Информационная модель предприятия

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ  ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ  БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО  ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

«ТЮМЕНСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ФИЛИАЛ В  Г. СУРГУТЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

По дисциплине: «Информационные технологии в экономике»

На тему: «Информационная модель предприятия»

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила: студентка ОЗО СОП

2 образование 2 год обучения

Специальность: «Экономика»

Максимова О.В.

Проверила: Шарыпова З.Н.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Сургут, 2013

Практическое применение информационной модели

в ООО «Горячие туры»

Общая характеристика объекта исследования

600 офисов продаж. 180 городов  России и СНГ.

Сеть офисов продаж «Горячие туры»  является членом Российского Союза  Туриндустрии (РСТ) – крупнейшего  отраслевого объединения, в которое входят туроператоры, турагентства, гостиницы, санаторно-курортные учреждения, транспортные, страховые, консалтинговые, IT-компании, учебные заведения, СМИ, общественные и иные организации в сфере туризма. Основные задачи РСТ и его членов – создание в стране цивилизованного туристского рынка и повышение конкурентоспособности национального туристского продукта, услуг в сфере туризма.

Фирма оказывает  следующие виды услуг:

- Оказывает  услуги в области туризма, организация  и участие в организации и эксплуатации отелей, турбаз, мотелей, услуги по организации экскурсий, обслуживание частных и деловых поездок, культурных, гастрольных, благотворительных и других мероприятий;

- Организация туристических  поездок, командировок специалистов;

- Осуществление  международной туристической деятельности  в ближнем и дальнем зарубежье;

- Продажа авиабилетов  на внутренние и зарубежные  рейсы авиакомпаний различных  стран;

- Реализация  путевок в здравницы и дома  отдыха.

Осуществляет  отправку клиентов более чем в 30 стран мира и является туроператором по направлениям вылета из Сургута: Греция, Турция, Кипр, Египет, Вьетнам, Испания, Тайланд, Индонезия.

В истекшем 2012 году было отправлено по направлениям, вылет из Сургута.

 

Таблица 1.

Распределение заказов по странам ежемесячно за 2012 год
№ п/п	Страна	Янв.	Февр.	март	Апр.	май	июнь	июль	Авг.	Сен.	Окт.	Нояб.	Дек.	ИТОГО:
1	Греция	4	3	16	32	5	13	21	24	12	19	12	10	171
2	Турция	5	1	8	6	7	7	6	6	1	4	4	8	56
3	Кипр	4	3	9	4	1	3	11	6	31	1	13	7	62
4	Египет	1	10	2	6	5	8	6	6	3	9	2	7	55
5	Вьетнам	2	1	3	4	4	5	7	2	2	3	2	4	37
6	Испания	2	2	1	9	7	38	87	39	1	29	18	11	5
7	Тайланд	8	8	17	49	8	1	1	39	31	14	18	11	2
8	Индонезия	2	8	17	40	8	1	1	1	1	14	18	11	3
	ИТОГО:	28	36	73	118	45	107	142	124	82	94	88	69	1006

 

“Горячие туры” одно из немногих использует дополнительные методы привлечения клиентов: существует гибкая система скидок (при втором обращении 3% с путевки, при третьем 5% при последующих 7%); выдача каждому клиенту при получении путевки рекламной продукции (календарей, пакетов, ручек и т.п.); еженедельно проводится компьютерная лотерея среди базы данных клиентов с вручением победителю дополнительных призов.

 

Цели и задачи внедрения информационной модели

Фирма видит  свою миссию в том, чтобы предлагать клиентам широкий ассортимент качественной продукции по невысоким ценам. Фирма предоставляет продукцию, на уровне ведущих мировых производителей по качеству, и по соответствию последним течениям в моде. Усилия направлены на то, чтобы сделать работу с нами максимально удобной, благодаря знанию потребностей наших клиентов.

Для принятия решения  по внедрению системы управления на предприятии руководитель должен определить для себя цели и задачи внедрения. Все задачи должны вести  к достижению предприятием поставленных целей. В качестве задач, которые помогает решить качественная система управления уже на этапе внедрения, можно назвать следующие:

1. Построение  управленческого учета.

2. Повышение  уровня организации работы сотрудников  предприятия.

3. Унификация  бизнес - процессов и их регламентирование во времени и по зонам ответственности.

4. Определение  рычагов управления и итоговых  показателей.

5. Построение  единой информационной среды  предприятия.

6. Объединение  в рамках одного программного  продукта всех ключевых бизнес - процессов предприятия.

Этап информационной модели

Работа группы внедрения системы управления ''Горячие туры'' начинается с информационного обследования и описания бизнес - процессов предприятия. Определяется необходимое количество рабочих мест в системе, описывается документооборот на каждом рабочем месте, процессы и документы, которые генерирует данное рабочее место, временная и структурная взаимосвязь обследуемого рабочего места с другими рабочими местами в системе.

Итогом работы на этом этапе является документ «Информационное обследование». Этот документ предназначен для разработки основных информационных, технологических и организационных решений по созданию единой системы информационно-аналитического обеспечения предприятия. Детализация разработок проводится до уровня документов и основных реквизитов, идентификации процессов и их основного содержания.

Решения, описанные  в данном документе, являются основой  для дальнейшего развития концепции  построения информационной системы  предприятия.

 

 

Целями информационного обследования являются:

1. получение  подробной информации о направлениях  работы, решаемых задачах, приоритетах,  показателях развития, показателях  эффективности, организационной  структуре, выполняемых функциях, сопутствующих им материальных, финансовых и информационных потоках, взаимодействии с внешними абонентами, используемых средствах автоматизации и др.;

2. формализация  существующих на предприятии  бизнес - процессов с целью разработки  и внедрения единой методологии  использования информации, оптимизации  информационной среды;

3. анализ уже  описанных, фиксированных, повторяющихся  бизнес - процессов на предприятии;

4. анализ имеющихся  на предприятии средств автоматизации.  Оценка их адекватности текущим  проблемам организации хозяйственной  деятельности предприятия и разрабатываемой модели развития;

5. оценка уровня  потребностей в корпоративной  информационной системе и определение  перечня бизнес - процессов, которые  необходимо автоматизировать в  первую очередь;

6. формирование  и обоснование предложений по  реинжинирингу существующих моделей предприятия.

7. описание модели  предприятия, которая будет получена  после реинжиниринга.

8. формирование  плана мероприятий по работам  ориентированным на реинжиниринг  деятельности предприятия.

9. представление  деятельности предприятия и принятых в нем технологий в виде иерархии диаграмм, обеспечивающих наглядность и полноту их отображения;

10. формирование  на основании анализа предложений  по реорганизации организационно - управленческой структуры;

11. упорядочивание информационных потоков (в том числе документооборота) внутри предприятия;

12. выработка рекомендаций  по построению рациональных технологий  работы подразделений предприятия  и его взаимодействию с внешним  миром;

13. анализ требований и  проектирование спецификаций корпоративных информационных систем;

14. рекомендации и предложения  по применимости и внедрению  существующих систем управления  предприятиями.

 

В рамках этапа ''Проведение обследования деятельности предприятия'' осуществляется:

1. предварительное  выявление требований, предъявляемых к будущей системе;

2. определение организационно-штатной  и топологической структур предприятия;

3. определение перечня  целевых задач (функций) предприятия;

4. анализ распределения  функций по подразделениям и  сотрудникам;

5. определение перечня применяемых на предприятии средств автоматизации.

При этом описывается  деятельность каждого из подразделений  предприятия и функциональные взаимодействия между ними, информационные потоки внутри подразделений и между  ними, внешние по отношению к предприятию объекты и внешние информационные взаимодействия.

На этапе информационного  модель используются программные продукты. Во время работы выявляются узкие  места в изначальной модели управления предприятием. Может быть выявлено следующее:

1. Дублирование  функций разными исполнителями.

2. Отсутствие контроля  процесса, происходящего на данном  рабочем месте, или наоборот - прохождение излишних этапов  контроля.

3. Наличие лишних звеньев  процесса, например, невостребованных  документов, отчетов, не участвующих  в дальнейшем процессе либо повторяющих уже имеющуюся информацию.

4. Неэффективность работы  исполнителей вследствие недостаточной  загрузки либо низкой квалификации.

5. Нарушения методологии  бухгалтерского учета.

6. Логические  ошибки во внутрифирменной отчетности.

7. Несоответствие  данных в отчетах разных отделов  из-за ошибок в методике составления  отчетов.

8. Нарушение  целостности или отсутствие системы  планирования и анализа.

9. Несопоставимость  плановых и фактических показателей.

10. Необоснованные  задержки во времени прохождения  документов и прочее.

 

Выявленные узкие места на этапе  информационной модели:

1. Наличие лишних  звеньев процесса, например, невостребованных  документов, отчетов, не участвующих  в дальнейшем процессе либо повторяющих уже имеющуюся информацию. - При отсутствии регламентов необходимые для руководства отчеты не стандартизованы внутри предприятия и механизм их составления и подачи не описан, что допускает вольную трактовку содержания таких отчетов. При этом устаревшие формы отчетов по инерции продолжают поступать от исполнителей.

2. Неэффективность  работы исполнителей вследствие  недостаточной загрузки либо  низкой квалификации. - При отсутствии  описания документооборота на  рабочем месте невозможно отследить загрузку и необходимую квалификацию персонала. При внедрении системы управления процесс работы исполнителя в системе (скорость ввода информации, текущие ошибки, объем документов за день) описан и прозрачен для руководителя.

3. Логические  ошибки во внутрифирменной отчетности. - Разнообразные ошибки.

4. Несоответствие  данных в отчетах разных отделов  из-за ошибок в методике составления  отчетов. - Как отсутствие единых  кодификаторов, так и несопоставимость  учетных регистров: например, отдел  сбыта ведет учет реализации продукции по артикулам, а финансовому отделу необходима информация о реализации по группам продукции, на экспорт и т.д.

5. Нарушение  целостности или отсутствие системы  планирования и анализа. - Отсутствие  необходимых регламентов, пробелы в источниках поступления данных, неверное определение контрольных точек управления.

 

Организация этапа внедрения информационной модели

Для начала внедрения  необходимо выполнить следующие  действия:

- установить  необходимое программное обеспечение;

- издать приказ о начале внедрения автоматизированной системы управления предприятием ООО «Горячие туры»;

- издать распоряжение  о создании координационного  комитета;

- издать распоряжение  о создании группы внедрения;

- издать распоряжение  о начале проведения обучения сотрудников предприятия;

- импортировать  или внести в базу справочники  и остатки по счетам.

После установки  необходимого аппаратного и программного обеспечения устанавливается серверная  часть программного комплекса ''Горячие туры''.

После установки  программного обеспечения проводится первичное обучение пользователей - курс обзорных практических занятий.

Координационный комитет должен состоять из людей, заинтересованных в успехе проекта и обладающих значительным влиянием на предприятии, но в силу объективных причин, не имеющих достаточного времени для непосредственного участия в проекте.

- определение  целей и путей развития проекта;

- сопоставление  этапов развития проекта с  запланированными сроками;

- утверждение  необходимости в дополнительном  выделении ресурсов (внутренних и внешних) под проект;

- использование  собственного влияния в целях  устранения различных препятствий  на пути развития проекта, созданных  интересами отдельных подразделений,  практикой деловых отношений,  внутриполитическими отношениями  на предприятии.

Координационный комитет собирается раз в месяц  для обсуждения хода проекта, будущих  этапов и результатов работ, выполненных  группой внедрения.

Руководитель  группы внедрения - это основное лицо, обеспечивающее ''физическое'' продвижение  проекта. Основные требования к руководителю Проекта:

Основные обязанности  руководителя Проекта на информационной модели:

- обеспечить  четкое видение проекта у группы  внедрения и контролировать процесс  внедрения.

- создание сплоченной, работоспособной группы внедрения;

- устранение  препятствий на пути к повышению  эффективности функционирования  группы внедрения;

- создание и  корректировка графика внедрения;

- предоставление  корректировок графика внедрения  перед координационным комитетом  и группой внедрения;

- помощь в  идентификации требований и проблем процесса внедрения.

 

Внедрение информационную модель на предприятие

Количество  членов группы внедрения - 6-8 человек. Правило  выбора членов группы внедрения - один представитель из каждого подразделения - «те кто будет систему использовать, должны ее и внедрять» которого организация может позволить выделить под проект.

Члены группы внедрения  несут ответственность за качество и сроки выполнения возложенных  на него задач.

Члены группы внедрения  должны:

- решать, что  приемлемо, а что - нет, и предлагать соответствующие корректировки бизнес процессов предприятия;

- принимать  слабые и сильные стороны своих  подразделений (с точки зрения  персонала и процессов) при  разработке процедур в своей  функциональной области;

- иметь полномочия на изменение текущих процедур, установку или изменение сферы ответственности подразделений и создание или ликвидацию.

Анализ показатели производственной деятельности в ООО «Горячие туры»

Для анализа  технико-экономических показателей  используется годовая бухгалтерская отчётность за несколько лет. Данные из приложения сведены в аналитическую таблицу, где кроме основных технико-экономических показателей приводится одновременно и темпы роста (таблица 2).

Данные в  таблице приведены по годам, что  позволяет проследить динамику изменения некоторых показателей. Темпы роста позволяют сравнить, к примеру, характер изменения выручки от реализации и управленческих расходов. Для нас интересно проследить характер изменения численности персонала, особенно численность руководителей.

Технико-экономические показатели

Таблица 2

Показатели	2010	2011	2012	Тр, %	Тр, %
1. Выручка (нетто)  от реализации продукции, работ,  услуг, тыс. р.	5109	7543	10088	147,6	133,7
2. Себестоимость  реализации товаров, продукции,  работ, тыс.р.	3972	5950	7945	149,8	133,5
3. Коммерческие  расходы, тыс.р.	35	59	142	168,3	239,2
4. Управленческие  расходы, тыс.р.	1067	1233	1619	115,6	131,3
5. Прибыль от  реализации, тыс.р.	35	300	382	865,4	127,3
6.Прибыль от  финансово-хозяйственной деятельности, тыс.р.	170	278	232	163,4	83,4
7. Прибыль отчётного  периода, тыс.р.	187	295	278	157,3	94,2
8. Численность  работающих, чел. в том числе: руководителей служащих специалистов	239 37 108 94	296 42 131 123	371 48 152 171	123,8 113,5 121,3 130,9	125,3 114,3 116,0 139,0
9. Среднегодовая  стоимость основных производственных  фондов, тыс.р.	679,08	719,82	568	106,0	78,9
10. Среднегодовая  стоимость оборотных средств,  тыс.р.	1308	1548,2	2768	118,4	178,8
11. Выработка  на одного работающего, в том числе  на одного руководителя	21,38 138,1	25,48 179,6	27,19 210,2	119,2 130,1	106,7 117,0
12. Фондоотдача,  р/р	7,52	10,48	17,76	139,3	169,5
13. Фондоёмкость, р/р	0,13	0,10	0,06	71,8	59,0
14. Затраты на 1 р. товарной продукции, р/р	0,777	0,789	0,788	101,5	99,8
15. Рентабельность, % общая продукции	4,7 0,9	5,0 5,0	3,5 4,8	105,0 577,6	70,6 95,4

 

Анализируя  данные таблицы, можно заключить, что  из года в год технико-экономические  показатели в основном растут, но растут разными темпами. Легко заметить, что более высокие темпы роста были в 2012 году, чем в 2010 году. Это связано с тем, что в 2012 году в ООО «Горячие туры» были проведены ряд мероприятий по улучшению информационного обеспечения управления:

1. разработка сайта ООО «Горячие туры» и запуск его;

2. подписаны договоры с крупными туристическими агентствами;

3. подключили к локальной сети ЭВМ на предприятии;

4. предоставляют скидки, и появились больше горячих путевок.

 

 

 

Список литературы

 

1. Информационные системы  и технологии в экономике. Учебное  пособие. Косиненко Н.С., Фризен  И.Г., 2012г, стр.304;

2. Информационные системы и технологии в экономике и управлении. Учебник для бакалавров. Гриф УМО, Трофимов В.В., 2012г;

3. Информационные системы и технологии  в экономике, Ефимов Е.Н., 2010г,  стр.286;

4. Информационные технологии в  экономике и управлении, В. Сафонов, Г. Киселев, Р. Бочкова, 2010г, стр.272;

5. http://туры86.рф/ сайт «Горячие туры» Сургут, 2013г.