальных документов // Исторические записки. Теоретические и методологические проблемы исторических исследований. №1 (119).- M., 1995.- 198 с.