Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Государственные и ведомственные архивы

Содержание

Введение 3

1. История создания Архива Президента РФ 4

2. Задачи, функции и права Архива Президента РФ 5

3. Создание электронного архива Администрации Президента РФ 9

Заключение 16

Список литературы 17

Введение

Понятие документ звучит следующим образом «Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Слово архив означает присутственное место. Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющие прием и хранение архивных документов в интересах пользователя.

Таким образом, в современной трактовке архив – это не только многоэтажные хранилища с десятками сотрудников и километры стеллажей. Архивом можно назвать скромную пока кучку конспектов, хранящуюся в письменном столе.

Архив Президента Российской Федерации (далее именуется - Архив), образованный Указом Президента Российской Федерации от 31 декабря 1991г. N 338, является специализированным подразделением Администрации Президента Российской Федерации на правах отдела, осуществляющим постоянное государственное хранение и использование документов, образовавшихся в результате деятельности Администрации Президента Российской Федерации, структурных подразделений Президента Российской Федерации и других фондообразователей.

Распоряжением Президента РФ от 25 марта 1994 года N 151-рп утверждено Положение об Архиве Президента Российской Федерации. Данное Положение определило функции, задачи и основные положения об Архиве Президента Российской Федерации.

Цель данной контрольной работы: изучить Архив Президента Российской Федерации и его функции. Организация архивного дела на современном этапе.

Задачи курсовой работы:

Проанализировать историю создания Архива Президента Российской Федерации;
Изучить его функции и задачи;
Рассмотреть проблемы доставки документов для исследования.

1. История создания Архива Президента РФ

Архив Президента РФ образован в 1991 г. Он осуществляет хранение документов Президента РФ, Администрации Президента РФ и других фондообразователей, перечень которых определяется руководством Администрации Президента РФ. Архив хранит также исторические документы, образовавшиеся в процессе деятельности высших органов ВКП(б) – КПСС в 1919-1991 гг. (Политбюро ЦК КПСС, съезды и пленумы коммунистической партии), ряд материалов Государственного комитета обороны (ГОКО), Совета Министров СССР, документы Президента СССР и его аппарата. Исторические материалы архива регулярно печатаются в Вестнике АП РФ.

Положением об Архиве Президента Российской Федерации, утвержденным распоряжением Президента Российской Федерации от 24 марта 1994 г. № 151-рп, установлено, что Архив Президента Российской Федерации является специализированным подразделением Администрации Президента Российской Федерации на правах отдела.

В настоящее время Архив Президента Российской Федерации расположен по адресу г. Москва, Старая площадь, 4. Начальником отдела по обеспечению деятельности архива назначен Степанов Александр Сергеевич.

Вопросы формирования фондов и использования документов Архива относятся к компетенции Президента Российской Федерации, Руководителя Администрации Президента Российской Федерации, первого помощника Президента Российской Федерации и заведующего Канцелярией Президента Российской Федерации.

Архив в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, распоряжениями Руководителя Администрации Президента Российской Федерации, нормативными документами и вопросами организации делопроизводства и архивного дела.

2. Задачи, функции и права Архива Президента РФ

Основные задачи, функции, права Архива Президента РФ определены Положением об Архиве Президента Российской Федерации, утвержденным распоряжением Президента Российской Федерации Б.Н. Ельциным от 25 марта 1994 г. N 151-рп.

Основными задачами Архива, согласно Положения, являются:

комплектование Архива документами, образовавшимися в результате деятельности Президента Российской Федерации, структурных подразделений Администрации Президента Российской Федерации согласно перечню источников комплектования Архива;
учет и обеспечение сохранности документов;
соблюдение режима секретности в работе с документами, содержащими сведения, составляющие государственную и служебную тайну;
проведение научно-технической обработки архивных материалов, создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Архива;
организация использования документов;
разработка и развитие автоматизированной базы данных по документам Архива и системы поиска информации.

Архив в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие основные функции:

составляет и ведет перечень структурных подразделений Администрации Президента Российской Федерации - источников комплектования Архива, представляет его на утверждение Руководителя Администрации Президента Российской Федерации;
осуществляет прием документов постоянного и долговременного хранения их структурных подразделений Администрации Президента Российской Федерации;
оказывает методическую и практическую помощь Службе помощников Президента Российской Федерации, Канцелярии Президента Российской Федерации, структурным подразделениям Администрации Президента Российской Федерации в работе с документами текущего делопроизводства, подлежащими передаче в Архив;
совместно с Управлением делопроизводства Администрации Президента Российской Федерации разрабатывает нормативно-методические документы по организации делопроизводства;
проводит экспертизу ценности архивных документов;
осуществляет систематизацию архивных документов, формирование дел и их научное описание;
создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам Архива;
ведет учет хранящихся в Архиве фондов, дел и документов, совершенствует формы и методы учета;
обеспечивает сохранность архивных документов, прводит проверку наличия и состояния дел;
обеспечивает создание и хранение страхового фонда документов Архива;
осуществляет при необходимости досылку указов и распоряжений Президента Российской Федерации;
выдает в установленном порядке документы Архива во временное пользование;
проводит аналитическую работу по документам Архива, информирует Президента Российской Федерации, первого помощника Президента Российской Федерации, заведующего Канцелярией Президента Российской Федерации, руководство и соответствующие службы Администрации Президента Российской Федерации о составе и содержании этих документов, готовит по ним информационно-аналитические и справочные материалы;
проводит выявление, подборку и копирование архивных документов по поступающим запросам в соответствии с поручениями Руководителя Администрации Президента Российской Федерации, первого помощника Президента Российской Федерации, заведующего Канцелярией Президента Российской Федерации;
участвует в публикации архивных документов;
обеспечивает соблюдение особого режима хранения, учета и использования документов, содержащих сведения, составляющие государственную, служебную и личную тайну;
представляет в установленном порядке предложения о снятии грифов секретности с архивных документов.

Для осуществления своей деятельности Архив имеет право:

требовать от структурных подразделений Администрации Президента Российской Федерации, являющихся источниками комплектования Архива, соблюдения установленных правил формирования дел текущего делопроизводства и подготовки их к сдаче в Архив;
запрашивать и получать от структурных подразделений Администрации Президента Российской Федерации аналитические, справочные, статистические и другие материалы, необходимые для работы Архива;
запрашивать из государственных и ведомственных архивов копии архивных документов, справки и другие материалы, необходимые Президенту Российской Федерации, Службе помощников Президента Российской Федерации, Канцелярии Президента Российской Федерации, руководству Администрации Президента Российской Федерации;
привлекать для консультаций по вопросам деятельности Архива специалистов структурных подразделений Администрации Президента Российской Федерации, а также на договорной и контрактной основе ученых и специалистов из других учреждений;
пользоваться информационно - коммуникационными ресурсами Администрации Президента Российской Федерации.

Архив возглавляет директор, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Президентом Российской Федерации.

Директор Архива выполняет следующие обязанности:

организует деятельность Архива, координирует работу его подразделений и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Архив задач;
утверждает положения о секторах и должностные инструкции работников Архива;
издает приказы и инструкции, подписывает и визирует в установленном порядке служебные документы, связанные с деятельностью Архива;
вносит Руководителю Администрации Президента Российской Федерации предложения по совершенствованию деятельности Архива;
представляет в установленном порядке к назначению на должность и освобождению от должности работников Архива.

В настоящее время Начальником отдела по обеспечению деятельности архива назначен Степанов Александр Сергеевич.

Заместитель директора и другие работники Архива назначаются на должность и освобождаются от должности Руководителем Администрации Президента Российской Федерации.

Структура и штатная численность Архива утверждаются Руководителем Администрации Президента Российской Федерации.

Архив имеет свою печать, соответствующие штампы и бланки.

В состав документов Архива Президента Российской Федерации входят:

Законченные делопроизводством дела и документы постоянного и долговременного хранения, образовавшиеся в результате деятельности Президента Российской Федерации и структурных подразделений Администрации Президента Российской Федерации.
Документы, образовавшиеся в результате деятельности бывшего Президента СССР и его аппарата.
Документы упраздненных высших органов исполнительной власти СССР и высших органов КПСС.
Документы, образовавшиеся в результате деятельности высших государственных и партийных деятелей СССР.
Страховой фонд и фонд пользования документов на микрофотоносителях.
Научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документов Архива.
Служебные информационные, справочные и другие печатные издания, дополняющие документы Архива.

3. Создание электронного архива Администрации Президента РФ

«Мы стремимся к тому, чтобы информация была доступна в любое время и в любой точке. Хорошо понимаем необходимость внедрения информационных технологий в производство, в сферу услуг, в управление, культуру, науку и образование». В. В. Путин, из выступления на открытии первого Всемирного проекта «Электронный Архив Президента РФ открытого доступа» — конгресса информационных агентств, г. Москва, сентябрь 2004 г.

Генеральным заказчиком является министерство экономического развития и торговли РФ как координатор ФЦП «Электронная Россия» и организатор конкурсов по реализации мероприятий программы. Конкурс на получение государственного контракта по созданию электронного Архива Президента РФ выиграла корпорация «Электронный Архив».

Проект разрабатывался в интересах заказчика — Администрации Президента РФ.

Одним из самых крупных подразделений Администрации является Управление информационного и документационного обеспечения. Объем информации, с которым имеют дело сотрудники Управления, очень велик, поэтому одним из основных условий его успешной деятельности, как и Администрации в целом, является долгосрочное хранение в электронном виде документов архива и обеспечение оперативного доступа к ним.

Одними из основных принципов ФЦП «Электронная Россия» являются обеспечение открытости в деятельности органов государственной власти, а также разработка и внедрение стандартных решений автоматизации деятельности органов государственной власти.

В интересах реализации этих основных принципов следовало разработать тиражируемое решение «Электронный архив открытого доступа» с обеспечением возможности доступа к нему граждан и организаций. Это решение будет отработано на документальном массиве Архива Президента РФ.

Для реализации проекта корпорации «Электронный Архив» необходимо решить следующие основные задачи:

обеспечить ввод, обработку и хранение документов Архива Президента РФ в электронном виде;
предоставить средства оперативного поиска необходимых документов в созданном электронном архиве;
обеспечить максимально быстрое, качественное и полное получение информации по запросам и выдачу сведений о документах и/или их электронных образов.

Запросы формируют сотрудники Администрации Президента РФ, а также сторонние пользователи в рамках установленных для них полномочий.

Задачи проекта определили требования, которые предъявлялись к создаваемой системе:

Системное ведение архива, включая сохранение всех версий документов после каждого изменения, без возможности уничтожения версий (только исключение из доступа).
Ведение подробного протокола доступа к документам.
Избыточность архивации информации, достаточная для полного восстановления всей системы архива из архивной базы данных документов (БДД) при полном или частичном разрушении программно-аппаратной части электронного архива.
Перенос всей вычислительной нагрузки на центральную архивную подсистему для обеспечения использования на клиентских местах стандартных компьютеров (с минимальными требованиями) и средств просмотра для доступа к архиву, в том числе удаленного (с использованием сети интернет).
Обеспечение защиты от несанкционированного доступа.

Кроме того, к проектируемой системе предъявлялись современные требования к эффективному управлению как хранением архивных данных, так и информационными ресурсами в целом.

Корпорация «Электронный Архив» предложила комплексное решение, включающее:

Создание программно-аппаратной среды электронного архива.
Создание электронного информационного ресурса Архива Президента РФ и наполнение его электронными образами реальных документов (ретроспективная конверсия уже существующего бумажного архива).

Структура и функции программно-аппаратного комплекса. Специалисты корпорации «Электронный Архив» разработали и развернули на территории Архива Президента РФ распределенный программно-аппаратный комплекс, который включает следующие подсистемы:

подсистему хранилища данных;
подсистему текущего ввода общедоступных документов из архива;
подсистему интернет-доступа;
подсистему локального доступа (из читального зала).

Рис. 1 Организация программно-аппаратного комплекса

Центром системы является хранилище данных высокой готовности, которое обеспечивает надежное хранение информации на различных физических носителях (жесткие диски серверов, внешние RAID-массивы, архивные накопители на CD/DVD-дисках).

На аппаратной части комплекса функционирует программное обеспечение:

документ-сервер системы управления документами САПЕРИОН;
брокер-сервер системы управления документами САПЕРИОН;
сервер распознавания Fine Reader и сервер контекстного поиска Convera Retrieval Ware;
в качестве СУБД используется Microsoft Windows SQL Server 2003 EE.

Документ-сервер системы управления документами САПЕРИОН отвечает за всю работу, касающуюся управления хранением электронных копий документов (ЭКД), а именно:

хранение информации на различных типах носителей;
извлечение запрашиваемой информации из хранилищ;
администрирование памяти для обеспечения быстрого доступа к документам;
создание резервных копий и/или автоматическое зеркалирование информации.

Подсистема текущего ввода общедоступных документов предназначена для текущего пополнения информационного ресурса электронного архива. Участок ввода включает специализированные АРМ, на которых осуществляются:

поточное сканирование разделяемых на отдельные листы документов;
сканирование при помощи планетарного сканера документов, которые по тем или иным причинам невозможно разброшюровать, а также ветхие и нестандартные документы;
присвоение электронным копиям документов уникального набора значений — индексов, благодаря которым документ однозначно идентифицируется;
отслеживание процессов сканирования, индексирования и ввода документов в хранилище электронного архива (сквозной контроль за ходом обработки).

Доступ всех пользователей к Электронному архиву открытого доступа (ЭА ОД) осуществляется через интернет-подсистему.

Подсистема локального доступа обеспечивает возможность работы с ЭА ОД пользователям, не имеющим доступа в интернет, в оборудованном читальном зале. Для защиты рабочих станций каждое рабочее место оснащается программным средствами с целью недопущения несанкционированного вмешательства в конфигурацию АРМ.

Взаимодействие ЭА ОД с электронным архивом органа государственной власти осуществляется путем переноса информации на отдельных оптических носителях (CD/DVD-дисках). Это решение осуществлено в целях повышения информационной безопасности, физическая связь между системами отсутствует.

Массовое сканирование («залповый ввод») и наполнение архива. Созданию системы предшествовала глубокая экспертиза структуры документов архива. В архивном хранении находятся как документы прошлых десятилетий, так и современные документы. В результате была разработана уникальная технология перевода в электронный вид документов архива различного формата и качества. Документы в электронном архиве содержатся в виде графических образов с сохранением всех особенностей бумажных оригиналов, таких, как пометки, комментарии, подписи должностных лиц и т.д. Электронный архив позволяет работать с графическими образами документов, электронными текстовыми документами, а также с электронными копиями звуковых записей, видео- и кинофильмов.

Для обеспечения совместимости процессов автоматизированной и неавтоматизированной деятельности при разработке технологии учтены такие важные факторы, как:

- преемственность в отношении к традиционно сложившейся системе в Архиве Президента РФ учета, обеспечения сохранности и использования документов;

- унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме.

Первоначально информационный ресурс создавался в результате проведения процедуры «залпового» ввода документов традиционного архива силами корпорации «Электронный Архив». Электронные документы из существующих автоматизированных систем были перенесены в электронный архив на CD/DVD дисках.

На первом этапе в электронный архив были включены наиболее востребованные документы, среди которых указы и распоряжения Президента РФ, — всего отсканировано, проиндексировано и помещено в архив 720 000 листов архивных документов. Общий же объем бумажного архива, который подлежит переводу в электронный вид, — около 15 млн. документов.

Рис. 2 Интерфейс обеспечивает короткий путь к документам

Таким образом, при создании информационного ресурса специалистами корпорации было выполнено следующее:

разработана технология «залпового» сканирования и индексации образов документов;
создана технология надежного сохранения и восстановления информации;
создана система интеграции с существующей в Архиве Президента РФ системой «Архив».

В марте 2004 г. завершен первый этап реализации проекта «Электронный архив Президента РФ открытого доступа». Созданная система была принята комиссией МЭРТ с участием представителей Администрации Президента РФ.

В процессе реализации проекта были решены следующие задачи:

создана программно-аппаратная среда электронного архива;
создан электронный информационный ресурс Архива Президента РФ — обработаны и переведены в электронный вид наиболее востребованные документы архива (ретроспективная конверсия Архива Президента РФ).

Сегодня материалами электронного архива пользуются сотрудники Администрации Президента РФ и аппаратов полномочных представителей Президента РФ в федеральных округах, в дальнейшем к ним присоединятся профильные структуры органов государственной власти — планируется доступ к архиву из систем документооборота учреждений, организаций, ведомств и граждан.

Решения, успешно отработанные в рамках ФЦП «Электронная Россия», являются пилотными и рекомендуются к внедрению в органы государственного управления. Документацию проекта и сведения о технических аспектах его реализации можно получить в министерстве экономического развития и торговли РФ.

«Электронный архив открытого доступа» может быть использован как типовое решение для автоматизации архивной деятельности крупных государственных учреждений с большими объемами архивной информации и текущего документооборота.

Особенностью тиражируемого комплексного решения ЭА ОД является предоставление массового регламентированного доступа к открытым архивным документам как организациям (министерствам, ведомствам, учреждениям, федеральным органам власти и пр.), так и гражданам через информационные сети организаций и сети общего пользования (интернет).

Решение для государственных структур включает услуги по осуществлению массового сканирования и индексации документов, наполнению ими электронных архивов и созданию баз данных введенных электронных образов документов традиционного бумажного архива. Это дает существенную экономию затрат, что особо важно для бюджетной структуры: снимаются проблемы оплаты персонала и затрат на его обучение, закупки дорогостоящей техники сканирования, аренды рабочих помещений и т.д. Кроме того, снимается проблема последующего использования оборудования массового ввода.

Заключение

Архив Президента РФ - архив, куда поступают на хранение документы высших органов законодательной, исполнительной и судебной власти Российской Федерации; крупнейший федеральный архив страны, в котором хранится около 5,5 миллионов дел по истории России XIX-XXI вв; одно из ведущих культурно-просветительских учреждений страны.

Цель работы Архива Президента РФ - обеспечить вечное хранение уникальных документов, запечатлевших историю нашей страны, и предоставить каждому, кто в этом заинтересован, возможность воспользоваться ретроспективной информацией по политическим, экономическим, общественным, культурным аспектам российской истории XIX-XXI вв.

Полное представление о значимости, информационном уровне и многоаспектности документов, представленных в фондах Архива может дать просто краткое перечисление названий учреждений, документы которых хранятся в Архиве Президента Российской Федерации. Это материалы высших органов законодательной власти - всероссийского Центрального Исполнительного Комитета, Центрального Исполнительного Комитета СССР, их правопреемников - Верховных Советов РСФСР, СССР и РФ; исполнительной власти - Советов Народных Комиссаров РСФСР и СССР - позже Советов Министров РСФСР и СССР - которые отражают государственно-политические и экономические процессы развития России за 75 лет ее истории.

Документы НКВД РСФСР - НКВД СССР - МВД СССР, революционных трибуналов, Верховных судов СССР и РСФСР, Наркоматов-министерств юстиции СССР и РСФСР, прокуратур СССР и РСФСР позволяют проследить становление и развитие советской судебной системы, трагические страницы истории сталинских репрессий, период «оттепели» времен Н.С. Хрущева и т.д.

Ряд материалов наглядно отражает механизмы действия государственной идеологической машины в советское время. Этот массив сформирован из документов фондов Наркомата просвещения СССР, министерств высшего и среднего образования СССР и РСФСР, Главлита, Совета по делам религий при Совмине СССР, редакций различных газет и т.д.

Список литературы

Распоряжение Президента РФ «ОБ АРХИВЕ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» от 25 марта 1994 года N 151-рп.
Распоряжение Президента РФ «ВОПРОСЫ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВА ПРЕЗИДЕНТА РФ» от 21 марта 1992 года N 119-рп.
Федеральный Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ (в ред. Федеральных законов от 04.12.2006 N 202-ФЗ, от 01.12.2007 N 318-ФЗ, от 13.05.2008 N 68-ФЗ).
Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. «Архивоведение» - М: Академия, 2006.
Банасюкевич В.Д. Формирование Архивного фонда Российской Федерации: Современный этап //Секретарское дело.–1998.-№ 1.
Булюлина Е. В. Актуальные проблемы архивоведения: Учебно-методическое пособие. - Волгоград: ВолГУ, 2008.- 96с.
Козлов В.П. О некоторых проблемах использования архивных документов. Журнал «Вестник архивиста» - 1992. - № 4.
Павлова Т.Ф. Рассекречивание документов в госархивах России: некоторые итоги, законодательная база, проблемы. Журнал «Вестник архивиста» - 1994. - № 1.
www.CNews.ru: Обзоры и обозрения
www.pcweek.ru
Архивы России www.rusarchives.ru
Государственный Архив Российской Федерации www.garf.narod.ru/index.htm

Государственные и ведомственные архивы 📙 Контрольная → 🆔 22910