Документоведение как научная дисциплина

Документоведение  как научная дисциплина

1  Понятие о документоведении как научной дисциплине, объект и предмет документоведения

2  Основные этапы развития документоведения

3  Структура документоведения

4  Взаимосвязь документоведения с другими науками

5  Источники в документоведении

1 Понятие о документоведении  как научной дисциплине, объект и предмет  документоведения

Существуют  разные определения понятия "документоведение", однако ни одно из них не стало общепринятым. Впрочем, как и понятие "документ". И это закономерно, поскольку "документоведение" - термин многоаспектный, структурно-разветвленный, касающийся различных сторон документа  и документно-коммуникационной деятельности - явлений не менее сложных и  многоплановых.

Можно сказать, что документоведение - это наука о документе и документно-коммуникационной деятельности. Это научная дисциплина, изучающая закономерности создания и функционирования документов, разрабатывающая принципы построения документно-коммуникационных систем и методы их деятельности.

Формирование  документоведения как научной дисциплины предполагает определение основных ее составляющих: объекта, предмета, структуры, методов, понятийного аппарата - в  их единстве и целостности, т.е. как  системной научной дисциплины.

Объект  науки отвечает на вопрос: что изучает  наука. Объектом документоведения как науки является комплексное изучение документа как системного объекта, специально созданного для хранения и распространения (передачи) информации в пространстве и времени. Документ создается в ходе документно-коммуникационной деятельности, поэтому объектом науки являются все виды этой деятельности - создание, производство, хранение, распространение и использование документов, создание систем документации.

Предмет науки должен ответить на вопрос: каким  именно образом, зачем, с какой целью  и для чего именно изучают объект, а через него и объективную  реальность. Предмет науки определяет содержание научного знания об объекте - документе и документно-коммуникационной деятельности. Предметом документоведения является создание научного знания о документе в единстве его информационной и материальной составляющих, о закономерностях создания и функционирования документов в обществе.

2 Основные этапы  развития документоведения 

Документоведение  относится к разряду молодых  наук, оно еще окончательно не сформировалась как научная дисциплина, обобщающая совокупность знаний о документе. Эта  наука возникла не сразу, она прошла в своем развитии несколько этапов.

Исторически первой в этом ряду стоит документационная наука, возникшая в конце XIX в. и  получившая международное признание  в первой половине XX в. Под этим названием  развивалась наука, предметом которой  была документационная деятельность, включающая процессы сбора, систематизации, хранения, поиска и распространения (а с середины 1940-х годов - и  создания) документов во всех сферах общественной жизни. Эта наука еще имела  название "книго-архиво-музееведение".

Со временем в процессе дифференциации в качестве самостоятельных научных дисциплин  выделились теория классификации документов, теория документных потоков, теория индексирования и реферирования.

История документационной науки оказалась  короткой. В середине XX в. (50-60-е годы) процессы коммуникации начинают рассматриваться  не только в ракурсе одного из их средств - документа, но и более широко - как информационные. Понятие "документ" уступает место понятию "информация", поскольку первое является производным  от второго. Первоначальные представления  о предмете документационной науки  были модернизированы и приобрели  информационное и кибернетическое  содержание.

С начала 1960-х годов начинают развиваться  научные направления под названием  документалистика и документоведение. Первая рассматривается как прикладная отрасль кибернетики, занимающаяся оптимизацией управления документными системами всех типов - от изобразительного искусства до канцелярского делопроизводства. С этой целью документалистика изучает  структуру и свойства матричных  документов, методы и средства автоматической обработки, хранения, поиска и использования  их, документные потоки и документные  массивы для оптимизации управления крупными, главным образом, многоканальными  документными системами. Однако документалистика не отражает всего диапазона исследований документа, проблем его производства, распространения и использования  и не может быть обобщающей наукой о документе.

В конце 1960-х годов с развитием информатики (А.И.Михайлов, А.И.Черный, Р.С.Гиляревский) переосмысливаются в значительной мере достижения документационной науки, существование последней в виде автономной научной дисциплины фактически прекращается. В 1973 г. предпринимаются  редкие попытки (Г.Г.Воробьев, К.Н.Рудельсон) обобщить теоретические сведения о  документе, разработать его концептуальные основы с помощью информационного  анализа. Часть вопросов, связанных  с классификацией документов, созданием  информационных моделей документа, исследованием документных информационных потоков, вошли в соответствующие  разделы библиотеко-, библиографо-, архивоведения и информатики.

Вплоть  до середины 1980-х годов обобщающими  науками о документе считались  документалистика и информатика. Однако информатика занимается изучением  и документной, и недокументной  информации. Вне ее поля зрения находится  документ в его материальной ипостаси, условия производства, хранения, организации  работы с документами. Поэтому, как  и документалистику, использовать информатику  в качестве обобщающей науки о  документе достаточно сложно.

Дальнейшее  развитие общедокументальных подходов связано с именами Д.Ю.Теплова, А.В.Соколова, Ю.Н.Столярова, О.П.Коршунова, в работах которых понятие "документ" выступает как самостоятельная  лексическая единица. Авторами наиболее фундаментальных работ, посвященных  анализу понятия "документ", классификации  документов, являются Ю.Н.Столяров, Г.Н.Швецова-Водка, С.Г.Кулешов. С появлением их работ  в становлении и развитии документоведения начинается качественно новый этап. Проблемы документоведения приобретают  междисциплинарный характер, ими  занимаются библиотеко- и библиографоведы, специалисты в области информатики, книговеды.

В начале 1990-х годов ощущается необходимость  в создании науки о документе  либо комплекса научных документоведческих дисциплин. Для обобщающего названия науки о документе начинает использоваться ряд названий: информационно-коммуникационная наука (А.В.Соколов), документационно-информационная наука (Г.Н.Швецова-Водка) и т. д. Ядро такого комплекса наук о документе  составляют библиотеко-, библиографо-, книго-, архиво-, музееведение и информатика. Общим для них является исследование документа как объекта, созданного специально для передачи информации.

3 Структура документоведения

Содержанием общего документоведения являются общетеоретические, исторические и организационно-методические проблемы науки о документе и документно-коммуникационной деятельности, т.е. ее сущность, объект, предмет и структура, терминология, концепции, установление соотношения с другими науками, закономерности и принципы развития и функционирования документа в системе документных коммуникаций и т. д. Общее документоведение состоит из трех разделов: теория документа, история документа, история и теория документно-коммуникационной деятельности.

Особенное документоведение изучает особенности, характерные для отдельных типов и видов документов (книги, патенты, ноты, карты, кинофильмы, оптические диски и т. д.), отдельные процессы документно-коммуникационной деятельности (документирование, документоиздание, документораспространение, документохранение, документопользование). В качестве особенного может выступать любой признак, заслуживающий теоретического рассмотрения.

Особенное документоведение подразделяется на специальное  и частное документоведение. Специальное документоведение изучает особенности документов, являющихся объектами библиотечного, архивного, музейного дела, т.е. специфику документов, функционирующих в информационных центрах, библиотеках, архивах, музеях и других документно-коммуникационных структурах. Кроме того, предметом специального документоведения может служить изучение специфики различных процессов документно-коммуникационной деятельности (документирование, делопроизводство, фондоведение и т. д.).

Предметом частного документоведения выступают отдельные виды и разновидности документа. Отсюда в качестве частнонаучных документоведческих дисциплин представлены: книго-, патенто-, картоведение и т. д.

Таким образом, специальное и частное  документоведение есть специфическое  проявление общего. В совокупности с общим особенное документоведение образует единое документоведение.

4 Взаимосвязь документоведения  с другими науками

Документоведение  как интегративная научная дисциплина тесно связано с делопроизводством, книго-, библиотеке-, библиографо-, архивоведением, информатикой и др. При более широком  подходе в состав документоведения входит историческое источнико- и музееведение, семиотика, текстология и другие науки.

Документоведение  связано с исторической наукой. Появление  тех или иных документов, не говоря уже о системах документации, непосредственно  связано с эволюцией общества, с определенными ее этапами.

Документоведение  объективно способствует формированию источниковой базы исторических исследований и в этом своем качестве тесно  примыкает к источниковедению - одной  из важнейших отраслей исторической науки, исследующей теорию, методику и технику исторических источников.

Особенно  тесная связь документоведения с  библиографо-, библиотеко-, книго-, а  также архивоведением.

С книговедением  документоведение сближают информационная, социальная сущность объектов исследования - документа и книги; во многом одинаковые цели и функции; бумага как общий  материальный носитель информации; письмо как одинаковый способ передачи информации.

По целям  и объекту изучения документоведение тесно связано с архивоведением.

Документоведение  взаимосвязано с правоведением, прежде всего с такими его отраслями  как конституционное, гражданское, административное, трудовое, предпринимательское  право. В документоведении широко используются достижения правовой науки: придание юридической  силы документам, правовые способы  введения их в действие, классификация  правовых актов и т.д.

Документоведение  связано с экономическими науками. Оптимизация деятельности служб  документационного обеспечения  управления невозможна без определения  их экономической эффективности, без  всестороннего анализа использования  финансовых и материальных ресурсов на создание и обработку документов, без составления соответствующих  методик, нормативов трудозатрат и  т.д

Традиционно прочными являются взаимосвязь и  взаимодействие между документоведением  и теорией управления, менеджментом, поскольку в документах находят  непосредственное отражение и функции  управления, и его организация.

Документоведение  испытывает влияние таких прикладных дисциплин как социология управления, психология управления, делового общения. В документоведении достаточно широко используются достижения прикладной лингвистики, прежде всего, с целью унификации текстов документов, стандартизации языковых единиц, а также в процессе редактирования служебных документов.

Особая  связь существует между документоведением  и науками об информации. Стремительное  наращивание информационных ресурсов, бурное развитие компьютерных технологий и активное теоретическое осмысление информационных процессов не просто оказали влияние на характер и  содержание документоведческих исследований, но и привели к встраиванию  документоведения в цикл наук о социальной информации.

Для решения  некоторых своих проблем документоведение широко использует достижения в области  технических и естественных наук, поскольку документ является материальным объектом, носителем информации, обладающим вполне определенными физическими  свойствами. Кроме того, создание, писк, хранение документов связаны со средствами документирования и передачи информации, в том числе с использованием сложной оргтехники. 

5 Источники в документоведении

Источниками в документоведческих исследованиях могут выступать практически любые документы, прежде всего, законодательные и правовые акты, стандарты, классификаторы, инструкции, методические указания.

Нормативно-методическая база документационного  обеспечения управления - это совокупность законов, нормативных правовых актов, методических документов, государственных стандартов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штатную численность, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. В ее состав входят:

• правовые акты, издаваемые высшими органами государственной власти и управления;
• правовые акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти: министерствами, комитетами, ведомствами как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
• правовые акты, издаваемые органами законодательной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
• правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические документы по документационному обеспечению управления, издаваемые руководством предприятий и организаций.

Общие требования к составу документации и ее оформлению содержит Конституция  Российской Федерации, законы Российской Федерации, устанавливающие порядок  деятельности органов государственной  власти и местного самоуправления, коммерческих и некоммерческих организаций (например, Федеральный конституционный  закон "О Правительстве Российской Федерации", Федеральный закон "Об общих принципах организации  законодательных (представительных) и  исполнительных органов государственной  власти субъектов Российской Федерации", Федеральный закон "Об общих принципах  организации местного самоуправления в Российской Федерации", Гражданский  кодекс Российской Федерации, Федеральные  законы: "Об акционерных обществах", "Об обществах с ограниченной ответственностью", "О некоммерческих организациях" и др.).

В законодательстве содержатся нормы, определяющие правила  оформления различных групп документов. Так, основные правила заключения, изменения  и расторжения гражданско-правовых договоров, а также их оформления изложены в Гражданском кодексе  Российской Федерации. Оформление ряда документов по кадрам регламентирует постановление Госкомстата России от 5 января 2005 г. № 1, которым утверждены унифицированные формы первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты.

В нормативных  актах различного уровня закреплены требования к оформлению отдельных  реквизитов документов. Так, в федеральном  законодательстве содержатся правила  использования официальной символики  при изготовлении бланков документов. Государственный герб Российской Федерации  изображается на документах в соответствии с Федеральным конституционным  законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ "О  Государственном гербе Российской Федерации"; использование гербовых бланков регламентируется постановлением Правительства от 27 декабря 1995 № 1268. Геральдические знаки - эмблемы федеральных  структур (Вооруженных Сил Российской Федерации, организаций федеральной  почтовой связи, МЧС России, МВД России и др.) утверждаются указами Президента страны и используются при оформлении документов. Использование товарных знаков при оформлении документации определяется законом "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров" (от 23 сентября 1992 г. № 3520-1). Законодательство субъектов Российской Федерации  также содержит правила изображения  их символики на бланках и печатях.

В законодательстве содержатся нормы, регулирующие использование  языка в делопроизводстве. Основным нормативным актом в этой сфере  является Закон Российской Федерации  от 25 октября 1991 г. № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" (в  редакции от 24 июля 1998 г.). Его положения  конкретизируются в других законах  применительно к ведению делопроизводства в таких областях, как связь, транспорт, судопроизводство, нотариат, и других.

В нормативных  актах закреплены требования к написанию  отдельных наименований, например: географических названий (ФЗ от 18 декабря 1997 г. № 152-ФЗ "О наименованиях  географических объектов"); наименований "Россия", "Российская Федерация" в названиях организаций (постановление  Правительства Российской Федерации  от 7 декабря 1996 г. № 1463); фирменных наименований (Гражданский кодекс Российской Федерации  и федеральные законы, регулирующие деятельность организаций различных  организационно-правовых форм) и т.д.

Вопросы оформления документации находят отражение  в нормативных актах в области  почтовой связи и электросвязи. Правовую основу деятельности в области связи  устанавливает Федеральный закон  от 16 февраля 1995 г. № 15-ФЗ "О связи". Требования к письменной корреспонденции  и сообщениям, передаваемым по сетям  почтовой связи и электросвязи, определяются в соответствии с решениями Всемирного почтового союза и Международного союза электросвязи.

Правила оформления документов закрепляются в  стандартах и других документах по стандартизации. Введение в действие ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы  документации. Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению" совпало  с началом нового этапа развития стандартизации в нашей стране, основные направления которого определяются Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ "О техническом регулировании". Положения ГОСТ Р 6.30-2003 необходимо рассматривать  исходя из того, что он разрабатывался и принимался на основе Закона Российской Федерации от 10 июня 1993 г. № 5154-1 "О  стандартизации", отмененного с 1 июля 2003 г., а действует в условиях новых подходов к стандартизации.

В соответствии с Федеральным законом "О техническом  регулировании" основными источниками  обязательных требований к продукции  и процессам производства стали  технические регламенты. Под стандартизацией  в Законе понимается деятельность по установлению правил и характеристик  в целях их добровольного многократного  использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения. Одной из целей стандартизации является достижение технической и  информационной совместимости. С принятием  Федерального закона "О техническом  регулировании" изменилась сама трактовка  понятия "стандарт". Если раньше под  стандартом понимался нормативный  документ (ГОСТ Р 1.12-99), то теперь Закон  закрепил принцип добровольного  применения стандартов.

В нормативных  документах по стандартизации закреплены требования к построению, изложению  и оформлению различных видов  документации, проведению унификации документов и применению унифицированных  систем документации; созданию и использованию  классификаторов технико-экономической  и социальной информации; автоматизации  информационных процессов в сфере  управления, техническим средствам 

УСД состоит  из совокупности взаимосвязанных унифицированных  форм документов, обеспечивающих документированное  представление данных в определенных видах экономической деятельности; средств их ведения; нормативных  и методических документов по их разработке, ведению и применению. Требования к УСД изложены в стандартах серии "Унифицированные системы документации". В государственных стандартах закреплена терминология в области делопроизводства и архивного дела (ГОСТ Р 51141-98), установлены  требования к потребительским форматам бумаги (ГОСТ 9327-60). Требования к гербовым печатям установлены в ГОСТ Р 51511-2001. В комплексе стандартов "Информационная технология" регламентированы многие вопросы создания автоматизированных информационных систем (ГОСТ 34.201-89; ГОСТ 34.602-89; ГОСТ 34.003-90 и др.), защиты информации и использования электронной  цифровой подписи (ГОСТ Р 34.10-2001, ГОСТ Р 34.11-94 и др.).

Основой для систематизации унифицированных  форм документов в информационно-поисковых  системах служит Общероссийский классификатор  управленческой документации (ОКУД), принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 30 января 1993 г. № 299. Вновь разработанные унифицированные  формы документов подлежат регистрации  путем включения в ОКУД. Разделы  ОКУД ведутся с различной оперативностью и полнотой. Формы документов, указанные  в ОКУД, приводятся в альбомах унифицированных  форм документов.  

Тесты для самоконтроля

Документ и  документно-коммуникационная деятельность это ...  
предмет документоведения; 
объект документоведения; 
документоведение.

Какое название имела документационная наука, возникшая  в конце XIX в.  
книго-архиво-музееведение; 
библиотеко-библиографо-архивоведение; 
документалистика.

. Теоретические,  исторические и организационно-методические  проблемы науки о документе  и документно-коммуникационной деятельности  изучает ...  
общее документоведение; 
специальное документоведение; 
частное документоведение.

Достижения какой  науки, связанной с документоведением, обеспечивает придание юридической  силы документам?  
теории управления; 
правоведения; 
менеджмента.

. Понятие стандартизации, как деятельности по установлению  правил и характеристик в целях  их добровольного многократного  использования, направленной на  достижение упорядоченности в  сферах производства и обращения,  закрепляется в ...  
Федеральном законе РФ "О стандартизации"; 
Федеральном законе РФ "Техническом регулировании"; 
Федеральном законе РФ "Об информации, информатизации и защите информации".

 Понятие документа  как материального объекта, содержащего  информацию для ее распространения  в пространстве и времени (включая  и так называемые трехмерные  произведения искусства - архитектуру  и скульптуру) - это ...  
узкое понятие документа; 
широкое понятие документа; 
самое широкое понятие документа.

. Упорядоченная  совокупность данных или документов, необходимых для решения задач  определенной области деятельности - это ...  
информационные системы; 
информационные ресурсы; 
информационные массивы.

. ... - материальный  объект, специально созданный человеком,  посредством которого можно хранить  и передавать информацию  
материальный носитель; 
материальная основа документа; 
материальная составляющая документа.

... отражает качественное, т.е. внутренне присущее документу  отличие.  
свойство документа; 
признак документа; 
структура документа.

Каким свойством  можно охарактеризовать наличие  у документа неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может?  
вещественность;  
атрибутивность; 
структурность.

Что относится  к признакам документа:  
функциональность информации; 
тождественность самому себе; 
завершенность сообщения.

Какая функция  относится к общим функциям документа?  
общекультурная;  
информационная; 
правовая.

Какая функция  относится к специальным функциям документа?  
упорядочивающая;  
управленческая; 
информационная.

...- действие  или совокупность действий, применяемых  при записи информации на материальном  носителе.  
метод документирования; 
способ документирования; 
средство документирования.

Знаковая система  фиксации речи, позволяющая с помощью  начертательных элементов передавать речевую информацию на расстоянии и  закреплять ее во времени  
письменность; 
письмо; 
система письма.

... - это процесс  упорядочения или распределения  документов по классам с целью  отражения отношений между ними  и составления классификационной  схемы.  
структурирование; 
классифицирование; 
документирование.

Как должно происходить  деление документов?  
на роды, подвиды, подроды, разновидности; 
на роды, виды, подвиды, разновидности; 
на виды, подвиды, разновидности, роды.

Согласно классификации  документов по характеру средств  фиксирования информации различают ...  
текстовые и нетекстовые документы; 
документы на естественной и искусственной материальной основе; 
периодические и непериодические документы.

Документ, содержащий информацию, не предназначенную для  широкого распространения  
неопубликованный; 
непубликуемый; 
непериодический.