Документооборот в организации. 2

 

Введение

 

Документооборот в организации - это сложная система, требующая  постоянного контроля и регулирования  и оказывающая значительное влияние  на эффективность деятельности организации.

Применительно к бухгалтерскому учету понятие "документооборот" определено в Положении о документах и документообороте, согласно которому под документооборотом следует  понимать создание или получение  от других организаций первичных  документов, их принятие к учету, обработка  и передача в архив. Таким образом, как следует из определения, документооборот  в бухгалтерском учете организации  включает все стадии движения первичных  документов. Эффективный документооборот  в организации - это залог обеспечения  полноты и достоверности бухгалтерской  информации, ее безопасности.

Организация документооборота подразумевает разработку форм первичных  документов, учетных регистров и  форм отчетности, отличных от унифицированных, создание графика документооборота, определение механизма принятия документов к учету, выбор системы  обработки документов и порядок  их хранения.

При этом принятая система  документирования хозяйственной деятельности должна обеспечивать:

во-первых, полноту отражения  в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности. Каждый факт хозяйственной деятельности должен быть зафиксирован в первичном бухгалтерском  документе, поскольку именно первичные  учетные документы, с одной стороны, являются подтверждением самого факта  совершения хозяйственной операции, а с другой - на основании первичных  учетных документов формируются  бухгалтерская отчетность предприятия  и данные о его финансовом положении, осуществляется планирование и прогнозирование  деятельности предприятия;

во-вторых, выявление на предприятии  скрытых резервов. Целесообразно  построить систему документирования хозяйственных операций на предприятии  таким образом, чтобы уже в  процессе оформления первичных учетных  документов и тем более при  составлении синтетических учетных  регистров производился анализ эффективности  использования ресурсов на предприятии. Этого можно достичь, в частности, введением в первичные учетные  документы и учетные регистры специальных граф, содержащих контрольные  показатели. Таким образом, уже в  процессе документирования хозяйственных  операций будет существенно облегчена  возможность предварительного анализа  их эффективности и целесообразности;

в-третьих, отражение в  бухгалтерском учете фактов хозяйственной  деятельности должно быть построено  таким образом, чтобы оно исходило не только из их правовой формы, но и  из экономического содержания фактов и условий хозяйствования. При  организации документирования хозяйственных  операций большое значение имеет соблюдение принципа приоритета содержания перед формой. На каждом предприятии периодически возникают нестандартные хозяйственные ситуации, которые очень часто связаны с фактом поступления на предприятие ненадлежащим образом оформленных документов, изменить которые предприятие уже не имеет возможности;

в-четвертых, тождественность  данных аналитического и синтетического учета. При организации системы  документирования хозяйственных операций необходимо предусмотреть систему  взаимного контроля работников бухгалтерии. Обязанности должны быть распределены таким образом, чтобы бухгалтеры вынуждены были сверять данные, формируемые  ими в учетных регистрах, с  данными первичных учетных документов и данными учетных регистров, формируемых другими бухгалтерами. Организует эту работу непосредственно  главный бухгалтер либо бухгалтер, отвечающий за составление и представление  бухгалтерской отчетности внешним  пользователям;

в-пятых, рациональное и экономное  ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины предприятия. При организации  системы документирования хозяйственных  операций и документооборота необходимо стремиться к тому, чтобы каждая хозяйственная операция оформлялась  только одним документом, а ряд  однотипных операций - одним сводным  документом.

Следуя этим принципам, рассмотрим организацию, осуществление и оптимизацию  документооборота в бухгалтерском  учете организации.

Цель курсовой работы –  исследовать вопросы организации  документации и документооборота на предприятии.

Задачи курсовой работы:

1. определить значение  документации в бухгалтерском  учете;

2. изучить требования, предъявляемые  к первичной учетной документации;

3. привести классификация  первичных учетных документов;

4. рассмотреть вопросы  организации документооборота;

5. исследовать порядок  документации и документооборота  на конкретном предприятии.

Объектом исследования курсовой работы является Закрытое акционерное  общество «Север».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Документирование хозяйственных  операций как основа бухгалтерского  учета

 

 

 

 

1.1. Документация как основа бухгалтерского учета

Деятельность любого предприятия  сопровождается составлением разных видов  документов, которая  осуществляется по Государственной системе документационного  обеспечения управления.

Деятельность коммерческих предприятий означает движение товаров  или услуг. Учет финансов, материальных средств, движения товаров и услуг  и есть бухгалтерия. Бухгалтерский  учет  безусловно является документальным. Отражение хозяйственных операций на счетах производится только на основании документации.

Документация - это совокупность документов, с помощью которых  оформляют хозяйственные операции в организациях.

Документ - это письменное свидетельство осуществления хозяйственной  или финансовой операции и права  на ее совершение.

 

Документирование хозяйственных  операций является одной из отличительных  особенностей бухгалтерского учета, так  как позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами.

 

Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской службой  любой организации, являются

 

1) формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;

 

2) обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

 

3) своевременное предупреждение негативных явлений в финансово - хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

 

Выполнение этих задач  напрямую зависит от полноты и  своевременности отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных  операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что, в свою очередь, является следствием документального оформления совершенных  операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учетной информации, представляемой бухгалтерией организации ее пользователям. Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно уделяться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, поскольку эффективность ведения бухгалтерского учета в организациях зависит от правильной организации работы с документами, являющимися письменным подтверждением факта совершения хозяйственной операции (их юридическая доказательность).

Обязательный минимум  документов для любой организации  определен законом. Так, гражданское  законодательство устанавливает перечень необходимых документов, подтверждающих право - и дееспособность компании, то есть возможность совершать сделки и принимать на себя обязательства. Этот перечень включает в себя устав, учредительный договор, регистрационные  свидетельства, лицензии, документы, которые  подтвердят оплату уставного капитала или эмиссию акций для ОАО, и т.д. (Федеральные законы от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" и от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах").

Документы являются основанием для последующих записей операций в системе счетов. Они широко используются для анализа хозяйственной деятельности организации, для оперативного руководства  и управления хозяйственной деятельностью, так как служат оправданием тех  или иных действий оперативных работников. Основанием для отражения хозяйственных  операций в системе бухгалтерского учета могут быть только правильно  оформленные документы. На основании  документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, готовой продукции, денежных средств, устанавливаются законность и целесообразность операций. Важное значение имеют документы при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, при аудиторской проверке, при рассмотрении уголовных и гражданских дел в процессе дознания, следствия и суда, приобретая юридическую силу доказательства.

Предварительный контроль осуществляется руководящими работниками организаций  при подписании документа, на основании  которого совершается определенная хозяйственная операция (прием и  выдача материалов, выплата денег  из кассы и т.д.). Подписывая документ, работник берет на себя ответственность  за законность и целесообразность данной хозяйственной операции. Это возлагает  на каждого работника, подписавшего документ, личную ответственность за данное разрешение. Последующий контроль производится, главным образом, в  форме документальных ревизий, путем  проверки в бухгалтерии всех поступающих  документов, а также при аудиторской  проверке.

 

 

 

 

3.1 Организация первичного  учета в организации и его   подразделениях

 

 

Первичный учет является информационной основой любого вида хозяйственного учета. Первоначальные сведения о хозяйственных  процессах, происходящих на предприятии, регистрируются в первичных документах.

Первичные документы - это  письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее  юридическую силу и не требующее  дальнейших пояснений и детализации.

Первичный документ составляется в момент совершения операции, а  если это не представляется возможным  — непосредственно после ее окончания.

Первичные документы являются носителями информации обо всех производственно-хозяйственных  объектах и субъектах и их взаимодействиях  и позволяют комплексно оценивать  все управляющие факторы: количественные, качественные, финансовые.

Основной целью системы  первичного учета следует считать  обеспечение организации взаимодействия всех элементов системы первичного учета и состояние, движении всех активов и обязательств предприятия, как за прошедшие, так и за текущий периоды.

 

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформлять-ся оправдательными документами: приказами, ведомостями, актами, доверен-ностями, ордерами, накладными, справками и пр. По некоторым операциям организация получает оправдательные документы от контрагентов. Например, поступившая от поставщика партия товаров сопровождается выписанной поставщиком товарно-транспортной накладной. Другие документы составляют работники организации, имеющие отношение к совершаемым операциям. В зависимости от вида операции некоторые документы могут выписываться од-ними лицами, заполняться и приниматься к исполнению другими.

Реквизиты первичных документов

Первичные учетные документы  должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы); код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники). Наличие данных реквизитов придает первичным документам юридическую силу. В зависимости от характера операций и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты, например: номер документа, адрес организации, основание для совершения хозяйственной опе-рации, оформленной данным документом (договор, приказ) и др.

Создание первичных документов

Заполненные первичные учетные  документы должны отвечать следующим  требованиям:

– содержать полные и  достоверные данные;

– содержать обязательные реквизиты;

– легко проверяться по форме, арифметически и по существу. Проверенные и обработанные документы  должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования;

– составляться средствами, обеспечивающими сохранность записей в течение длительного времени.

Свободные строки в первичных  документах подлежат обязательному  прочерку.

В целях контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных  опера-циях могут составляться сводные учетные документы на основании первичных учетных документов. Первичные и сводные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры. Порядок создания первичных учетных документов, сроки передачи их в бухгалтерскую службу определяются утвержденным графиком документооборота.

Типовые формы первичной  учетной документации

Первичные учетные документы  стандартизированы: организации должны ис-пользовать бланки типовых (унифицированных) форм, а также бланки специализированных форм, разрабатываемых и утверждаемых министерствами и ведомствами. В настоящее время применяются типовые формы первичной учетной документации:

– по учету основных средств  и нематериальных активов;

– по учету материалов;

– по учету малоценных и  быстроизнашивающихся предметов;

– по учету работ в  капитальном строительстве;

– по учету сельскохозяйственной продукции и сырья;

– по учету труда и  его оплаты;

– по учету работы строительных машин и механизмов;

– по учету работ в  автомобильном транспорте;

– по учету результатов  инвентаризации;

– по учету кассовых операций;

– по учету торговых операций.

Типовые формы первичной  учетной документации применяются организациями всех форм собственности и отраслевой принадлежности. Типовые формы предусматривают возможность обработки информации как традиционными методами, так и с применением средств вычислительной техники. Типовые формы имеют рекомендуемый формат, содержат минимальное необходимое количество реквизитов. Допускается включать в типовые формы недостающие реквизиты, исходя из особенностей производства.

Бланки типовых форм приобретаются  организацией или могут быть изготовлены ею самостоятельно с применением средств вычислительной техники. В условиях автоматизации бухгалтерского учета при заполнении форм могут использоваться цифровые коды. Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

Подпись первичных документов

Руководитель организации  по согласованию с главным бухгалтером  утверждает перечень лиц, имеющих право  подписи первичных документов. Должно быть ограничено количество лиц, имеющих  право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих  материальных ценностей. Документы, которыми оформляются операции с денежными  средствами, подписываются руководителем  организации и главным бухгалтером  или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа власти). Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между  руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций, первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению по письменному распоряжению руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2 Порядок составления, приемки и обработки документов

 

 

Первичная документация составляется в основном оперативными работниками, а не работниками бухгалтерского учета. За достоверность содержащихся в документах данных, а также за добросовестное его составление  несут ответственность должностные  лица, подписавшие этот документ.

Приемка документов от оперативных  работников осуществляется бухгалтерией. Главным бухгалтером предприятия  устанавливается документооборот, точно определяющий порядок, место  и время происхождения каждого  документа с момента его составления  до сдачи в архив и график движения документов от каждого из цехов, участков, отделов, и каждого работника  с указанием работ, которые каждый из них должен выполнить в строго установленные сроки.

Обработка документов в бухгалтерии  включает следующие этапы учетных  работ: приемку, проверку, группировку  и бухгалтерское оформление.

При приемке документов бухгалтерия  устанавливает соответствие сводного документа (отчета, реестра) с прилагаемыми первичными документами.

Представленные документы  подвергаются проверки как с точки  законности операции (по существу), так  и по форме – правильности оформления документа, а также правильности арифметических вычислений и подсчетов, после чего принимаются к учету.

Проверка по существу состоит  в том, что по документам контролируется правовая сторона совершенных хозяйственных  операций, не нарушают ли они действующее  законодательство РК, договоры, инструкции, приказы и т. д. Документы по хозяйственным  операциям, которые нарушают действующее  законодательство и установленный  порядок приема, оприходывания, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных запасов и др. активов, бухгалтерия не принимает к исполнению и оформлению.

Проверка правильности оформления документов состоит в том, что  проверяется полнота заполнения реквизитов, наличие соответствующих  подписей, правильность технического оформления, соблюдены ли правила  исполнения ошибок и т. д.

Проверка арифметической правильности документов заключается  в том, что путем тщательного  пересчета проверяют правильность таксировки, подсчета итогов и т. д.

Документы, в которых операции учтены только в натуральных измерителях, исчисляют в денежном измерителе. По операциям внутреннего перемещения  товарно - материальных запасов производится встречная проверка документов по материально ответственным лицам, представляемых параллельно в бухгалтерию (у одних приходные, а у других расходные). Встречная проверка осуществляется и в ряде других случаев, когда представлены в бухгалтерию параллельные документы.

После проверки и утверждения  некоторых документов (отчетов материально-ответственных  лиц) производится их бухгалтерская  обработка. Целью обработки является подготовка документов к дальнейшим записям.

Проверенные документы группируются по однородным признакам совершенных  операций. Документы, отражающие движение денежной наличности в кассе, группируются в одну группу; движение материальных запасов в другую по материально  ответственным лицам; по расчетам с  рабочими и служащими по заработной плате – в третью; с выписками  банков – в четвертую и т. д. В этих целях обычно составляют так  называемые группировочные листы (накопительные ведомости), применение которых позволяет сократить число бухгалтерских записей, сократить затраты на ведение бухгалтерского учета.

Группировочные листы, накопительные ведомости и машинограммы (при компьютеризации) с приложенными к ним оправдательными документами служат основанием для бухгалтерских записей по счетам синтетического и аналитического учета.

В обработке документов одним  из наиболее сложных видов работ  является корреспонденция счетов. Неточности приводят к неправильному отражению  хозяйственных операций в бухгалтерском  учете.

Указание корреспондирующих  счетов (или котировка) проводится непосредственно  на документах. Для этой цели в документах отведено специальное место. Котировка  документов находит свое внешнее  отражение в виде счетных формул, которые были указаны в главе 3 (счета бухгалтерского учета и  двойная запись).

Обработка первичных документов завершается составлением бухгалтерских  статей, или, как их нередко называют проводок.

Бухгалтерские статьи по корреспондирующим  счетам называют котировкой документа. Они бывают простые и сложные. Простыми называются такие статьи, в которых корреспондируют только два счета – один по дебету, другой по кредиту.

Сложной считается такая  статья, к которой одновременно корреспондируют  более двух счетов, причем один дебетуется и несколько счетов кредитуются или наоборот.

Обработка документов заканчивается  указанием корреспонденции счетов.

В документах бухгалтерского оформления обычно не пишут полное наименование счетов, а указывают  только их цифровые шифры. Это сокращенный  объем работ и делает дальнейшие записи на счетах более удобными.

Все документы после обработки  и использования для бухгалтерских  записей хранятся в порядке, установленном  нормативным актом о документах и записях в бухгалтерском  учете предприятий и хозяйствующих  субъектов (организаций).

Документы хранятся в специальных  архивах – текущих и постоянных. В текущем активе, находящемся  в помещении бухгалтерии, хранятся документы за текущий год, которыми часто пользуются работники бухгалтерии. В постоянном архиве, находящемся в специально оборудованном помещении, хранятся в хронологическом порядке и по видам документы, отчеты прошлых лет под ответственностью главного бухгалтера или лица, им на то уполномоченного.

Выдача дел из бухгалтерского (текущего) архива другим структурным  частям данного предприятия производится только по разрешению главного бухгалтера.

 

Срок хранения документов в бухгалтерском архиве, а также  порядок передачи их по истечении  этих сроков в общий ( постоянный) архив предприятия (субъекта) осуществляется действующими нормативными актами утвержденными в установленном порядке.

 

 

 

3.3 График документооборота

 

График документооборота - это схема, которая характеризует  процедуру перемещения первичных  документов в организации от момента  их создания до момента передачи на хранение. График должен устанавливать  рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число  подразделений и исполнителей для  прохождения каждого первичного документа, определять минимальный  срок его нахождения в подразделении.

 

Единой, определенной законодательством  формы графика документооборота не существует. Каждое предприятие  составляет график самостоятельно, исходя из особенностей осуществляемой деятельности. Как правило, его утверждает руководитель предприятия, а разрабатывают руководители подразделений.

 

Например, в трудовом праве  существуют определенные законодательством  сроки выдачи копий документов, связанных  с работой, сроки заведения трудовых книжек, выплаты заработной платы, оформления отпусков, привлечения к дисциплинарной ответственности и наложения  дисциплинарного взыскания и  др. Все это сопровождается оформлением  различного рода документов. Поэтому  начальнику кадров целесообразно оформить и утвердить график документооборота в сфере регулирования трудовых отношений.

 

Начальнику юридического отдела следует продумать и закрепить  в графике документооборота сроки  составления ответов на претензии  в соответствии, например, с законом  о защите прав потребителей, сроки  рассмотрения поступающих на правовую экспертизу договоров, сроки для  регистрации юридических лиц  и др.

 

В бухгалтерии в связи  с наличием строгих, предусмотренных  налоговым законодательством сроков по сдаче налоговых форм отчетности просто необходим график документооборота для оптимизации внутреннего  процесса движения документов и поддержания  финансового благополучия предприятия.

 

Следующий немаловажный момент в системе документооборота - это  координация обмена документами  различных подразделений и служб  внутри организации. Процесс взаимодействия и обмена информацией внутри предприятия  непрерывен.

 

Например, при удержании  из заработной платы работника бухгалтеру потребуется приказ или иной документ, на основании которого будет производиться  удержание. Приказ готовит, как правило, кадровая служба или юридический  отдел.

 

Прежде чем менеджер по продажам заключит с клиентом договор  поставки, необходимо провести его  правовой анализ, что относится к  сфере деятельности юристов организации. И только затем менеджер несет  его на подпись руководителю предприятия (или самостоятельно подписывает  при наличии полномочий).

 

Так как приказ по организации  является локальным правовым актом  и подлежит безусловному исполнению, виновное в допущенных при его  реализации ошибках лицо может быть привлечено к дисциплинарной ответственности. Кроме того, если по вине работника, выразившейся в несоблюдении сроков документооборота, организация понесла  убытки, она может в порядке  регресса взыскать их с работника.

 

Ответственность за соблюдение графика, то есть за своевременную разработку и передачу документов несут лица, создавшие и подписавшие эти  документы. Целесообразно каждому  работнику под роспись вручить  выписку из графика документооборота, в которой перечислить документы, относящиеся к сфере его деятельности, и указать сроки осуществления  операций с ними.

 

Важно помнить, что график документооборота должен соответствовать  не только действующему законодательству, но и локальным актам предприятия, например разработанным на предприятии  должностным инструкциям.

 

В графике отражаются работы по созданию, проверке и обработке  документов, выполняемых структурными подразделениями, с указанием сроков и ответственных исполнителей, а  также закрепляется порядок оборота  каждого вида документа, начиная  от его получения или создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего хранения, постоянного хранения и заканчивая его уничтожением или сдачей в архив. В разных организациях графики отличаются только составом специфических документов.

 

В графике документооборота можно выделить следующие этапы  обращения каждого документа:

 

1) составление документа  согласно требованиям, предъявляемым  к его оформлению;

 

2) проверка документов  по форме (проверяются полнота  и правильность оформления, заполнение  обязательных реквизитов) и содержанию;

 

3) утверждение документа  уполномоченными лицами;

 

4) ознакомление с документом  ответственных исполнителей;

 

5) передача документа  (его копий) в соответствующий  отдел для своевременного исполнения (или отправки адресату);

 

6) выполнение исполнителями  требований, содержащихся в документе;

 

7) контроль за исполнением документа;

 

8) подведение итогов исполнения  документа и привлечение ответственных  за исполнение лиц к ответственности  за допущенные нарушения;

 

9) сдача и оформление  документов в архив на хранение.

 

Можно составить график документооборота в форме отдельного документа, в  форме приказа по предприятию. Отразить порядок движения документов тоже можно  по-разному, путем как текстуального  описания, начиная от ответственных  исполнителей и заканчивая сроками  прохождения документом отдельных  стадий, так и схематического отображения. Приведем пример.

 

 

Главное - чтобы информация была доступна, понятна и имела  однозначное толкование. В целом  график документооборота позволяет  определить общую совокупность документов, используемых в организации.

Правильное составление  и соблюдение графика документооборота способствует эффективному распределению  должностных обязанностей между  работниками, повышению производительности, оптимизации документооборота и  координации деятельности различных  служб и подразделений внутри организации. Таким образом, график играет важную роль в обеспечении эффективности производственного процесса.

 

Способы хранения бухгалтерских  документов