Документирование как элемент правовой культуры.

Министерство образования  и науки Российской Федерации 

Федеральное государственное  автономное  образовательное учреждение

 высшего  профессионального   образования 

«Российский государственный  профессионально-педагогический университет»

Институт социологии и  права

Кафедра права

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине

«Документоведение и делопроизводство»

по теме:

Документирование как  элемент правовой культуры.

 

 

Студент_ Забродин М. М _______

Группа_211 ПВД______________

Курс__ 1_____________________

Преподаватель  _______________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Екатеринбург 2012 г.

 

Содержание:

1. Документирование как процесс создания документов…..
2. Юридически значимый электронный документ.

Предпосылки создания……………………………………………….

3. Документирование как элемент правовой культуры………………

Список литературы…………………………………………………….

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Документирование как  процесс создания документов является одним  
из ведущих направлений управленческой деятельности. Через документ осуществляется управленческое воздействие руководителя, поэтому естест-венно, что документ является свидетельством и доказательством при под-тверждении деловой деятельности и правовых обязательств организации¹. Данное положение не является чем-то принципиально новым, поскольку лишь акцентирует внимание на правовой функции документа, которая была ему перманентно присуща. В знаменитом словаре В.И. Даля документ опре-делялся как «всякая важная деловая бумага, также диплом, свидетельство»².

В системе управления, правовая функция документа всегда была и  оста-ется одной из самых важных. Документ как доказательство деятельности или, наоборот, бездеятельности является основой для коммуникативного взаимодействия в рамках внутренней и внешней  среды организации: между сотрудниками организации, между организацией и  местным сообществом, партнерами, потребителями  ее продукции или услуг и обществом  в целом, главным образом, в лице государства.

Актуальность правовой функции  документа в современной организации  неизмеримо возросла с тех пор  как появилась необходимость  фиксировать достигнутый уровень  качества продукции или услуги. Таким  образом, внедрение СМК на предприятии  вновь развернуло всю систему  управления  
к эффективному документированию.

Стандарт ИСО 9000-2001 так  определяет виды документов, приме-няемые в СМК:

1. документы, предоставляющие согласованную информацию о системе менеджмента качества организации, предназначенную как для внутреннего, так и для внешнего пользования; к таким документам относятся руководства по качеству;
2. документы, описывающие как система менеджмента качества применяется к конкретной продукции, проекту или контракту; к таким доку-ментам относятся планы качества;
3. документы, устанавливающие требования; к ним относятся доку-менты, содержащие технические требования;
4. документы, содержащие рекомендации или предложения; к ним относятся и методические документы;
5. документы, содержащие информацию о том, как последовательно выполнять действия и процессы; такие документы могут включать доку-ментированные процедуры, рабочие инструкции и чертежи;
6. документы, содержащие объективные свидетельства выполненных действий или достигнутых результатов; к таким документам относятся записи³.

Совершенно очевидно, что  документация СМК имеет иерархическую  структуру, на вершине пирамиды которой  будут локальные нормативные  
и организационные документы, далее методические и, наконец, записи.

Именно записям отведена роль документов, призванных быть доказа-тельством  достигнутого уровня качества, следовательно, именно на записи  
в СМК в большей степени ложиться роль документов, выполняющих  право-вую функцию, поскольку информация, содержащаяся в этих документах, носит объективный характер и не может быть подвергнута изменениям  
в результате управленческого воздействия.

Но вот что любопытно, в российском документоведении отсутствует  такой вид документа, как запись. В стандарте при описании документов разного уровня в качестве примеров названы конкретные наименования видов  документов: руководство по качеству, план качества, методические рекомендации и документированные процедуры. Мы вполне можем предста-вить себе документ на титульном листе, которого будет  написано, скажем, «План качества», и это будут выглядеть так  же естественно, как широко известные  наименования видов документов, например, служебная записка.

Следует помнить, что наименование вида документа является одним из основных реквизитов управленческих документов. Наименование вида документа является документообразующим признаком, позволяющим  получить начальное, самое общее  представление о документе, его  правовой значимости⁴. Можем ли мы получить какую-либо информацию о документе, обозначенном как «запись»? Скорее всего, нет.

Вместе с тем, стандарт дает вполне четкое представление о  том, какие документы могут быть отнесены к записям – содержащие объективные свидетельства выполненных  действий. В этом смысле, к записям  могут быть отнесены и такие общеизвестные  виды документов, как акт, приказ, прото-кол, докладная записка и др. Следовательно, термин «запись» определяет  
не столько вид документа, сколько его «доказательный» статус.

Запись - это документ в системе менеджмента качества, содержащий объективную, а, следовательно, неизменяемую информацию о результатах,

достигнутых при выполнении определенных действий. Наименование вида такого документа может быть практически любым.

Термин «запись» в российскую стандартизацию пришел из междуна-родной. Он присутствует во всех стандартах серии  ИСО 9000, им активно пользуются предприятия  и организации, реализующие СМК. Однако при подготовке российского  стандарта, в основе которого лежал  аутентичный русскоязычный перевод  международного стандарта ИСО 15489 – 1 – 2001 «Информация и документация, Управление записями. Общие требования», вместо понятия «запись» везде используется понятие «документ». Мотиви-ровалось это тем, что «в Российской Федерации  термин «запись» в сфере ин-формации и документационного обеспечения  управления, а также в теории документоведения не используется»⁵. И это обстоятельство вполне могло бы стать весомым аргументом, если бы в разделе «Область применения» дано-го стандарта не было указано, что он «содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и упра-вления окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001»⁶. Почему российскому доку-ментоведению необходимо было избавиться от термина «запись», если он активно используется в управлении доку-ментацией СМК?

Это обстоятельство, с нашей  точки зрения, значительно затрудняет использование данного ГОСТ Р  ИСО 15489-1-2007. Он значительно отлича-ется от российских стандартов в области  документоведения и носит  
не столько нормативный, сколько методический характер. В нем нет четко  
и однозначно зафиксированных требований, это общие руководящие прин-ципы в области работы с документами. Не случайно появление данного стан-дарта вызвало естественное желание сравнить его с Государственной систе-мой документационного обеспечения управления, в которой изложены осно-вные методические принципы организации работы с документами. Все вста-ло бы на свои места, если бы стандарт был предложен в практической дея-тельности в первую очередь не персоналу служб ДОУ⁷, а сотрудникам, занимающимся разработкой, внедрением и поддержкой СМК, которая позволяет совершенно иначе взглянуть на систему документации предприятия  
и организации.

 

 

2. значимый электронный документооборот: предпосылки создания

 

Сегодня в организациях происходит постепенный переход от бумаж-ного к электронному документообороту. Для  реализации данной задачи используются собственные разработки и различные  готовые решения,  
от офисных систем до систем управления предприятиями. Внутри таких сис-тем документы находятся в электронном виде, но для внешнего представле-ния они должны быть распечатаны на бумаге, подписаны и в необходимых случаях заверены печатью.

В системах, не обеспечивающих юридическую значимость документов, бумаг меньше не становится. Также  не уменьшается время, необходимое  для доставки документов. А как  же внутренние первичные документы, необхо-димые лишь для того, чтобы  контролирующие органы могли выполнить  про-верку организации? Сколько бумаги уходит на них и сколько места  они за-нимают. Переход на электронный  документооборот с обеспечением юриди-ческой значимости, позволяет  решить многие подобные проблемы. В  част-ности, использование электронных  документов обеспечивает следующие  преимущества по сравнению с традиционным бумажным документообо-ротом:

• повышение оперативности подготовки документов;
• ускорение обработки и передачи документов;
• совершенствование процедур учета и хранения.

Юридическая значимость обеспечивается за счет применения аналогов собственноручной подписи, в качестве которых в  соответствии с Федераль-ным законом  «Об электронной цифровой подписи»⁸ понимается электрон-ная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначен-ный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использо-ванием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также устано-вить отсутствие искажения информации в электронном документе (ч.1 ст.3).

Под использованием ЭЦП понимаются две основные схемы:

1. подписание электронного  сообщения при его передаче  и проверка подписи отправителя  после получения, то есть защищенная  передача документа. Для обеспечения полноценного документооборота использо-вание данной схемы недостаточно;

2. использование ЭЦП во  всем жизненном цикле электронного  документа – при его создании, согласовании, утверждении, ознакомлении  
с ним и т.д.

Организация юридически значимого  электронного документооборота предполагает решение двух задач. Первая – использование  необходимого программного обеспечения. Вторая – решение организационных  и юриди-ческих вопросов. По поводу первой задачи необходимо отметить лишь то, что сказано в федеральном  законе.

При создании ключей электронных  цифровых подписей для исполь-зования  в информационной системе общего пользования должны применяться  только сертифицированные средства электронной цифровой подписи. Возмещение убытков, причиненных в связи  с созданием ключей электронных  цифровых подписей несертифицированными средствами электронной цифровой подписи, может быть возложено на создателей  
и распространителей этих средств в соответствии с законодательством Российской Федерации (п. 2 ст. 5).

Использование несертифицированных  средств электронной цифровой подписи  и созданных ими ключей электронных  цифровых подписей  
в корпоративных информационных системах федеральных органов государ-ственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления не допускается (п. 3 ст. 5).

Таким образом, для обеспечения  юридической значимости необходимо использование сертифицированных  средств криптозащиты информации (СКЗИ). В корпоративных системах допускается  использование и иных СКЗИ, но вопрос в том, будут ли рассматриваться  при этом иски в судебном порядке, до сих пор остается открытым. Судебная практика такого рода разбирательств на сегодняшний день неизвестна. Тем  не менее, существует достаточное количество сертифицированных программных  продуктов, использование которых  допустимо для организации электронного доку-ментооборота.

Но одно лишь использование  сертифицированных средств не позволяет  сказать, что созданная с их помощью  система электронного документо-оборота  автоматически приобретает юридическую  значимость. Необходимо решить и вторую задачу – создать регламент использования  ЭЦП в каждой отдельной системе  документооборота, либо использовать иной документ, называемый Соглашением об использовании ЭЦП. В этих документах должны быть отражены все необходимые положения.

В соответствии с п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ использование  при совершении сделок факсимильного  воспроизведения подписи с помо-щью  средств механического или иного  копирования, электронно-цифровой подписи  либо иного аналога собственноручной подписи допускается  
в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Тем самым вводится понятие  аналога собственноручной подписи (АСП). При этом единственная ссылка ведет на Федеральный закон  
«Об электронной цифровой подписи», где согласно п. 1 ст. 1 говорится,  
что при соблюдении определенных правовых условий использования ЭЦП электронная цифровая подпись в электронном документе признается равно-значной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Согласно ст. 11 Федерального закона «Об информации, информацион-ных  технологиях и о защите информации», электронное сообщение, подписанное  электронной цифровой подписью или  иным аналогом собствен-норучной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными  нормативными правовыми актами  
не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся элект-ронными сообщениями, обмен  электронными сообщениями, каждое из кото-рых  подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собст-венноручной  подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установлен-ном федеральными законами, иными нормативными правовыми  актами или соглашением сторон, рассматривается  как обмен документами (п. 4).

Таким образом, если иное не устанавливается федеральным законом, документы в электронном виде, подписанные ЭЦП, признаются равнознач-ными бумажным документам и будут иметь  ту же юридическую значимость, как  и бумажные документы. Поэтому если ГК РФ определял использование аналога  собственноручной подписи (АСП) в основном в отношении сделок, то новый закон  расширяет это толкование и в  отноше-нии иных документов, но лишь при условии использования не любых АСП, а лишь электронной  цифровой подписи.

Федеральный закон «Об  электронной цифровой подписи» дает еще одно толкование сферы применения электронной цифровой подписи. В  нем, в п. 2 ст.1, говорится, что действие федерального закона распространяется на отно-шения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в дру-гих  предусмотренных законодательством  Российской Федерации случаях.  
И далее, в ст. 2 говорится, что правовое регулирование отношений в области использования электронной цифровой подписи осуществляется в соответ-ствии с федеральным законом, Гражданским кодексом РФ, другими феде-ральными законами и принимаемыми в соответствии с ними иными норма-тивными правовыми актами Российской Федерации, а также осуществляется соглашением сторон. Таким образом, получается, что электронная цифровая подпись может использоваться как при заключении сделок, так и в иных ситуациях, если они определены соглашением сторон. В частном случае,  
при использовании ЭЦП внутри одной организации, ее использование может быть определено внутренним стандартом или иным распорядительным документом.

В этом документе, в частности, должен быть прописан статус электрон-ных  документов, подтвержденных ЭЦП.

Регламент использования  ЭЦП в системе документооборота должен определять:

• порядок организации криптографической защиты информации  
  при электронном документообороте в Системе;
• работу с Удостоверяющим Центром;
• порядок регистрации Участников Системы.⁹

В Соглашении (либо Регламенте) должен быть прописан порядок разрешения конфликтных ситуаций, с которым  должны согласиться Участники ЭДО. Также Участники ЭДО должны признать, что использо-вание в Системе  СКЗИ, которые реализуют ЭЦП и  шифрование, достаточно для обеспечения  конфиденциальности информационного  взаимодействия Участников, а также  подтверждения того, что электронный  документ:

• исходит от Участника (подтверждение авторства документа);
• не претерпел изменений при информационном взаимодействии Участника (подтверждение целостности и подлинности документа).

Документ, циркулирующий  в Системе, может быть создан с  помощью различных версий одного и того же программного обеспечения (например, текстового редактора Word). Но даже если сам текст документа  будет одинаковым, служебная информация может в разных версиях отображаться по-разному. Поэтому в Соглашении должен быть определен перечень программного обеспечения (вплоть до версий), с помощью  которого могут создаваться электронные  документы. На практике в таком Соглашении также приводится перечень документов (типов, наименований), которые могут  обращаться в Системе, с описанием  их форматов и, если требуется, правил оформления.

Кроме определения документов, в Соглашении определяется и формат сертификата ЭЦП, используемые средства электронной цифровой подписи, условия  равнозначности ЭЦП и собственноручной подписи. Такие докумен-ты действуют  в рамках различных систем электронного документооборота. Это и сдача  налоговой отчетности через Интернет, и в системе электронных торгов электроэнергией, и в ряде государственных  и коммерческих органи-заций.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КАК  ЭЛЕМЕНТ ПРАВОВОЙ КУЛЬТУРЫ

 

Документирование связано  с правовой культурой, оно является ее со-ставной частью. Для того чтобы  доказать данное утверждение, рассмотрим определения и историю, ход которой  раскрывает нам взаимосвязь и  взаимо-зависимость документирования и правовой культуры.

Концептуальный подход к  праву как элементу культуры и  цивилизации позволяет характеризовать  истоки, значимость и социальную ценность права в широком, общесоциологическом  плане. Как глубинный элемент  культуры право не только вбирает  в себя ее ценности, но и реализует  основопола-гающие требования и достижения цивилизации¹⁰, обеспечивая тем самым сохранение, а в известной мере и преумножение потенциала материальных, социальных и духовных богатств общества.

Документирование – это  фиксация информации на материальном носителе, или процесс создания документа. Мы видим, что данные понятия объединяет процесс сохранения, передачи и развития вещественных и нема-териальных ресурсов человечества. Это очень ценно  для обогащения культурных источников, развития системы права, экономики, политики и др. сфер жизни.

Правовая культура – это  достигнутый уровень развития в  правовой организации жизни людей, обусловленный социальным, духовным, полити-ческим и экономическим строем, выражающийся в достигнутом уровне развития правовой деятельности, юридических  актов, правосознания и пра-вового развития субъекта, а также степени  гарантированности государством и  гражданским обществом свобод и  прав человека.

Очень часто процесс документирования регламентируется, и как следст-вие  возникают официальные документы. Поэтому в делопроизводстве тер-мин  «документирование» и определение  этого понятия стандартизованы. Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам¹¹. В свою очередь, правила документирования определяются как «требования и нормы, устанавливающие порядок докуме-нтирования». Правила документирования устанавливаются правовыми нор-мативными актами. На процесс разработки правил документирования повли-яли также традиции.

Процесс взаимосвязи документирования и правовой культуры про-слеживается  уже с развития письменности в  Древнерусском государстве, поскольку в договорах киевских князей с Византией: Олега (911 г.) и Игоря (945 г.). Во-первых, упоминается о практике составления документов;  
во-вторых, эти договоры были связаны с правовой практикой. В первом случае это было письменное завещание, во втором – подорожные грамоты для купеческих кораблей. Письменным свидетельством возрождения тради-ции документирования и официального нормативно-правового документа Древнерусского периода является Русская правда.

В период феодальной раздробленности  Руси документирование находит применение в основном в частноправовых актах, целью которых являлось закрепление  прав и привилегий феодалов. Здесь  мы видим юридическое закрепление  прав граждан, осуществляемое снова  посредством бумаги.

В приказном делопроизводстве прослеживается четкая иерархия управ-ления  и распределение должностных  обязанностей. Зарождение первых ин-ститутов власти связывалось непосредственно  с документированием и осу-ществляло  свою деятельность опираясь на документирование. И именно в этот период приказного делопроизводства зарождаются архивы.

Документирование источников в Российской империи XVIII в. связано с коллежским делопроизводством. Период бурной реформаторской деятель-ности Петра I изменил и систематизировал не только процесс документи-рования, но и внес преобразования в систему государственного устройства.

Последующие реформы касались упорядочения и взаимосвязи государ-ственных структур, создание набора реквизитов и как следствие унификация документов, появление стандартов, правил и постепенное  нормативное за-крепление процессов  документирования.

Переломным в истории  России стал 1917 год – время, когда  происходит перелом сложившихся  традиций, приближение к простым  формам, лаконичности, смена стиля  документов.

Рассматривая современную  правовую культуру нельзя не сказать  о пра-вовом нигилизме – безразличия  к социально-правовой, культурной, полити-ческой аспектам жизни. Отразился ли правовой нигилизм в процессе доку-ментирования? Отчасти да, поскольку именно сегодня  проявляется негра-мотность, нежелание  вести дела согласно стандартам и  правилам. Почему  
во многих сферах деятельности документирование осуществляется по тради-ционным схемам, почему, когда весь мир функционирует, опираясь на элек-тронные форматы, программы у нас еще только зарождается? Как следствие, можно говорить и о правовом нигилизме.

О феномене правового нигилизма  сейчас много говорят и пишут. Действительно, в настоящее время  нигилистическое отношение к  праву стало наиболее показательной и неотъемлемой чертой сложившейся  
в России ситуации культурно-правового и экономического кризиса. И, тем не менее, правовой нигилизм и нигилизм вообще – достаточно длительно существующее и распространенное в мире явление, которое можно рассма-тривать как характерное для определенного этапа развития европейской цивилизации. Этот этап, наиболее выразительно охарактеризованный  
Ф. Ницше формулой «Бог умер», означавшей, что к к. XIX в. европейская культура утратила ощущение присутствия Бога в мире, и теперь понимание мира человеком не основано на признании абсолютных ценностей, связан  
с наступлением аксиологического релятивизма. Другой немецкий мыслитель, М. Хайдеггер, анализируя на основе феноменологии европей-ский нигилизм как явление фундаментальное для современного сознания, выявил его ключевые черты¹². Во-первых, мировоззренческий нигилизм –  
это господство бессмысленности, обесцененности всего сущего. Отсутствие адекватной укорененной в абсолюте ценностной иерархии приводит к пони-манию равнозначности всех ценностей, их относительности, а, следова-тельно, в конечном счете, отсутствия в них какого-либо общезначимого. Во-вторых, нигилизм раскрывает себя в убеждении, что жизненный мир челове-ка, общество сотканы из «психологических потребностей» и представляют собой только сеть пересекающихся частных интересов. Отсюда вытекает идея об отсутствии в мире и обществе единой наполненной смыслом организации, порядка и целостности.

Сегодня процесс документирования теоретически достиг достаточно высокого уровня, мы приближаем наш опыт к  мировым стандартам, но этого недостаточно, необходима практическая реализация, воплощение всех про-ектов в жизнь. Документирование может осуществляться на естественном языке (в этом случае создаются текстовые документы) или на искусственных языках (документы  на машинных носителях, обеспечивающие обработку информации с помощью  электронно-вычислительных машин), разрабаты-ваются новые методы защиты информации, вводятся новые программы, однако это чаще оказывается иллюзией, погоней за мировыми дости-жениями.

С помощью простых орудий создаются рукописные письменные документы, изобразительные документы и  графические документы. При ис-пользовании  фототехники создаются фотодокументы, кинотехники – кинодокументы. Звукозаписывающая  техника позволяет создавать  фоно-(аудио)документы, компьютерная техника – документы на бумажном носи-теле, а также электронные документы.

Таким образом, анализ истории  показал взаимосвязь документирования и правовой культуры. Документирование поддерживает развитие и совер-шенствование правовой культуры. Развитие социальной, культурной, право-вой сфер жизни  и мировая практика показывают необходимость  развития и совершенствования документирования как системы. Необходимо устранять  такие негативнее факторы как  правовой нигилизм и стремиться к  практичес-кой реализации и внедрению  новейших технологий в области документи-рования.

 

Сведения об авторах

1. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «ССИБИД. Управление документами. Общие требова-ния». М.: Стандартинформ, 2007. С. 6.
2. Ларьков Н.С. Документоведение: учеб. пос. М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. С. 43.
3.   Ларьков Н.С. Указ. соч. С. 213.
4. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998. С.2.