Документирование на предприятии

СОДЕРЖАНИЕ

 Введение………………………………………………………………………..3

1. Теоретическая часть ………………………………………………………...6
1. Комплексы документов учреждений, организаций и структурных подразделений …………………………..………………………………………………...6
2. Практическая часть………………………………………………………19

2.1.  Практическое задание 6. Составить протокол………………………….19

Заключение…………………………………………………………………….21

Список литературы……………………………………………………………23

ВВЕДЕНИЕ

Документационное обеспечение  управления сегодня стало важнейшим  инструментом эффективного управления. В современном обществе взаимосвязи между органами государственного управления и организациями, с одной стороны, и частными лицами — с другой, а также организациями между собой осуществляются с помощью обмена документами. В документах фиксируются все важнейшие управленческие решения. Национальный стандарт ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» термин делопроизводство и его терминологический синоним документационное обеспечение управления (ДОУ) определяет как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами.¹

           В принятом национальном стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 «Управление документами. Общие требования» документ (document, records) определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.² Управление документами или делопроизводство распространяется на практическую деятельность как лиц, управляющих документами, так и на любых других лиц, создающих или использующих документы в ходе деловой деятельности.

Управление документами  в организации включает следующие  функции и задачи:

- принятие политики и стандартов в сфере управления документами;

- распределение ответственности и полномочий по управлению документами;

- установление и распространение процедур и руководящих указаний;

- предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов;

- проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами; интегрирование управления документами в системы и процессы деловой деятельности.

Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет организациям и обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий. Система делопроизводства позволяет создать ресурс информации о деятельности организации, который может поддерживать последующую деятельность и отдельные управленческие решения, а также обеспечивать подотчетность всем заинтересованным сторонам. Согласно положениям ГОСТ 15489-1—2007 документы позволяют организациям осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и подотчетно; предоставлять услуги последовательно и беспристрастно; обеспечивать и документировать формирование политики и принятие управленческих решений; обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности; повышать эффективность деятельности всей организации; обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций; соблюдать требования законодательства и регулирующей среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности; обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая управление рисками, связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации; защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон; обеспечивать и документировать текущие и будущие научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, деятельность по развитию, разработки и достижения, а также исторические исследования; предоставлять документированные доказательства деловой, личной и общественной деятельности; обеспечивать деловое, персональное и социальное своеобразие; сохранять корпоративную, индивидуальную память, память общества.

ДОУ предполагает создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах и оперативное хранение.

В обществе документы являются основными носителями информации, при этом любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Классификацию управленческих документов содержит «Общероссийский классификатор управленческой документации», в зависимости от функций управления в нем выделены следующие системы документации: организационно-распорядительная, отчетно-статистическая, бухгалтерская, по труду и т.п. Организационно-распорядительной документации (ОРД) в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она имеется во всех учреждениях независимо от специфики их деятельности и ее можно рассматривать как наиболее общую категорию управленческих документов.

Задачами написания  данной контрольной работы являются:

1. Рассмотреть комплекс документов учреждения:  «учредительные документы», изучить виды организационных документов: инструкция, положение, регламент,  штатное расписание, структура и штатная численность. Правила их оформления.
2. Показать, что  представляет документация по распорядительной деятельности  и выявить этапы подготовки распорядительных документов, рассмотреть виды распорядительных документов.

3.Показать значение информационно-справочных документов.

Источниками написания контрольной  работы явились: ГСДОУ, ГОСТы, и учебная  литература таких авторов как  Кузнецова Т.В.,  Кудряев В.А., Санкина Л.В. и др.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1. Комплексы документов учреждений, организаций и структурных подразделений (на конкретном примере)

Комплекс  взаимоувязанных документов функционирующих в сфере управления представляет собой организационно-распорядительную документацию. Это общие или административные документы, при помощи которых аппарат управления реализует свои функции. Данные документы функционируют в любой организации, учреждении вне зависимости от сферы деятельности и формы собственности. В эту систему организации входят организационно-правовые документы, распорядительные и информационно-справочные документы.

Организационно-правовые документы – комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия. К ним относятся учредительные документы. Инструкции, штатное расписание и т.д.

Учредительные документы - документы, определяющие индивидуальные особенности статуса конкретного юридического лица в рамках действующего законодательства.

В РФ юридические лица действуют  на основании устава и/или учредительного договора.

Устав акционерного общества - нотариально  заверенный договор содержащий: фирменное наименование, юридический адрес, указание о предмете деятельности, размере уставного капитала, категориях и номинальной стоимости выпускаемых акций, форме публикаций общества, численном составе правления.

Устав компании - учредительный документ, определяющий правовой статус юридического лица, определенной законом организационно-правовой формы. Устав компании определяет права, обязанности, цели и содержание ее деятельности.

Устав редакции средства массовой информации - основной учредительный документ средства массовой информации. Устав принимается на общем собрании штатных сотрудников редакции большинством голосов и утверждается учредителем.

Учредительные документы негосударственного пенсионного фонда - по законодательству РФ - устав и учредительный договор.

Учредительные документы общества с ограниченной ответственностью - в РФ - учредительный договор и  устав общества.

Учредительный договор - учредительный документ корпорация, после утверждения которого в государственных органах корпорация получает юридический статус.

Учредительные документы: договор, устав. Устав — свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах  государственного  управления,   хозяйственной   или   иной деятельности. Уставы общественных организаций принимают и утверждают на съездах этих организаций. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами управления (министерствами, ведомствами) или власти (администрацией субъектов федерации). Устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит обязательной регистрации в установленном порядке.³

Устав — правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Это основной организационный документ в деятельности учреждений, организаций и предприятий различных организационно-правовых форм собственности. Он регулирует взаимоотношения данной организации с другими организациями, с физическими лицами, права и обязанности в сфере, соответствующей направлениям ее деятельности.

Учредительный договор юридического лица заключается его учредителями (участниками). В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях - и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены учредительными документами и в тех случаях, когда по закону это не является обязательным.

Учредительным договором утверждается, если он необходим, устав, который дополняет договор и закрепляет организационно-правовой статус организации.

Учредительный договор вступает в  силу с момента его подписания, если в самом договоре не оговорен другой срок.

Если в качестве учредителя выступает юридическое лицо, то договор от его имени подписывает руководитель учреждения или лицо, наделенное полномочиями, подтвержденными доверенностью.

Организация считается  учрежденной и приобретает права  юридического лица со дня государственной регистрации. В соответствующие государственные органы представляют учредительный договор и устав или только учредительный договор.

Учредительный договор оформляется  на стандартных листах бумаги формата А 4.

Положения —  нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы. В управленческой практике создают положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых отношений по конкретным вопросам. Например: «Положение о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации», «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете».⁴

Наиболее распространенный вид положения — документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организации или ее структурного подразделения. Положение об организации определяет ее статус, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации. В практике администрирования организаций, имеющих внутреннюю организационную структуру, положение является основным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения.

Положения подписывают  должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками (например, начальники структурных подразделений, заместители первого руководителя и др.), визирует положение юридическая служба (юрисконсульт), утверждает руководитель. Положение обретает юридическую силу с момента утверждения.

Инструкция —  это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены ее новой). Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение, типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица (например: «Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления, жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания...»), или в безличной форме (например: «Повторным предложениям, заявлениям, жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указываются регистрационные индексы первого предложения, заявления, жалобы...»).

Инструкция оформляется  на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа.

Структура и штатная численность – правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организации и штатную численность.

Составление документа, определяющего  структуру и штатную численность организации, может быть предусмотрено Уставом (Положением об организации). Проект этого документа по поручению руководителя организации готовится службой кадров, визируется заинтересованными лицами и подразделениями, заместителями руководителя, подписывается зам. руководителя по персоналу и утверждается руководителем организации.

Структура и штатная численность организации, как правило, утверждаются на календарный год. Изменения в документ вносятся приказом руководителя организации.

В тексте документа  указываются коды структурных подразделений, их наименования и штатная численность.

Штатное расписание - правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда.

Форма штатного расписания утверждена постановлением Госкомстата от 6 апреля 2004 г. № 26 (форма Т-3 в Альбоме форм первичной учетной документации).

В штатном расписании фиксируются  сведения: структурное подразделение (наименование и код); профессия (должность); количество штатных единиц; оклад (тарифная ставка); надбавки; месячный фонд заработной платы; примечания.

Штатное расписание визируется руководителем подразделений, главным  бухгалтером, заместителем руководителя организации, утверждается приказом (распоряжением руководителя. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя.

Регламент – свод правил.⁵ Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.⁶

В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также согласования с заинтересованными подразделениями и юридической службой.

Регламенты утверждаются руководителем организации или  руководителем коллегиального органа.

Регламент оформляется  на общем бланке организации.

Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности.⁷ 

В случаях, предусмотренных  законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать  на основании общего положения об организациях данного вида.⁸

Положение об организации  относится к учредительным документам. Положение об организации оформляется на общем бланке организации.

Распорядительные  документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.⁹ Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.¹⁰

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. 

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

Основанием для издания распорядительного  документа может быть:

-необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

- необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные документы могут  издаваться совместно несколькими  органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

- документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

- документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

Подготовка проектов распорядительных документов включает следующие стадии:

1. изучение существа вопроса, законодательных актов, других документов, издававшихся по этому вопросу, проработка информационно-справочных документов предприятия;

2. подготовку текста документа;

3. согласование текста документа и его подписание;

4. обсуждение и принятие  документа на заседании коллегиального  органа (постановление, решение);

5. доведение до сведения исполнителей.

Подготовка распорядительного  документа поручается структурному подразделению, группе специалистов, отдельному должностному лицу.

Виды распорядительных документов: Приказ. Выписка из приказа. Распоряжение. Указание. Постановление. Решение.

Приказ - правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа власти и управления, учреждения, организации, предприятия в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов их деятельности.

Приказы издаются по вопросам основной деятельности и по личному составу.

Проекты приказов по основной деятельности по поручению руководителя организации разрабатываются руководителями структурных подразделений с привлечением ведущих специалистов или в инициативном порядке по согласованию с руководством организации.

Приказы, издаваемые в  организации, не должны противоречить  Конституции Российской Федерации, законодательству Российской Федерации, указам и распоряжениям Президента РФ, постановлениям и распоряжениям Правительства РФ, международным обязательствам Российской Федерации, уставу организации, ранее изданным приказам данной организации.

Приказы по основной деятельности издаются:

- во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов власти и управления.

- в целях осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Приказы руководителя по основной деятельности могут издаваться совместно с руководством других организаций, учреждений, предприятий.

Ответственность за качество подготовки проектов приказов несут руководители подразделений, которые эти проекты разрабатывают.

Проекты приказов по основной деятельности составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, чтобы содержащиеся в приказах поручения были конкретными и реальными, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали необходимость в последующем корректировки принятых решений в связи с неполнотой или недоработкой изданного приказа.

Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым он адресован.

Их издают предприятия, организации, правительства, администрации районов и т.д.

Выделяют следующие виды распоряжений: длительного действия; касающиеся конкретного вопроса.

Распорядительная часть  текста распоряжения начинается словом ОБЯЗЫВАЮ, в ней указываются предписываемые действия.

Проект распоряжения согласовывается  с заинтересованными в этом документе лицами.

Исполнителями распоряжения могут быть учреждения, структурные подразделения, должностные лица.

Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, организациями по вопросам организационно-методического характера.

К вопросам организационно-методического характера относятся следующие: а) организация исполнения приказов; б) организация исполнения инструкций.

Право издания  указания в организациях предоставлено  руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделений, которые действуют на правах единоначалия в пределах их компетенции.

 Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами.

Постановление  издается высшими органами государственной власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти.

Справочно-информационные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.

Виды информационно-справочных документов.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.д.

Объяснительная записка  – документ, поясняющий  содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.

Доклад – последовательное изложение на собрании, заседании и т.п. информации, касающейся проделанной  или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом работникам определенного подразделения или всей организации.

Телеграмма – официальное  сообщение, переданное по телеграфу.

Телефонограмма – официальное  сообщение, переданное по телефону.

Деловое письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами. Функции письма следующие: средство коммуникации, ретрансляция информации, уведомление о чем-либо.

С определенной долей условности все множество деловой корреспонденции можно разбить на группы, иными словами, классифицировать.¹¹

Первую группу образуют деловые письма, связанные с распространением информации, Как правило, деловые письма данной группы носят инициативный характер.

Вторую группу образуют деловые письма, связанные с обращениями к тем или иным организациям, предприятиям, фирмам (в том числе и партнерам по бизнесу) в связи с приобретением товаров, оказанием услуг или выполнением тех или иных действий. Эти письма могут носить как инициативный характер, так и являться следствием получения деловых писем, отнесенных к предыдущей группе.

Третью группу образуют деловые письма, являющиеся ответами на полученные предложения и просьбы.

Четвертая группа деловых писем связана с необходимостью разрешения возникающих в процессе делового взаимодействия споров и противоречий и отражает различную степень и глубину претензий (от писем-напоминаний до писем-требований и рекламационных писем).

В пятую группу входят письма, связанные с выражением личного участия по различным поводам.

Следует отметить еще два вида деловых  писем, не вошедших в перечисленные группы и не образующих отдельную группу. Это сопроводительные и рекомендательные письма.

Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, действий, событий.

Существует множество  разновидностей актов с точки  зрения их содержания и назначена: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (материальных ценностей, документов); приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т.д.