Информационные системы. 16

Содержание

Введение                                                                                                          3

1. Оценка ограничений и учетной политики предметной области            5

1.1 Функции и задачи, решаемые бухгалтером – главным кассиром        5

1.2 Бизнес операции, действия, выполняемые бухгалтером –                   8

главным кассиром

1.3 Схема документооборота                                                                        11

2. Критерии и выбор типового решения информационной системы       15

2.1 Выбор типового решения                                                                       15

2.2 Обоснование этого выбора                                                                     20

3. Оценка характеристик типового решения                                              27

3.1 Тактические характеристики информационной системы                   27

3.2 Пример работы специалиста                                                                  31

Заключение                                                                                                    39

Список используемой литературы                                                              41

Введение

Современное состояние экономики в ряде передовых стран мира характеризуется как информационное общество. Материальной и технической базой информационного общества становятся различного рода системы на базе компьютерной техники и компьютерных сетей, информационной технологии и средств телекоммуникаций.

В результате преобладающего влияния информационных процессов на экономику возникла потребность поиска более эффективных средств обработки информации. Информация, ее свойства стали объектами пристального внимания для специалистов разных областей экономических знаний. Причем изменилась и трактовка понятия информации. Во-первых, оно стало включать не только обмен сведениями между людьми или обмен сигналами в животном и растительном мире, но между человеком и компьютером, компьютером и компьютерами в сети. Данное изменение было внесено как результат развития (всего то за 60 лет) научной области знаний – кибернетики, науки, которая подразумевает применение системного подхода к управлению, связи и переработки информации.

Информатизация – организованный на основе информационных технологий, социально – экономический, научно – технический процесс создания условий для удовлетворения потребностей общества в информационных ресурсах. Данный термин заменяет термин автоматизация и имеет тот же смысл.

Информационные технологии в сфере экономики и управления – совокупность методов и программно-технических средств обработки разрозненных исходных данных в надежную и оперативную информацию, и методов и приемов принятия решения, которые направлены на достижение оптимальных финансовых показателей предприятия и рыночных параметров его продукции.

Информационная система или автоматизированная – комплекс технических и программных средств, служащих для хранения, распределения, обработки и отображения информации, и методов принятия решений, используемых персоналом сотрудников для управления организацией.

1. Оценка ограничений и учетной политики предметной области

1.1 Функции и задачи, решаемые бухгалтером – кассиром

Бухгалтер – главный кассир относится к категории технических исполнителей, принимается на работу и увольняется приказом директора предприятия по представлению главного бухгалтера.

Бухгалтер – главный кассир непосредственно подчиняется главному бухгалтеру и его заместителям.

В своей деятельности бухгалтер – главный кассир руководствуется:

- нормативными документами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;

- уставом предприятия;

- правилами внутреннего трудового распорядка предприятия;

- приказами и распоряжениями директора предприятия;

- распоряжениями главного бухгалтера и его заместителей;

- должностной инструкцией бухгалтера – главного кассира.

Бухгалтер – главный кассир должен знать:

- нормативно – правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению кассовых операций;

- формы кассовых и банковских документов;

- правила приема, выдачи, учета и хранения денежных средств и ценных бумаг;

- порядок оформления приходных и расходных документов;

- лимиты остатков кассовой наличности, установленные для предприятия, правила обеспечения их сохранности;

- порядок ведения кассовой книги, составления кассовой отчетности;

- основы организации труда;

- правила эксплуатации вычислительной техники;

- основные положения законодательства о труде;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда.

Во время отсутствия бухгалтера – главного кассира его обязанности исполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

На бухгалтера – главного кассира возлагаются следующие функции:

1) осуществление операций с денежными средствами и ценными бумагами;

2) ведение кассовых книг (в валюте и в рублях);

3) составление кассовой отчетности.

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных должностной инструкцией, бухгалтер – главный кассир взаимодействует:

1. С директором предприятия или должностным лицом, его заменяющим по вопросам:

- получения: распоряжений, указаний, приказов, относящихся непосредственно к его деятельности;

- предоставления: всей необходимой информации о движении денежной наличности в кассе предприятия.

2. С главным бухгалтером и его заместителями по вопросам:

- получения: должностной инструкции, указаний на выплату или перечисление денежных средств сотрудникам предприятия, распоряжений, на прочие выплаты из кассы, списка лиц, которым разрешена выдача подотчетных средств, нормативных и инструктивных документов по ведению кассовых и банковских операций, пользованию кассовым аппаратом;

- представления: всей необходимой информации о движении денежной наличности в кассе предприятия, в срок и качественно оформленных кассовых документов, журналов-ордеров.

3. С сотрудниками бухгалтерского отдела (бухгалтерии) по вопросам:

- получения: всех необходимых, надлежащим образом оформленных документов на осуществление кассовых и банковских операций, расчетных ведомостей, списков на выплату и перечисление заработной платы, приходных и расходных кассовых ордеров и других документов, необходимых для осуществления бухгалтерского учета кассовых операций;

- предоставления: кассовых отчетов, выписок по банковским счетам, сведений о депонированных суммах и другой информации о движении денежных средств.

4. С другими сотрудниками предприятия по вопросам:

- получения: договоров, служебных записок, распоряжений и других документов, подписанных распорядителями кредитов, о приеме в кассу и выдаче из кассы денежных средств;

- предоставления: квитанций к приходным и расходным кассовым ордерам.

5. С коммерческими банками по вопросам:

- получения: распоряжения об установленном лимите кассы и его выездной проверки путем снятия наличности в кассе предприятия, выписок о движении денежных средств на банковских счетах, наличных денежных средств на нужды предприятия;

- представления: банковских документов для получения и сдачи в банк наличных денежных средств, осуществление безналичных платежей (платежных поручений , заявлений на перевод, объявлений на взнос наличными, расчетных чеков и других денежных документов).

Бухгалтер – главный кассир имеет право:

- принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности;

- вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы;

- запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности бухгалтера – главного кассира.

1.2 Бизнес операции, действия, выполняемые бухгалтером – главным кассиром

Бухгалтер – главный кассир является сотрудником структурного подразделения. В своей работе он руководствуется требованиями действующего законодательства, положением о подразделении, должностной инструкцией бухгалтера – главного кассира, а также регламентами, приказами и распоряжениями по отделу и компании.

Целью работы бухгалтера – главного кассира является полный учет и контроль обоснованности поступления денежных средств на расчетный счет и в кассу предприятия, обеспечение сохранности наличных денежных средств.

В должностные обязанности бухгалтера – кассира входит ведение кассовых операций. Также он может выполнять работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности, расчеты с поставщиками и заказчиками, а также за предоставленные услуги и т.п.).

Кроме того в обязанности входит прием наличных денежных средств в кассу предприятия с одновременным занесением информации в компьютерную базу данных:

-            от покупателей по оплаченным накладным;

-            выручка от розничной торговли;

-            возврат неиспользованных подотчетных сумм.

Может осуществлять выдачу наличных денежных средств подотчетным лицам. Однако данный вид деятельности осуществляется на основании служебных записок, заверенных подписью Генерального директора или финансового менеджера с одновременным занесением информации в компьютерную базу данных.

Осуществляет контроль за соблюдением лимита остатка денежных средств в кассе, а также контролирует сдачу наличной выручки в банк.

Ежедневное ведение кассовой книги и оформление первичных кассовых документов в соответствии с порядком ведения кассовых операций в РФ. Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия. О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Задачи бухгалтера – главного кассира:

- своевременное ведение журналов – ордеров бухучета в соответствии с положением о бухучете в Российской Федерации;

- ведение кассовых операций в соответствии с порядком, принятым в Российской Федерации;

- взаимодействие с государственными органами.

Бухгалтер – главный кассир:

1. Выполняет работу по организации и учету кассовых операций.

2. Соблюдает законодательные и нормативные акты, выполняет работу по приему, выдаче и хранению наличных денег.

3. Ведет первичную документацию по приему и выдаче наличных денег.

4. Ведет на основе ведомостей выплату зарплаты работникам организации.

5. Осуществляет контроль за первичной документацией по кассовым операциям и готовит их к счетной обработке.

6. Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов (сейфов) осуществляет проверку сохранности замков, дверей, оконных решеток и печатей, исправности охранной сигнализации.

7. Ведет прием наличных денег по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением исполнительного директора.

8. Производит выдачу наличных денег из касс по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлением на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны генеральным директором, главным бухгалтером или лицам, на это уполномоченными.

9. Производит записи в кассовую книгу сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.

10. Ежедневно в конце рабочего дня подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

11. Принимает участие в проведении инвентаризации.

12. Организует учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением.

13. Является материально ответственным лицом и, после издания приказа о приеме его на работу, обязан под расписку ознакомиться с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации и заключить договор о полной материальной ответственности.

14. Не имеет права передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам, кроме случаев временной нетрудоспособности или отпуска по распоряжению руководства.

15. Следит за сохранностью первичных документов по кассовым операциям.

16. Обеспечивает сохранность денежных средств, находящихся в кассе, ККМ и прочих материальных ценностей.

17. Систематически повышает свою квалификацию на курсах и семинарах по бухгалтерскому учету.

Бухгалтер – главный кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим функциональным обязанностям, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Бухгалтер – главный кассир также несет ответственность в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации за:

- недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения;

- невыполнение приказов, распоряжений генерального директора и исполнительного директора предприятия, поручений и заданий от главного бухгалтера;

- нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленные в организации.

1.3 Схема документооборота

Под документооборотом в бухгалтерском учете понимают порядок и путь прохождения по инстанциям с момента составления до сдачи в архив.

Для эффективного контроля за поступлением, движением и расходованием ресурсов организации, на предприятии разрабатывается схема документооборота.

Движение документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, который составляется главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в котором перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, и сроки предоставления этих документов.

Основными целями системы документооборота предприятия являются:

1) обеспечение своевременного и качественного оформления первичных документов по всем хозяйственным операциям;

2) обеспечение полноты и достоверности бухгалтерской и налоговой отчетности и повышение качества обеспечения достоверности бухгалтерского и налогового учета предприятия;

3) исключение необоснованных штрафных санкций к предприятию со стороны налоговых органов и контрагентов.

Рассмотрим схему документооборота бухгалтера – главного кассира по учету кассовых операций (рисунок 1).

Рисунок 1. Схема документооборота бухгалтера – главного кассира по учету кассовых операций

Вначале выбираем учетный период и режимы управления бухгалтерскими, оперативными итогами. Выбираем, расчет итогов установлен по 4 кварталу 2011 года, 15.11.2011 – текущая дата, точка актуальности документов, 1.10.201 – 31.12.2011 – период видимости журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

Документ за документом, выполняется их ввод. При заполнении реквизитов приходных и расходных кассовых ордеров используются план счетов и константы, редактируются справочники аналитического учета.

Проводится регистрация каждого приходного и расходного кассовых ордеров, его актуализация и сохранение учетных параметров в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. По выбранным данным типовых операций формируются необходимые проводки и записи в журналы проводок и хозяйственных операций (Дебет 50 кредит 51 – поступление наличных денежных средств в кассу с расчетного счета; Дебет 51 Кредит 50 – сданы в банк для зачисления на расчетный счет денежные средства).

Все поступления и выдачи наличных денег организации учитывают в кассовой книге. Каждая организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя или главного бухгалтера предприятия. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

На основании выбранных режимов управления итогами, расчет итогов установленный по 4 кварталу, учетные данные автоматически записываются в учетные регистры (Журнал – ордер № 1), а сводные проводки записываются в главную книгу.

После выполнения учетных действий, данные всех журналов, учетных регистров и главной книги служат для формирования управленческой отчетности, то есть данные журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, журнала – ордера № 1 и главной книги служат для формирования бухгалтерской финансовой отчетности, а именно бухгалтерского баланса (форма № 1) и отчета о движении денежных средств (форма № 4).

2. Критерии и выбор типового решения информационной системы

2.1 Выбор типового решения

В настоящее время на российском рынке предлагается около 2500 промышленных программных продуктов управления торговыми и промышленными предприятиями разного масштаба (а всего существует более 500 фирм и независимых коллективов разработчиков, занимающихся созданием программного обеспечения для корпоративных клиентов). Практически у всех российских разработчиков есть Windows версии их программ, выполненных в двух и трехзвенной клиент серверной архитектуре с применением различных продуктов и технологий (MS SQL Server, Oracle, Sybase, Borland Delphi и другие). Во многих системах реализована многоплатформенность (MS Windows, Unix, Novell NetWare), есть встроенные инструментальные средства собственной разработки (используемые как для настройки систем, так и для их развития) и ряд других интересных возможностей.

Наиболее известными отечественными корпоративными программными продуктами управления предприятиями являются: «1С:Предприятие»; «Галактика»; «Парус»; «БОСС-Корпорация»; NS2000; «1С:Рарус; «БЭСТ-ПРО»; IBS Trade House; «Аккорд»; «Альфа»; «Эталон»; «Флагман»; «Супер-Менеджер»; «Инфо-Бухгалтер»; «Турбо-Бухгалтер»; «Ресурс», Vrsystem; «Скат»; «Эверест»; «Компас»; «Монолит»; GESTORY ABACUS Financial и другие.

Информационная система должна обладать такими тактическими характеристиками, как:

- Возможность выбора системы финансовых показателей полно отражающих финансовые активы и производственные ресурсы предприятия. Планирование, задание значений плановым показателям (например, применением средств и инструментария бюджетирования).

- Выполнение сбора, обработки и хранение, актуализации и регистрации данных из большого массива разрозненных параметров из реквизитов первичных бухгалтерских и учетных документов.

- Выполнение учетных действий по правилам учетных политик предметных областей. Систематизация учетных и расчетных работ путем исполнения их в стандарте управленческого учета предприятия (например, применение единого документооборота по общероссийскому классификатору унифицированных документов ОКУД).

- Выполнение обработки при подготовке отчетов о финансовых и производственных ресурсах, накопление оперативных данных о ресурсах предприятия, данных о покупателях, поставщиках, агентах рынка.

- Выполнение экономического, финансового и план факторного анализа. Сохранение данных планов и текущих оценок эффективности в информационном архиве.

- Координация бизнес – деятельности по подготовке и принятию тактических решений на всех уровнях управления за счет управления деловыми процессами в системе. Опорой оптимизации управления деловыми процессами является процессорное управление (уточнение и конкретизация бизнес процессов).

Для обеспечения указанных возможностей система должна иметь базу данных по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалом, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут содержать различную информацию, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать действующие расчетные нормативы. При этом система должна уметь легко изменять их по запросу пользователя. Важно, чтобы правильность расчетов проверялась с помощью специальных надежных методов и результаты одновременно заносились во все необходимые документы и таблицы.

В любой компьютерной бухгалтерской системе должен быть генератор отчетов, обеспечивающий все функции подготовки и печати документов. Ценность бухгалтерской системы во многом определяется ее возможностями по перерасчету прежних объектов учета в связи с новыми условиями (например, деноминацией). При таких перерасчетах должно быть предусмотрено изменение данных во всех предыдущих документах и в текущей отчетности.

Интегрированные бухгалтерские системы предоставляют пользователям более широкие возможности и обеспечивают ведение учета по всем основным участкам. Их отличительной особенностью является возможность организации учета на нескольких компьютерах с объединением данных в одной базе, на основе которой формируется отчетность. Интегрированные бухгалтерские системы позволяют организовать работу и в локальной сети. При этом на каждом компьютере, как правило, работает вся система, а для разделения учета используются лишь определенные ее возможности. Все программы основаны на том, чтобы на основе информации первичных документов вводимых в базу данных системы, составить записи о хозяйственных операциях, вычислить обороты и исходящие остатки счетов и затем составить отчетность.

Бесспорным лидером среди разработчиков является фирма 1С, которая удачно ведет маркетинговую политику и имеет большую сеть партнеров. В настоящее время насчитываются многие тысячи инсталляций программ «1С» на российских предприятиях. Внедрением информационных систем «1С» занимаются сотни российских внедренческих организаций. Фирма «1С», предлагая распространителям скидки на базовые программные продукты, разрешает своим франчайзи и дилерам дорабатывать и сопровождать готовые решения. Только в Великом Новгороде их насчитывается более 5, в Санкт-Петербурге около 40 дилеров «1С». Информационные системы фирмы преобладают в сегменте малых и средних предприятий, заняв до 50% всего рынка информационных систем. Фирма 1С работает на рынке информационных систем более 17 лет. За указанный период фирма разработала более 50 типовых систем бухгалтерского и управленческого учета и более 1500 отраслевых информационных систем.

Фирма 1С постоянно совершенствует свои разработки под возрастающие требования пользователей:

- модифицируются базовые программы СУБД, например, вот перечень приложений СУБД под Windows: 1С:Бухгалтерия 6.0, 1С:Предприятие версия 7.5, 1С:Предприятие версия 7.7 и, наконец, 1С:Предприятие версия 8.0 и 8.1, далее 8.5;

- дополняют сервисные функции обмена между конфигурациями, выполняемые как в формате 1С и, главное, в формате Open XML;

- разработку и включение в состав режимов и драйверов обмена с приложением MS Excel, что позволяет выполнить обработку данных средствами приложений офисных программ Windows;