Документооборот. 2

контрольная работа «Деловая документация» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.Понятие о документе, Классификация документов по различным признакам 

     Терминология, используемая при работе с документами  закреплена в законах и других нормативных актах, (Закон Республики Беларусь «Об информатизации», Закон  Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в  Республике Беларусь».

     Под информацией в них понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Термины  «документированная информация» и  «документ» рассматриваются как  синонимы и определяются как зафиксированная  на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

     Реквизит  – «обязательный элемент оформления официального документа» («дата», «подпись», «печать», «текст документа» и др.).

     Документ  создается в результате документирования – записи информации на различных  носителях по установленным правилам. Носитель – это материальный объект, который используется для закрепления  и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном  виде. Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам  происхождения, назначения, вида, сферы  деятельности, единых требований к  их оформлению.

     В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I и первоначально  имело значение письменного свидетельства. Затем появляются термины «деловая бумага», «служебный документ», «акт»  и подчеркивается значение документа  в управлении. Выделяются «счетные документы», «исторические документы».

     Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в  области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия «документ», не смотря на наличие ряда законодательных  и официальных определений. В  зависимости от того, какая отрасль  знания дает это определение, преобладает  какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие «документ» определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна. Эволюция понятия «документ», которое  дает документоведение: 

– документ – материальный объект;

– документ – носитель информации;

– документ – документированная информация. 

     Таким образом, в последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в  определении «документа» с материальной составляющей на информационную.

Закон «Об информатизации» определяет документированную информацию (документ) как «зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

     Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные  виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной  классификации видов и разновидностей документов.

     Важнейшим признаком для классификации  документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться: 

– по административным вопросам;

– материально-техническому снабжению;

– планированию;

– оперативной  деятельности;

– бухгалтерскому учету;

– подготовке и расстановке кадров;

– финансово-кредитным  и внешнеторговым вопросам и т.д. 

     Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по различным  признакам.

     По  наименованию. Существует множество  разновидностей документов классифицированных по этому признаку. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные  требования и поручения, доверенности и т.д.

     По  способу фиксации информации документы  бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фотофоно-кинодокументы.

     По  степени сложности документы  классифицируют на простые и сложные. Простые – это документы, в  которых рассматривается один вопрос, в сложных документах освещается несколько вопросов.

     По  степени гласности различают  документы открытые (несекретные) и  документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы  для служебного пользования (ДСП), с  грифом «конфиденциально».

     По  юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные  документы бывают действительные и  недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения  срока действия или отмены его  другим документом.

     По  срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

     По  происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

     По  срокам хранения документы делятся  на документы временного и постоянного  срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

     По  степени обязательности документы  бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и  иной деятельности организаций, и директивные  – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или  технической нормы.

     По  степени унификации различают документы  индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные  в виде анкеты и таблицы. Индивидуальные документы разрабатываются конкретными  организациями для внутреннего  пользования.

     Типовыми  являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными  функциями и носят обязательный характер. Трафаретные документы  имеют заранее напечатанный текст  с пробелами, которые заполняются  при окончательном оформлении документа  в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку.

     Примерные документы носят ориентировочный  характер и используются для составления  и оформления документов по аналогии.

     Анкета  – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части  листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в  правую часть листа.

     Таблица – документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном  выражении) – на пересечении соответствующих  граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой  информационной емкостью, позволяет  строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать  аналогичные данные. В табличной  форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы. 

Порядок обработки исходящих и внутренних документов 

     Входящие док-ты - это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров.

     Задача  службы ДОУ при работе с поступающими документами:

организовать  учет поступления документов из всех источников, организовать их первичную  обработку, координировать движение документов.

     Первичная обработка поступивших документов сводится к следующему:

1. Прием.  Проверка правильности доставки.

2. Проверка  целостности упаковки, сохранности  печатей. Вскрытие.

3. Контроль  почты: проверка правильности  адресования; проверка согласования  даты письма с датой почтового  штемпеля; проверка комплектности  и сохранности вложений.

4. Присвоение  документу входящего номера, проставление  штампа о получении документа.

5. Сортировка  документов на регистрируемые  и нерегистрируемые.

6. Сортировка  документов по адресам.

     Организация первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес  руководства организации, руководства  структурных подразделений, исполнителей.

     Движение  документов задается резолюцией руководителя.

Работа с входящими документами:

1)Прием документов, проверка правильности адресования, приложений

2) Сортировка, распределение (Передача нерегистрируемых документов в структурные подразделения)

3) Постановка  входящего номера 

4) Регистрация  (Передача зарегистрированных документов  заместителям директора, в структурные  подразделения, исполнителям)

5) Передача  руководителю 

6) Рассмотрение  руководителем 

7) Внесение  сведений из резолюции в регистрационную  форму 

8) Передача  исполнителю 

9) Контроль  исполнения 

10) Исполнение 

11)Подшивка  в дело.

     Внутренние док-ты-  данные документы используются для организации работы предприятия.

     Работа  с внутренними документами предприятия включает следующие основные этапы:

1) получение  распоряжения на подготовку (разработку  и оформление) документа;

2) изучение материалов, относящихся к вопросу, освещаемому в документе;

3) составление проекта (чернового и уточненного) документа (набор текста и печать);

4) согласование  проекта документа (при необходимости - корректировка по результатам согласования);

5) представление  документа на подпись (утверждение);

6) передача на регистрацию (при необходимости - также на тиражирование);

7) передача документа должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия для руководства в повседневной работе; 8) помещение в дело.

     Исходящие док-ты:  большинство исходящих  документов являются ответом организации  на соответствующие входящие документы.

     Работа  с исходящими документами:

     1) Составление проекта исходящего  документа 

     2) Проверка правильности оформления  (Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения)

     3) Согласование документа

      4) Подписание 

     5) Регистрация 

     6) Отправка документов 

     7) Подшивка второго экземпляра  документа.

     Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или  не позднее первой половины следующего рабочего дня. 

Наменклатура  дел 

     Организация эффективного делопроизводства предприятия  немыслима без предварительного создания для этого соответствующих  условий. Одним из таких условий  и является, в частности, разработка номенклатуры дел.

     Номенклатура  дел — это разработанный по установленной форме систематизированный  перечень наименований (заголовков) дел, заводимых предприятием (организацией, учреждением) в процессе осуществления  своей деятельности, с указанием  сроков их хранения.

     Номенклатура  дел — это систематизированный  список наименований дел, заводимых  в делопроизводстве, с указанием  сроков их хранения, утвержденный в  установленном порядке.

     Документы, посвященные определенному вопросу  или участку деятельности организации, после исполнения группируются в  дело.

     Номенклатура  дел необходима для быстрого поиска документов по их видам и содержанию. От ее качества зависит оперативность  работы с документами. Номенклатура дел необходима для распределения  и группировки исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, для установления сроков хранения, для создания справочной картотеки  исполненных документов и служит учетным документом в архиве организации  для дел временного хранения до 10 лет включительно.

     Номенклатуру  дел подготавливает структурное  подразделение. При этом ответственность  за разработку номенклатуры дел возлагается  на канцелярию или на секретариат (секретаря).

     При построении номенклатуры необходимо руководствоваться  следующим:

- соблюдать  единство в подходе к организации  учета, систематизации, описанию, хранению  и поиску документов;

- применять  индексацию документов, обеспечивающую  внесение в соответствующие разделы  номенклатуры изменений, добавлений  и исправлений; 

- следить  за стабильностью индексов.

     Номенклатура  дел может быть индивидуальной, примерной  и типовой.

Индивидуальная  номенклатура дел отражает документы  конкретной организации.

     С целью унификации группировки документов определенной категории организаций  с однотипным характером деятельности и составом документов разрабатывается  примерная или типовая номенклатура дел.

     Примерная номенклатура дел имеет рекомендательный характер, типовая — обязательный. Типовой номенклатурой, как правило, устанавливается единая индексация дел для организаций всей системы.[1]

     Примерная или типовая номенклатура дел  разрабатывается вышестоящими органами и является базой для составления  индивидуальных номенклатур в подведомственных организациях, поэтому ее обязательно  согласовывают с архивными учреждениями.

     При разработке индивидуальной номенклатуры на базе типовой или примерной  обязательно учитывают специфику  конкретной организации.

     Номенклатура  дел структурного подразделения  разрабатывается с привлечением ведущих специалистов и согласовывается  с канцелярией и архивом организации.

     Каждая  организация обязана иметь свою номенклатуру дел независимо от того, существует ли примерная или типовая  номенклатура дел. Рекомендуется сводная  форма номенклатуры дел, состоящая  из номенклатур всех подразделений. Сводная номенклатура дел подготавливается канцелярией на основе номенклатур  подразделений и согласовывается  с соответствующим архивным учреждением.

     После утверждения сводной номенклатуры дел руководителем организации  структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

     Утвержденные  номенклатуры дел действуют на протяжении многих лет. В конце каждого года вносятся изменения, если они были, и номенклатура дел вновь вводится в действие с 1 января следующего года.

     Ежегодный экземпляр номенклатуры дел —  это документ постоянного хранения, который включается в раздел номенклатуры канцелярии (или секретариата). Номенклатура дел подлежит пересоставлению и  переутверждению лишь в случае коренного  изменения функций и структуры  организации.

     Прежде  чем составить номенклатуру дел, необходимо тщательно изучить состав, содержание и количество документов, циркулирующих в организации. При  этом используются положения (уставы) об организации, штатные расписания, действующие перечни документов, классификаторы, прошлогодние номенклатуры дел, список корреспондентов, описи  дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), справочные картотеки.

     Выбор классификационной схемы номенклатуры дел зависит как от организационной  структуры построения аппарата организации, так и от выполняемых ею функций, поэтому классификационными делениями  номенклатуры дел могут быть как внутренние структурные подразделения, так и управленческие функции.

     В номенклатуру должны включаться все  дела и документы, которые отражают деятельность организации. Дела общественных организаций включаются в номенклатуру дел организации, при которой  они созданы. В номенклатуру включаются и незаконченные дела, поступившие  из другой организации для их решения, а также все справочные картотеки  к документам.

     В номенклатуру не включаются печатные издания (сборники постановлений правительства, справочники, бюллетени, брошюры, указатели, реферативные журналы, экспресс-информация и т. п.), а также алфавиты и другие вспомогательные материалы, не отражающие вопросы основной деятельности организации.

     Каждое  дело, включенное в номенклатуру, должно иметь ин деке. В течение всего  срока действия номенклатуры в ней  своевременно проставляются отметки  о заведении дел, сдаче их в  архив, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и о передаче дел в другую организацию для продолжения.

     В номенклатуре указывается наименование разделов и подразделов классификационной  схемы и наименование (заголовки) дел.

     Каждый  документ характеризуется рядом  признаков.

     Одни  из них — существенные, постоянные, другие — несущественные, временные. Понятно, что для классификации  документов наибольший интерес могут  представить лишь существенные признаки, они получили название «признаков заведения  дел».

     Принято выделять шесть таких признаков:

1. Номинальный.  Основанием для группировки документов  по этому признаку служит их  название, т. е. в дело объединяются  документы одного названия, например  протоколы. 

2. Тематический. В этом случае объединяются  документы одного содержания, т.  е. посвященные одной теме.

3. Авторский.  По этому признаку в одно  дело объединяются документы,  составленные или одним лицом,  или одним учреждением. 

4. Корреспондентский.  На каждого корреспондента заводится  отдельная папка, в которой  группируется вся переписка с  отдельным лицом или предприятием.

5. Географический. Это разновидность корреспондентского  признака. В этом случае в одно  дело объединяются документы  разных корреспондентов, находящихся  на определенной территории.

6. Хронологический.  По хронологическому признаку  группируются документы за какой-либо  определенный период. По этому  признаку группируется бухгалтерская  отчетность.

     В некоторых случаях документы  группируются в дела по нескольким признакам сразу.

     Если  в течение года в организации  возникают новые документируемые  участки работы, они дополнительно  вносятся в номенклатуру. Для этого  в каждом разделе номенклатуры вставляются  резервные номера. По окончании делопроизводственного  года в конце номенклатуры делается итоговая запись' о количестве заведенных дел (томов).

     В конце каждого календарного года номенклатура дел подлежит уточнению. Уточненная номенклатура дел вводится в действие с 1 января очередного календарного года.

     Номенклатура  дел разрабатывается лицом, ответственным  за ведение делопроизводства. В общем  случае разработка номенклатуры дел предусматривает:

     - изучение руководящих (организационно-распорядительных, нормативно-методических и иных) документов, определяющих перечни  документов, образующихся в деятельности  предприятий (организаций, учреждений), и сроки их хранения;

     - изучение особенностей, присущих  организации делопроизводства предприятия,  а в необходимых случаях —  его структурных подразделений  (самостоятельных участков документирования), принимая во внимание содержание  его деятельности, объем, интенсивность  и состав документооборота, организационную  структуру и штатную численность,  распределение полномочий по  работе с документами между  должностными лицами и т. п.;

     - предварительное определение заголовков  дел, их последовательное упорядочение (в соответствии с функциональным  назначением документов, подлежащих  помещению в соответствующие  дела);

     - предварительное определение сроков  хранения дел, присвоение им  индексов;

     - уточнение заголовков дел, включение  резервных индексов, предназначенных  для дел, заводимых по тем  или иным причинам в течение  календарного года; - составление  и оформление проекта номенклатуры  дел; 

     - согласование проекта номенклатуры  дел с заинтересованными сторонами,  в необходимых случаях — его  уточнение и дооформление;

     - утверждение проекта номенклатуры  дел руководителем предприятия.