Информационные ресурсы и технологии управления персоналом

Министерство  образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

АМУРСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ

(ФГБОУ ВПО «АмГУ») 
 

Кафедра Информационных и управляющих систем

Экономический Факультет

Специальность  – Государственное и муниципальное  управление 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА 
 

на тему: Информационные ресурсы и технологии управления персоналом 

по дисциплине «Информационные технологии управления» 
 
 
 
 

Исполнитель

студент группы С-03              _____________________ В.Н. Кошелева 
 
 

Руководитель 

доцент                                      ______________________ Д.Г. Шевко

Благовещенск 2012

     СОДЕРЖАНИЕ

     ВВЕДЕНИЕ

     В конце XX века, когда человечество готовилось встретить новое тысячелетие, произошло  не менее грандиозное событие - смена технологического базиса нашего Общества. На смену эпохе машин пришла эпоха информационных технологий. В XIX-XX веках человек овладел тайнами превращения вещества и энергии, а созданные на их основе машины существенно изменили его жизнь. С каждым веком, десятилетием и годом увеличивается объем информации, накапливаемой человечеством, растет и ее роль в жизни человека. Вместе с этим развивались информационные технологии (ИТ) - процессы, использующие совокупность средств и методов сбора, обработки, накопления и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

     Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы  управления организацией, - выработка  решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения  выполнения этих функций дает возможность  рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т. е. функционально  включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование  информации, а саму иерархическую  систему управления - как информационную систему.

     Информационное  обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации  информации, циркулирующей в системе  управления при ее функционировании.  
 
 
 
 

     1  РЕСУРСЫ УПРАВЛЕНИЯ. ИНФОРМАЦИЯ  КАК РЕСУРС

     Менеджер  использует ресурсы для осуществления  своих целей так же, как гончар использует глину для изготовления горшка. Под ресурсами принято  понимать запасы или источники, необходимые  для производства чего-либо или для деятельности людей.

     Выделяют  три типа ресурсов:

     Трудовые  ресурсы - это работники, необходимые для выполнения работ. От целей, которые ставит перед собой менеджер, зависит, каких специалистов или рабочих он себе подберет.

     Финансовые  ресурсы - это деньги, ценные бумаги, векселя, являющиеся средством обмена, особый ресурс, наделенный свойством всеобщего эквивалента. В менеджменте используется для достижения целей путем получения инвестиций, субсидий, кредитов и ссуд, а также дохода и прибыли. В качестве важного способа получения финансовых ресурсов является фандрэйзинг (в буквальном смысле "добывание", "выпрашивание" денег). Финансовые ресурсы используются для осуществления раз личных платежей поставщикам, бюджету, служат в качестве основного способа вознаграждения работников организации.

     Финансовые  ресурсы размещаются на расчетном, валютном и других счетах в учреждении банка, денежные средства - в кассе  учреждения.

     Информационные  ресурсы - это все данные, которые в процессе менеджмента включаются для выполнения работ. Например, для того, что бы работникам дать указания о режиме работы, директор предварительно может собрать данные о потоке посетителей в раз личные интервалы времени суток.

     Информация  как вид ресурсов имеет особенности, существенно отличающие её от других видов ресурсов. Она, во-первых, является продуктом человеческого труда, но в отличие от других продуктов, не является объектом купли-продажи. Информация - категория нематериальная, и продается  не она сама, а право на её использование. Информация - это смысл, который человек  приписывает фактам, идеям, сведениям, представленным в знаковой (символьной) форме, позволяющей производить их передачу, обработку и интерпретацию. Такое понимание информации соответствует и этимологии обозначающего её слова (от лат. information - разъяснение, изложение). От сюда следует, что если данные воспринимаются и интерпретируются человеком, то они становятся для него информацией, т. е. из "информации в себе" превращаются в "информацию для нас". По этому информация - это потенциальное свойство данных, которое может быть реализовано одним воспринимающим человеком и не реализовано Другим, не обладающим необходимым запасом знаний.

     Во-вторых, информация является дополнением и  даже заменяет два других базисных ресурса - материальные и энергетические. Информатизация общества привела к  формированию информационной индустрии, что способствовало, например, в  Японии, где особенно ценятся знания и информация, замене скудных природных  ресурсов наукоёмкими производствами и безотходными технологиями, для  которых требуется всё меньше мате риалов и энергии и всё  больше знаний, информации и умений-

     В-третьих, информация как вид ресурсов не расходуется  при её потреблении и не отчуждается  от её носителя при обмене или передаче. Сохраняемость информации при потреблении  является одним из важнейших её свойств  и объясняет во многом то, что  она сохраняет потребительские  свойства неограниченное время.

     В-четвёртых, информация не тождественна своему материальному  носителю, поэтому она может быть использована неограниченное число  раз, её можно размножить и одновременно использовать в разных местах для  решения разных задач.

     В-пятых, информация может быть синтезирована  на основе ряда данных, приведенных  в раз личных источниках. Поэтому  при принятии решений поиск данных сопровождается постоянной корректировкой содержания запроса, ибо хотя информации казалось бы, и много, но она не содержит конкретного ответа на запрос, и  решение принимается путём постепенного приближения собственного представления о ситуации к состоянию сведений, характеризующих данное информационное пространство. Это свойство постоянного обобщения и преобразования информации делает её не только важным, но и практически неисчерпаемым ресурсом для любой организации.

     В-шестых, информация может иметь разную ценность для разных потребителей, действующих  в разных ситуациях и сферах деятельности, и более того - даже в одних  и тех же ситуациях использования.

     В-седьмых, информация служит базой научных, патентно-информационных и маркетинговых исследований, основой  изобретательской деятельности и научного творчества, опытно-конструкторских  разработок, производства и сбыта  продукции, включена в них как  важнейшая составляющая, которая, как  кровеносная система организма, связывает все отдельные направления  деятельности внутри организации и  определяет сё инновационное развитие. Кроме того, она является средством  ин формирования о товарах и их продвижения, воздействуя на спрос  и доведение потребителей на рынке, на сбыт товаров, а также выполняет  роль пря мой и обратной связи  с другими организациями. Наконец, информация является важнейшим средством  образования и особенно самообразования  и переподготовки специалистов любых  профессий и специальностей. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2  ИНФОРМАЦИЯ КАК ОСНОВНОЙ ПРОДУКТ  ТЕХНОЛОГИИ МЕНЕДЖМЕНТА

     Информация - основа процесса управления. Без нее  невозможно сформулировать цели управления, оценить ситуацию, определить проблемы, подготовить, принять решения и  оценить их последствия, контролировать их выполнение.

     С точки зрения содержания и роли в  управлении информация определяется как  предмет труда управленческих работников и представляет собой совокупность сведений о состоянии управляемой  и управляющей систем, внешней  среды.

     К основным свойствам информации, как  правило, относят:

     - способность быть средством отражения  процессов, событий, явлений и  т. п.,

     - многократность использования,

     - при обмене информацией между  двумя объектами она удваивается  у каждого участника обмена,

     - свойства старения, концентрации и рассеивания.

     С целью анализа уровней информационного  обеспечения процесса управления информацию можно классифицировать по ряду признаков:

     - форме передач;

     - источнику получения;

     - степени свертывания;

     - по типу операций и видам  их обработки;

     - носителям и т. д. 

     Информацию  можно классифицировать по следующим  признакам.

     1. По форме передач - текстовая (письменная), устная, аудио, визуальная, кинестетическая.

     2. По источнику получения информацию – первичная, вторичная.

     3. По степени свертывания (обработки) – исходная (получается из первичной информации), обработанная. По типу операций информация может быть отнесена к этапам: первичному, подготовительному и основному.

     4. Носители информации по типам - традиционные (бумажные, графические и нетрадиционные), нетрадиционным (машиночитаемые, магнитные, голографические, лазерные и т. п.)

     Классификация информации, используемой в процессе управления, является основной для  его информационной характеристики. Она отражает формы и характер ее использования, влияние на параметры  процесса управления. К информационным характеристикам процесса управления относят количество и качество информации, достоверность и точность, полноту, актуальность, ценность, полезность и  плотность. Она может сразу использоваться в дальнейших расчетах и анализах или накапливаться в виде промежуточной  информации на тех или иных носителях  для после дующего применения.

     Количество  информации является основной характеристикой  загрузки управленческих работников, а также производительности используемых при преобразовании информации технических  средств в человеко-машинных системах. Оценка количества информации во многом зависит от способов ее фиксации, применяемых  носителей и технических средств.

     При формировании информационных систем, обеспечивающих технологию менеджмента, учитывается, что каждый участник процесса дол жен получать лишь те сведения, которые имеют новизну для  него. Только в этом случае информационная система будет рациональной, а  живой и своевременный труд затрачиваться  эффективно.

     В современных условиях используемая надлежащим образом информация может  стать решающим фактором успеха в  бизнесе. Информация и основанная на ней координация всех направлений  деятельности отдельных подразделений  организации помогает связывать  их воедино во имя общей цели, принимать рациональные и адекватные данной ситуации управленческие решения и обеспечивает включение организации в изменяющуюся внешнюю среду посредством коммуникаций.

     С развитием, стратегического управления и информационной экономики роль информации в современном обществе постоянно растёт: она становится не только базой для принятия решений  в бизнесе, но и основным средством  управленческого воздействия на работу персонала, мотивации деятельности людей.

     Однако  информация является специфическим  ресурсом организации, поскольку она, образуя кровеносную систему  функционирования организации, непрерывно используется для связи и координирования  каждой фазы процесса преобразования всех других ресурсов.

     Для обеспечения жизнедеятельности  каждая организация должна осуществлять три основных процесса: получение  сырья или ресурсов из внешнего окружения; изготовление продукта; передача продукта во внешнюю среду. Все три процесса являются жизненно важными для организации, и если хотя бы один из процессов  прекращается, организация не может  существовать. Информация играет важную роль в поддержании баланса между  этими тремя процессами, а приведение в движение потенциала и мобилизация  материально-технических и финансовых ресурсов организации осуществляется с помощью менеджмента и маркетинга как способов управления использованием информации, поскольку последняя  является важным стратегическим ресурсом в осуществлении управления деятельностью  всей организации. 
 
 
 
 
 
 

     3  ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В  УПРАВЛЕНИИ ПЕРСОНАЛОМ

     В последние годы информационные технологии проникли практически во все сферы  жизни человека и Общества: государственное  и муниципальное управление, экономику, хозяйственную деятельность, научные  исследования, образование, медицину и  частную жизнь человека. Не является исключением и управление персоналом, деятельность кадровых служб предприятий  и организаций. Для автоматизации  службы управления персоналом в рамках предприятия создается информационная система (ИС). Обычно такие системы  обозначаются аббревиатурой HRMS (Human Resource Management Systems - системы управления трудовыми  ресурсами). В самом полном - комплексном  варианте эти системы охватывают все уровни управления предприятием - операционный, тактический и стратегический; а в функциональном плане - кадровый учет, расчеты с персоналом и систему управления трудовыми ресурсами, включающую в себя модули найма и подбора персонала, оценки, обучения, развития и мотивации персонала.

     История автоматизации кадровых служб началась практически одновременно с внедрением информационных технологий в управлении, давайте разберемся, какие программные средства есть в арсенале современного кадровика. Все эти программные продукты можно разбить на четыре группы:

• информационно-справочные системы;
• программы, автоматизирующие отдельные участки в работе кадровой службы;
• HRM модули в составе комплексного продукта для автоматизации предприятия;
• специализированные комплексные HRM системы.

     Информационно-справочные системы нельзя назвать специализированными системами по управлению персоналом, но они активно используются в работе кадровика. В первую очередь это правовые справочные системы. Сегодня в нашей стране существует целый ряд правовых справочных систем: "Кодекс" , "Референт" , "Юридический мир" , "Ваше право" , "Юрисконсульт" , "Законодательство России". Однако самыми крупными являются "Гарант" и "КонсультантПлюс". Эти две фирмы создали наиболее разветвленную сеть своих информационных центров в различных регионах России. Помимо информации по законодательству в обеих системах созданы обширные консультационные базы.

     Отдельные программы автоматизации - программные продукты автоматизирующие отдельные функциональные задачи.

     Как правило, это программы кадрового  учета, расчета заработной платы, найма  персонала, аттестации, тестирования, управления компенсационным пакетом, оценки, обучения, развития и мотивации  персонала. Уровень разработки этих программ может быть самый разный - от примитивного до самого продвинутого. Но их объединяет принцип их создания - разработчики этих программ и не ставили  перед собой цели разработать  комплексный продукт. Это не комплексные  системы в процессе разработки, а  полностью законченный продукт. Как правило, системные решения, лежащие в основе этих разработок, не позволяют им развиваться как  комплексным HRM-системам. Понятно, что  такие программы имеют локальное  применение и могут быть рекомендованы  только небольшим организациям для  решения учетно-отчетных задач в  конфигурации "Зарплата-Кадры".

     Специализированные комплексные HRM системы – это системы удовлетворяют самым высоким требованиям по HRM-функциональности. Существуют разные точки зрения на вопрос о составе полнофункциональной HRM-системы. Одним из распространенных вариантов можно считать перечень функций, используемый центром Tadviser. В его состав входят:

• организационный менеджмент,
• кадровый учет,
• кадровый документооборот,
• табельный учет,
• расчет зарплаты,
• регламентированная отчетность,
• компенсационный пакет,
• планирование человеческих ресурсов,
• планирование фонда оплаты труда,
• управление компетенциями, оценка персонала,
• управление мотивацией,
• управление обучением,
• электронное обучение,
• подбор персонала,
• управление кадровым резервом,
• HR-портал,
• информационное самообслуживание,
• аналитика по персоналу.

     Как видно из этого перечня, современные HRM-системы охватывают все возможные  области деятельности службы персонала. Основной отличительной чертой этих программ является наличие единого  информационного пространства, которое  позволяет использовать в работе каждого модуля все многообразие накопленной в системе информации, построить эффективные аналитические  системы и системы поддержки  принятия решений. Не все имеющиеся  на рынке продукты имеют вышеперечисленную  функциональность, в некоторых системах заявленная функциональность находится  в зачаточном состоянии, но все разработчики HRM-систем декларируют планы по созданию полнофункционального продукта. Это  позволяет пользователям программ надеяться, что по мере возникновения  у них потребности в новых  функциональных модулях, такие будут  предложены разработчиками. Поэтому  Специализированные комплексные HRM системы можно назвать стратегическим инструментом развития кадровых служб, рассчитанным на долгие годы эксплуатации.

     HRM модули как составная  часть комплексного  продукта – это программы комплексной автоматизации (программы класса ERP или близкие к ним), наиболее развитые и сложные среди средств автоматизации бизнеса.

     Требования  к функционалу HR-модулей этих программных  продуктов не отличаются от требований к специализированным комплексным HRM-системам. Более того наибольшей реализованной на сегодня функциональностью  обладают именно специализированные модули ERP-систем от Oracle и SAP. Однако интегрированность  этих модулей имеет как преимущества, так и определенные недостатки. Бесспорным преимуществом такого решения является полное информационное обеспечение  со стороны других подсистем: финансовой, коммерческой и производственной. Но достаточно высокая автономность кадровой информации и кадровых процессов  существенно снижает ценность этого  преимущества. При этом остаются присущие этим системам недостатки: долгий срок внедрения системы, который может  длиться несколько лет, а использовать программу нужно уже сегодня; высокая стоимость владения системой (стоимость закупки ПО, внедрения, эксплуатации и технической поддержки), зависимость кадровой службы от внедрения  системы в других подразделениях. Поэтому встречаются варианты построения комплексной системы автоматизации  предприятия, когда вместо HRM-модуля Oracle или SAP внедряется система отечественной  разработки, например решение от "Компаса".

     Какую бы информационную систему ни выбрала конкретная организация важно, чтобы эта система отвечала современным требованиям такого рода системам:

• в основе системы лежит методология управления персоналом, знакомая HR-менеджерам предприятия, используемая или предполагаемая к использованию в компании и направленная на достижении стратегических целей высшего менеджмента предприятия,
• возможность доступа к данным для множества пользователей, объединенных в локальную сеть предприятия, а зачастую - и для пользователей, удаленных от центрального офиса,
• развитый, дружественный графический интерфейс конечного пользователя,
• режимы обработки оперативной информации, близкие к режиму реального времени,
• средства аутентификации и разграничения прав доступа, позволяющие предоставлять информацию в соответствии с должностными обязанностями пользователя; высокий уровень защищенности от несанкционированного доступа, основу информационной системы составляет промышленная база данных, поддерживающая доступ на основе стандарта SQL, как правило, Oracle или MS SQL Server.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Информационное  обеспечение для управленческого  труда играет существенную роль. Рыночная экономика сегодня диктует свои правила, по которым должна жить и  работать любая организация, предприятие, учреждение.

     Рынок и внешняя среда, а также и  сама деятельность фирмы постоянно  изменяются, поэтому информация, передаваемая в ходе общения взаимодействующих  субъектов, носит дискретный характер. В то же время информационное моделирование  позволяет воссоздать целенаправленную деятельность организации как единое целое. Поэтому для осуществления  основных направлений деятельности организации, которые носят последовательный и непрерывный характер, необходимо создание надежной информационной базы, постоянно пополняемой и корректируемой в ходе информационного мониторинга.

     Рассмотрение  информационного управления с точки  зрения осуществления этого процесса показывает, что коммуникации играют ведущую роль в осуществлении  взаимосвязанных действий организации  по формированию и использованию  других ее ресурсов для достижения поставленных целий и осуществляются через все управленческие функции, начиная от маркетинговых исследований и заканчивая мотивацией деятельности персонала. Содержание и набор действий и функций осуществляемых в процессе информационного управления, зависят  от типа организации, ее размеров, сферы  ее деятельности, уровня управления, места  информационных подразделений в  управленческой иерархии и их роли в деятельности организации.

     Обязательным  условием этого роста является повышение  эффективности функционирования системы  управления, как одного из главных  факторов, определяющих результаты производственной деятельности предприятий, и неразрывно связанных с применением современных  технических средств и новых информационных технологий

     БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Бовыкин В.И. Новый менеджмент. Управление предприятиями на уровне высших стандартов. - М.: Экономика, 2004. - 236с.
2. Журнал Управление персоналом  N 001 стр. 60-62 от 01.01.08
3. Иванов Д.И. Создание информационной системы. Углубление и расширение детализации аналитических данных // Современные аспекты экономики. - 2007. - №20 - с. 12-15
4. Кисляков Ю.Н.., Слуднов А.В. Информационные технологии Управления персоналом: Учебно-методический комплекс для дистанционного обучения. - Новосибирск: СибАГС, 2005. - 146 с.
5. Попов М.Л. Особенности управления высокотехнологичными информационными компаниями // Менеджмент в России и за рубежом.-2001.-№4.-С.54-61.
6. Романов В.П. Интеллектуальные информационные системы в экономике: Учебное пособие/ Под ред. д.э.н. Проф. Н.П.Тихомирова. - М.: Изд-во «Экзамен, 2003. - 496 с.