Документоведение. 4

Содержание

Введение

1. Составьте реферат – обзор 3 статей из профильных журналов по теме «История развития формуляра текстового документа».
2. Дайте краткую характеристику способов документирования.
3. Что такое протокол? Какие виды протоколов существуют? Оформите протокол общего собрания трудового коллектива по выборам профсоюзного комитета.

Заключение

Литература 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Документоведение имеет возможность на современном этапе эффективно решать теоретические и прикладные задачи, связанные с производством, передачей, потреблением, хранением документированной информации.            Для решения некоторых своих проблем документоведение широко использует достижения в области технических и естественных наук, поскольку документ является материальным объектом, носителем информации, обладающим вполне определёнными физическими свойствами.  Кроме того, создание, поиск, хранение документов связаны со средствами документирования и передачи информации, в том числе с использованием сложной современной оргтехники. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Составьте реферат – обзор 3 статей из профильных журналов по теме «История развития формуляра  текстового документа».

Реквизиты документа XVI-XVII вв.

  Характеристика  документов управления часто начинается с выявления наличия зафиксированных  правил их составления. В законодательных  актах XVI в., обращает на себя внимание тот факт, что с развитием системы управления возрастает значение письменной документации. Тексты каждого вида документа имели определенную схему построения.   Основная особенность среднего, типового формуляра эпохи его складывания вплоть до XVIII в. заключалась в том, что документ представлял собой единый текст.

Вид документа

  Наименование  вида или разновидности документа, за редким исключением, обозначалась в  тексте. Если вид документа не упоминался в тексте, он всегда подразумевался автором документа. Для обозначения вида документа чаще всего употреблялся термин "грамота". Под ним понимался "и официальный документ и частный юридический акт и просто письмо"

Автор документа

  В самом тексте документа обозначался  и автор. При отсутствии упоминания автора в тексте его можно установить путем анализа текста, выяснения вопроса и функции управления и соотнесения их с учреждением, путем изучения автографов отдельных дьяков, которые "приписывали" документ.

Адресат документа

  Определенное  место, обычно в начале текста, занимает в документе адресат. С адресата обычно начинался текст и таких  документов как отписки и челобитные. Однако обозначения адресата имело  особенность: они адресовались на имя  царя ("Государю и великому князю"), хотя часто их исполнение предполагало конкретное учреждение. В 1680 г. вышел  указ, который предписывал указывать  на документах, направляемых в приказы  или отправляемых из них, только фамилию  главного судьи. 
 

Дата  документа

  Одним из реквизитов документа является его  дата. Дошедшие до нас многие ранние документы XII-XV вв. не датированы. Их дату можно установить лишь по каким-либо признакам. Хронологию не датированных ранних актов и других видов документов определяют приблизительно: по содержанию, факту, событию, иногда датируемых в  тексте.

Удостоверение документа

  Особое  значение имеет такой реквизит документа  как его удостоверение. Многие ранние документы не имели подписей. Редким явлением была авторская подпись. Законы (судебники), указы царя, приговоры  Боярской думы, великокняжеские и  царские грамоты не подписывались  автором. Лишь с развитием делопроизводственной службы эти и другие документы  приобретают особый вид удостоверения "припись" (подпись) дьяка и "справу" подьячего, которая означала соответствие беловика черновику, правильность его  оформления.

Помета (резолюция)

  Важное  значение для характеристики документа  имеют пометы (резолюции) - надписи  о характере и способе разрешения вопроса, затронутого в документе. Если документы не требовали дальнейших действий с ними, то писались такого рода пометы: "вклеить в столп", "взять отписка к отпуску", то есть подклеить к отпуску того документа, ответом на который являлась полученная отписка. Помета могла быть пространной: в ней объяснялось, кто документ слушал и какое решение принято. С середины XVII в. встречаются датированные пометы.

  Отметки на документе

  Особую  нагрузку в формуляре несут отметки  на документах: они помогают определить дату их составления, способ передачи и степень секретности. Самой  распространенной была отметка о  времени получения документа. Учреждение, получившее документ, делало на нем  отметку, обычно на обратной стороне  под адресатом. На исходящих документах делали отметки о времени отправления по назначению. Встречаются отметки о секретности: "написано о тайных делах". 
 

  Форма документа

  Документ XVI-XVII вв. отличает и его форма. В  этот период наиболее распространенными  были две внешние формы - столбцы  и книги. Примерное время появление  столбцов - XIV в. Думаю неудобство использования  столбцов в справочных целях, трудность  хранения заставили искать иные формы  документирования. Вот почему уже  в приказах наряду со столбцами имелись  записные книги.    Рукописные книги XVII в. представляли собою ряд сшитых тетрадей. По форматам книги различались: в полный лист (развернутый лист александрийской бумаги), в четверть листа ("вчетверку") и в восьмую часть листа ("восьмушка"). Вот так формировались реквизиты этой эпохе. Позже изменилось оформление и расположение отдельных видов формуляра документа.

  Реквизиты документа XVIII в.

  В XVIII в. происходят изменения в формуляре  документа. Постепенно к началу XVIII в. каждый реквизит документа приобретал самостоятельное значение, занимал  постоянное место в формуляре, его  оформление и расположение определялись нормативными актами.

  Вид документа

  В XVIII в. все документы себя называют. Законодательные и распорядительные акты представлялись указами, инструкциями, регламентами, протоколами, резолюциями, приговорами. Переписка оформлялась несколькими видами документов, которые определялись соподчиненностью учреждений или лиц. Так, сообщение нижестоящего учреждения или должностного лица высшему оформлялось рапортом. Вышестоящее учреждение или должностное лицо посылали требования.   Сообщение одного учреждения другому, не связанного соподчиненностью, называлось ведением. Появились такие виды как диплом - документ, удостоверяющий принадлежность лица к дворянскому сословию, патент - свидетельство о чине, сане, воинском звании или учебной степени. Можно сказать, что изменение общественно-экономического уклада определяло изменение видов и форм документов, переход одного вида документа в другой.  
 

  Автор документа

  Оформлению  автора документа был посвящен специальный  указ от 27 ноября 1741 г. "Форма о  титулах…". В нём подробно определялось, какой царский титул употреблять  в разных видах документов. Так, в  грамотах иностранным государствам титул был самым пространным, в грамотах внутри государства - "императрица  и самодержица Всероссийская". В документах XVIII в. автор отделяется от текста. Обычно автор указывался дважды: в подписи при указании должности и в начале текста вслед за обозначением адресата - наименования учреждения.

  Адресат документа

  Произошли изменения и в адресате документа. В начале 1700 г. издается специальный  указ "О неподаче просьб мимо присутственных мест государю, кроме великих государственных  дел". Документы должны адресоваться в конкретное учреждение. На имя  государя могли подаваться документы  по вопросам государственной важности. Это требование повторялось в  законах 1762, 1765 гг.

  Дата  документа

  В документах обычно указывалась дата их составления. Она писалась в начале или в конце текста часто в  одну строку с ним: "Июля 27-го 1708 году". К середине XVIII в. дата написания документа отделяется от текста и ставится под текстом с левой стороны: "Января 19 дня 1775 года".

  Удостоверение документа

  В оформлении состава удостоверения  также произошли большие изменения. Прежде всего, они коснулись подписи: документы подписываются автором. Петр I после возвращения из первого  заграничного путешествия сам стал подписывать акты, исходящие от верховной  власти.

  Резолюция на документе

  Резолюция дополняет характеристику документа XVIII в. В ней выражалось отношение  начальствующего лица к существу разрешения вопроса: "разрешить", "отклонить". Другого рода резолюции определяли последующие действия с документами: "к сведению", "к делу", "к докладу со справкой". Резолюции писались на лицевой стороне первого листа в следующей за подписью строке или над текстом.

  Отметки на документе

  Документ XVIII в. имеет большое количество отметок. Отметка о получении документа  делалась после подписи и даты у левого поля. Появились регистрационные входящие и исходящие номера. Входящий номер ставился в левой верхней части лицевой стороны листа, исходящий - посредине листа над адресатом или под адресатом.

  Форма документа

  Изменилась  в XVIII в. и форма документа. Определенное влияние на нее оказало введение в 1699 г. гербовой бумаги. Было утверждено три образца гербовой бумаги разной стоимости: в 20 или 10 копеек, в 2 деньги или одну копейку и одну деньгу. В 1700 г. указами Петра I были отменены столбцы. Они заменялись тетрадями. Изменение формы документа повлияло на организацию всего делопроизводства. Вскоре реквизиты снова подвергаются изменениям.

  Реквизиты документа XIX - начала XX вв.

  Происходит  строгая регламентация содержания и оформления документов. Только за 1808-1823 гг. было издано 35 законодательных  актов по вопросам делопроизводства с приложением формуляров документов. Также в эту эпоху создаются  типовые и трафаретные тексты, что свидетельствует о начавшемся процессе унификации документов. Изменения коснулись и реквизитов документа.

  Вид документа

  Задача  модернизации делопроизводства, которая  ставилась при создании министерств, заставляла обращать большее внимание на оформление документа и, прежде всего  его вида. Все документы, кроме  писем (сношений), себя называют. Количество видов документов в рассматриваемый  период возросло. Новые виды документов порождали специализация документирования, развитие капиталистических отношений, которое втягивало в активную социальную деятельность более широкие  слои общества, и эта деятельность документировалась.

  Делопроизводственные  документы по характеру составления  и исполнения были разделены на четыре группы: 

  1) внутренние документы;

  2) переписка;

  3)"просительские"  документы;

  4) акты.

  К внутренним документам относились докладные  записки, справки, журналы заседаний. Особой категорией внутренних документов являлись отчеты: финансовый, отчет  о деятельности учреждения. Отчетом  называли и план улучшения работы министерства ("отчет в видах  и предположениях"). Новыми видами внутренних документов были уставы и  положения, определявшие функции, права  и обязанности учреждения. К внутренним документам относились также должностные  инструкции, регистрационные журналы, описи.

  Автор документа

  Изменилось  оформление автора документа. Эти изменения  касались, прежде всего, документов коллективных авторов. В 1801 г. были отменены указы, запрещавшие  принимать прошения за несколькими  подписями. Расширяется круг авторов: по указу от 1 октября 1831 г. духовные завещания могли составлять и  крестьяне. Кроме того, автором служебного документа стали считать учреждение. Предписывалось размещать обозначение автора в левом верхнем углу. С 30-х гг. XIX в. появляются бланковые надписи.. Бланки были двух видов. Один включал: наименование ведомства, учреждения, структурной части, от которой исходил документ, номер его по реестру исходящих документов, указание места составления. Кроме того, в состав бланка иногда входил заголовок к документу. Указы, журналы, протоколы, записки и др. писались на чистых листах бумаги, без бланков. В "Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве" указывалось, что на бумаге без бланка пишутся "всеподданнейшие" рапорты и прошения.

  Дата  документа

  Дата  составления документов обозначалась по-разному для каждого вида. Так, в высочайше утвержденных мнениях  Государственного Совета она указывалась  в заголовке, в манифестах и именных  указах Сенату, кроме того, дата ставилась  в конце текста: в манифестах перед  подписью, в указах - после подписи. В письмах дата составления документа обозначалась отдельной строкой внизу документа, с левой стороны или в бланке документа после наименования структурной части учреждения.

  Адресат документа

  Обозначение адресата в XIX в. имелось на сношениях, прошениях, жалобах, отзывах. Правила  его написания определялись соподчиненностью учреждений. В сношениях равных учреждений и низших с высшими адресат начинался с предлога "в". Если документ адресовался конкретному должностному лицу, то при сношениях низшего должностного лица с высшим перед обозначением должности и фамилии указывался его титул - "его превосходительству", "его высокоблагородии", "его благородию" и т.п. Всеобщее употребление конвертов относится к первой четверти XIX в. На них повторяли адресат документа.

  Удостоверение документа

  Правила подписания документа по-прежнему определялись для каждого вида документа. Манифесты, именные указы Сенату имели собственноручные подписи царя. На копиях этих документов делалась запись: "На подлинном собственною  е. и. в. рукою подписано: "Николай". Законы повторяли установленные в XVIII в. правила подписания журналов заседаний, отношений, просительской документации, актов, допросов. Снова характер подписи зависит от адресата. В законе XIX в. подчеркивалось, что справки, сведения, записки, переводы подписывались теми, "коими они были составлены".        Особое внимание обращалось на оформление выписок и копий. В конце их указывалось, кто подписал подлинник: "Подлинный подписали…" или "На подлинном надписано". Заверяли копии должностные лица: "Верно: вице-директор…".

  Резолюция

  Резолюции имели конкретные указания по решению  вопроса: "Разрешаю перевести в  … класс гимназии без испытаний", или "К докладу со справкою". Для документов, не требующих ответа, писалось: "К сведению". Под  решением Совета министров Министерства, записанном в журнале, министр писал: "исполнить".

  Отметки на документе

  В XIX в. в правилах оформления документов большое место отводилось "особым отметкам". Они подчеркивали степень  важности документа: "нужное", "весьма нужное", "секретное", "в собственные  руки", "конфиденциально", "строго конфиденциально". Эти отметки  делались на правой стороне страницы документа. Другого рода отметки  фиксировали дату поступления документа  и его регистрации. В конце  документа, на последней его странице указывалось, когда и за каким  номером документ был исполнен или  ставилась отметка: "к делу".

  Форма документа

  Унификации  формы документа способствовала установление правил применения гербовой бумаги. На ней писались просительские  документы и акты. Все канцелярское делопроизводство велось на простой  бумаге. В 1883 г. был установлен единый размер листа бумаги.    Таким образом, в XIX в. формуляр документа выдерживается более строго. В каждом документе имеются все его реквизиты, они получают определенное место. 

2. Дайте краткую  характеристику способов  документирования.

     Документирование  – запись информации на различных  носителях по установленным правилам.

     В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают  и способы документирования.

-  Текстовое документирование -  текстовой документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.

-  Техническое документирование - техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы - обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.)

-  Фотокино–видеодокументирование - фотодокумент - изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Особенность фотодокументов – возникают в момент событий, поэтому они, благодаря точности, наглядности, имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т.д. С помощью микрофотокопирования получаются копии документов.

- Кинодокумент – изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в динамике, движении. Сейчас большое распространение получили видеодокументы, снятые на магнитную пленку.

- Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Аудиовизуальные документы широко применяются. 

-  Документы на машинных носителях- электронное документирование. С помощью специальных материальных носителей, на которых данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятной только машине. Чтобы человек мог прочесть информацию, обработанную машиной, ее нужно преобразовать в вид, пригодный для визуального восприятия. Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

-  Материальные носители информации - для создания документов используются различные материальные объекты (бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др.), которые служат для закрепления и хранения на них речевой, звуковой или изобразительной информации.  

     Документы на новейших носителях информации относятся  к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для  воспроизведения только с помощью технических средств, в том числе звуковоспроизводящей, проекционной аппаратуры или компьютера.

     Документы на новейших носителях информации делят  на: документы на магнитных носителях (магнитные карты, ленты, дискеты  и жесткие диски, видеодиски); документы  на оптических носителях информации (оптические документы) – микрографические документы (микрофильмы, микродиски, микрокарты) и оптические диски, информация, с  которых считывается с помощью  лазерного луча (CD–ROM, аудио компакт-диски, видеодиски, магнитооптические диски); документы на голографических носителях информации (голограммы). 

3. Что такое протокол? Какие виды протоколов существуют? Оформите протокол общего собрания трудового коллектива по выборам профсоюзного комитета.

Протокол  – документ, в котором фиксируется  последовательность и содержание обсуждаемых  коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и т.д.) поставленных вопросов и принятых решений.

     Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе  или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы  подразделяются на краткие и полные.

Полные  протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования),        стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола),       фонографическими (звукозапись), видео - протоколами (применяется видео - звукозапись, особенно при проведении видеоконференций).

     Они содержат запись всего заседания, включая  реплики, вопросы, замечания, выступления  и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости  от способа документирования.

Краткий протокол последовательно фиксирует  только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных  вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение».        Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей. Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.          Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания. Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию - «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. - обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа. 

 Первичная  профсоюзная организация ОАО «Северное сияние»

(ОАО «Северное сияние»)

ПРОТОКОЛ  №_10__

Заседания профсоюзного комитета

«_25__»  сентября 2011г.            

В состав профкома избрано: 11 чел.

Присутствовало:11 чел;

Члены профсоюзного комитета: Иванова Е.А., Сорокин А.С., Горин И.О., Кузнецов И.О…

Отсутствовало: нет.    

ПОВЕСТКА  ДНЯ:

О выдвижении требований  работодателю ОАО «Северное сияние» о выполнении им положений коллективного договора.

СЛУШАЛИ:

 Председателя  профкома ОАО «Северное сияние» Иванову Е. А. о нарушении работодателем положения коллективного договора в части  не предоставления работникам, работающим  свыше 10 лет дополнительного отпуска , 7 календарных дней.

Иванова Е.А предложила:

1.Выдвинуть   требования  работодателю о выполнении  им условий коллективного договора, для чего  до 17 октября 2011 года  издать приказ о предоставлении работникам, работающим  свыше 10 лет дополнительного отпуска, 7 календарных дней на собрании работников и начать процедуру коллективного трудового спора.

2.Требования  необходимо утвердить на общем  собрании работников. Предлагаю  провести собрание работников 13 октября 2011 года. Дату, время и место проведения собрания работников согласовать с работодателем.

3.В случае  отказа работодателем выполнить  требования  или несообщения своего  решения вступить в коллективный  трудовой спор. 

ВЫСТУПИЛИ:

1.А.С.  Сорокин - член профкома - предложил  поддержать предложение Ивановой  Е.А.

2. И.О.  Горин - член профкома - предложил  поддержать предложение Ивановой  Е.А.                       

ПОСТАНОВИЛИ:

1.Выдвинуть   требования  работодателю о выполнении  им условий коллективного договора, для чего  до 17 октября 2011 года  издать приказ о предоставлении работникам, работающим  свыше 10 лет дополнительного отпуска, 7 календарных дней на собрании работников.