Документооборот. 3

Вариант 10.

1. Документооборот.  Этапы работы с документами.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Следует отметить, что  в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но, в то же время, именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть[4, c.205].

 Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

• прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрация документов;
• контроль за исполнением;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
• отправка или направление в дело.

Каждый из вышеуказанных  этапов может быть выполнен как в  традиционной, так и автоматизированной технологии.

Прием поступающих в организацию документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы ДОУ. При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату.

После этапа экспедиционной обработки документов проводится предварительное  рассмотрение документов, целью которого является распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

При этом предварительно в службе ДОУ рассматриваются только документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, а документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

При рассмотрении поступившего документа учитываются: важность его содержания; сложность и новизна поставленных вопросов; авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества; реальная срочность исполнения документа; вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др. 

Задача службы ДОУ  на данном этапе – освободить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.

Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным  подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается  очередность исполнения. 

Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ должно проводиться  в день их поступления или в  первый рабочий день при поступлении  документов в нерабочее время. 

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. 

Регистрация – подтверждение  факта создания или получения  документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную  форму с присвоением номера и  записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. 

Регистрация внутренних документов обычно проводится децентрализованно по группам документов в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная, автоматизированная.

Контроль за исполнением  документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Различают:

• контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
• контроль за сроками исполнения задания.

Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации  может вестись как в традиционной форме (в основном с помощью картотеки), так и в автоматизированном режиме. Служба документационного обеспечения управления (или секретарь в небольшой организации) на основе базы данных о документах организации обязаны ответить на вопросы двух типов:

• у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;
• в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу. 

Владение всей совокупностью  информационно-документационных ресурсов – главнейшая задача службы ДОУ. И, прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах.

В дело документ и все  относящиеся к нему материалы  направляются тогда, когда работа над  ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии или секретарь-референт[3,c.28].

2. Получение,  отправка.

Корреспонденция,  поступающая  в организацию с курьерами,  по почте, факсом или иным путем считается входящей и принимается централизованно службой ДОУ  (канцелярией) или специально выделенным для этого лицом. При поступлении документа в организацию на нем проставляется входящий номер,  фиксирующий факт его поступления.  Он вносится в регистрационный журнал  (компьютер).  При поступлении срочных сообщений и корреспонденции  (телеграмма,  телефонограмма ит. д.) указывают время поступления документа (часы и минуты). 

Первоначальная обработка  поступившей корреспонденции заключается  в проверке правильности доставки сообщений.  Для этих целей служат адресные данные в реквизите «Адресат», их сверяют с адресом на конверте или упаковке и определяют, не произошла ли ошибка вложения.

Ошибочно отправленную корреспонденцию возвращают в почтовое отделение.

При вскрытии корреспонденции  конверты и упаковки бандеролей уничтожают, за исключением тех случаев, когда дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа (документы, представляемые на конкурс, арбитражные, исковые и др.).

Корреспонденция с пометкой «Лично»  службой ДОУ не вскрывается. Если на конверте (упаковке) отсутствует эта отметка, а содержание документа носит личный характер, то конверт сохраняется в подтверждение невиновности служащего канцелярии, вскрывшего письмо.  

Все поступившие документы  проходят стадию предварительной обработки,  когда секретарь или специально выделенное для этих целей должностное лицо распределяет поступившую корреспонденцию по отдельным руководителям, направляя к ним только те, которые непосредственно относится к их компетенции. Обработка документов должна проводиться в течение суток с момента поступления в организацию. При поступлении в организацию срочной корреспонденции допускается передавать ее руководителю, минуя этапы предварительной обработки. Процесс регистрации проводится в таких случаях после принятия решения [5,с.54].

Отправляемые из фирмы документы называют исходящими. Обработка исходящей документации состоит из следующих операций:

1) составление проекта  документа исполнителем;

2) согласование проекта  документа;

3) проверка правильности  оформления проекта документа  секретарем;

4) подписание документа  руководителем;

5) регистрация документа;

6) отправка документа  адресату;

7) подшивка второго  экземпляра (копии) документа в  дело.

Исходящие документы  оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

Отправляемые документы  регистрируются в «Журнале регистрации  исходящих документов».

Для регистрации исходящих  документов необходимы следующие данные:

1) индекс документа,  включающий номер дела;

2) дата документа;

3) адресат (корреспондент);

4) краткое содержание  или заголовок;

5) отметка об исполнении (запись о решении вопроса,  номера документов-ответов);

6) исполнитель;

7) примечание.

Номер фиксируется машинописным способом на обоих экземплярах. Оформление внутренних документов такое же, как и отправляемых.

Получив документ к отправке, прежде всего, проверяют правильность его оформления:

• наличие подписи;
• наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют) и номера;
• наличие заголовка;
• правильность адресования;
• если документ предназначен разовому корреспонденту, отсутствующему в адресной книге – наличие адреса;
• наличие отметки об исполнителе;
• наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа  как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки. 

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой сотрудник  экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправки. 

Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее  следующего рабочего дня. 

Отправка документов на машинных носителях, посылок и  бандеролей должна производиться в  упаковке, соответствующей техническим  требованиям и сохранности носителей  и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов должен нести создатель документа совместно со службой ДОУ. Необходимо помнить, что обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, документам, в которых не предусмотрено проставление даты, регистрационного индекса и адреса получателя, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях. 

С помощью средств  электросвязи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных писем (электронных  сообщений). Виды документов, информация которых передается по каналам электросвязи, необходимость и порядок досыла их бумажных оригиналов адресату должны быть определены в инструкции по делопроизводству организации с учетом используемых технических и программных средств. 

3. Регистрация.  Исполнение и контроль за исполнением.

Регистрация документов — запись учетных данных о документе  по установленной форме, фиксирующая  факт его создания, отправления или  получения.

Регистрация преследует три цели:

• учет документов, то есть создание банка данных о документах организации;

• контроль над их исполнением;

• поиск документов.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

По регистрационным  данным можно получить сведения о  времени поступления или отправки документов, об их содержании и местонахождении.

Процедура регистрации  состоит из двух этапов:

• проставление отметки  на документе;

• заполнение регистрационной  формы, установленной в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Регистрация должна быть однократной. Исключается повторный ввод в систему исходных сведений о документе и присвоение ему нового индекса, например, при передаче из канцелярии в структурные подразделения. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:

• входящие документы;

• исходящие документы;

• внутренние документы.

Из документа в регистрационную  форму, как правило, выписываются следующие  сведения:

• дата получения и  входящий индекс (номер);

• дата и индекс документа, присвоенный ему организацией-автором;

• автор (корреспондент), то есть чей это документ;

• заголовок (о чем  документ);

• резолюция (срок исполнения, исполнитель);

• ход исполнения (отметки  о контроле);

• номер дела, куда подшит документ после исполнения.

Индексация документов — присвоение документам регистрационных номеров (порядковых номеров и условных обозначений) при регистрации.

При регистрации каждой группы документов должны применяться  единые унифицированные способы  присвоения номеров (индексов).

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы.

Внутренние документы  регистрируются отдельно по видам (наименованиям) документов: приказы по основной деятельности отдельно от приказов по личному составу, протоколов и др.

Индексами распорядительных документов, протоколов, актов являются порядковые номера, которые присваиваются  документам в пределах каждой регистрируемой группы, начиная с № 1 с первого  января и заканчивая нумерацией 31 декабря  каждого года.

Входящим и исходящим документам присваиваются номера, состоящие из следующих элементов:

• условное обозначение  структурного подразделения, указывающее  место исполнения или составления  документа (индекс отдела);

• номер дела по номенклатуре, в которое будет подшит документ или копия-отпуск;

• порядковый номер документа  по журналу или картотеке (традиционной или электронной).

Последовательность может  быть обратная.

В зависимости от объема документооборота для регистрации  документов используются различные  формы: традиционная (журнальная, карточная) и электронная.

В небольших организациях с объемом документооборота менее 500 документов в год используются журналы (обычные или электронные) для регистрации всех видов документов. В этом случае рекомендуется использовать следующую форму журнала (формат А4 — 210 х 297 мм).

Соответственно для  регистрации исходящих и внутренних документов также заводятся свои журналы.

Во всех регистрационных  журналах графы заполняют только в хронологической последовательности.

Традиционная журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля исполнения документов и требует много времени для проведения справочной работы по ним.

Более удобной является карточная форма регистрации. Регистрационные  графы в журнале и регистрационно-контрольной карточке существенных различий не имеют.

В необходимых случаях, вызванных спецификой деятельности организации, допускается введение на лицевой стороне карточки дополнительных реквизитов. Расположение реквизитов произвольное.

Процедура регистрации входящих документов состоит из двух этапов:

• проставления на документе  отметки о поступлении;

• заполнения регистрационной  формы, установленной в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

После регистрации документ передается на исполнение [1,c.141].

Одна из функций управления — контроль исполнения порученного  дела, задания. В контроле выделяются два аспекта:

• контроль по существу решения вопроса;

• контроль сроков исполнения задания.

Контроль по существу решения вопроса — это оценка того, насколько правильно ведется работа, полно и эффективно решен вопрос. Эту сторону контроля осуществляет руководитель (организации или отдела), специально уполномоченные лица или вышестоящая организация путем проверок, отчетов, ревизий и т. д.

Сроковый контроль — вид делопроизводственного обслуживания. Поручается секретарю или службе документационного обеспечения управления.

Все документы, требующие  исполнения и ответа, должны быть поставлены под контроль. Контроль исполнения документов и устных поручений рекомендуется вести на карточках.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для входящих документов — с  даты их поступления.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки исполнения некоторых категорий документов определены действующим законодательством.

Существует  Перечень типовых сроков исполнения документов.

В документах, поступивших  от вышестоящих организаций, обычно указаны индивидуальные сроки исполнения.

В распорядительных документах срок исполнения указывается по каждому  пункту.

На документах, рассмотренных  руководителем, индивидуальный срок исполнения пишется в резолюции.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

Первый этап контроля исполнения имеет технический характер. Зарегистрировав документы, секретарь расставляет карточки в контрольно-сроковой картотеке по срокам исполнения. Устные поручения руководства записывают на регистрационную карточку в произвольной форме.

На документе, поставленном под контроль, в правом верхнем  углу ставится отметка о контроле в виде буквы «К» или слова «Контроль». Цель — напоминание исполнителю, что документ контролируется.

Второй этап — проверка хода исполнения (каждые 2-3 дня). Секретарь  обязан выяснять и вносить в карточку все существенные моменты хода исполнения документа: передачу документа из одного отдела в другой, от исполнителя к исполнителю, изменение сроков исполнения.

Все перемещения документа  должны идти только через секретаря.

Помимо текущего контроля, секретарь должен вести предупредительный  контроль. Для этого необходимо заранее предупреждать каждого исполнителя об окончании срока исполнения документа.

Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем  вопросы и/или корреспонденту дан  ответ по существу.

Если исполнение не документировалось, отметка об исполнении делается на самом документе-запросе и в контрольно-регистрационной форме.

Третий этап — снятие документа  или задания из-под контроля. Когда  документ исполнен, проставляется отметка  об исполнении документа и направлении  его в дело. На обратной стороне карточки пишут: «Документ снят из-под контроля», и карточку переставляют в раздел исполненных документов.

Контроль исполнения исходящих  документов ведется исполнителями, которые готовили эти документы  и заинтересованы в получении  ответа. В небольших организациях и эта работа поручается секретарю.

Секретарь должен связаться с организацией, в которую был отправлен документ, выяснить присвоенный документу  входящий номер, исполнителя и ожидаемые  сроки отправки ответа.

Если ответ вовремя не получен, секретарю надо уточнить, в каком состоянии подготовка ответного документа. Вся информация, полученная в результате переговоров, фиксируется в регистрационно-контрольной форме, в графе «контрольные отметки»[1, с.154].

Список литературы:

1. Березина Н. М., Лысенко Л. М., Воронцова Е. П.  Современное делопроизводство. 3-е изд. — СПб.: Питер, 2007. — 224 с.
2. Кудряев В.А.Организация работы с документами: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2002.- 592 с.
3. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.
4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с. 
5. Сиганова Т.В. Делопроизводство и документооборот:  Учебное пособие. – Омск: ОмскГУ, 2004. –  71 с.
6. http://docrev.ru
7. http://www.edou.ru