Документирование приема на работу

 

Министерство образования и науки Российской федерации

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ                                       ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ОРЕНБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Финансово-экономический факультет

Кафедра управления персоналом, сервиса и туризма

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по Документационному обеспечению управления персоналом

Документирование приема на работу

 

ОГУ 38.03.03.62.3015.385.ОО

 

Руководитель работы

Старший преподаватель

______________Р.М. Прытков

«___»_______________2015 г.

 

Исполнитель студентка

группы З-14УП(ба)УПО

______________Е.О. Суркова

«___»_______________2015 г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Оренбург 2015

 

Содержание

Введение………………………………………………………………………..	3
1 Теоретические основы формирования дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу……………………………………………	4
2 Анализ документирования приема  на работу в ООО «Легион 56»  за 2012 - 2014 гг………...........................................................................................	9
2.1 Организационно – экономическая  характеристика деятельности организации…………………………………………………………………….	9
2.2 Анализ документирования приема на работу………………………...	11
2.2.1 Трудовой договор………………………………………………..	14
2.2.2 Приказ о приеме на работу……………………………………...	15
2.2.3 Трудовая книжка…………………………………………………	15
2.2.4 Личная карточка………………………………………………….	15
2.2.5 Личное дело………………………………………………………	16
Заключение …………………………………………………………...………..	17
Список использованных источников.…………………………………………	18
Приложение А(обязательное) Формирования дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу.……………………………………	19
Приложение Б (обязательное) Документирование приема на работу ……..	22

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Актуальность исследования объясняется тем, что прием сотрудников - самая распространенная процедура в работе службы персонала. Поэтому вопросам кадрового делопроизводство должно уделяться значительное внимание со стороны соответствующих специалистов. Полное соблюдение организационно-правовых нюансов является гарантией эффективного и бесконфликтного управления кадрами в дальнейшем.

В процессе деятельности в любой организации возникает значительный объем разнообразных управленческих документов. Их состав определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

Будучи носителями той или иной информации, документы живут своей жизнью: они появляются, функционируют (используются), затем теряют свою значимость и либо отправляются на хранение в архив, либо уничтожаются.

Уничтожению подлежат, как правило, документы, потребность в которых в дальнейшем полностью отпадает. Таких документов сравнительно немного. Основная же масса документов, создаваемых в ходе управленческой деятельности, даже теряя сиюминутную актуальность, продолжает оставаться значимой. Именно потому большая часть управленческих документов сдается на текущее хранение. Это означает, что, с одной стороны, работа с указанными документами проведена в полном соответствии с резолюциями и требованиями руководящих документов, требующих их исполнения, а с другой – что потребность в этих документах пока сохраняется и в определенных обстоятельствах они должны быть вновь представлены для изучения, уточнения или рассмотрения.

Целью контрольной работы является рассмотрение процессов формирования и хранения дел в делопроизводстве, а так же процесса документирования приема граждан на работу.

Задачей контрольной работы является рассмотрение следующих вопросов:

• систематизации и учета документов в организации;

• формирование и оформление дел;
• организация и хранение документов в делопроизводстве;
• изучение этапов приема граждан на работу.

Особенности составления, формирования, хранения и оформления документов будут рассмотрены в данной работе на примере предприятия ООО «Легион 56».

 

 

 

 

 

1 Теоретические основы формирования дел постоянного,

долговременного хранения и по личному составу     

В любой организации в течение года накапливается определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела состоящие из документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу. Такие дела сдаются в архив через год после их окончания в делопроизводстве. Только после того как дела полностью оформлены их сдают в архив на хранение.

В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы [4].

Оформление дела – проводит работник кадровой службы, ответственный за формирование и хранение дел.

Оформление дела включает в себя комплекс работ:

• проверка правильности группировки документов в дела;
• переплет (подшивка);
• нумерация листов в деле;
• составление листа-заверителя;
• составление в определенных случаях внутренней описи документов дела;
• уточнение наименования организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела;
• составление и оформление описи дела.

Сотрудник, ответственный за формирование дел в текущем делопроизводстве, обязан подшить все исполненные документы в соответствующие дела согласно номенклатуре.

Проверка правильности архивной обработки документов проводится для того, чтобы еще раз убедиться в соответствии документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту и т.д.

При полном оформлении необходимо подшить или переплести дело. Предварительно из дела удаляются все скрепки и т.п. За последним документом в деле вкладывается лист заверителя (рис. 1). В начале дела, при необходимости, вкладываются листы для внутренней описи. По архивным правилам дело не должно превышать 250 листов. Если документов в деле оказалось больше, то данные дела необходимо разделить на тома. 
Документы должны быть переплетены в твердую картонную обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать их нужно на 4 прокола. В отдельных случаях делают фальцовку документов перед переплетом.

Дела длительного срока хранения обязательно надо прошивать дело насквозь, включая как верхнюю часть обложки, так и нижнюю. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка (шарнир), и через нее прошивается дело. Поскольку предполагается такое дело необходимо хранить 75 лет, то данная подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.

При подшивке необходимо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан и не заходил за подшитую часть документов. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в папке-скоросшивателе.

Все листы в делах нумеруются. Нумеруют листы черным графитным карандашом в правом верхнем углу только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей не допускается. Лист большего формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется как один лист. При создании нескольких томов одного дела каждый том нумеруется отдельно.

Итоги нумерации записываются в листе заверителя расположенным в конце пошитого дела. В листе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов в деле и отдельно через знак «+» число листов внутренней описи, литерные или пропущенные номера.

Лист заверителя подписывается лицом составившим его, с указанием должности, личной подписи, фамилии и даты составления. Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа нельзя.

В случае, когда дело содержит особо ценные документы: в личных делах, делах о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, о выдаче авторских свидетельств и патентов, судебных и следственных делах и ряде других случаев составляются внутренние описи на документы дела. 
В архивном законодательстве есть определение внутренней описи: «Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов» (рис. 2).

Внутренняя опись подшивается перед документами в начале дела и содержит сведения о каждом из них. В конце внутренней описи указывается количество включенных в нее документов и количество листов самой описи. 
После того, как документы подшиты, пронумерованы, составлен лист заверителя и внутренняя опись документов дела, проводится оформление обложки дел (рис. 3).

Оформление обложки дел выполняется в соответствии с требованиями архивного законодательства «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования». В момент заведения дела по номенклатуре дел ряд сведений уже был вынесен на обложку:

• наименование организации и его подчиненность;
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела;
• заголовок дела;
• срок хранения дела.

При подготовке дела к сдаче в архив эти реквизиты уточняются и дополняются:

• номер тома, если дело имеет несколько томов;
• крайние даты дела;
• количество листов в деле;
• номера фонда, описи и дела по описи.

Последний реквизит проставляется в архиве.

Очень важно при оформлении обложки соблюдать требования. Так, наименование организации пишется в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое пишется под ним.

Заголовок дела пишется на обложке в начале года из номенклатуры дел. После анализа содержания документов может потребоваться внесение некоторых уточнений в заголовок. При возникновении такой ситуации следует внести дополнение в номенклатуру дел и на обложку выносить заголовок и индекс в соответствии с этим дополнением. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, документы и т.д.) или вид документов (протоколы, приказы, отчеты, акты). Затем указывается автор и далее вопрос, отражающий содержание документов.

Возможно формирование в одном деле документов нескольких авторов, если они относятся к одному вопросу. Подлинность документов в заголовках не указывается, но если есть наличие копий документов, то обязательно оговаривается. На обложке дела в обязательном порядке указываются даты самых ранних и поздних документов и срок хранения дела. На делах с документами постоянного хранения указывается «хранить постоянно», на других — конкретный срок хранения в соответствии с перечнем.

При указании количества листов листы внутренней описи и заверительной записи не учитываются.

На все дела постоянного и долговременного срока хранения составляется опись. Опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для учета и систематизации. Опись служит основным учетным пособием в делопроизводстве и архиве. Составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.

Дела располагаются в описи по значимости. Например: устав предприятия, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров, приказы директора по основной деятельности, годовые планы и т.д. Описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы делопроизводства.

Опись состоит из годовых разделов. Годовые разделы составляются по установленной форме (рис. 4). Сведения по каждому делу, включенному в опись, называются описательной статьей. В нее входят:

• порядковый номер дела или тома по описи;
• индекс дела или тома;
• заголовок дела или тома;
• даты дела или тома;
• число листов в деле или томе;
• сроки хранения;
• примечание.

Каждое дело в описи имеет самостоятельный порядковый номер. 
Если дело состоит из нескольких томов, каждый том имеет свой номер. Располагает дела в описи по порядку архив организации и присваивает номера описи структурного подразделения.

При передаче в архив дел за несколько лет их необходимо систематизировать. Порядок систематизации дел в организации — хронологически-структурный. Это означает, что дела систематизируют по годам. И дела систематизируют по названиям структурных подразделений, в которых они хранятся. Все дела постоянного срока хранения за год располагаются по степени важности. Обычно это соответствует порядку расположения структурных подразделений и заголовков дел в номенклатуре дел.

И так получается стройный перечень всех дел одного срока хранения за один год. Для удобства поиска наименования структурного подразделения могут быть указаны в описи перед первым делом соответствующего структурного подразделения.

В организациях, где количество дел, образующихся в год, невелико, нецелесообразно каждый год составлять новую опись. Возможна подготовка одной описи, включающей дела за несколько лет.

В таких организациях как правило ежегодно составляется годовой раздел описи с продолжающейся нумерацией дел. Каждый из годовых разделов описи начинается с указания соответствующего года, и далее дела располагаются в соответствии с принятой структурой.

Каждая опись имеет свой номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет №1, на дела со сроком хранения более 10 лет - №2, на дела по личному составу — №3 с добавлением буквенного индекса «л/с». 
Заканчивается опись итоговой записью (рис. 5), где указывается цифрами и прописью количество включенных в опись дел, первый и последний номера дела по описи, оговариваются особенности нумерации (литерные или пропущенные номера). Опись должна быть подписана составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии. Проставляется дата составления описи.

Кроме описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения организация ежегодно должна составлять описи на дела по личному составу. Документы по личному составу имеют особое значение — они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений. В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет.

Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении, второй экземпляр описи передается в службу ДОУ, третий в архив организации. Четвертый экземпляр направляется в государственный или муниципальный архив.

Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех экземплярах. 
На дела временного срока хранения описи не составляются их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения.

Во время подготовки дел к передаче в архив организации, сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Анализ документирования приема на работу в

ООО «Легион 56» за 2012 - 2014 гг.

2.1 Организационно-экономическая характеристика деятельности

организации  

ООО «Легион 56» зарегистрировано решением от 02.04.2012 года, является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, свой расчетный, валютный и иные счета, печати и штампы со своим наименованием, может от своего имени заключать договоры, приобретать имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в судах.

ООО «Легион 56» в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, Гражданским Кодексом РФ, Указами и распоряжениями Президента РФ, и иными нормативными и правовыми актами Оренбургской области, приказами и распоряжениями руководства ООО «Легион 56».

Основной целью деятельности Общества является получение прибыли.

Для достижения указанных целей общество осуществляет в установленном законодательством Российской Федерации порядке, следующие виды деятельности:

• техническое обслуживание и ремонт лифтов;
• эксплуатация лифтов;
• изготовление, монтаж и обслуживание систем лифтовой диспетчерской сигнализации и связи;
• изготовление и ремонт узлов и деталей для лифтов;
• строительно-монтажные, ремонтно-строительные работы.

Масштабы деятельности: предприятие обслуживает более 700 лифтов, используемых для перевозки пассажиров и грузов.

Неотъемлемой частью работы ООО «Легион 56» является ежегодное участие в федеральной программе согласно Федеральному закону 185-ФЗ «О Фонде содействия реформированию жилищно-коммунального хозяйства» капитальный ремонт лифтового оборудования.

Среднесписочная численность работающих в 2014 году составила 77 человек. На рисунке 1 представлена организационная структура ООО «Легион 56». 

ООО «Легион 56» для ведение кадрового учета применяет лицензированную программу «1С:Зарплата и управление персоналом» версия 8.0.

Программа «1С Зарплата и Кадры» предназначена для расчета зарплаты и кадрового учета. Она позволяет не только автоматизировать расчет зарплаты, но и организовать учет сотрудников, регистрировать служебные перемещения, получать статистические справки по кадровому составу. Универсальность системы позволяет реализовать любой подход к решению этих задач и получать любые отчетные документы.

 

Рисунок 1 -  Организационная структура ООО «Легион 56»

 

Структура предприятия и численность работников определяется штатным расписанием, внутренними правилами и должностными инструкциями предприятия.

Ответственным лицом за организацию и ведение кадровой документации является инспектор отдела кадров.

Для ведения кадрового делопроизводства используется программа 1С: Предприятие – «Зарплата и Управление Персоналом». Инспектор по кадрам выполняет работу по обеспечению организации кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации.

Для определения экономической характеристики исследуемого предприятия проводится сравнение основных экономических показателей отчетов 2012- 2014 гг., используя форму №1 «Бухгалтерский баланс» за 2012-2014 гг. форму №2 «Отчет о прибылях и убытках» за 2013-2014 гг. Основные экономические показатели хозяйственно-финансовой деятельности ООО «Легион 56» за 2012-2014 гг., приведены в таблице 1.

 

Таблица 1 - Основные экономические показатели хозяйственно-финансовой деятельности ООО «Легион 56» за 2012-2014 гг.

в тысячах рублей

Показатели	Годы			Откл. (+;-)	Темп роста, %
	2012г.	2013г.	2014г.	2014г. от 2012г.	2014г. к 2012г.
Выручка от продажи продукции, товаров, услуг	8493	5357	23309	14816	274,45

Продолжение таблицы – 1

в тысячах рублей

Показатели	Годы			Откл. (+;-)	Темп роста, %
	2012г.	2013г.	2014г.	2014г. от 2012г.	2014г. к 2012г.
Себестоимость проданной продукции	(11679)	(22788)	(23611)	(11932)	-
Валовая прибыль	(3186)	199	(302)	2884	-
Коммерческие расходы	-	-	-	-	-
Управленческие расходы	(38)	(137)	(185)	(147)	-
Прибыль (убыток) от продаж	(3224)	62	(487)	2737	-
Проценты к получению	-	-	-	-	-
Проценты к уплате	-	-	-	-	-
Прочие доходы	69	144	2609	2540	3781,16
Прочие расходы	(1)	(206)	(2113)	(2112)	-
Прибыль до налогообложения	(3156)	-	-	(3156)	0,00
Текущий налог на прибыль	-	-	-	-	-
Чистая прибыль	(3156)	-	9	3165	28,5

 

Анализируя основные экономические показатели финансово-хозяйственной деятельности ООО «Легион 56» за 2012-2014 гг. можно сделать следующие выводы:

• выручка от продажи продукции, товаров, услуг в 2014 году по сравнению с 2012 г. увеличилась на 14 816 тыс. руб. (или на 274,45 %), себестоимость проданных товаров в 2014 году по сравнению с 2012 г. увеличилась  (11932) тыс. руб., главная причина увеличения затрат  – это повышение цен, вследствие инфляции, на сырье и материалы;
• управленческие расходы ООО «Легион 56»  в 2014 г. по сравнению с 2012 г. возросли.

В результате деятельности ООО «Легион 56»  прибыль от продажи изменялась не однозначно. По сравнению с 2012 г. в 2014 г., произошло увеличение этого показателя почти в 6 раз.

Чистая прибыль предприятия за рассматриваемый период увеличилась. Если в 2012 году чистая прибыль составляла (3156) тыс. руб., то в 2014 году она составила 9 тыс. руб.

Увеличение чистой прибыли является положительным показателем деятельности предприятия, оно свидетельствует о повышение роста оказываемых услуг.

 

2.2 Анализ документирования приема на работу

Прием на работу - завершающий процесс найма работников, что подтверждается документальным оформлением трудовых отношений между работником и работодателем. (рис. Б.1)

В соответствии с действующим законодательством работодатель обязан оформить трудовые отношения с работником в письменном виде1 [1].

К документам личного состава относятся документы, связанные с движением кадрового состава на предприятии, в зависимости от различного функционального назначения различаются: первичные учетные (например, личная карточка), распорядительные (приказ), личные (трудовая книжка) и т.д.

Все документирование трудовых отношений работника и работодателя опирается на законодательные акты и, прежде всего, на Трудовой кодекс Российской Федерации.

С поступающим на работу сначала идет устная беседа. Претендующий на какую-либо работу может пройти тестирование, в ряде случаев организуется профессиональный отбор и предварительный медицинский осмотр, например, при приеме на работу, непосредственно связанную с движением транспортных средств2.

Сегодня от претендентов часто на вакантную должность требуют предоставления резюме и по нему ведут как бы предварительный отбор, принимают решение о приглашении для собеседования или переговоров. На основе резюме фактически собирают банк данных о возможных кандидатах на замещение вакантных должностей.

Главная цель резюме - презентация самого себя, показать себя с наилучшей стороны, выпятить свои положительные качества, достоинства и оставить в тени свои слабые стороны.