Документное обеспечение связей с общественностью

Вариант 5

Содержание

Задание  1. Сформулируйте  основную цель PR-документов, обеспечивающих

    внутренние  связи организации. Приведите  примеры такого рода  

    документов…………………………………………………………………..….2

Задание 2. Укажите основные целевые аудитории пресс-релиза. Как влияет

     выбор целевой  аудитории на язык и стиль  пресс-релиза? Составьте текст 

     пресс-релиза, содержание  которого построено  по модели  «Перевернутая 

     пирамида»  в соответствии с  вопросами:  Кто? Что? Когда? Где? Почему?

     Как?..................................................................................................................4

Задание 3. Охарактеризуйте особенности содержания и композиции таких PR-документов, как обзорная статья, авторская статья. Какие цели достигаются с помощью этих документов?.....................................................8

Задание 4. Напишите письмо поздравление в адрес сотрудника в связи с его

    назначением на новую должность от лица руководителя компании…….9

Задание 5. Назовите основные требования, предъявляемые к рекламным   письмам. Проанализируйте пример рекламного письма; определите его тип; оцените язык и стиль письма. Напишите письмо, рекламирующее дополнительные образовательные услуги, предлагаемые вузом………….10

Задание 6. Определите тип представленного документа. Оцените его коммуникативную эффективность. Напишите письмо-приглашение……….12

Список литературы………………………………………………………………14

Задание  1. Сформулируйте основную цель PR-документов, обеспечивающих внутренние связи организации. Приведите примеры такого рода документов.

Цели PR-программы имеют, минимум, четыре составляющих:

- информирование персонала  о деятельности руководства;

- гарантия активного  участия сотрудников в управленческих  программах, а также согласие  на принятие регулятивных норм;

- обеспечение общественной  поддержки избранным стратегиям  и принятым программам;

- формирование эффективной  управленческой команды.

Внутренний PR - это управляемая деятельность по развитию корпоративной культуры, в основе которой лежат те идеи, взгляды, основополагающие ценности, которые разделяются членами команды.

Одним из основных элементов PR является коммуникация, акт общения, связь между двумя или более  индивидами, с помощью которого происходит обмен информацией между сотрудниками и руководством.

"Внутренняя" общественность  это трудовые коллективы, сотрудники  фирм, компаний, учреждений, аппаратов  власти, объединенные служебными  и профессиональными отношениями.  Задача служб PR состоит в том,  чтобы контролировать "внутреннюю" общественность, способствовать наиболее эффективному управлению человеческим фактором, смысл которого в том, что современные сверхсложные техника и технологии мертвы без знаний, профессионализма, ответственности человека. Эффективность деятельности служб PR зависит от глубины понимания социально психологических характеристик персонала, который рассматривается не только как совокупность личностей. Поэтому понятия "коллективизма" и "индивидуализма" имеют в данном случае одинаковый удельный вес.

Сегодняшний работник это не "наемная сила". Эффективность деятельности современной компании зависит от сплоченности персонала, от доверительных, заинтересованных отношений между руководством и сотрудниками, от надежности вертикальных и горизонтальных связей. Современный работник должен быть заинтересован в успехах фирмы, в результатах своего труда. Из чего складывается эта заинтересованность?

Существуют следующие  мотивы: соответствие характера работы характеру работника; зарплата, выполняющая  функцию обратной связи и складывающая на основе личного вклада, участия в работе коллектива и участия в прибылях; комфорт на рабочем месте, отсутствие которого должно компенсироваться денежной надбавкой; чувство хозяина, испытываемое на любом рабочем месте; самоуправление уверенность работника в том, что высказанное им мнение, соединившись с мнениями других, может влиять на технологию производства, организацию управления, подбор и расстановку персонала.

Эффективные информационные связи со служащими ведут к  более высокой производительности труда и удовлетворенности работой, лучшему достижению целей организации, более совершенным отношениям с потребителями, инвесторами и др. В свою очередь, эффективности информационных связей определяется хорошим организационным климатом.

Работа со служащими должна строиться на основе двусторонней партнерской коммуникации. Служащие должны быть хорошо информированы и иметь возможность высказывать свои мнения по организационным вопросам. Узкое место корпоративной коммуникации это середина иерархической лестницы. У менеджеров среднего и нижнего уровня подчас нет четких критериев коммуникационной политики. Организация должна иметь коммуникационную политику аналогично финансовой, кадровой, рыночной и др. Если ее нет, то в организации будут распространяться слухи и дезинформация.

Задание 2. Укажите  основные целевые аудитории пресс-релиза. Как влияет выбор целевой аудитории  на язык и стиль пресс-релиза? Составьте текст пресс-релиза, содержание  которого построено по модели  «Перевернутая пирамида» в соответствии с  вопросами:  Кто? Что? Когда? Где? Почему? Как?

Пресс-релиз - это сообщение, содержащее важную новость или полезную для широкой аудитории информацию.

Пресс-релиз создается  по канонам журналистики новостей. Пресс-релиз всегда содержит новость, ценную для редакций СМИ. В этой связи он должен отвечать на все вопросы журналистики новостей: Кто? Что? Где? Когда? Почему?

Пресс-релиз должен оптимально "вписываться" в специфику издания, ориентироваться на целевую аудиторию  его читателей (подписчиков). Иногда целесообразно делать два варианта пресс-релиза - для центральной и специализированной прессы. Ориентируя ваш текст на читателей определенных изданий, вы сможете лучше учесть их интересы и уровень информированности по данному вопросу.

Особенно важно учитывать масштаб новости и ее актуальность. То, что является значительным событием для специализированной или региональной прессы, может оказаться слишком "мелким" для деловых изданий. Для ежедневных газет новость утрачивает свою актуальность через один-два дня.

При написании пресс-релиза важно правильно выбрать заголовок. Из заголовка должна быть понятна  суть пресс-релиза и его важность для аудитории конкретного издания. Главная задача заголовка пресс-релиза - привлечь внимание редактора. Поэтому он должен кратко и четко формулировать основное содержание пресс-релиза.

Стиль изложения, принятый в новостной журналистике, называют принципом "перевернутой пирамиды" - важная информация дается вначале, затем  следуют подробности. Первый абзац - лид - несет в себе основную идею всего текста и должен иметь самостоятельный законченный смысл. Лид должен заинтересовать читателя - в первую очередь, редактора, к которому попадет пресс-релиз. Обычно первый абзац содержит ответ на вопрос Кто? или Что? и состоит из 2-3 предложений.

Назначение основного  текста пресс-релиза - дать развернутую  информацию и добавить интересные детали. В тексте необходимо подчеркнуть  ценность новости для аудитории  издания. Поэтому при написании  пресс-релиза важно уметь встать на позиции читателя и понять, чем его может заинтересовать подобная новость. Удержать внимание читателей до конца текста - основная задача PR-специалиста.

Сообщения должны быть понятными, без использования специальной  или жаргонной лексики. Ясный  стиль изложения привлекает внимание читателя к теме пресс-релиза. Короткий комментарий или высказывание одного из руководителей компании делает текст более живым и интересным. При этом она должна быть информативной и не носить чисто рекламного характера. Вообще, старайтесь избегать превосходных степеней и восхвалений компании. Вы можете действительно быть "крупнейшим производителем" и "мировым лидером", но при подготовке новости эти определения все равно вырежут. Информацию о положении компании на рынке, ее достижениях и основных продуктах можно дать в информационной справке в конце пресс-релиза.

В идеале пресс-релиз  должен помещаться на одной странице А4. Фраза должна содержать не больше 12 - 13 слов, иначе предложение становится слишком перегруженным. Также не рекомендуется растягивать абзацы больше чем на 6 строк. Справочную информацию о компании, направлениях ее деятельности, финансовых показателях лучше дать отдельно после основного текста пресс-релиза. В конце сообщения укажите контактное лицо (должность, телефон, e-mail), у которого журналист сможет быстро и своевременно получить уточнения по содержанию пресс-релиза.

Текст:

Новый интернет-сервис создает одежду мечты

В Рунете стартовал необычный  проект «Рубашка на заказ», предлагающий пользователям создать уникальную рубашку на основе более чем двадцати параметров, а затем заказать ее пошив по индивидуальным размерам. Готовая рубашка будет доставлена клиенту курьером, транспортной компанией или по почте на выбор.

Сервис «Рубашка на заказ» не имеет аналогов в Рунете и является первым подобным проектом в российском сегменте сети Интернет. Он позволяет людям творчески подойти к созданию собственной одежды и получить готовое изделие, идеально подходящее по фигуре. Для тех, кому сложно определиться с размером, на сайте имеется подробная инструкция, как снимать мерки, а также возможность выбрать один из стандартных размеров для созданной модели одежды.

На сайте реализован удобный конструктор рубашек. Вначале  выбирается дизайн одежды: модель ткани, причем возможности сервиса позволяют  увеличить изображение полотна  до размеров, позволяющих оценить  фактуру и качество материала, параметры  рукавов и воротника, виды манжет и застежек. Затем уточняются детали: высота воротника, углы манжет, наличие косточки в воротнике, варианты пуговиц и множество других нюансов. На завершающем этапе задаются размеры. Любые изменения параметров мгновенно отражаются на виртуальной модели, которая выводится в отдельном окне конструктора и позволяет наглядно увидеть будущую рубашку.

На данный момент сервис работает с мужскими и женскими рубашками, а также предлагает аксессуары к ним - галстуки и запонки. Можно заказать качественные носки и книги о моде и стиле. Интересно реализована поддержка пользователей: помимо обращения по электронной почте, можно позвонить по бесплатному телефону и получить ответы на все интересующие вопросы. Владельцы сервиса надеются, что возможность самостоятельно конструировать собственную одежду привлечет широкое внимание пользователей сети.

Стоимость рубашки составляет от 1440 рублей без учета доставки. Сервис принадлежит Научно-производственному  центру «Бизнес-Старт», ведущему деятельность в области инноваций с 1991 года.

Контакты для  СМИ:

 
Маргарита Красильникова

 
PR-менеджер проекта "Рубашка-на-заказ"

 
Тел. 8-800-555-55-77

 
[email protected] 
http://rubashka-na-zakaz.ru

Задание 3. Охарактеризуйте особенности содержания и композиции таких PR-документов, как обзорная статья, авторская статья. Какие цели достигаются с помощью этих документов?

Обзорная статья

Многие издания  регулярно печатают обзоры различных  сфер политической и экономической  жизни общества. PR-специалисты используют корреляцию и попадание в заявленные образы для представления информации о своей организации. Такая техника  является хорошим способом обеспечения паблисити. Подобные обзорные статьи могут инициироваться как самими изданиями, так и PRспециалистами в силу того, что СМИ охотно используют материалы, интегрирующие опыт нескольких компаний в отрасли, различных ветвей власти или даже одинаковых компаний и органов власти в различных регионах.

В работе с обзорными  статьями всегда учитывается, что паблисити  меньших по размерам и более слабых субъектов экономической и политической деятельности может улучшиться в  результате включения материалов о них в обзорную статью вместе с материалами об организациях-лидерах. Вот, например, классический вариант обзорной статьи, посвященной страховому рынку.

Авторская статья

Это такая статья, которая  готовится PR-специалистом и представляется в СМИ за подписью руководителя. Некоторые из высоких должностных лиц сами пишут данные материалы по волнующим общество проблемам и регулярно публикуются в СМИ. Авторская статья является очень хорошим средством заявить о своей позиции и понимании существующих проблем в обществе. Многие ведущие политики и бизнесмены используют форму авторской статьи, чтобы обратить внимание общества на свою позицию по той или иной важной общественной проблеме. Так поступил один из крупных российских предпринимателей Лев Черной, выступивший в прессе с серией статей, посвященных его видению дальнейшего развития России. Одна из таких статей была опубликована 13 октября 1999 года в "Независимой газете".

Задание 4. Напишите письмо поздравление в адрес сотрудника, в связи с его назначением на новую должность от лица руководителя компании.

Борис Викторович!

Примите искренние поздравления в связи с назначением Вас  на новую должность. Убеждён, что  Ваш профессиональный опыт, энергия, управленческий талант и организаторские  способности позволят Вам добиться значительных достижений на этом высоком и ответственном посту. От всего сердца желаю Вам успехов в Вашей нелёгкой и ответственной работе!

С уважением, директор компании,

Сергей Васильевич.

Задание 5. Назовите основные требования, предъявляемые к рекламным письмам. Проанализируйте пример рекламного письма; определите его тип; оцените язык и стиль письма.

Рекламное письмо – коммерческое письмо, предлогающее товары (услуги), стимулирующие интерес к товару и желанию его приобрести. Информативность рекламного письма должна отличаться нацеленностью на интересы, жизненные, практические потребности потенциального потребителя, заказчика, партнера.

Логическая схема писем, рекламирующих товары или услуги:

1. Обращение к адресату (чаще всего используются стандартные фразы: Уважаемые господа! Или Уважаемые коллеги!).
2. Краткое представление компании, фирмы и характера её деятельности.
3. Представление продукта (товара) и перечисление его основных достоинств.
4. Перечисление дополнительных или сопутствующих условий.
5. Конкретное предложение о сотрудничестве (оптовая или розничная торговля, предложение услуг и т.п.).
6. Выражение готовности предоставить образцы товара подробную информацию о товаре или услугах и ответить на все вопросы, которые могут возникнуть у потенциального потребителя.
7. Стандартная фраза с выражением надежды на сотрудничество.
8. Подпись (должность, фамилия, инициалы).

Логическая схема рекламных  писем, представляющих фирму:

1. Обращение к адресату.
2. Краткое представление компании, фирмы и характера её деятельности.
3. Описание основных направлений деятельности фирмы, ее достоинств и преимуществ в сравнении с другими фирмами, предлагающими аналогичные товары или услуги.
4. Конкретное предложение о сотрудничестве.
5. Выражение готовности предоставить любую интересующую информацию о фирме и ответить на все вопросы.
6. Стандартная фраза с выражением надежды на сотрудничество.

Подпись в рекламном  письме.

Чтобы письмо вызывало большое  доверие и оказывало более  сильное воздействие на потенциального партнера, лучше, если оно будет подписано лицом в должности не ниже руководителя отдела, а письма, представляющие фирму, следует подписывать самим руководителю или одному из заместителей.

                   Напишите письмо, рекламирующее   дополнительные  образовательные услуги, предлагаемые вузом.

СТОКГОЛЬМСКИЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ

В САНКТ-ПЕТЕРБУРГЕ

Научно-исследовательский  семинар в Санкт-Петербурге

Шведский  пер., 15, 3-й этаж Вторник, 23 октября 2012, 14:00-17:00

Стокгольмский Институт Экономики в Санкт-Петербурге приглашает всех активных исследователей в области менеджмента и бизнеса на 11-й научно-исследовательский семинар, который состоится 23 октября 2012 г. в помещении Института. Наши семинары проводятся два раза в год с целью развития сообщества исследователей бизнеса в Санкт-Петербурге. На этом семинаре будут представлены две актуальные новые работы, посвященные изучению факторов успешного ведения бизнеса в России.

Это наш 11-й  семинар подобного рода. В предыдущих семинарах принимали участие более 100 представителей из 12 различных университетов Северо-Запада России.

Приветственное  слово: (фамилия) 

Выступление 1: (фамилия) 

Оппонент 1: (фамилия) 

Общее обсуждение работы.

Кофе-брейк: напитки и  бутерброды.

Выступление 2: (фамилия) 

Оппонент 2: (фамилия) 

Общее обсуждение работы.

Презентация исследовательских интересов присутствующих на семинаре (30 сек).

Приветствуются  информационные материалы для раздачи  участникам.

Участие в  семинаре свободное.

Зарегистрируйте, пожалуйста, свое участие (фамилия, должность) по адресу (адрес) или тел. (номер телефона) до 20 октября 2003 г.

Задание 6. Определите тип представленного документа. Оцените его  коммуникативную эффективность. Напишите письмо-приглашение.

                                        ПРИГЛАШЕНИЕ

                               Уважаемая Анна Александровна!

       Оргкомитет Седьмого Всероссийского  студенческого фестиваля «PRорыв 2007» приглашает Вас принять участие в фестивале, который состоится 30 мая – 5 июня 2007 г. в Донском государственном техническом университете.

       В рамках фестиваля будут функционировать  10 секций, а также ряд круглых  столов и мастер-классов.

       Регистрация участников состоится  29-30 мая 2007 г. с 8.30 до 18.00 на международном  факультете по адресу: Ростов-на-Дону, ул. Мечникова 10, учебный корпус №4, аудитория 100.

      Будем искренне рады Вашему  участию!

      Оргкомитет фестиваля.

Письмо-приглашение.

Уважаемый Игорь Сергеевич!

Я имею честь пригласить Вас на благотворительный вечер, который организует наш клуб 9 июня 2012 г. Москва, ул. Юннатов, д. 9, кв. 21  в Колонном Зале Дома Союзов.

Вы можете пригласить с собой гостей — до шести персон. О пригласительных билетах я позабочусь.

Пожалуйста, известите  меня в самое ближайшее время, сможете ли вы присутствовать, так  как количество пригласительных билетов ограничено.

Искренне Ваш,

Николай Прохоров.

Литература

1. Чумиков А.И., Бочаров М.Г. Связи с общественностью: теория и практика: Учеб. Пособие. – М.: Дело, 2003
2. Кондратьев Э.В., Абрамов Р.Н. Связи с общественностью: Учеб. Пособие для высшей школы /Под ред. С.Д. Резника. – М.: Академический Проект, 2003
3. В.И. Венедиктова О деловой этике и этикете. – М.: Фонд «Правовая культура», 1994. – 175 с.
4. П.В. Веселов Аксиомы делового письма: Культура делового общения и официальной переписки. 4-е изд., перераб. М.: ИВЦ «Маркетинг», 1993. – 74 с.