Документно-інформаційні комунікації
ЗМІСТ
Вступ
- Документ і інформація ……………………………………………………….4
- Поняття про інформацію ……………………………………………….4
- Поняття про документ ………………………………………………….5
- Сутність документної комунікації………………………………………… . 6
- Проблеми пошуку і трансляції документної інформації…………………...8
- Інформаційні бар’єри …………………………. ………………………11
Висновки ………………………………………………………
Список використаних джерел ………………………………………………… 15
ВСТУП
Проблеми розвитку соціальних інформаційних комунікацій, підвищення ефективності їх функціонування в загально-суспільному вимірі набули особливого значення протягом останніх десятиріч. Це обумовлюється зростаючими впливами загально-цивілізаційних тенденцій до світової інтеграції, формуванням загально цивілізаційних механізмів вирішення глобальних проблем, що постають перед людством, по-перше. І , п о-друге, – ускладненням соціальної структури суспільства в процесі його еволюції, що зумовлює як розвиток самої структури соціальних комунікацій, необхідних для обов’язкових при цьому суспільних обмінів, у тому числі і насамперед – інформаційних, так і їх якісного вдосконалення. Швидкість, точність, вичерпність в інформаційних обмінах і якісні параметри цих обмінів стають дедалі більш важливими показниками життєздатності суспільства на сучасному етапі його розвитку.
У контексті розгляду інформаційної сфери суспільства соціальні інформаційні комунікації є необхідним елементом механізму забезпечення функціонування усіх складових інформаційного процесу, необхідного для сучасного інформаційного виробництва, збагачення базових масивів інформації загальносуспільного значення та соціальних інформаційних баз усіх складових соціальної його структури новими ресурсами. Ці комунікації є інструментом задоволення інформаційних запитів усієї системи користувачів національними інформаційними ресурсами та ресурсами глобально- інформаційного простору, забезпечення якісного доступу до інформації всім категоріям населення, а також – сприяння можливості інфотворення, самовираження в інформаційній сфері діяльності всім громадянам в процесі становлення демократичного суспільства.
Зародження, становлення і розвиток соціальної системи можливе тільки з допомогою інформаційних зв'язків, які часто знаходять матеріальне втілення в документованій інформації. Документи містять найрізноманітнішу інформацію що протікають у суспільних процесах, тому соціальна інформація спочатку визначає соціальну природу, сутність будь-якого документа. Разом з тим документ, будучи продуктом суспільного розвитку, одночасно і сам чинить певний вплив на формування і характер суспільних відносин, гальмує або, навпаки, стимулює їх розвиток. Тому вивчення будь-якого документа неможливо поза соціальним середовищем, в якому цей документ з'явився і де він функціонує.
Як по краплині води, її внутрішньому складу, можна отримати певну інформацію про водойму в цілому, так і по окремим документом можна скласти деяке первинне уявлення про характер і особливості суспільства.
Саме ідентифікація соціальної сутності документа, що став історичним джерелом, лежить, зокрема, в основі історичної науки і такій найважливішій її галузі як документознавство.
Функції документа безпосередньо
пов'язані з функціями
Однією з найважливіших функцій будь-якого документа, безумовно, є комунікативна функція призначена не тільки для вирішення завдання трансляції інформації в соціальному просторі, але також і для організації, упорядкування та підтримання інформаційних зв'язків у суспільстві. Інакше кажучи, вона грає і передавальну, і соціально цементуючу роль.
Об’єктом дослідження контрольної роботи є документні комунікації.
Предметом дослідження є канали збирання та засоби обробки інформації про документні комунікації.
Метою даної контрольної роботи є дослідження каналів збирання та засобів обробки інформації про документні комунікації.
- Документ і інформація
- Поняття про інформацію
Суспільне буття неможливе
без інформації. Інформація супроводжує
індивіда протягом всього його
фізичного існування, тому
Фіксація інформації
індивідом відбувається
Поняття "документ”
як і поняття "інформація”
(основний елемент документа)
дуже широке і багатоаспектне,
глибоке вивчення феномену
Лише документ організовує, систематизує інформацію, подає її в зафіксованому порядку.
Вперше питання про соціальну інформацію розглядалося вченими ще на початку ХХ століття. Соціальна інформація – це спосіб передавання знань, емоцій і волевиявлень у суспільстві. В загальному соціальну інформацію можна визначити як відомості призначені для передачі в суспільстві. Саме інформація, вміщена в документі, є об’єктом вивчення в документознавстві та суміжних науках.
В професійній діяльності, об’єктом якої є документ, потрібно розрізняти поняття “документна інформація”, “інформація документа”, “інформація на документі”, “документальна інформація”.
Основу будь-якого документа складає документна інформація, тобто інформація, що вміщена в документі. Для її зберігання та передачі і був створений документ.
- Поняття про документ
Поняття «документ» є центральним та фундаментальним у понятійній системі документознавства. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, що слугують об'єктами практичної діяльності створення, збору, аналітико-синтетичної обробки, збереженню, пошуку, поширенню та використанню документної інформації в суспільстві.
Поняття «документ»
широко використовується в
Документ – являє собою систему – велику кількість закономірно пов’язаних одне з одним елементів і частин, як цілісне утворення.
Елемент – найменша одиниці поділу документа. Сукупність однорідних елементів, що виконують необхідну для існування системи функцію називаються підсистемою. Якщо в системі є декілька підсистем, то вся система стає складною.
Поняття системи відносне,
так само як і поняття елемента.
Якщо документ вважати за систему, тоді
матеріальна і інформаційна складова
будуть його підсистемами, також документ
мусить містити конструктивні
Вивчення документа як системи полягає у виявленні всіх його елементів, підсистеми і зв’язків між ними, тобто у вивченні структури. Встановлюються ознаки і параметри, які характеризують документ як систему.
При системному підході документ розглядається як частина великої системи соціальної комунікації. Тому, насамперед, важливо вияснити, частиною якої загальної системи в даному випадку є документ. Саме цим визначаються його можливості, задаються мета існування, функції виконувані в суспільстві, закономірності функціонування.
Документ являє собою
відносно самостійну систему завдяки
наявності власних ознак і
властивостей, що обумовлюють його
різницю чи схожість з іншими матеріальними
об’єктами. Ознака відображає внутрішню
прикмету по якій (частіше сукупності
яких) можна віднести той чи інший
об’єкт до документа. На відміну від
ознаки, властивість відображає якісну,
тобто внутрішню належну
- Сутність документної комунікації
Документна комунікація, це комунікація, яка опосередкована документом, побудована на обміні документами між двома або більше учасниками комунікаційного процесу. Документна комунікація є підсистемою соціальної комунікації.
Документ виник і існує в документно-комунікаційному процесі, тобто в такій комунікації, в якій від одного суб’єкта (відправник) до іншого (отримувач) передається інформація, яка зафіксована на документі.
Передача документної інформації в суспільстві називається соціальною документною комунікацією. Її відправником та отримувачем є людина або група людей, суспільство в цілому. Документна комунікація в соціумі відображає процеси або способи розповсюдження (передачі) інформації в суспільстві, що здійснюються за допомогою документів.
У процесі соціальної документної комунікації беруть участь три основні елементи:
- Комунікант – відправник документного повідомлення, що починає акт комунікації (автор повідомлення).
- Реципієнт повідомлення – його одержувач, приймач (читач, слухач, глядач). Між комунікантом і реципієнтом встановлюється канал комунікації, без якого зв'язок не може відбутися.
- Комунікат – документне повідомлення. Документну комунікацію можна вважати такою, що відбулася тільки у тому випадку, коли реципієнт (споживач) одержав закодовану на матеріальному носії інформацію, відправлену комунікантом.
Найпростіша модель документної комунікації в суспільстві виглядає таким чином:
При цьому, кодування - це представлення ідеї, яку прагне донести до одержувача коммунікант, в кодах або символах, тобто в знаках, що перекладають ідею на мову, зрозумілу реципієнту. Процес кодування в значній мірі суб'єктивний, оскільки залежить від особи кодуючого.
Декодування повідомлення -
це переклад його на мову одержувача. Воно
визначається особистим сприйняттям
одержувача, його здатністю розпізнавати
і інтерпретувати коди, використані
для передачі ідеї. Адекватність сприйняття
повідомлення носить певною мірою суб'єктивний
характер і може варіювати від
нуля до ста відсотків. Так, незнання
іноземної мови зводить можливість
декодування іншомовного
Місце документа в соціальній документній комунікації обумовлено його функцією передачі повідомлення від комуніканта до реципієнта. Будь-який документ як елемент документної комунікації можна охарактеризувати по формулі «хто, що, по якому каналу, кому, з якою ефективністю повідомляє». Цей перелік питань став відомим як «формула Ласвелла». Часто її зменшують до мінімуму: «хто, про що, кому».
Таким чином, документ є засобом (каналом) передачі інформації, якщо його розглядати як елемент комунікаційного процесу в цілому, або джерелом інформації (комуні кантом), якщо його розглядати з позиції реципієнта.
Документно – комунікаційна система обслуговує без виключення всі сфери людської діяльності. Ця система включає в себе цілий ряд спеціально створених суспільних інститутів: редакційно – видавнича справа, науково – інформаційна та бібліографічна діяльність та ін. сформульовані відповідні документні структури: бібліотеки, інформаційні центри, редакції газет і журналів, видавництва, архіви тощо.
- Проблеми пошуку і трансляції документної інформації.
Найважливішими властивостями документованої інформації є своєчасність, доступність, повнота, новизна. З цими властивостями безпосередньо пов'язана трансляція інформації, тобто реалізація однієї з основних функцій документа - комунікативної. Справа в тому, що документована інформація практично не використовується в місці свого виникнення і в момент створення. Більш того, інформація взагалі не існує ні як субстанція, ні як функція стану. Вона реальна, об'єктивна тільки як процес, що складається з різних стадій. Важливу роль у цьому процесі відіграє пошук і збір потрібної інформації.
У свою чергу, пошук документованої інформації найтіснішим чином пов'язаний з проблемою її розсіювання в просторі (по безлічі джерел) і в часі. Ця проблема є досить актуальною в самих різних сферах діяльності людини: в науці, в управлінні, в освіті і т.д. За деякими даними, розробник або дослідник приблизно половину свого робочого часу витрачає на пошук необхідної інформації. Алгоритм пошуку полягає в послідовному зверненні до джерел. Однак потрібна інформація вкрай нерівномірно розосереджена (розсіяна) за різними джерелами. Тому простий перебір всіх джерел, що містять необхідну інформацію, може призвести до нераціональних витрат часу і засобів. Між тим, виявляється, існують певні закономірності розсіювання інформації. Одним з перших на цю обставину звернув увагу англійський бібліограф С.К.Бредфорд (1878-1948). Він запропонував модель розсіювання інформації, яка стала згодом класичною:
«Якщо наукові журнали, - писав С.К.Бредфорд, - розташовані в порядку убування продуктивності статей з даного питання, вони можуть бути розділені на ядро періодичних видань, більш спеціально присвячених даному питанню, і кілька груп або зон, що містять ту ж саму кількість статей, що і ядро, коли числа періодичних видань в ядрі і наступних зонах будуть ставитися як 1: n: n2».
Інакше кажучи, збільшення в арифметичній прогресії кількості статей, що містять інформацію по якомусь питанню, приводить до зростання в геометричній прогресії масиву джерел (в даному випадку журналів) з такого роду статтями. Таким чином, у відповідності з цією моделлю, збільшення повноти інформації безпосередньо пов'язане з наростанням труднощів у її пошуку.
Великі труднощі викликає також і пошук документованої інформації, розсіяної в часі. При цьому необхідно враховувати фактор її старіння, який залежить від багатьох обставин. Старіння виявляється в тому, що постійно виникають все нові документи, нові джерела, що містять більш повну, точну, достовірну інформацію. Тому з метою економії часу та ресурсів виправдано першочергове звернення саме до цих джерел.
Проблема пошуку інформації, розсіяної в часі, в найбільшій мірі розроблена стосовно наукової документації. Так, ще в 1960 р. учені Р.Бартон і Р.Кеблер вивели закономірність, згідно з якою інформація, що має найбільшу суспільну значущість, зосереджена в певному інтервалі часу. Для наукової документації цей інтервал дорівнює напівперіоду формування наукових уявлень в суспільній системі, тобто приблизно 19 років. Зрозуміло, швидкість старіння залежить від конкретної науки, від певної її галузі, наукового напрямку.
В управлінській сфері також відбувається старіння документованої інформації, причому, як правило, з більшою швидкістю, яка теж залежить від конкретної сфери управління - адміністративної, економічної і т.п. Все це необхідно враховувати в практичній роботі з документами.
Передача документованої інформації в часі і в просторі здійснюється за допомогою природно виниклих або штучно створених каналах і засобах. На ранніх етапах розвитку людського суспільства передача інформації відбувалася в вигляді знання, ще не відокремленого від суб'єкта, який володіє цим знанням. Роль своєрідних банків знань і каналів передачі знань грали люди похилого віку, тобто самі досвідчені, навчені життям люди.
З появою писемності відбувається фіксація інформації на матеріальному носії, тобто відділення її від суб'єкта, що дозволило і передавати, і зберігати інформацію. А починаючи з середини 19 ст., Інформація могла вже відокремлюватися від матеріального носія, на якому вона була зафіксована, і існувати у вигляді сигналу, тобто модульованого фізичного процесу.
Однак у процесі передачі документованої інформації мають місце затримки, які призводять до її старіння, а, отже, до зниження цінності. Найчастіше затримки ці відбуваються в "накопичувачах" (архівах, запам'ятовуючих пристроях), а також в "каналах зв'язку" (радіоканалах, поштових відомствах і т.п.).
Нерідко затримка буває штучною - з метою отримати взамін витраченого часу меншу ймовірність помилки, тобто більшу достовірність інформації шляхом її повторної перевірки. Таким чином, створюється певна надмірність інформації, яка гарантує повноту сприйняття.
- Інформаційні бар’єри
Жодна з видів комунікації не може існувати без бар'єрів, що перешкоджають її руху. У найзагальнішому вигляді інформаційні бар'єри поділяються на об'єктивні, тобто виникають і існують незалежно від людини, і суб'єктивні. У свою чергу, суб’єктивні можна розділити на:
- Бар'єри, створювані джерелом.
- Бар'єри, що виникають за рахунок приймача інформації.
У дослідницькій літературі зазвичай виділяється до десяти і більше інформаційних бар'єрів. Найбільш значущими з них є:
- Просторові (географічні) бар'єри. Вони виникають внаслідок видалення джерела і приймача інформації один від одного в просторі.
- Тимчасові (історичні) бар'єри. Пов'язані з поділом джерела і приймача інформації в часі.
- Державно-політичні бар'єри - гальмують процес формування єдиного світового інформаційного простору, внаслідок існування на Землі понад півтори сотні незалежних держав, розділених кордонами, які мають різні політичні режими, різні законодавства, по-різному регулюють інформаційно-документаційні процеси.
- Режимні бар'єри - обмежують доступ до документованої інформації.
- Відомчі та бюрократичні бар'єри. Вони обумовлені розгалуженою, ієрархічною структурою системи управління та самоврядування.
- Економічні бар'єри - пов'язані з відсутністю або дефіцитом фінансових коштів для виробництва, передачі, споживання інформації.
- Технічні бар'єри - виникають внаслідок нестачі або технічної несумісності обладнання, а також технічних засобів, програмного забезпечення і т.п., необхідних для оптимізації інформаційних процесів.
- Семантичні (термінологічні) бар'єри - з'являються в результаті різного тлумачення різними людьми слів, термінів, символів.
- Мовні (національно-мовні) бар'єри - обумовлені незнанням або слабким знанням мов.
- Ідеологічні бар'єри - виникають між окремими людьми або соціальними групами, внаслідок наявності у них різних систем поглядів на навколишню дійсність, різного віросповідання і т.п.
- Психологічні бар'єри - пов'язані з особливостями сприйняття інформації конкретною людиною.
Робота з документами потребує не тільки знання інформаційних бар'єрів, але і можливих шляхів їх подолання. Успішне подолання багатьох бар'єрів пов'язано з науково-технічним прогресом, з використанням сучасних інформаційних технологій. Так, просторові бар'єри досить ефективно долаються з допомогою комп'ютерної мережі Інтернет; мовні - в результаті вдосконалення системи мовної підготовки та перепідготовки у навчальних закладах, а також розробки та використання відповідних комп'ютерних програм перекладу текстів на різні мови; семантичні - шляхом створення різного роду словників і стандартизації ряду термінів і визначень і т.д.
ВИСНОВКИ
Нинішня цивілізація, пройшовши певний шлях у своєму історичному розвитку, являє собою складну систему людських співтовариств, що в процесі своєї еволюції набуває дедалі більше характерних рис цілісного соціального організму. Внутрішня єдність цього організму забезпечується розвитком системи відповідних соціальних комунікацій, що постійно вдосконалюються згідно зі зростаючими соціальними потребами на базі розвитку науково-технічного процесу.
Функціонування документів у суспільстві — це, по суті, єдність зберігання, розповсюдження і використання тієї соціальної інформації, яка опосередкується через систему документних комунікацій.
Документною комунікацією називають комунікацію, опосередковану документом, побудовану на обміні документами між двома або більше людьми.
Будучи підсистемою більш широкої системи інформаційних комунікацій, вона забезпечує створення, аналітико-синтетичну обробку, зберігання, розповсюдження і використання документів як носіїв соціальної інформації.
До системи документальних комунікацій входить, забезпечуючи її розвиток і функціонування, цілий ряд спеціально створених для цього суспільних інститутів, у тому числі редакційно-видавнича справа, книжкова торгівля, бібліотечна справа, архівна справа, науково-інформаційна діяльність, бібліографічна діяльність.
Документна комунікаційна система — це підсистема соціальної комунікації, що забезпечує створення, обробку, збереження і поширення документальної інформації в суспільстві.
Система документних комунікацій є сукупністю всіх документів, відправників документальної інформації (автор, видавництво), її споживачів (читач, слухач, глядач), професійних посередників (бібліотекарів, бібліографів, фахівців у сфері інформації і документації); виробничих процесів (створення, обробка, збереження, поширення документів) і відносин між ними, обумовлених як внутрішніми властивостями системи, так і зовнішнім середовищем її суспільного функціонування.
Список використаних джерел
- Асеев Г. Г., Шейко В. Н. Информационные технологи в документоведении: Учеб. пособ.— Х., 1997.
- Горовий В. Соціальні інформаційні комунікації, їх наповнення і ресурс / НАН України, Нац. б-ка України ім. В. І. Вернадського; наук. ред. Л. А. Дубровіна. – К., 2010.
- Документознавство та інформаційна діяльність: наука, освіта, практика: Зб. матеріалів наук. конф., 18 грудня 2002 р. / Редкол.: Т. Власова, М. Слободяник та ін.— К., 2003.
- ДСТУ 2392294. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення.— Чинний від 1995501101.— К.: Держстандарт України, 1994.
- Кулешов С. Г. Документальні джерела наукової інформації: поняття, типологія, історія типологічної схеми.— К., 1995.
- Ларьков Н. С. Документоведение : учеб. пособие / Н. С. Ларьков. — Томск, 2005.
- Соколов А. В. Эволюция социальных коммуникаций.— С Пб., 1995.
- Соляник А. А. Документні потоки та масиви: Навч.посіб. / Харк. держ. акад. культури.— Х., 2000.
- Столяров Ю. Н. Документные ресурсы: Программа курса для специальности «Документационное обеспечение управления» / МГУК.— М., 1997.
- Цит. по: Ефимов А.Н. Информация: ценность, старение, рассеяние. М.: Знание, 1978.
- ШвецовааВодка Г. М. Документ і книга в системі соціальних комунікацій / Рівнен. держ. гуманітар. уннт.— Рівне, 2001.
