ERP-система

Введение

По мере структурирования промышленных компаний все более  популярными становятся современные  автоматизированные системы поддержки  управленческой деятельности, так называемые, ERP-системы (от Enterprise resources planning - Управление ресурсами предприятия).

ERP-системы - набор интегрированных  приложений, которые комплексно, в  едином информационном пространстве  поддерживают все основные аспекты  управленческой деятельности предприятий  - планирование ресурсов (финансовых, человеческих, материальных) для производства  товаров (услуг), оперативное управление выполнением планов (включая снабжение, сбыт, ведение договоров), все виды учета, анализ результатов хозяйственной деятельности.

Основными требованиями, предъявляемыми к ERP-системам являются: централизация  данных в единой базе, близкий к  реальному времени режим работы, сохранение общей модели управления для предприятий любых отраслей, поддержка территориально-распределенных структур, работа на широком круге аппаратно-программных платформ и СУБД.

Целью настоящей работы является описание структуры, механизмов использования  и перспектив развития ERP-систем.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ERP-система

ERP-системы - это компьютерные  системы, созданные для обработки  деловых операций организации  и для содействия комплексному  и оперативному (в режиме реального  времени) планированию, производству  и обслуживанию клиентов. В частности, ERP-системы имеют следующие характеристики: это готовое ПО, разработанное для среды клиент-сервер, как традиционной, так и базирующейся на интернет-технологиях; эти системы интегрируют большинство бизнес-процессов; они обрабатывают большую часть деловых операций организации; эти системы используют БД всего предприятия, каждый образец данных в которой запоминается, как правило, единожды; они обеспечивают доступ к данным в режиме реального времени: в некоторых случаях данные системы позволяют интегрировать обработку деловых операций и действий по планированию (например, производственное планирование).

Более того, ERP-системы все  чаще имеют такие дополнительные характеристики, как: поддержка многочисленных валют и языков (что очень важно  для транснациональных компаний); поддержка конкретных отраслей (например, SAP поддерживает большое число отраслей, включая нефтяную и газовую отрасли, здравоохранение, химическую промышленность и банковское дело); способность  к настройке (кастомизации) без программирования (например, установкой «переключателей»).

Перечислим основные преимущества внедрения и использования ERP-системы: ERP-системы интегрируют виды деятельности фирмы.

Процессы планирования ресурсов предприятий являются межфункциональными, заставляющими фирму выходить за традиционные, функциональные и локальные рамки. Кроме того, различные бизнесс-процессы предприятия часто связаны между собой. Более того, данные, располагавшиеся ранее на различных неоднородных системах, сейчас интегрированы в единую систему.

ERP-системы используют  «лучшие практики».

Системы планирования ресурсов предприятий вобрали в себя более тысячи лучших способов организации бизнес-процессов. Эти лучшие практики могут быть использованы для улучшения работы фирм. Выбор и внедрение ERP-систем требует внедрения таких лучших практик.

Системы планирования ресурсов предприятий делают возможной организационную  стандартизацию различных географически  разделенных подразделений. В результате подразделения с нестандартными процессами можно сделать такими же, как и другие подразделения, имеющие  эффективные процессы. Более того, фирма может предстать перед  внешним миром как единая организация. Вместо того чтобы получать разные документы, когда какая-то фирма имеет дело с разными филиалами или предприятиями данной компании, эта компания может быть представлена миру в виде единого общего образа, что ведет к улучшению ее имиджа.

ERP-системы устраняют информационную  асимметрию.

Системы планирования ресурсов предприятий складывают всю информацию в одну и ту же основную БД, устраняя многочисленные информационные несоответствия. Это приводит к нескольким результатам. Во-первых, обеспечивается повышение  контроля. Если один из пользователей  не выполняет свою работу, другой видит, что что-то не было сделано. Во-вторых, открывается доступ к информации для тех, кому она нужна; в идеале, обеспечивается улучшенная информация для принятия решений. В-третьих, информация перестает быть предметом посредничества, так как она становится доступной  и для руководства, и для служащих компании. В-четвертых, организация  может стать «плоской»: так как  информация широко доступна, нет потребности в дополнительных малоценных работниках, чья основная деятельность - подготовка информации для распространения среди руководства и служащих компании.

ERP-системы обеспечивают  информацией в реальном времени

В традиционных системах большое  количество информации фиксируется  на бумаге, а затем передается другой части организации, где она или  переоформляется (обычно агрегируется), или переводится в компьютерный формат. С ERP-системами большое количество информации собирается у источника  и непосредственно помещается в  компьютер. В результате, информация тут же становится доступной для  других.

ERP-системы обеспечивают  одновременный доступ к одним  и тем же данным для планирования  и контроля.

Системы планирования ресурсов предприятия используют единую БД, где большая часть информации вводится один и только один раз. Так  как данные доступны в реальном времени, фактически все пользователи организации  имеют доступ к одной и той  же информации для планирования и  контроля. Это может способствовать более согласованному планированию и управлению по сравнению с традиционными  системами.

ERP-системы способствуют  взаимодействию и сотрудничеству  внутри организации.

Системы планирования ресурсов предприятий также способствуют взаимодействию и сотрудничеству внутри организации (между различными функциональными  и географически разделенными подразделениями). Наличие взаимосвязанных процессов  приводит функциональные и географически разделенные подразделения к взаимодействию и сотрудничеству. Стандартизация процессов также способствует сотрудничеству, так как между процессами становится меньше противоречий. Кроме того, единая БД способствует взаимодействию, обеспечивая каждое географически разделенное и функциональное подразделение нужной им информацией.

ERP-системы способствуют  взаимодействию и сотрудничеству  между организациями.

ERP-система обеспечивает  информационную магистраль для  организации взаимодействия и  сотрудничества с другими организациями.  Фирмы все больше и больше  открывают партнерам свои БД  для облегчения снабжения и  других видов деятельности. Чтобы  данная система работала, необходим  единый архив, которым могут  пользоваться партнеры; и ERP-системы  могут быть использованы для  содействия таким обменам.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Возможности ERP-систем

Основные возможности ERP-систем можно представить в виде четырех  блоков: планирование, учет, анализ, управление.

Планирование

Осуществлять планирование деятельности предприятия на различных  уровнях значит:

Формировать программу сбыта.

Осуществлять производственное планирование (уточненная и утвержденная программа сбыта является основой  плана производства, интеграция данных этих планов существенно облегчает  процесс производственного планирования и обеспечивает их неразрывную связь).

Формировать основной производственный план-график (детализированный оперативный  производственный план, на основе которого осуществляется планирование и управление заказами на закупку и производство).

Формировать планы на закупку.

Осуществлять финансовое планирование и бюджетирование.

Осуществлять предварительную  оценку выполнимости сформированных планов на различных уровнях планирования для внесения необходимых коррекций  или принятия решения о привлечении  дополнительных ресурсов.

Учет

В случае, если планы получили свое подтверждение, они приобретают статус актуальных планов, и начинается их реализация. Ранее смоделированный поток зависимых заказов превращается в реальный, порождающий потребности в материалах, трудовых ресурсах, мощностях и деньгах. Удовлетворение данных потребностей порождает учетные действия, обеспечивающие оперативную регистрацию прямых затрат, относящихся к производимой продукции (материальных, трудовых, эксплуатационных затрат в привязке к заданиям, технологическим операциям, проектным работам, работам по техобслуживанию…), и косвенных затрат, распределяемых по центрам финансовой ответственности. Все операции по регистрации прямых затрат вводятся, как правило, в натуральном выражении нормативного потребления (материальные - в соответствующих единицах измерения, трудовые - временные…). Для отражения соответствующего финансового результата ERP-системы предлагают мощные средства настройки финансовой интеграции, позволяющие обеспечить автоматический перевод потребленных ресурсов в их финансовый эквивалент.

Анализ

За счет оперативного отражения  результатов деятельности управленческий персонал получает возможность в  режиме реального времени осуществлять сравнительную характеристику планов и результатов, а наличие дополнительных модулей для расчета основных показателей и построения математических моделей значительно упрощает процесс  бизнес-планирования.

Управление

Наличие оперативной информационной обратной связи о состоянии объекта  управления, как известно, является основой любой системы управления. ERP-системы предоставляют такого рода обратную (достоверную и оперативную) информацию о состоянии проектов, производства, запасов, наличии и  движении денежных средств и т.д., что в результате позволяет принимать  обоснованные управленческие решения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Основные компоненты ERP-систем

Системы планирования ресурсов предприятий могут обеспечивать большое разнообразие функциональности, используя компоненты, которые часто  называются «модулями».

В качестве примера приведем список основных компонентов системы SAP R/3:

АА (asset accounting - учет основных средств), отвечающий за информацию относительно износа, страхования, основных фондов и т.д.

СО (controlling - управление), включающий блоки «Учет центров затрат», «Управление себестоимостью» и «Функционально-стоимостной анализ» (activity-based costing, ABC).

FA (financial accounting - финансы), включающий блоки «Главная книга», «Дебиторская задолженность», «Кредиторская задолженность» и «Консолидация в соответствии с законодательством» (legal consolidations).

HR (human resources - кадры), включающий блоки «Управление персоналом» и «Планирование и развитие».

MM (materials management - управление материалами), включающий блоки «Управление запасами», «Контроль счетов-фактур», «Управление складами».

РМ (plant maintenance - обслуживание предприятия), включающий блоки «Производственные и технические объекты», «Профилактическое обслуживание», «Управление техническим обслуживанием», «Управление заказами на техническое обслуживание».

РР (production planning - производственное планирование), включающий блоки «Операционное планирование и планирование продаж», «Материальное планирование» и «Планирование мощностей».

PS (project system - проектная система), который включает блоки «Управление проектами» и «Управление бюджетом».

QM (quality management - управление качеством), включающий блоки «Сертификаты качества», «Инспектирование», «Средства планирования» и «Уведомление о качестве».

SD (sales and distribution - продажи и дистрибуция).

Кроме того, в системе  существуют так называемые «общие» (cross-application) модули, которые могут быть использованы в системе R/3 повсеместно. Среди них - SAP business workflow (поддержка рабочих процессов) и SAP office (поддержка офисной работы).

 

 

 

4. Модели, объекты и процессы ERP-систем

Понятия модель, объект и  процесс (МОП) являются ключевыми в  структуре любой ERP-системы. Процесс  конфигурирования ERP-системы состоит  в выборе и отражении в системе  моделей, объектов и процессов, используемых организацией.

Модели

В ERP-системах заложено несколько  моделей, таких как, например, модель организационных структур в системе SAP R/3 (рис. 1). Эти модели - отображение  реального мира в системе, и их качество важно для отражения  реальности. Например, модель организационных  структур позволяет фиксировать  информацию вплоть до буферного накопителя. И информация может быть объединена, начиная с буфера памяти, до уровня корпоративной группы.

Такие возможности дают не только пользу, но и требуют затрат. С одной стороны, они могут  обеспечить системе определенный уровень  детализации организации, необходимый  для моделирования фирмы. С другой стороны, если модель фирмы меняется, она должна быть изменена и в системе. В результате, если модели меняются часто, это обходится довольно дорого.

Существуют определенные предположения, касающиеся тех основных моделей, которые должны быть адаптированы при внедрении. Например, как указано, организационная модель системы R/3 потребовала от компании Microsoft описать каждое подразделение для целей моделирования оценки либо как центр затрат, либо как центр прибыли. К сожалению, это представление отличалось от существующей организационной модели, и Microsoft пришлось приспосабливаться к модели.

Объекты

Объект можно определить как интерфейс между «внутренней» средой - содержанием и организацией с амого объекта - и «внешней» средой - окружением, в котором он функционирует. Внутренняя среда - это компьютерная программа, а внешняя - это мир, в котором функционирует система.

Объекты предприятия - пища для информационных процессов. Например, под таким объектом предприятия, как «документ», обычно понимается счет. Кроме того, объектами также  являются реализации моделей (в форме  перечня счетов, списков производителей, списков продукции и т.д.). Объекты  предприятия известные как документы  генерируются системами в качестве выходных данных (например, счета) или  используются ими в качестве входных  данных (заказы клиентов). Объекты предприятия, являющиеся реализациями моделей (например, списки производителей), обеспечивают структуру производственных систем.

Процессы

Процессы - это потоки деятельности и информации, необходимые для  выполнения определенной задачи или  группы задач. Обычно организации должны выбирать процессы, соответствующие  их потребностям, из набора процессов, содержащихся в ERP-системе. Поскольку, в принципе, существует множество  способов выполнения задачи или групп  задач, каждый из процессов не является единственно возможным. А так  как они не являются единственно  возможными, ожидается, что одни процессы будут работать лучше, чем другие. В рамках ERP-систем существуют многочисленные процессы, охватывающие несколько функций.

Процесс управления заказами SAP. Этот процесс отображается в многочисленных модулях SAP, интегрированных между  собой. В традиционной функционально-ориентированной  системе, напротив, существовало бы, по меньшей мере, четыре различные системы (товарооборот и распределение, производственное планирование, управление материалами  и финансы), которые не были бы интегрированы. И обмен информацией между  ними производился бы вручную, если бы вообще производился.

Внедрение процессов системами  планирования ресурсов предприятий, в  конечном счете, требует многих решений, которые обычно принимаются группой  внедрения. Среди этих решений такие, как, например, кому выдать кредит и  кому отказать, или, когда предложить скидки и кто их должен получить.

До внедрения ERP-систем фирмы  в целом не использовали общие  и глобальные модели, объекты и  процессы (МОПы). Однако внедрение ERP-систем обычно требует общих МОПов по нескольким причинам: требования системы, обслуживание клиентов, управление процессами, общекорпоративная БД, создание ценности и снижение расходов.

Обычно компании создают  набор стандартов, выбирая из существующих у них МОПов (найденных в различных подразделениях), лучших практик, предоставленных консультантами и ERP-системой, а также используя смешанные подходы. К сожалению, чаще всего не понятно, какой набор объектов и стандартов должен быть принят, особенно из-за того, что при любом выборе одни подразделения получат большую выгоду, чем другие. Стандартизация МОПов может быть довольно широкой, а подразделениям может быть разрешено выбрать только около 1% МОПов.

 

Заключение

 

ERP-система - это система  планирования ресурсов предприятия  по всем основным направлениям  его деятельности.

Использование полнофункциональной  единой системы управления ресурсами  компании может дать огромные преимущества предприятию в организации эффективного управления компанией, увеличении быстроты реакции на изменения внешней  среды, повышении качества обслуживания клиентов.

Внедрение ERP-системы на предприятии  не только помогает повысить степень  автоматизации отдельных процессов, но и провести реинжиниринг самих этих процессов. В результате такого внедрения стандартизируется подавляющее большинство операций, значительно растет управляемость организации, повышается степень ее информационной открытости.

Основными понятиями в  структуре любой ERP-системы являются понятия модели объекта и процесса. Суть внедрения системы на предприятии  состоит в установлении соответствия между этими параметрами системы  и элементами и процессами реальной организации.

Взаимодействие с ERP-системой осуществляется путем ввода данных и получения отчетов. Ввод данных организуется таким образом, чтобы  исключить любое дублирование и  обеспечить должный уровень контроля за правильностью ввода для исключения возможных ошибок оператора. Выходные данные могут предоставляться как в виде стандартных отчетов, так и результатов специальных запросов пользователя. Для удобства использования отчеты размещаются в корпоративной или глобальной сети, а также интегрируются в различные пользовательские приложения.

Эволюция систем управления предприятием привела к появлению ERP-систем второго поколения - ERP II. Эти  системы вобрали в себя множество  дополнительных модулей по управлению различными ресурсами, такими как персонал, отношения с клиентами, управление знаниями и организация логистических потоков.

Очевидно, что ERP-системы  в ближайшем будущем станут неотьемлимой частью системы менеджмента любого предприятия, будь то небольшая торговая фирма или транснациональная корпорация. Популярность таких систем стремительно растет, а цена их внедрения и эксплуатации неуклонно падает. Уже в настоящий момент внедрение ERP-системы является оправданным шагом на пути повышения эффективности управления для любой компании.

 

Список литературы

 

1. SAP R/3 System. Function in detail. Material Management / Production Planning, SAP. 2004 / Управление материальными потоками. Перевод на русск. яз. 2006 г.

2. Автоматизация систем  управления предприятиями стандарта  ERP-MRPII / Обухов И.А., Гайфуллин Б.Н. - М: Интерфейс-пресс, 2001 г.

3. ERP-системы: выбор, внедрение,  эксплуатация. Современное планирование  и управление ресурсами предприятия  / Дэниел О'Лири - М.: Вершина, 2004

4. Точно вовремя для  России. Практика применения ERP-систем / Питеркин С.В. и др., М.: Альпина. бизнес бук, 2002 г. М. Хохлова, статья «Современный рынок систем управления предприятием»

5. Д. Глямшин, статья «Выход из кризиса - система управления»

6. Ю. Токарев, статья  «Корпоративные информационные  системы и консорциум разработчиков»

7. В.П. Нестеров, «Информационное обеспечение процесса принятия управленческих решений»

8. И.И. Карпачев, «Классификация компьютерных систем управления предприятием»