Документооборот в организации

Документы – это основные информационные ресурсы  любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы  обеспечивают информационную поддержку  принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все  бизнес-процессы. Документооборот –  это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой  и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих  при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях –  полностью парализовать работу организации.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно  важен для правильной организации  финансового и управленческого  учёта

Закрытое  акционерное общество производственная фирма «СКБ Контур» была образована в 1988 году. Компания уверенно развивалась  в условиях высокой конкуренции  и на сегодняшний день относится  к одной из самых успешных на рынке  программных продуктов для бухгалтерии  и отдела кадров.

Благодаря постоянному разнообразию ассортимента, демократическим ценам и высокому уровню обслуживания компания занимает твердые позиции в своем сегменте

За годы работы компания «СКБ Контур» накопила богатый опыт, завоевала статус надежного  партнера среди своих клиентов, а  сотрудники приобрели необходимый  профессионализм. Все это позволяет  удовлетворять разнообразные запросы  наших партнеров, обеспечивать конкурентные цены и качественное обслуживание

Предприятие является юридическим лицом, имеет  обособленное имущество, самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в учреждениях банков, печать со своим наименованием, бланки, фирменное наименование, товарный знак (знак обслуживания).

Предприятие несет ответственность, установленную  законодательством РФ, за результаты своей производственной и финансовой деятельности и выполнение обязательств перед собственником имущества, поставщиками, потребителями, бюджетом, банками и другими юридическими и физическими лицами

Документационное  обеспечение управления в ЗАО ПФ «СКБ Контур» осуществляется Общим отделом.

Организация работы с документами в ЗАО ПФ «СКБ Контур» включает в себя рациональный определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

Необходимо  отметить, что основу правильной организации  работы с документами составляет четкое разделение функций  и вытекающих из них обязанностей между работниками  предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.

Под объемом  документооборота ЗАО ПФ «СКБ Контур» понимается количество документов, полученных и созданных предприятием за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности

В документационном обеспечении предприятия выделяют три группы документов:

-поступающие (входящие);

-отправляемые (исходящие);

-внутренние.

Наиболее  распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое  количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций.

Из отделов  предприятия, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие отчеты о проделанной работе.

Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98, это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности ЗАО ПФ «СКБ Контур», оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4.

Применяются следующие виды бланков:

-бланк предприятия для письма;

-общий бланк для всех других видов документов

Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Внутренние  документы ЗАО ПФ «СКБ Контур» оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название предприятия, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются на анализируемом муниципальном предприятии при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 2007.

Сотрудники  Общего отдела контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти.

Порядок работы с входящим документами

Прием всей входящей корреспонденции и  вся последующая обработка в ЗАО ПФ «СКБ Контур» осуществляется секретарем-референтом данного предприятия, входящим структурно в Общий отдел.

Конверты  от поступающих документов, в том  числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа при поступлении личных или доплатных документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя директора, передается его секретарю.

Заканчивается первичная обработка распределением на документы  регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь-референт затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.

Предварительное рассмотрение документов проводится с  целью распределения поступивших  документов на требующие обязательного  рассмотрения руководством и правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в Общий отдел или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Корреспонденция, поступившая на имя директора  ЗАО ПФ «СКБ Контур» передается его секретарю. Он рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит на рассмотрение руководителю. Рекомендуется наделить секретаря дополнительным правом самостоятельно распределять документацию по ряду вопросов.

Для этого  необходимо составить классификатор  вопросов деятельности с указанием  исполнителей по каждому вопросу. Это  нужно сделать для того, чтобы  одна операция не повторялась дважды, а также для освобождения руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.

После рассмотрения документов  директор ЗАО ПФ «СКБ Контур» наносит резолюцию – распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

В соответствии с существующими требованиями подлинник  должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В ЗАО ПФ «СКБ Контур» подлинники подшиваются в дело, а исполнителям передаются копии.

Порядок работы с исходящими документами

Отправляемые  предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

-составление проекта документа исполнителем;

-проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

-отдела предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в  одном экземпляре.

В ЗАО ПФ «СКБ Контур» проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом данного предприятия. Такое согласование оформляется визой.

После подписания руководителем, исходящий  документ передается секретарю-референту для регистрации.

Для регистрации  исходящих документов требуются  следующие данные:

-порядковый номер документа, включающий номер дела;

-адресат (корреспондент);

-краткое содержание или заголовок;

-отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

-исполнитель;

-примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Регистрация документов

Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о  документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».

Задачи  регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам муниципального предприятия, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Правила организации регистрации описаны  в Государственной системе документационного обеспечения управления и Типовой инструкции по делопроизводству. В обоих документах регистрация рассматривается, прежде всего, как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.

На исходящих  документах ЗАО ПФ «СКБ Контур» проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями. Он располагается в верхнем левом углу первого листа и  состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата. В ЗАО ПФ «СКБ Контур» номенклатура дел находится в стадии разработки и номер по ней в индекс не входит.

В ЗАО ПФ «СКБ Контур» регистрацией внутренних документов занимаются секретари структурных подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя директора, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя ЗАО ПФ «СКБ Контур».

Организация контроля исполнения документов

Контроль  исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Контролю подлежат документы, требующие исполнения.

Целью контроля является

-напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

-получение информации о ходе и результатах исполнения;

-занесение в базу данных информацию о ходе и результатах исполнения контролируемого документа;

-регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах исполнения;

-снятие документов с контроля по указанию руководителя

После указания руководителя ЗАО ПФ «СКБ Контур» о постановке документа на контроль секретарь просматривает его, ставит штамп красного цвета на левом поле напротив реквизита «заголовок» букву «К». Затем заносит номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных.

 Затем  снимает копию для исполнителя  и подшивает в папку с текущими документами, поставленными на контроль. Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по документационному обеспечению.

Сроки исполнения исчисляются в календарных  днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций — с даты их поступления.

Типовые сроки исполнения документов ЗАО ПФ «СКБ Контур», если они не

Ежедневно сотрудники Общего отдела учитывают  и обобщают данные о ходе и результатах  исполнения документов в сроки, установленные 

Недостатком существующего порядка контроля за исполнением документов является то, что формируемые базы не сведены в одну единую и в каждом подразделении ведется своя база. Контроль исполнения документов ЗАО ПФ «СКБ Контур» проводится не совсем в соответствии с существующими требованиями, так как результаты исполнения должны  обязательно отмечаться на документе, не только в регистрационных базах. Также к недостаткам можно отнести то, что база данных, формируемая в процессе регистрации, не используется для ведения контроля, это  приводит к дублированию ввода информации документов.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура  дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке.

Номенклатура  дел составляется в целях обоснованного  распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным  справочником и используется при  построении информационно-поисковой системы.

документационного обеспечения управления, Основными  правилами работы ведомственных  архивов, Перечнем документов с указанием  сроков хранения, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Помимо  этого используются положения о  структурных подразделениях предприятия, штатное расписание, перспективные  и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и  созданные в процессе деятельности подразделений.

В унифицированную  форму номенклатуры дел следует  включить такие реквизиты:

-наименование организации;

-наименование структурного подразделения;

-название вида документа;

-место составления;

-на какой год;

-название разделов;

-гриф утверждения;

-гриф подписания.

Формирование  дел

Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в  соответствии  с номенклатурой дел.

Делом называется совокупность документов (или  документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

-папки с делами никак не оформлены, что является грубым нарушением «Основных правил работы ведомственных архивов»;

- для приложений к документам сформирована отдельная папка;

-документы, относящиеся к одному вопросу, расформированы по двум папкам;

-в дела помещаются лишние экземпляры и документы, не относящиеся непосредственно к входящим документам (копии бухгалтерских счетов, рекламные и прайс-листы и т.д.) и документы не подлежащие регистрации;

-в дело со сроком хранения один год были подшиты документы с 5-ти летним сроком хранения.

Таким образом, при формировании дел, сотрудникам  службы делопроизводства ЗАО ПФ «СКБ Контур»   необходимо соблюдать следующие общие правила:

По окончании  года в надписи на обложках дел  постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении  точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

При обозначении  календарной даты - сокращенное цифровое написание, в том случае если это не будет приводить к неоднозначности толкования, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения.

Подготовка  документов для передачи в архив

Подготовка  документов к сдаче в ведомственный  архив включает:

- проведение  экспертизы ценности документов;

- оформление  дел;

- составление  описей дел; 

- составление  актов о выделении к уничтожению  документов и дел.

В структуре  ЗАО ПФ «СКБ Контур» до настоящего момента  отсутствует такое– Общего отдела, оборудуется помещения для размещения стеллажей.

Приказом  директора ЗАО ПФ «СКБ Контур» № 48 от 18.03.2004 создана комиссия по проведению экспертизы ценностей документов из сотрудников Общего отдела. В состав комиссии входят:

- начальник  Общего отдела;

- юрист;

- секретарь-референт.

Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: экспертиза ценности документов — это изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков  хранения и отбора на по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

-референт  должен согласовать его с руководителем  структурного подразделения и  отнести его в архив. В архиве  акты должны сверить с номенклатурой дел и поставить заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количество дел. Затем ставится дата и подписи секретаря-референта и работника архива.

Все лица, ответственные за делопроизводство в ЗАО ПФ «СКБ Контур» обязаны  завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух (и более) лет оставлять в подразделении для справочной работы, а затем только сдавать в архив.

Таким образом, существующий порядок организации  делопроизводства ЗАО ПФ «СКБ Контур» обладает рядом недостатков:

-отсутствует четкий порядок регистрации документов;

-встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов;

-о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.

Все эти  недостатки необходимо устранить, поскольку  только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.