График документооборота

График документооборота по учету труда и заработной платы

Наименование  документа	Приказ (распоряжение) о приеме на работу	Личная карточка	Штатное расписание	Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу	Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику	График отпусков
Код формы	Т-1	Т-2	—	Т-5	—	Т-7
Количество экземпляров	1
Ответственный за составление	Работник отдела кадров, ответственный  за прием и увольнение		Работник отдела кадров
Документы, на основании которых  составляются данные	Заявление работника	Приказ о приеме работника на работу, анкетные данные работника	Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий  рабочих, Единая тарифная сетка, организационная  структура организации	Заявление работника
Срок составления	Не позднее первого рабочего дня принимаемого работника	Сразу после приема работника на работу и при наличии изменений	На дату создания организации и  при внесении изменений	При переводе работника	За три дня до начала отпуска	Ежегодно не позднее 5 января предыдущего  года
Ответственный за проверку	Начальник отдела кадров		Главный бухгалтер	Начальник отдела кадров
Срок проверки	Один день со дня составления
Кто утверждает (подписывает)	Руководитель организации	Начальник отдела кадров	Руководитель, главный бухгалтер	Руководитель организации		Руководитель организации, начальник  отдела кадров
Срок утверждения	В день составления
Куда передается	В отдел кадров (в бухгалтерию  — копия)	В отдел кадров	В отдел кадров, бухгалтерию	В отдел кадров	В отдел кадров (в бухгалтерию  — копия)
Срок передачи	Не позднее следующего дня после  подписания
Документы, в которых производятся записи	Трудовая книжка (запись о приеме на работу)	—	—	Трудовая книжка, личная карточка, лицевой счет	Лицевой счет	—
Документы, составляемые на основании  данного	Личная карточка формы Т-2, лицевой  счет работника формы Т-54	—	Расчетная или расчетно-платежная  ведомость	—	Расчетная или расчетно-платежная  ведомость	—
Место хранения	Отдел кадров
Ответственный за хранение	Начальник отдела кадров
Срок хранения	3 года при условии завершения  ревизии, после проведения налоговой  проверки

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

График документооборота по учету труда и заработной платы (продолжение)

Наименование документа	Приказ (распоряжение) о  прекращении трудового договора	Табель учета использования  рабочего времени	Расчетно-платежная ведомость	Расчетная ведомость		Платежная ведомость			Журнал регистрации  платежных ведомостей
Код формы	Т-8	Т-13	49	Т-51		Т-53			—
Количество экземпляров	1
Ответственный за составление	Работник отдела кадров		Бухгалтер
Документы, на основании которых  составляются данные	Заявление работника, окончание срока  контракта	Табельный учет, листки нетрудоспособности, справки и т.д.	Первичные документы по учету выработки  — наряды, рапорты о выработке, раскройные карты; по учету фактически отработанного времени — Табель учета использования рабочего времени  формы Т-13			Расчетная ведомость формы Т-51			Расчетно-платежная ведомость формы Т-49, платежная ведомость формы Т-53
Срок составления	Не позднее последнего рабочего дня увольняемого работника	Ежедневно в рабочие дни	За три дня до срока выплаты  заработной платы, согласованного с  банком			За один день до выплаты заработной платы
Ответственный за проверку	Начальник отдела кадров		Главный бухгалтер
Срок проверки	Один день со дня составления
Кто утверждает (подписывает)	Руководитель организации	Начальник отдела кадров	Руководитель, главный бухгалтер	Главный бухгалтер	Руководитель, главный бухгалтер				Главный бухгалтер
Срок утверждения	В день составления
Куда передается	В отдел кадров (в бухгалтерию  — копия)	В бухгалтерию				В кассу	В бухгалтерию
Срок передачи	Не позднее следующего дня после  подписания
Документы, в которых производятся записи	Трудовая книжка (запись об увольнении), лицевой счет	—	Лицевой счет формы Т-54, журнал регистрации  платежных ведомостей	Лицевой счет формы Т-54		Лицевой счет формы Т-54, журнал регистрации  платежных ведомостей			—
Документы, составляемые на основании данного	—	Расчетная или расчетно-платежная  ведомость	Лицевой счет, чек в банк, расходный  кассовый ордер на выданную сумму	Платежная ведомость, лицевой счет		Расходный кассовый ордер на выданную сумму			—
Место хранения	Отдел кадров	Бухгалтерия	Касса	Бухгалтерия		Касса			Бухгалтерия
Ответственный за хранение	Начальник отдела кадров	Главный бухгалтер
Срок хранения	3 года при условии завершения  ревизии, после проведения налоговой  проверки		3 года при условии завершения  ревизии, после проведения налоговой проверки. При отсутствии лицевых счетов — 75 лет					3 года при условии завершения  ревизии, после проведения налоговой  проверки

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение к Приказу № 1-

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Комфорт»

______________ В. Д. Марков

График документооборота

 

Название документа	Создание документа					Проверка документа			Обработка документа
	Кол-во экземпляров	Ответствен ный за выписку	Ответствен ный за оформление	Ответствен ный за выполнение	Срок выполнения	Ответственный за проверку	Поря док пода чи	Срок подачи	Кто выполняет	Срок выполнения	Ответствен ный за сохранение документа
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
Счет-фактура	2	Менеджер отдела сбыта	Менеджер отдела сбыта	Менеджер отдела сбыта	Ежедневно	Начальник отдела сбыта, бухгалтерия	Согл. реес тру	Ежедневно	Бухгалтер	Ежедневно	Бухгалтер
Расходная накладная	3	Менеджер отдела сбыта	Менеджер отдела сбыта	Менеджер отдела сбыта	Ежедневно	Начальник отдела сбыта, бухгалтерия	Согл. реес тру	Ежедневно	Склад	Ежедневно	Заведующий     складом
Отчет остатков товаров и запасов	2	Заведующий складом	Заведующий складом	Заведующий складом	Ежедневно	Менеджер отдела сбыта, бухгалтерия	Фак сом	Ежедневно	Бухгалтер	Ежедневно	Бухгалтерия

 

С приказом ознакомлены:_____________________________________________________________

 

 

 

 

 

 

 

Схема документооборота акта приемки-передачи

Основных средств

 

Операции	Исполнители
	механик, энергетик	бухгалтерия	вычислительный центр	архив
Заполнение документа
Визирование и контроль
Перенос реквизитов
Арифметическая и логическая обработка
Хранение		1 год		5 лет

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Операции	Исполнители
	МОЛ	Директор	Гл. бухгалтер	Зав. складом	Покупатель	Бухгалтерия	Архивариус
Заполнение документа
Визирование и контроль
Передача ценностей				●
Арифметическая и логическая обработка
Хранение

 

 

 

Схема документооборота (товарная накладная)

 

 

Приложение  №  к Учетной политике 
Пр.№_____от__________.

ГРАФИК ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНИЗАЦИИ

Наименование разделов, по которым составляется график документооборота	№ форм	Должностные лица, ответственные  за составление	Должностные лица, ответственные  за  подписание или ведение	Срок составления и  представления в бухгалтерию. Сроки сдачи внешней  отчетности бухгалтерией.
1.Регистры бухгалтерского  учета из пакета прикладных  программ 1С – Бухгалтерия
2. Учет внеоборотных  активов: основные средства нематериальные активы вложения во внеоборотные активы
3.Учет товарно-материальных  запасов
4. Учет начисления  заработной платы
5. Учет подотчетных  лиц, учет бензина, транспортного  хозяйства
6. Учет кассовых операций
7. Учет расчетов, дебиторов – кредиторов
8. Учет себестоимости  продукции
9. Учет готовой продукции  и ее реализации
10. Инвентаризация
11. Учет товаров для  продажи
12. Учет обслуживающих  производств и хозяйств
13. Внешняя отчетность

 

График документооборота

 

Основой обеспечения  успешной деятельности предприятия  является четкий механизм учета хозяйственных  процессов, в т. ч. в части бухгалтерского учета, который включает в себя не только фиксацию хозяйственных операций, но и этапы оборота документов, в которых они зафиксированы.

 

Предусмотрено ли составление  графика документооборота

Для эффективности управления и  контроля руководитель предприятия  должен выбрать определенный порядок  учета и документирования хозяйственных операций с учетом особенностей деятельности предприятия. Это достигается путем введения учетной политики предприятия.

Так, в соответствии с пунктом 5 статьи 8 Закона Украины «О бухгалтерском  учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV «предприятие самостоятельно утверждает правила документооборота и технологию обработки учетной информации, дополнительную систему счетов и регистров аналитического учета». Это означает, что для удобства отражения, управления и контроля за хозяйственными операциями предприятие самостоятельно разрабатывает методы такого контроля и форму учета. Для этого руководству предприятия необходимо принять ряд мер, а именно: разработать приказ об учетной политике на предприятии и приложения к нему.

К приказу об учетной политике предприятие  составляет 3 приложения:

перечень лиц, которые наделяются правом разрешения на проведение хозяйственных  операций;

перечень лиц, которым разрешено  получать и выдавать товарно-материальные ценности;

график документооборота.

С составлением первых двух приложений у предприятий не возникает затруднений, поскольку это обычный список лиц, уполномоченных руководителем  предприятия совершать указанные  действия от имени предприятия.

Что такое график документооборота

График документооборота — это  индивидуально разработанная схема  взаимодействия всех его подразделений  от момента создания (получения) документа  до момента его передачи в архив (в места хранения).

График документооборота может  быть составлен как для каждого структурного подразделения предприятия (например, для бухгалтерии), так и для того или иного нормативного либо внутреннего распорядительного документа (например, относительно заключения договоров). За его основу берется перечень работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. График документооборота составляется в виде таблицы, на основе которой, в случае необходимости, могут быть созданы разного рода схемы и графики. Существуют следующие виды графиков документооборота: типовые, унифицированные и индивидуальные. Применение типовых и унифицированных графиков практикуется в основном на предприятиях, подчиняющихся одному органу управления, и т. п. Индивидуальные графики разрабатываются для отдельно функционирующего предприятия.

График документооборота должен предусматривать  оптимальное количество подразделений  и обрабатывающих его лиц и  время работы над ним. Убеждать в этом нет необходимости. Существует разница, когда покупатель платит деньги и забирает товар в магазине, и когда он платит деньги в одном месте, расходный документ выписывают в другом, подписывают — в третьем, а товар выдают в четвертом.

Ответственным за составление графика документооборота является главный бухгалтер, а утверждает его руководитель предприятия.

Пример составления  графика

Возьмем любое торговое предприятие  и на его примере попробуем  составить график документооборота одного-двух документов.

ПРИМЕР

ООО «Лакокрасторг» — предприятие, занимающееся оптовой торговлей. Директор предприятия — Т. Р. Петришин. Бухгалтерский  учет ведется на предприятии бухгалтерской  службой во главе с главным  бухгалтером Г. С. Соболевской. На предприятии  имеется склад, материально ответственное лицо — заведующий складом О. М. Онищенко. Ответственными лицами за продажу товаров являются менеджеры отдела сбыта, кроме того, им могут выдаваться денежные средства под отчет для приобретения материалов. Целью введения системы документооборота является эффективное взаимодействие всех подразделений предприятия и своевременность отражения хозяйственных процессов.

Допустим, что склад является территориально отдаленным от офисного помещения предприятия, и покупатели для получения товаров и документов должны одновременно побывать и в офисе для получения документов, и на складе — для получения товара.

С целью четкого взаимодействия бухгалтерии, склада и отдела сбыта  руководитель устанавливает следующую  схему:

1. Покупатель, с которым заключено соглашение на поставку товара, должен с доверенностью приехать сначала в офис, в частности в бухгалтерию, где на его экземпляре ранее выставленного счета на оплату товара бухгалтер Г. С. Соболевская делает отметку о полной или частичной оплате путем проставления надписи «Оплачено ___ (сумма, дата)».

2. После этого покупатель должен  в отделе сбыта получить расходную  накладную. Менеджер отдела сбыта  печатает ее в трех экземплярах.  При этом первый экземпляр  для бухгалтерии, второй —  для отпуска товара на складе, третий — остается у покупателя для подтверждения получения товара. Менеджер отвечает за наличие доверенности у покупателя, за номенклатуру отпускаемого товара, а также контролирует фактическое наличие указанного товара на складе во взаимодействии с заведующим складом. Также в обязанности менеджера отдела сбыта входит выписка налоговой накладной (если имеет место первое событие). Кроме того, дополнительный контроль за отпуском товара возложен на начальника отдела сбыта, подпись которого также ставится на расходной накладной (такую схему работы реализации товара предприятие ввело для собственных нужд с целью усиления контроля, но она не является обязательной на всех предприятиях). Менеджер по телефону предупреждает заведующего складом о том, что приедет покупатель для получения товара.

3. После получения документов  на отпуск товара (накладной в  двух экземплярах, третий остается  в офисе для бухгалтерии) покупатель  едет на склад. Заведующий складом  получает от покупателя оригинал  доверенности, проверяет подпись ответственного менеджера, подпись начальника отдела сбыта, наличие печати, сверяет данные лица, указанные в доверенности, с удостоверением лица, прибывшего за товаром, ставит свою подпись на двух экземплярах, а также штамп «Отгружено». После этого покупатель может получить товар.

Также на предприятии введена ежедневная сверка количественных показателей  остатков товаров: заведующий складом  осуществляет пересчет товаров и  направляет по факсу подписанный  им отчет о фактических остатках товаров на складе. Ответственный работник бухгалтерии сверяет данные отчета с данными учета. В случае выявления разногласий осуществляется сплошная проверка отпуска товара со склада с привлечением менеджеров отдела сбыта, а в случае установления недостач проводится инвентаризация складских запасов.

Это движение документов и ценностей  можно отразить в графике документооборота (приложение к этой консультации на стр. 23).

Аналогично составляется график документооборота и относительно других операций.

Приложение к Приказу № 1-Б

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО "Лакокрасторг"

______________ Т.Р. Петришин