Документооборот

ГОУ ВПО

«СУРГУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Ханты-Мансийского автономного  округа – Югры»

КАФЕДРА «БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ, АНАЛИЗ И АУДИТ»

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по курсу  «Основы профессиональной этики делового общения»

на тему Документооборот.

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                    Выполнил(а) студент(ка)

___________________группы

__________________________

(ф.и.о.)

Проверил_________________

(ф.и.о.)

 

 

 

 

 

 

Сургут

2013 г.

Содержание:

 

Введение………………………………………………………………………………………..3

Этапы документооборота в  бухгалтерии…………………………………………………….4

Составление и оформление первичных документов………………………………………..5

Требования, предъявляемые  к оформлению учетных документов………………………...5

Проверка первичных документов ………………………………………………...…………..7

Правила проверки первичных  документов…………………………………………......7

Исправление ошибок в первичных документов…………..……………………...….7

Порядок изъятия первичных  документов у предприятия…..….…………………....8

Пропажа или гибель первичных  документов…………………..………………...…..9

Обработка документов…………………………………………..……………………..……..9

Регистры бухгалтерского учета……………………………….……………………...…9

Исправление ошибочно сделанных записей в регистрах бухгалтерского учета…………………………………………………………………………………………….10

Хранение бухгалтерских  документов………………….……………………...…..…………10

Порядок хранения бухгалтерских  документов………………..…………………………….10

Учетная политика предприятия  в области документооборота……………………………..13

Унифицированные формы документации…………………………...………………..……..13

Применение унифицированных  форм документации………………………………...…….13

Внесение изменений в  унифицированные формы первичной  учетной документации………………………………………………………………………………….14

Заключение………………………………………………………………………………...…..16

Список использованной литературы.……………….……………………………………….17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение:

 

Тема организации работы с документами в современных  условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.

В современных условиях для  повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами  влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

При проверках предприятий  налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Несвоевременное оформление или не оформление произведенных хозяйственных операций запутывает бухучет, и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией. Именно, исходя из проверки имеющихся документов, налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом, и итог этих разногласий практически всегда легко предсказать финансовые санкции по отноше­нию к предприятию.

Создание носителей первичной  учетной информации является ответственным моментом, при этом следует иметь в виду, что в целях налогообложения не только накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера являются первичными документами. К таким документам могут относиться договоры, контракты, акты (сдачи-приемки, приемки-передачи, завершения работ и т.д.) и др.

В нашей стране установлена  система стандартов ,в которых определе­ны назначение и виды документов, их унификация. В соответствии с принятыми едиными формами документов надо подробно рас­сматривать вопросы, возникающие при их составлении и оформлении, а также требования и правила, которые необходимо соблюдать для обеспечения юридической силы документов.

Цель данной работы состоит  в том, чтобы исследовать основные этапы документооборота в бухгалтерии. Для постановки цели определим следующие задачи рассмотреть, как правильно составляются и оформляются документы; исследовать проверку первичных документов; проанализировать обработку документов; рассмотреть передачу документов в архив; выявить, что утверждает учетная политика предприятия в области документооборота; исследовать применение унифицированных форм документации и внесение изменений в них.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Этапы документооборота в бухгалтерии

 

Все хозяйственные операции, проводимые организацией,должны оформляться оправдательными документами.Эти документы служат первич­ными учетными документами,на основании которых ведется бухгалтерский учет и основанием для осуществления предварительного и последующего контроля за совершенными хозяйственными операциями или действиями должностных и материально-ответственных лиц. Первичный учет является начальным этапом учетного процесса. На основе первичных учетных документов составля­ются сводные учетные документы.

Создание носителей первичной  учетной информации(документов)—  это трудоемкий процесс, на который  затрачивается более половины рабочего времени.Поток документов,обрабатываемый бухгалтерами,настолько ве­лик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную.Поэтому сокращение трудоемкости учетных ра­бот путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий.

Документооборот- это движение документов на предприятии от их созда­ния или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Этапы документооборота:

1. Составление документа  на предприятии или получение  со стороны;

2. Проверка документа:  по форме, арифметически;по существу;

3. Обработка документа:запись проводок,включение документов в регистры;

4. Сдача в архив.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных доку­ментов, передачу их в установленные сроки  для отражения в бухгалтерском  учете, а также достоверность  содержащихся в них данных обеспечивают ли­ца, составившие и подписавшие эти документы.

Создание первичных учетных  документов,порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с ут­вержденным в организации графиком документооборота.

Работу по составлению  графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.

Документооборот,организованный по графику,позволяет ускорить про­хождение каждым первичным документом весь путь - от оформления и провер­ки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени,повышает производительность труда счетных работников,способствует усилению контрольных функций бухгалтерского уче­та, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы  или пе­речня работ по созданию,проверке и обработке документов,выполняемых каждым подразделением предприятия,учреждения,а также всеми исполни­телями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники предприятия,учреждения(начальники цехов, мастера,табель­щики, работники планово-экономического,финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения,кладовщики,подотчетные лица, работники бух­галтерии и другие) создают и представляют документы,относящиеся к сфере их деятельности,по графику документооборота.Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы,относя­щиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделе­ния предприятия,учреждения,в которые представляются указанные документы.

Контроль за соблюдением  исполнителями графика документооборота по предприятию,учреждению осуществляет главный бухгалтер.

 

Составление и  оформление первичных документов

Требования, предъявляемые  к оформлению учетных документов

 

Для правильной организации  бухгалтерского учета и своевременного отражения хозяйственных операций на счетах необходимо строго соблюдать  требования по составлению документов.

Основные требования,предъявляемые к учетным документам,приве­дены в ст.9 Федерального Закона от 21.11.96 №129-ФЗ (ред. от 23.07.98) "О бухгалтерском учете".

• Первичный учетный документ должен быть составлен в момент со­вершения  операции, а если это не представляется возможным -непо­средственно после ее окончания.

• Первичные учетные документы  принимаются к учету, если они  со­ставлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Если специфика деятельности организации предполагает создание соб­ственных форм первичного учета, форма которых не предусмотрена в альбо­мах унифицированных форм, то они должны содержать следующие обяза­тельные реквизиты:

• наименование документа;

• дату составления документа;

• наименование организации,от имени которой составлен документ;

• содержание хозяйственной  операции;

• измерители хозяйственной  операции в натуральном и денежном вы­ражении;

• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяй­ственной операции и правильность ее оформления;

• личные подписи указанных  лиц и их расшифровки(включая случаи создания документов с применением средств вычислительной тех­ники).

В зависимости от характера  операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки  учетной информации в первичные  документы могут быть включены допол­нительные реквизиты. В приказе по учетной политике должны быть утвер­ждены разработанные на предприятии формы первичного учета.

Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

• Записи в первичных  документах должны производиться чернилами,химическим карандашом,пастой шариковых ручек, при помощи пи­шущих машин,средств механизации и другими средствами,обеспе­чивающими сохранность этих записей в течение времени,установ­ленного для их хранения в архиве.

Запрещается использовать для  записей простой карандаш.Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

• Бланки форм первичных  документов,отнесенные к бланкам строгой отчетности,должны быть пронумерованы в порядке,установленном министерствами и ведомствами(нумератором,типографским спосо­бом).

Ответственность за своевременное  и доброкачественное создание до­кументов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтер­ском учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Перечень лиц, имеющих  право подписи первичных учетных  докумен­тов,утверждает руководитель организации по согласованию с главным бух­галтером.Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей,должно быть ограничено.

Документы,которыми оформляются хозяйственные операции с денеж­ными средствами,подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы,финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы,оформляющие финансовые вложения организации,договоры займа,кре­дитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между  руководителем организации и  главным бухгалтером по осуществлению  отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы  по ним могут быть приняты к  исполнению с письменного распоряжения руководителя организации,который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчет­ность.

Первичные и сводные учетные  документы можно составлять на ма­шинном  носителе.

В условиях механизации(автоматизации)бухгалтерского учета рекви­зиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

Подписи лиц, ответственных  за составление машиночитаемых первич­ных документов,могут быть заменены паролем или другим способом автори­зации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствую­щего лица.

Порядок записи в машиночитаемых первичных документах определен  общеотраслевыми руководящими методическими  материалами по созданию и внедрению  автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ предприятий, учреждений.

В том случае, когда в  правоотношении участвует другой участник хозяйственной операции, а также  контролирующий орган, суд или проку­ратура,предприятие обязано изготовлять за свой счет копии таких доку­ментов на бумажных носителях. В качестве примера можно привести слу­чай, когда налоговый орган, осуществляя контроль за хозяйствующими субъектами,проводит проверку предприятия(например, при ликвидации юридического лица) и требует бумажного документального оформления хозяйственных операций, оформляемых первичными и сводными первич­ными документами.

В соответствии с Положением о главных бухгалтерах,запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операци­ям,которые противоречат законодательству и установленному порядку при­емки,хранения и расходования денежных средств,товарно-материальных и других ценностей.Такие документы должны быть переданы главному бух­галтеру предприятия для принятия решения.

Первичные документы,прошедшие обработку,должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования:

• при ручной обработке- дату записи в учетный регистр;

• при обработке на вычислительной установке -оттиск штампа контро­лера, ответственного за их обработку.

Все документы,приложенные к приходным и расходным кассовым ор­дерам,а также документы,послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено"или "Оплачено"с указанием даты (числа,месяца, года).

Дополнительные требования к порядку создания первичных  докумен­тов, фиксирующих факты совершения кассовых операций,операций с то­варно-материальными ценностями,кредитных и расчетных обязательств,определяются положениями о главных бухгалтерах,о централизованных бухгалтериях,о ведении кассовых операций, правилами Государственного банка РФ и другими нормативными актами.

 

 

 

 

 

Проверка первичных  документов.

Правила проверки первичных документов.

 

Проверка первичных документов- контроль,проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.

Первичные документы,поступающие в бухгалтерию,подлежат обяза­тельной проверке:

• по форме(полнота и правильность оформления документа,заполне­ние реквизитов);

• арифметически(подсчет сумм);

• по содержанию(законность документальных операций).

При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа -оформленный  ненадлежащим образом документ налоговая  инспекция может признать недействительным.Все пре­дусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с уче­том требований по их заполнению,содержать необходимые подписи лиц,от­ветственных за составление документа, и их расшифровки,а также печать организации,если это предусмотрено бланком формы и действующим зако­нодательством.При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложе­ния первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры,платежные поручения, но и договоры,акты сдачи-приемки,гарантийные письма и пр.

Приемка и проверка отдельных  первичных документов,используемых в бухгалтерском учете, могут быть поручены вычислительной установке. Для этого в составе вычислительной установки приказом руководителя предпри­ятия,учреждения выделяются работники,которые осуществляют приемку и проверку первичных документов,используемых в бухгалтерском учете, под контролем главного бухгалтера.

 

Исправление ошибок в первичных документов

 

Ошибки,выявленные в результате проверки, можно разделить на не­сколько групп:

• по причинам возникновения— небрежность,бухгалтерская негра­мотность, переутомление,неисправность вычислительной техники и т.п.;

• по месту возникновения— в тексте или цифрах первичных докумен­тов,при разноске в регистры;

• по значению —локальные ошибки (например,в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Внесение исправлений  в кассовые(приходные и расходные  кассовые ордера)и банковские документы  не допускается.В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено под­писями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесе­ния исправлений.

Ошибки в первичных  документах,созданных вручную (за исключени­ем кассовых и банковских),исправляются следующим образом:

• зачеркивается одной  тонкой чертой неправильный текст или  сумма так, чтобы можно было прочитать  исправленное;

• надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;

• на полях соответствующей  строки делается оговорка "Исправлено"за подписью лиц, подписавших ранее документ,либо подтверждается подписью лица, производившего исправление,а также проставляется дата исправления.

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных  регист­ров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

• если документ составлен  в нескольких экземплярах,то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Типичные ошибки при работе с первичными документами:

• использование форм первичных  документов,созданных на предпри­ятии,но не утвержденных в приказе по учетной политике;

• отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных реквизитов;

• не заполнение обязательных реквизитов первичных документов;

• наличие подчисток и  помарок в документах;

• нарушение правила исправления  ошибок в документах;

• исправления в кассовых документах;

• записи простым карандашом;

• отсутствие прочерков  в свободных строках;

• отсутствие штампа или  записи "Оплачено"с указанием даты (числа,месяца, года)в документах,прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;

• арифметические ошибки при  таксировке документов.

 

Порядок изъятия  первичных документов у предприятия

 

Первичные учетные документы  могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия  и прокуратуры,судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией по делам, находящимся у них на рас­смотрении,на основании их постановлений в соответствии с законодательст­вом Российской Федерации.

Изъятие документов производится в соответствии с требованиями,изложенными в "Налоговом кодексе Российской Федерации(часть пер­вая)"от 31.07.98 № 146-ФЗ и в Инструкции Министерства финансов РСФСР от 26 июля 1991 г. №16/176 "О порядке изъятия должностным лицом Государственной налоговой инспекции документов, свидетельст­вующих о сокрытии(занижении)прибыли (дохода)или сокрытии иных объектов от налогообложения,у предприятий,учреждений,организаций и граждан".

Выемка документов у предприятий  производится на основании пись­менного мотивированного постановления  должностного лица Государствен­ной налоговой  инспекции,которое должно быть утверждено руководителем(его заместителем) налогового органа.

Должностное лицо налогового органа предъявляет постановление  о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и  обя­занности.Выемка документов производится в присутствии понятых и лиц,у которых производится выемка документов,а также, в необходимых случаях, приглашается специалист.

Представитель налогового органа предлагает лицу, у которого произ­водится  выемка документов,добровольно выдать их, а в случае отказа произ­водит выемку принудительно.

Не подлежат изъятию документы  и предметы, не имеющие отношения  к предмету налоговой проверки.

При изъятии документов составляется протокол с соблюдением требо­ваний, предусмотренных ст.99 Налогового Кодекса.

В протоколе указываются:

• его наименование;место и дата производства конкретного действия; время начала и окончания действия;

• должность,фамилия, имя,отчество лица,составившего протокол; фамилия,имя, отчество каждого лица,участвовавшего в действии или присутствовавшего при его проведении,а в необходимых слу­чаях - его адрес, гражданство,сведения о том, владеет ли он рус­ским языком;

• содержание действия,последовательность его проведения;

• выявленные при производстве действия существенные для дела факты  и обстоятельства.

Изъятые документы перечисляются  в протоколе либо в прилагаемых  к нему описях с точным указанием  наименования и количества.

Протокол прочитывается  всеми лицами,участвовавшими в его прове­дении или присутствовавшими при нем. Указанные лица вправе делать заме­чания,подлежащие внесению в протокол или приобщению к делу.

Протокол подписывается  составившим его должностным  лицом нало­гового органа, а также  всеми лицами,участвовавшими в производстве дейст­вия или присутствовавшими при его проведении.

В тех случаях, когда для  проведения контрольных мероприятий  недос­таточно выемки копий документов налогоплательщиков и у налоговых  орга­нов есть достаточные основания  полагать, что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены,должностное лицо налого­вого органа вправе изъять подлинные документы. При изъятии таких доку­ментов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа с указанием на них основания и даты изъятия,и помеща­ются на место изъятого подлинного документа. При невозможности изгото­вить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием докумен­тов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

Копия акта или протокола  с описью изъятых документов вручается  должностным лицам предприятия  под роспись.

Не допускается производство выемки документов и предметов в  ночное время.

 

Пропажа или гибель первичных документов

 

Меры,которые необходимо предпринять в связи с утерей(пропажей или гибелью) первичных бухгалтерских документов,указаны в следующих документах:

• в Положении"О документах и документообороте в бухгалтерском учете", утвержденном Минфином СССР от 29.07.83 № 105;

• в Инструкции"О порядке изъятия должностным лицом государст­венной налоговой инспекции документов,свидетельствующих о сокрытии(занижении)прибыли (дохода)или сокрытии иных объ­ектов от налогообложения,у предприятий,учреждений, организа­ций и граждан",утвержденной Письмом Минфина РСФСР от 26.07.91 № 16/176.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает  приказом комиссию по расследованию  причин пропажи, гибели.

В необходимых случаях  для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утвержда­ется  руководителем предприятия,учреждения.Копия акта направляется вы­шестоящей организации.

 

Обработка документов.

Регистры бухгалтерского учета.

 

Способ регистрации учетной  информации,т.е. сведений из первичных документов, понимается под термином техника бухгалтерского учета.

Для систематизации и накопления информации,содержащейся в при­нятых к учету первичных учетных документах,составляются сводные учет­ные документы - учетные регистры,которые,в зависимости от степени ав­томатизации,могут составляться на бумажных и машинных носителях информации(в электронном виде). Учетные регистры применяются для от­ражения информации на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской от­четности.

По внешнему виду учетные  регистры подразделяются на¹:

• книги;

• карточки;

• свободные листы;

• машинограммы(полученные при использовании вычислительной техники);

• машинные носители.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтер­ского  учета в хронологической последовательности и группироваться по со­ответствующим счетам бухгалтерского учета.