Государственное регулирование делопроизводства

                                                           Содержание

 

1. Государственное регулирование делопроизводства  _______________________3

1.1. Нормативные правовые акты  ________________________________________3

1.2. Государственные стандарты на  документацию  _________________________4

1.3. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной

       информации  ______________________________________________________7

1.4. Ведомственные нормативные  акты  ___________________________________9

2. Информационно-справочная документация  ____________________________11

3. Составление документов  ____________________________________________22

4. Список литературы  _________________________________________________26

   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                   1. Государственное регулирование делопроизводства

 

                                    1.1. Нормативные правовые акты

 

Нормативно-правовую базу делопроизводства в России составляет совокупность законодательных актов  РФ, нормативно-методических документов, государственных стандартов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб ДОУ организаций всех форм собственности. Законодательные и нормативные акты, содержащие как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению документов, так и целиком посвященные данным вопросам.

 Федеральный закон  «Об информации, информатизации  и защите информации» установил  обязательность документирования  информации, определил ряд терминов (информация, документированная информация и др.).

Гражданский кодекс РФ установил  правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица. Уголовный кодекс установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

 Ряд законодательных  актов (Закон РФ «О языках  народов Российской Федерации», Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров», постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», «Об оказании услуг почтовой связи» и др.) содержат совокупность частных норм, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении деловых документов. Законодательством также регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности), определяется порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.

 Государственная система  документационного обеспечения  управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

 Нормы и правила  ГСДОУ базируются на основных  положениях Единой государственной  системы делопроизводства (ЕГСД), созданной  в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Инструкция излагает общий порядок подготовки и оформления управленческой документации в министерствах и ведомствах — особенности оформления отдельных организационно-распорядительных документов, описывает процедуры документооборота. Инструкция также находит применение на предприятиях и в организациях в качестве основы для создания собственных систем документационного обеспечения управления.

 ГОСТ Р 6.30-2003 УСД.  Унифицированная система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов.

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) — постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД, класс 0200000).

 

 

                         1.2. Государственные стандарты на документацию

 

Стандартизация создает  организационно-техническую основу управления, являясь при этом инструментом обеспечения качества продукции, работ и услуг. Работы по стандартизации в  России осуществляется на основе Федерального закона "О техническом регламенте" и Концепции развития национальной системы стандартизации.

Современные требования к делопроизводству и его нормативно-правовая база РФ устанавливается и развивается преимущественно в форме государственных стандартов, типовых, примерных и индивидуальных инструкций по делопроизводству; в регламентах, методиках и методических рекомендаций и иных подобных документов.

В настоящее время  в РФ используются стандарты серии ИСО 9000 "Системы качества. Требования к бланкам документов"; ИСО 8601-2001 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Представление дат и времени. Общие требования"; ИСО 9735-88 "Электронный обмен данными в управлении, торговле и на транспорте" (ЭДИФАКТ).

В области  создания и  оформления документов является стандарт - ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы  документации. Требования к оформлению документов." Этот стандарт распределяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно- распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы протоколы, акты и др. включаемые в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД). Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов и справочные приложения, расположения реквизитов на формате А4 углового и продольного бланков, также образцы употребляемых бланков: общего бланка организации, углового бланка письма бланка организации, бланка письма должностного лица и бланка приказа, включая бланки документов с произведением Государственного герба Российской Федерации.

Стандарт ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.

Стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования".

Значение Стандарта  ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 регулирование  процессов управления документами  государственных и негосударственных организаций, предназначенный как для внутреннего, так и для внешнего пользования. Стандарт могут применять в документационном обеспечении и управления деятельностью индивидуальными предпринимателями, а также общественными организациями. Настоящий стандарт: распространяется на управление документами, создаваемыми или получаемыми государственной, коммерческой или общественной организацией  в процессе ее деятельности или лицами, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы;

- содержит руководящие указания по управлению документами управления качеством и управлению окружающей средой в соответствии с международными стандартами ИСО 9001 и ИСО 14001;

- содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций;

- содержит методические  рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами.

Стандарт ГОСТ Р 53898-2010 "Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению." К основным определениям, установленным  в ГОСТ Р 51141-98 и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, в Стандарте установлены определения для таких терминов, как "дополнительные материалы к документу", "информационное взаимодействие систем управления документами","отправитель электронного отправления", "электронное сообщение".

Каждое электронное сообщение, обеспечивающее информационное взаимодействие систем управления документами. При необходимости к сообщению может быть прикреплен один или несколько файлов. Созданный в организации в электронной форме документ может быть подписан электронной подписью, прикреплен к регистрационной карточке, а потом электронный дубликат документа с описывающими реквизитами отправляется к адресату.

 

       1.3. Общероссийские классификаторы технико-экономической и  

            социальной информации 

 

Общероссийский классификатор  технико-экономической и социальной информации  нормативные документы, распределяющие технико-экономическую  и социальную информацию в соответствии с ее классификацией ( классами, группами, видами) и являющиеся обязательными для применения при создании государственных информационных систем и информационных ресурсов и межведомственном обмене информацией.

Порядок разработки, принятия, введения в действие, ведения в  применения общероссийских классификаторов  в социально-экономической области ( в том числе в области прогнозирования, статистического учета, банковской деятельности, налогообложения, создании информационных систем ) устанавливается Правительством Российской Федерации.

При управление любыми организациями  или предприятиями разрабатываются сходные и повторяющиеся документы. Поэтому возникла возможность создания систем документации, отражающий определенный вид деятельности ( например, бухгалтерская, финансовая, юридическая, медицинская), а затем необходимость их стандартизации и унификации.

Унифицированная система  документации (УСД) - совокупность форм документов, созданных по правилам и требованиям, функционирующих  в определенной сфере деятельности. Задачей унификации является сокращение многообразия применяемых документов, приведение к единому виду их форм, структуры, языка  и стиля (в документоведение), а также процессов их  обработки, учета и хранения .

Работа по унификации документов включает :

- разработку унифицированной  системы документирования (УСД), которая  осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующими системы документации;

- внедрение межотраслевых УСД в рамках УСД субъектов Федерации и отраслевых УСД;

- введение УСД  Отраслевого   классификатора технико-экономической  документации (ОКТЭ) с целью поддержания достоверности информации;

- разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли  вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию.

Общероссийский классификатор  управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. ОКУД предназначен для решения следующих задач:

- регистрация форм  документов;

-  упорядочения информационных  потоков в народном хозяйстве; 

- сокращения количества  применяемых форм;

- исключения из обращения  неунифицированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами Российской Федерации - разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации:

- Общероссийский классификатор  стандартов (ОКС);

- Общероссийский классификатор   услуг населению (ОКУН);

- Общероссийский классификатор   информации по социальной защите  населения (ОКИСЗН);

- Общероссийский классификатор продукции (ОКП);

- Общероссийский классификатор  управленческой документации (ОКУД);

- Общероссийский классификатор  основных фондов (ОКОФ);

- Общероссийский классификатор  валют (ОКВ);

- Общероссийский классификатор  информации о населении (ОКИН);

- Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);

- Общероссийский классификатор  форм собственности (ОКФС);

- Общероссийский классификатор  организационно-правовых форм (ОКОПФ) и т.д.

 

                           1.4. Ведомственные нормативные акты

 

Важную часть нормативной  базы подготовки и оформления документации составляют нормативно-правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые министерствами, государственными комитетами и другими  органами исполнительной власти: Комархивом, Минфином, Минюстом.

Наиболее полным общеотраслевым документом, регламентирующим работу с документами, является "Государственная  система документационного обеспечения  управления. Основные положения. Общие  требования к документам и службам  документационного обеспечения (ГСДОУ)". Данный документ одобрен коллегией Главархива СССР 27.04.1988 и утвержден приказом Главархива СССР от 25.05.1988 №33.

Приказ устанавливает порядок подготовки и оформления, а также особенности подготовки отдельных видов документов:

- приказов;

- распоряжений;

- положений;

- правил;

- инструкций;

- протоколов.

В ней расписана процедура  организации документооборота и  исполнения документов, построение поисковых  систем для справочной работы, организации  контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, составление описей дел, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение.

Данная инструкция предназначена  для министерств и ведомств, но ее могут пользоваться и службы документационного обеспечения управления организаций и учреждений любой формы собственности. Правильное, документационное обеспечение работы в учреждение основывается на соответствующей нормативно-методической базе, комплексе правовых документов организационного, инструктивного, методического характера. Нормативные т методические документы по делопроизводству в каждом учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных актов.

             

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                

 

 

 

                         2. Информационно-справочная документация

 

Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную  роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению.

В состав информационно-справочных документов включают:

- Докладная записка;

- Служебная записка;

- Объяснительная записка;

- Предложение;

- Заявление;

- Протокол;

- Акт;

- Справка;

- Заключение;

- Отзыв;

- Перечень;

- Список;

- Переписка.

В составе информационно-справочной документации выделяют:

1. Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по запросу, касающегося  одного работника, в зависимости  от адресата может быть внутренней  и внешней).

2. Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной) представления ее адресатам и наличием типовых форм, свободных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней и внешней (отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики).

3. Справочно-аналитическая  (выдается по разовым или периодическим   запросам с различных уровней  управления, имеет свободный, обобщающий  характер, разнообразие запрашиваемых  показателей (пол, возраст, образование), в зависимости от адресата может быть внутренней и внешней).

Докладная записка - документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка информирует  руководство об имевших место  событиях, фактах, сложившейся ситуации, выполненной работе, требующих принятия решений.

Докладные записки могут  быть двух видов:

- внешняя;

- внутренняя.

Внешняя докладная  записка представляется руководителю вышестоящей организации.

Внутренняя - руководителю подразделения или организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке.

Докладная записка состоит из трех разделов:

- в первом излагаются причины,  факты, события послужившие поводом  для ее написания;

- во втором - анализируется  сложившаяся  ситуация и приводятся возможные варианты решения;

- в третьем - содержатся  выводы и предложения о конкретных  действиях, которые необходимо  предпринять.

Как правило, внутреннюю докладную записку подписывает  составитель, если она представляется руководителю подразделения. Если она представляется руководителю организации, то подписывается и составителем и руководителем подразделения.

Внешнюю докладную записку  подписывает руководитель организации.

Обязательными реквизитами докладной записки являются:

- наименование организации  (для внутренней - наименование структурного  подразделения) ;

- наименование вида  документа;

- дата и регистрационный  номер;

- место составления  (для внешней докладной записки);

- адресат;

- заголовок к тексту;

- подпись.

Служебная записка - записка о выполнение какой - либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

Служебная записка составляется работником или руководителем структурного подразделения на имя руководителя или специалиста другого структурного подразделения.

Служебные записки могут  информировать руководство по следующим  вопросам:

- материально-технического  обеспечения;

- хозяйственного обеспечения;

- организационного обеспечения.

Служебная записка оформляется  на стандартном листе бумаги. Текст состоит из двух разделов:

- обоснования (изложения  причин составления);

- предложения, просьбы,  заявки и т.п.

Служебную записку подписывает  составитель ( специалист или руководитель подразделения).

Обязательными реквизитами  служебной записки являются:

- наименование структурного  подразделения;

- наименование вида  документа;

- дата;

- регистрационный номер;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись.

Объяснительная записка:

1. Документ, поясняющий  содержание отдельных положений  основного документа (плана, отчета).

2. Сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

По содержанию объяснительная записка разделяется на две группы:

- объяснительные записка, прилагающиеся к основному документу (акт, план, отчет) и поясняющие содержание отдельных его понятий.

- объяснительные записки  по поводу каких-либо происшествий, фактов, сложившихся ситуаций.

Объяснительная записка  в трудовых отношениях согласно статье 193 ТК РФ является обязательным документом, сопровождающим документирование дисциплинарных взысканий. В объяснительной записке работник объясняет причины нарушения трудовой дисциплины.

Текст объяснительной записки  состоит из двух разделов:

- первый содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;

- второй - причины, объясняющие  сложившуюся ситуацию.

Обязательными реквизитами  объяснительной записки являются:

- наименование организации;

- наименование вида  документа;

- дата;

- регистрационный номер;

- место составления;

- заголовок к тексту;

- текст;

- адресат;

- подпись.

Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу.

Заявление адресуется конкретному  должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения).

По содержанию заявление  подразделяется на две группы:

- по каровым вопросам (о принятии на работу, о представление  отпуска, о переводе, об увольнение  по собственному желанию);

- сообщения о каких-либо  недостатках, нарушениях в работе  организации, отдельных должностных лиц т.д.

В трудовых отношениях заявление  выступает в качестве документа, фиксирующего инициативу работника. ТК РФ содержит многочисленные упоминания об этом документе, например: в статьях 80, 89, 122, 124, 126, 127, 128, 131, 229.1. ТК РФ и другие.

В зависимости от количества заявителей заявление может быть:

- индивидуальным;

- коллективным (например, в статье 195 ТК РФ упоминается  о заявлении от представительного  органа работников).

Заявление составляется в произвольной форме или на трафаретном бланке.

Личное заявление работника  по кадровым вопросам (о приеме, переводе, увольнении) пишется от руки, в произвольной форме. В заявление указывается:

- наименование структурного  подразделения;

-  наименование вида  документа;

- дата;

- адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации или работодателя);

- текст;

- дата документа;

- личная подпись;

- расшифровка подписи.

Обязательными реквизитами  заявления являются:

- наименование вида  документа;

- дата;

- регистрационный номер;

- адресат;

- фамилия, должность  заявителя и структурное подразделение,  в котором он работает ;

- текст;

- подпись.

Справка:

1. Документ, содержащий  описание и подтверждение тех  ли иных фактов.

2. Документ, подтверждающий  факты биографического или служебного  характера.

Работники обращаются к  работодателю или в кадровую службу организации с просьбой выдать справки, подтверждающие факты биографического  или служебного характера.

Их цель - подтвердить  наличие или отсутствие определенного  факта, например:

- место работы;

- должность, профессия, специальность;

- стаж работы в определенной  должности;

- размер заработной  платы.

Справки с места работы могут быть затребованы органами государственной власти (суд, орган  внутренних дел), органами местного самоуправления (орган опеки и попечительства), сторонними организациями (банковская организация) для подтверждения разнообразных фактов.

Согласно статье 283 ТК РФ при приеме по совместительству на тяжелую работу, работу с вредными условиями труда работник обязан предоставить справку о характере и условиях труда по основному месту работы.

Справки с места  работы могут понадобиться и иных случаях: при оформление льготной пенсии, туристических  документов, оформление субсидий.

Справка с места  работы оформляется на бланке-шаблоне и  они могут составляться на общем бланке формата А4 или А5.

Для указания адресата в  справке используются два подхода:

- адресат указывается  на конце текста и выражается  в формулировке;

- адресат выносится  в правый верхний угол бланка.

Обязательными реквизитами  справки являются:

- наименование организации  (для внутренней - наименование структурного  подразделения);

- наименование вида  документа ;

- дата и регистрационный  номер;

- место составления  (для внешней справки);

- адресат, подпись;

- оттиск печати.

Учет выданных справок ведется с помощью специального журнала. В данном журнале фиксируют: номер выданной справки ( ему соответствуют порядковый номер записи в журнале), краткое содержание справки ( о заработной плате, о стаже).

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

По содержанию различают  следующие виды актов:

- приема - сдача (материальных ценностей, документов);

- обследования (состояние  техники безопасности, противопожарной  безопасности);

- испытаний (образцов, систем, технологий);

- выделения к уничтожению документов;

- о списании материальных ценностей;

- о нарушении установленных  правил;

- ревизии, инвентаризации;

- расследования аварий, несчастных случаях;

- о нарушение дисциплины  труда и несоблюдении правил внутреннего распорядка;

- об отказе о подписи,  свидетельствующей об ознакомление  с приказом;

- об отказе от дачи  объяснений по факту нарушений  трудовой дисциплины.

Акт - это документ , который  составляется коллегиально (не менее  двух составителей). Некоторые акты должна создавать специальная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Это акты приема-сдачи материальных ценностей, документов, дел, а также акты ревизии, инвентаризации, расследования несчастных случаев на производстве (статья 230 ТК РФ). Во время работы комиссии ведутся черновые записи, которые содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения, они являются основой составления актов.