Документоведение. 7

Содержание

1. Сравнительная характеристика понятий «документ» «информация». Разница подходов к определению понятия «документ»…………………………. 3
2. Анализ современной нормативно-правовой базы по делопроизводству (законов, стандартов, инструкций)………………………………………………... 5
3. Сравнительная характеристика делопроизводительных систем Московского государства и Великого княжества литовского (нормативное регулирование, организация, формы документирования, состав документов, порядок хранения)…………………………………………………………………...8
4. Список используемой литературы и источников……………………….12

1. Сравнительная  характеристика понятий «документ»  «информация». Разница подходов  к определению понятия «документ»

В документоведческой науке  ключевым понятием является документ - основной объект её изучения. Однако именно вокруг этого понятия сломано едва ли не больше всего копий теми, кто исследует проблемы информационно-документационной деятельности.

Сам термин «документ» (documentum) латинского происхождения, производный от слова "docere" - учить, извещать. Из латинского языка это слово перешло впоследствии во все европейские языки, а в начале XVIII века - и в русский язык. На разных этапах истории и в разных странах термину «документ» приписывалось разное содержание:

Документ – это  материальный объект с закрепленной в нем информацией ля передачи ее во времени и пространстве.

Документ - это зафиксированная  на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и  сохраняемая организацией или частным  лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности [9].

Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К  сожалению, до настоящего времени среди  специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия «документ», несмотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В зависимости от того, какая отрасль знания дает это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие «документ» определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна.

Например, так выглядит эволюция представляемого  документоведением понятия «документ»:

документ – материальный объект; документ – носитель информации; документ – документированная информация.

Таким образом, в последнее время  происходит перенос смысловой нагрузки в определении «документа» с  материальной составляющей на информационную.

Документ - это информация, закреплённая на материальном носителе в стабильной знаковой форме созданным человеком способом для её передачи в пространстве и времени [5].

В любом случае понятие  «документ» тесно связано с понятием «информация», поскольку документ является ее основным носителем.

Слово «информация» происходит от  латинского «informatio» – разъяснение, изложение. Оно имеет множество  значений, из которых наиболее общее  и широкое – «отраженное многообразие».

Закон Республики Беларусь «Об информатизации» дает такое определение информации: сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах.

Обмен информацией является необходимым  условием жизни человеческого общества. Информация всегда помогала правильно  отражать происходящие события и воздействовать на них. Но лишь с появлением начертательного способа фиксации информации – письма – можно говорить о документе.

Информация может быть недокументной – не зафиксированной на материальном носителе – и документной – закрепленной на нем. Документоведение имеет дело с документной информацией.

Всю информацию, которую можно получить от документа, допустимо называть информацией  документа. Условно она может  быть разделена на три составные  части: а) информация документная, б) на документе и в) о носителе и способе ее закрепления на нем.

Основу любого документа составляет документная информация, т.е. информация, содержащаяся в документе. Для ее хранения и передачи и был создан документ.

Сведения о носителе, способе  закрепления сообщения и т.п. –  это информация о документе как физическом объекте, физическом теле. Материал носителя является источником вещественной информации для архивистов, книговедов, производителей магнитных лет, специалистов ЭВМ и т.д.

Информация на документе – это  автографы, различные пометки  авторов или выдающихся личностей на документе, резолюции, подписи, печати, штемпели и т.п., свидетельствующие об особых обстоятельствах бытования документа во времени и пространстве.

В связи с этим перед  документоведением, изучающим в  историческом развитии все типы, виды и разновидности документов, стоит важная задача— дать наиболее точное, обобщающее определение понятию «документ». Однако решить такую задачу непросто, о чём свидетельствует имеющееся многообразие дефиниций и продолжающиеся дискуссии на эту тему.

Сопоставив и осмыслив различные дефиниции, содержащиеся в научной и учебной литературе, можно остановиться на следующем определении понятия документа, которое в наибольшей степени отвечает целям и задачам документоведческой науки: Документ — это информация, закреплённая на материальном носителе в стабильной знаковой форме созданным человеком способом для её передачи в пространстве и времени [6].

2. Анализ современной нормативной базы по делопроизводству (стандарты, законы, инструкции).

Работа с  документами, независимо от организационно-правовой формы, строится на основе законодательных и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы организаций.

Нормативно-правовая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Она регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Современная правовая база по делопроизводству в Республике Беларусь включает в себя следующие нормативно-правовые документы:

1. Указ Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь»;
2. Закон Республики Беларусь от 10 ноября 2008 г. № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации»;
3. Закон Республики Беларусь от 10 января 2000 г. № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь»;
4. Закон Республики Беларусь от 5 июля 2004 года № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь»;
5. Закон Республики Беларусь от 26 мая 2012 года № 384-З «Аб афіцыйных геральдычных сімвалах»;
6. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 25 февраля 1993 г. № 100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь»;
7. Собрание постановлений Правительства Республики Беларусь, 1993 г., № 6, ст. 89;
8. Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь и внесении изменений в постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424 (утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлениями Совета Министров Республики Беларусь от 13 января 2007 г. № 38, от 14 апреля 2009 г. № 464);
9. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 14.04.2009 № 464 «О некоторых вопросах изготовления государственных символов Республики Беларусь»;
10. Положение об основных требованиях, предъявляемых к уровню защищенности бланков строгой отчетности, а также специальным материалам для защиты их от подделки (утверждено постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 1 марта 2002 г. № 29);
11. Инструкция о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности (утверждена постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196);
12. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4);
13. Инструкция о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях;
14. Положение о порядке приема, рассмотрения документов, выдачи заключений и регистрации символики политических партий, профессиональных союзов и других общественных объединений;
15. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников;
16. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников;
17. Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь (утверждена Постановлением Комитета  по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 24.07.2003 №27);
18. Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (стандарт введен в действие с 01.07.2005);
19. Положение о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей (утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2011 г. № 1786);
20. Правила ведения книги учета проверок (утверждены постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 18.03.2010 № 383);
21. Положение о порядке учета контролирующими (надзорными) органами выданных предписаний на проведение проверок [7].

Сегодня государственную  политику в области регулирования  делопроизводства и архивного дела ведёт комитет по архивам и  делопроизводству Республики Беларусь при Совете Министров Республики Беларусь.

Инструкция по делопроизводству служит руководством в государственных и других органах относительно документации. Закон “О государственных секретах” контролирует отношения связанные с государственными секретами.

В настоящее время в Республике Беларусь действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих наиболее общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях. Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Вся работа с документами. Начиная с момента их создания, получения, отправки или сдачи в архив, регулируется законами, комплексами нормативно-правовых и методических документов. Которые и составляют государственную нормативно-правовую базу делопроизводства.

3. Сравнительная  характеристика делопроизводительных  систем Московского государства  и Великого княжества литовского (нормативное регулирование, организация, формы документирования, состав документов, порядок хранения)

На новый уровень делопроизводство и документирование выходит в XV в., при образовании государства Великого княжества Литовского, и складывается законченная система делопроизводства, получившая в значительной степени законодательное оформление. В этот период утверждается система органов центрального и местного управления, определяется состав документов, регламентирующих все стороны государственной и частной жизни. Канцелярия, действовавшая при великом князе Витовте (1392-1430), приобретает характер государственной.

В связи с  осуществлением внутренней функции  государства усиливается документирование законодательной деятельности. Впервые создаются акты кодифицированного права.

Свое высшее выражение документирование законодательства нашло в издании трех Статутов ВКЛ – 1529, 1566, 1588 гг. Все три Статута ВКЛ отличает четкая организация текстов, разбитых на разделы и артикулы (статьи). Каждый Статут начинается с реестра (оглавления), облегчающего поиск необходимого артикула. В свою очередь, каждый артикул имеет заглавие, в котором указывается его краткое содержание.

Новым в организации делопроизводства явилось его законодательное оформление. Закон требовал обязательного письменного оформления и регистрации, определял порядок регистрации документов и их выдачи частным лицам, устанавливал процедуру рассмотрения «справ» в судах, определял состав документов, выдаваемых и регистрируемых в канцелярии великого князя и на местах.

В целях пресечения распространения подлогов закон предписывал все бумаги, выдаваемые в судах и канцеляриях, сопровождать подписью писаря. Законом вводилась ответственность и определялось наказание за фальсификацию печатей и подделку подписей, а также за сбор и хранение оттисков печатей. Законодательство определяло порядок применения государственных и поветовых печатей и правила их хранения.

С возникновением канцелярии при великом князе создается архив. С конца XV в. появляются копийные книги, составившие Литовскую Метрику - основу государственного архива ВКЛ. В копийные книги вносилась основная масса документов, изготавливавшихся в великокняжеской канцелярии – таким образом осуществлялось страхование документов на случай утери и при выдаче их частным лицам, и создавался архивный фонд.

В ХV-ХVI вв. складываются формуляры-образцы документов, по которым писались акты.

Особенность организации государственной власти и управления породила большое многообразие в формах документирования. Большинство документов, создававшихся в ВКЛ, имел общее название «лист», использовавшееся в то время для обе значения практически всех видов документов.

Длительное  время законы ВКЛ оформлялись  в виде великокняжеских привилеев (грамот). Привилеи готовились в государственной канцелярии, после чего редактировались великим князем, переписывались и утверждались приложением государственной печати, а позднее и подписи великого князя.

Документирование деятельности сеймов нашло отражение в сеймовых постановлениях. Наиболее распространенной название сеймовых постановлений с XVI в. – «ухвалы» («уфалы»), иногда «универсалы». С середины XVI в. встречается название «конституция», которое становится господствующим в ХVII-ХVIII вв. Постановления сеймов подразделялись на вечные и временные, а также на общие и для определенных сословий.

Земские привилеи, статуты, сеймовые постановления явились основными законодательными актами ВКЛ, однако документирование законодательной деятельности не ограничивалось только этими видами документов.

Подготовка всех документов, создававшихся в центральном аппарате управления ВКЛ, а также работа с документами, поступавшими  в центр, была  возложена на государственную канцелярию.

Во главе канцелярии стоял канцлер. Он был хранителем большой государственной печати, которой скреплял наиболее важные акты. В связи с расширением делопроизводства и необходимостью постоянного нахождения хранителя печати при дворе государя для утверждения документов, в 1566 г. была введена должность подканцлера (вице-канцлера) – заместителя канцлера, хранителя малой государственной печати, который должен был сопровождать великого князя (короля) во время его отъездов из столицы.

Под началом канцлера и подканцлера в канцелярии работали регенты, секретари, писари, дьяки, переводчики («толмачи») [13].

В Московском княжестве первоначально термин «делопроизводство» появляется в устной речи (предположительно в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела - «дело производить» (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договоренность, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употребляется слово «дело» как «собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу». Впервые в таком понимании слово «дело» зафиксировано в документах 1584 г.

В истории выделяют три периода развития делопроизводства: приказное делопроизводство, коллежское и исполнительное (министерское).

Приказное делопроизводство возникло в конце XV в., когда появились первые приказы - центральные органы государственной власти, ведавшие отдельными отраслями княжеского Управления, и приказные избы - органы государственного Управления на местах.

В наследство от тех времен приказного делопроизводства мы получили слово «волокита»: документы, подклеенные в столбцы длиной до 80 м, наматывались на палочки в свитки, и при чтении ленты бумаги волочились. Отсюда и родилось понятие «волокита», обозначающее слишком долгое решение вопроса.

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным, в основном это были грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные.

Процедура подготовки документов включала следующие этапы: поступление документа на рассмотрение; подготовка дела к «докладу»; рассмотрение и решение дела; оформление документа, содержащего решение.

При поступлении  документа на нем проставлялась  дата и дьяк делал помету «Выписать», что означало «Навести справки», т.е. начать рассмотрение дела. Решение по делу принималось после его обсуждения.

В результате после  вынесения решения подьячий составлял  «черное письмо» (черновик документа), дьяк «чернил» его (исправлял), а младший  подьячий - «белил» (писал начисто), подьячий сверял беловик с черновиком, удостоверял его своей подписью - «справой», а затем ставилась «припись» дьяка, которая свидетельствовала об ответственности за содержание документа.

Таким образом, в период приказного делопроизводства впервые создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления.

Коллежское  делопроизводство пришло на смену приказному. Было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной сферой управления и подчинялась Сенату. Коллежское делопроизводство более прогрессивно, чем приказное.

По указу  Петра I в 1721 г. была учреждена школа для обучения «подьячих их делу». В этот период применялись упорядоченные системы регистрации документов, закладывались основы организации учета и хранения документов; тогда же впервые появился термин «архив», изменилась и форма документа, столбец был заменен тетрадью. Она представляла собой лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались, и затем составлялись книги.

27 февраля 1720 г. Петром I был утвержден Генеральный  регламент государственных коллегий, которым вводилась система делопроизводства, получившая название «коллежская». Изданием Генерального регламента закреплялось самостоятельное подразделение, ответственное за делопроизводственную деятельность, - канцелярия. Центральной фигурой канцелярии становился секретарь. На нем лежала ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание их на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии. Секретарь петровской эпохи был обязан хорошо знать законы, иметь образование, разбираться в различных ситуациях, знать свое дело до тонкостей. Однако, развивая отдельные делопроизводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменений его бюрократическую сущность.

Исполнительное (министерское) делопроизводство сменило коллежское в 1802 г., когда был издан указ о замене петровских коллегий министерствами. Введение министерств завершило процесс Четкого разграничения функций органов исполнительной власти, заменило коллегиальность единоначалием. Исполнительное делопроизводство отличалось четкой организацией и регламентацией, надлежащим учетом документов, что было шагом вперед по сравнению с делопроизводством в Великом Княжестве Литовском. В то же время исполнительное делопроизводство характеризовалось необычным бюрократизмом, волокитой и злоупотреблениями чиновников. Решение многих дел при этой системе растягивалось на недели и даже месяцы.

Отличительной чертой исполнительного делопроизводства явилась его полная регламентация  законодательными актами. В первой половине XIX в. были установлены и закреплены в законах формы написания многих документов и порядок работы с ними. Большое значение в этот период имели письмовники - сборники образцов документов. Известно более ста таких сборников, изданных до 1917 г. В делопроизводстве стали применять бланки документов, что ускорило процесс изготовления последних [11].

Список используемой литературы и источников

1. Бардаев Э.А. Документоведение: учебник для студ. высш. учеб. заведений / Э. А. Бардаев, В. Б. Кравченко. М.: Издательский центр «Академия», 2008. – 304 с.
2. Делопроизводство: учеб.-практич. руководство /Э.Н.Давыдова, А.Е.Рыбаков. – 9-е изд. – Мн.: ТетраСистемс, 2005. – 288 с.
3. Делопроизводство: учебный справочник/ И.В.Гваева, С.В.Собалевский. – Минск: ТетраСистемс, 2011. – 224 с.
4. Крылова И.Ю. Документоведение управленческой деятельности: Учеб. пособие.  — СПб.: Издательский дом «Бизнес-пресса», 2005. – 240 с.
5. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. – 7-е изд., стер. – К.: Знання, 2006. – 459 с.
6. Ларьков Н.С. Документоведение: учебное пособие / Н.С. Ларьков. - М.: ACT: Восток-Запад, 2006. – 427, [5] с.
7. Нормативные правовые акты Республики Беларусь, регулирующие вопросы делопроизводства // Pravo.by [Электронный ресурс] / Нац. правовой интернет-портал Респ. Беларусь. – Минск, 2012.
8. Организация работы с документами: учебник/ в.а. Кудряев и др. – М.: инфра-м, 1999. – 575 с.
9. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. – Изд. 2-е, перераб. и доп. – М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: издательский центр «МарТ», 2005, – 304 с.
10. Паневчик В.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: учеб. пособие / В.В.Паневчик, В.В.Акулич, С.В. Некраха / под ред. В.В.Паневчика. – Минск: БГЭУ, 2008. – 318 с.
11. Пешкова, Г.Д. Секретарское дело. - Минск: Вышэйшая школа, 2010. – 2-е изд., испр. - 318 с. 
12. Разнодорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2007. – 304 с.
13. Рыбаков  А.Е.  Печать:  порядок  изготовления,  использования,  хранения  //  Архивы  и делопроизводство. 2003. № 2. С. 18 – 25.