Информационные системы. 23

                                      ВВЕДЕНИЕ

        Современные информационные системы предназначены для повышения эффективности управления  с помощью информационных технологий подготовки и принятия решений.

        Бухгалтерский учет является  самым сложным и трудоемким процессом учета, поэтому использование компьютерных технологий при обработке информации просто необходимо.  Во-первых,  автоматизированный учет облегчает работу при обработке документов. Во-вторых, использование информационных систем повышает эффективность и достоверность учета, что играет очень важную роль в современном мире. В автоматизированном бухгалтерском учете можно достаточно легко, быстро и точно получить необходимую информацию, сформировать формы бухгалтерской отчетности, и так далее.

     Целью данной контрольной работы  по информационным технологиям является рассмотрение этапов подхода к компьютеризации бухгалтерского учета,   совершенствование учета на основе использования компьютерных технологий.

          Бухгалтерский учет информационно связан с управленческим учетом затрат  в производстве, финансовым менеджментом, складским учетом.

      Бухгалтерский  учет хозяйственных операций в финансовой бухгалтерии осуществляется на основе бухгалтерских проводок, формируемых на основании первичных учетных документов. Создание документов и их отражения в бухгалтерском учете разделены во времени и пространстве.

          Компьютерная система бухгалтерского  учета должна обеспечивать выполнение  всех функций и требований  бухгалтерского учета. Основой бухгалтерского учета является учетная политика организации – совокупность правил ведения бухгалтерского учета, первичного наблюдения, стоимостного измерения, группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности. 

1. Как выполняется учет услуг по предоплате и за безналичный учет

     Бухгалтерский учет в Республике Беларусь регламентируется большим количеством нормативных  документов. Однако это не означает полной его унификации, а лишь устанавливает  основные моменты в построении системы  учета. Нормативные документы предлагают возможность выбора варианта ведения учета по конкретным объектам. Это связано с тем, что в современной экономике государство не может предписывать всем участникам хозяйственных отношений одинаковые учетные схемы. Так как условия хозяйствования и задачи каждой организации сугубо индивидуальны, то схемы бухгалтерского учета должны отражать особенности деятельности каждой из них.

     Ведение  бухгалтерского  учета  в  организации   осуществляется согласно учетной политике организации, сформированной в соответствии с  законодательством  Республики  Беларусь.

     Учетная политика предприятия – это совокупность конкретных методов и форм ведения бухгалтерского учета, объявляемая предприятием, исходя из общепринятых правил и особенностей своей деятельности. [6, с.46]

     Учетная политика организации формируется  главным бухгалтером, утверждается руководителем и оформляется  приказом, обязательным к исполнению всеми подразделениями организации. Она вводится с начала отчетного  года и действует до конца года без изменения, кроме случаев:

• реорганизации (слияния, присоединения, разделения, выделения, преобразования);
• изменения законодательства Республики Беларусь;
• изменения условий хозяйственной деятельности.

     При формировании учетной политики должны соблюдаться требования полноты, осмотрительности, приоритета содержания над формой, непротиворечивости и рациональности.

     Запасы  ТМЦ предприятия пополняются  за счет поставок от предприятий-поставщиков. Расчеты с поставщиками, как правило, осуществляются в безналичной форме с помощью различных банковских операций. Наиболее часто в практике хозяйственной деятельности имеют место расчеты за полученные товары и оказанные услуги, выполненные работы или окончательный расчет между поставщиком, подрядчиком, с одной стороны, и покупателями, заказчиками – с другой стороны. Оправдательным документом для такого рода платежей являются счета, акты о приемке выполненных работ и др., на основании которых выписывается платежное поручение. Реквизиты документа – основания отражаются в платежном поручении. Оплата и окончательные расчет за полученные товары оформляются проводкой в дебет счета 63 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» с кредита счета 31 «Счета в банках». Также в хозяйственной практике имеет место предварительная оплата за еще не полученные товары или авансовые платежи, за еще не выполненные работы. Оправдательным документом для выплаты авансов служит договор. В договоре должен быть оговорен процент авансового платежа от договорной цены. Предприятие, получившее аванс выплачивает в бюджет с суммы аванса НДС, поскольку авансовые платежи включаются в облагаемые оборот. Выданный аванс отражается в бухгалтерском учете одной записью в дебет счета 371 «Расчеты по выданным авансам», с кредита счета 31 «Счета в банках». Для учета расчетов по претензиям, предъявленных поставщикам, подрядным транспортным и другим организациям, а также по предъявленным и признанным штрафам, пеням, неустойкам используется счет 374 «Расчеты по претензиям». Наиболее распространенной формой безналичных расчетов в нашей стране являются расчеты путем платежных поручений. Платежное поручение – это указание банку, обслуживающему предприятие, перечислить указанную сумму указанному адресату для предписанных целей.

     В качестве целей могут выступать:

     - расчеты за полученные товары, оказанные услуги, выполненные работы;

     - предварительная оплата за предстоящие  поставки товаров;

     - оплаты по нетоварным операциям:  платежи налогов, отчисления в  фонды, перечисления денежных  средств на счета сотрудников.

     Выписка платежного поручения не сопровождается формированием проводок, поскольку оно представляет собой лишь намерение осуществить платеж. И только после того, как с расчетного счета предприятия банком списана указанная сумма, что подтверждается выпиской с расчетного счета, производится отражение данного факта на счетах бухгалтерского учета.

     Для учета расчетов с поставщиками активно  используются счета 63 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 371 «Расчеты по выданным авансам», 374 «Расчеты по претензиям». 

Таблица 1.1 Особенности настройки данных счетов в типовой конфигурации

     На  счетах расчетов с поставщиками аналитический  учет ведется по двум видам Субконто: «Контрагенты», «Заказы». В свою очередь  в каждой такой условной группе имеются два субсчета: для учета расчетов, производимых в национальной и иностранной валюте.

     Для организации аналитического учета  на счетах расчетов с поставщиками используется справочник «Контрагенты»  и возможность выбора основания  с помощью обработки документов «Заказы». При открытии субконто «Заказы» перед нами появляется обработка, в которой можно ввести или отобрать документы по контрагенту. Хранимая информация определяется практикой ведения аналитического учета на счетах расчетов с контрагентами. Могут вводиться наименования различных документов, являющихся основаниями для ведения взаиморасчетов с контрагентами: договора, номера выписанных счетов, актов и др. В документ «Договор» вводятся элементы, которые предполагается использовать для ведения аналитического учета в разрезе оснований по взаиморасчетам с организациями. Каждый вариант реализации описывается в справочнике набором значений реквизитов: наименование, вид торговли, тип реализации, вид НДС.

     Порядок действий по оплате счета поставщика, в условиях ведения компьютерного учета в среде типовой конфигурации программы «1С:Бухгалтерия» предполагает выполнение следующих шагов:

     1. Регистрация контрагента.

2. Регистрация счета. Поскольку учет расчетов с поставщиками ведется в аналитическом разрезе документов – оснований, следует сразу же по приходу таких документов зарегистрировать их в документе «Договора», «Счета-входящие».
3. Выписка платежного поручения. На основании счета поставщика выписывается платежное поручение. Формирование платежного поручения с использованием встроенного документа дает возможность не только напечатать документ, но и сохранить его в информационной базе в соответствующих журналах, что позволит в дальнейшем использовать эту информацию для ввода и контроля банковских выписок.
4. Получение и ввод банковской выписки. При поступлении банковской выписки, подтверждающей платеж, факт оплаты отражается в учете проводкой в дебет счета 631 и с кредита счета 311.

     Порядок осуществления расчетов с поставщиками проводится в следующей последовательности.

     Регистрация новой организации в справочнике  «Контрагенты». При необходимости  зарегистрировать организацию - поставщика и поступивший счет, а также выписать платежное поручение. Новую организацию необходимо ввести в справочник как элемент группы «Организации», которая в свою очередь входит в группу «Юридические лица». Новому элементу автоматически будет присвоен следующий по порядку код. Данная форма ввода имеет два слоя: первый – для ввода общих реквизитов предприятия, второй – для ввода реквизитов банковских счетов. Результатом ввода является новая запись в справочнике «Контрагенты», содержащая все требуемые реквизиты предприятия.

     Регистрация счета в документе  «Договор» или  «Счет входящий».

     Для регистрации поступившего счета  необходимо ввести его в документ «Договор» или «Счет входящий».

     Для регистрации заключенного договора необходимо ввести его в документ «Договор», обратившись к этому  документу через меню «Операции-Документы  – Договор». Чтобы зарегистрировать новый договор, сначала нужно определить контрагента, с которым данный договор заключен.

     Для регистрации входящего счета  необходимо ввести его в документ «Счет входящий», обратившись к  этому документу «Операции –  Документы – Приход – Счет входящий».

     Заполнение  полей «Контрагент», «Валюта», «Курс», «Вид НДС», «Вид торговли», «Номер счета поставщика», а также табличная часть сложностей не вызывает, а в поле «Что приходуем» предлагается выбор следующих параметров:

     - основные средства;

     - необоротные материальные активы;

     - другие материальные необоротные активы;

     - прочие необоротные активы;

     - бланки строгой отчетности.

     В зависимости от выбора в документе  при заполнении поля «ТМЦ» в табличной  части будет предлагаться выбор  из таких справочников:

     - Инвестиции;

     - Необоротные активы;

     - Бланки строгой отчетности.

     Для того, чтобы выбрать объект из справочника  «Инвестиции» необходимо его заполнить, что можно сделать прямо из документа «Счет входящий», выбрав на панели кнопку «Ввести новый элемент» и заполняем его параметры.

     Выписка платежного поручения.

     Для выписки платежного поручения в  типовой конфигурации предусмотрен документ «Платежное поручение», которое  вызывается по команде «Документы –  Платежное поручение».

     Последовательность  действий при заполнении формы платежного поручения такова:

1. Выбирается расчетный счет, с которого будут перечислятся денежные средства. По умолчанию документ использует тот расчетный счет, который выбран как основной при заполнении сведение об организации.
2. Вводится номер платежного поручении. Всегда автоматически устанавливается следующий по порядку номер, но его можно изменить вручную, с учетом их уникальности.
3. В поле «от» вводится дата выписки платежного поручения.
4. В поле «Контрагент» имеется кнопка обращении к справочнику «Контрагенты».
5. В поле «Заказ» - документ на основании которого выполнен платеж.
6. В поле «Сумма» вводится сумма перечислении, включая НДС.
7. «НДС» - определяется по умолчанию равна 20%.
8. В поле «Назначение платежа» вводится краткое содержание операции, в которой следует отразить:

      - назначение общей суммы платежа, за какой товар осуществляется оплата;

      - за какие товары, работы, услуги;

      - предоплата;

      - номера и сокращенные названия  оправдательных документов с  указанием даты их составления  или получения.

     После ввода реквизитов можно напечатать в требуемом количестве экземпляров, которые подписывает руководитель и главный бухгалтер и направляется в банк.

     Поскольку документ не порождает проводок, то он не попадает ни в журнал проводок, ни в журнал операций. Введенное  платежное поручение зарегистрируется в журнале документов «Банк». Запись содержит основные реквизиты, позволяющие идентифицировать документ.

     После выписки платежного поручения банк предприятию перечисляет денежные средства со счета предприятия на счет поставщика.

     Операция  перечисления денежных средств отражается в бухгалтерском учете на основании банковской выписки. Для этой цели предназначен документ типовой конфигурации «Банковская выписка». После ввода даты и номера документа производится заполнение многострочной части выписки. Ввод новой строки можно начать с функции «Заполнить по платежкам». Эта функция является обязательной. Однако, нажав на нее, можно заполнить документ на основе платежного поручения – все необходимые реквизиты будут автоматически перенесены в текущую строку банковской выписки, по которой произведена оплата. При автоматическом заполнении реквизитов банковской выписки в графе «Вид прихода/расхода» программа установит значения по умолчанию. В документ, таким образом в качестве одного из реквизитов включается ссылка на другой документ – «Платежное поручение», т.е. «Банковская выписка» является подчиненным документом документу «Платежное поручение». Запись об оплате платежного поручения, выполненная при помощи документа «Банковская выписка» найдет отражение в журнале документов «Банк». Записи об этих документах представлены в журнале операций.

     Поиск и просмотр подчиненных  документов. Введенный документ «Банковская выписка» является подчиненным по отношению к документу «Платежное поручение». Данная особенность может быть использована для подбора банковских выписок, относящихся к определенному платежному поручению.

     Для этого необходимо открыть любой  журнал, где зарегистрирован документ «Платежное поручение» и пометить строку с интересующим документом. Далее через контексное меню или через меню «Действия» обратится к функции «Подчиненные документы». В результате будет сформирован журнал подчиненных документов. Основным документом по приходу поступивших от поставщиков ТМЦ является документ «Приходная накладная», которая формируется на основании документов «Договор», «Остатки взаиморасчетов», «Счет входящий». Также приходная накладная может сама начинать цепочку взаиморасчетов и служить для ввода документов «Возврат поставщику», «Перемещение», «Платежное поручение». Если заказом должна стать вводимая приходная накладная, то в реквизите «Заказ» - значение «Без заказа». Если выбрать из справочника «Валовые доходы/Валовые расходы» элемент «Ни доход, ни расход» можно полностью отказаться от Валовых расходов по приобретенным ценностям (для запасов, предназначенных для непроизводственного использования). 
 

2. Как рассчитываются  бухгалтерские итоги  за отчетный период

     Едва  ли не первыми объектами автоматизации  в управлении предприятиями стали  задачи бухгалтерского учета. В подразделениях бухгалтерского учета документооборот более формализован и унифицирован по процедурам и методикам обработки и составления документов по сравнению с другими службами аппарата управления. Поэтому ведение бухгалтерского учета с применением компьютера в настоящее время стало нормой работы на многих предприятиях. Использование в работе бухгалтерской профаммы дает широкие возможности для автоматического отражения любых документов и хозяйственных операций в бухгалтерском учете посредством бухгалтерских проводок, а также исключения арифметических ошибок. На компьютере легко формируются все первичные и отчетные документы.

     Вместе  с тем построение АИС по бухгалтерскому учету все же представляет собой  довольно сложную исследовательскую  и проектную работу. Бухгалтерский  сектор имеет определенную специфику. В содержательном плане бухгалтерская информация отображает большую часть процессов материального и финансового учета любого предприятия. Она фактически отражает хозяйственное состояние предприятия. Бухгалтерская информация характеризуется широкой номенклатурой документов и показателей. Эти документы и показатели имеют довольно сложный уровень логической и арифметической взаимосвязи как по вертикали, так и по горизонтали. Поскольку к бухгалтерской информации предъявляются повышенные требования по достоверности, то при проектировании и эксплуатации АИС необходимо учитывать многочисленные схемы логико-арифметической увязки показателей. Это необходимо для того, чтобы обеспечить целостность БД, а также необходимый уровень достоверности и полноты показателей в выходных документах.

     Сравнительно  большой объем документов обусловливает  необходимость привлечения технических  средств обработки и передачи данных с расширенным объемом  памяти и хорошей пропускной способностью. Каждому бухгалтеру приходится делать выбор при поиске наиболее подходящей именно для его предприятия программы автоматизации бухгалтерского учета. Кажущаяся простота выбора часто оборачивается долгими поисками наиболее оптимальной и недорогой программы. Вместе с тем, с учетом технологической нагрузки на сотрудников бухгалтерии информационные технологии в бухгалтерском учете должны быть просты в освоении, эксплуатации, иметь интерфейс с высоким уровнем адаптивности. Информационная технология должна существенно облегчить работу бухгалтера, не создавать ему дополнительных трудностей, а, наоборот, снижать их.

       «1С:Бухгалтерия» включает набор стандартных отчетов, позволяющих получить информацию за произвольный период, в различных разрезах и с необходимой степенью детализации:

     • отчеты по синтетическому учету;

     • отчеты по аналитическому учету;

       • отчеты по разделам учета.

     При подведении бухгалтерских итогов за отчетный период программа выполняет следующие функции:

     • ввод, заполнение и печать бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности;

     • в «Ручном режиме» заполнения отчетов бухгалтер вводит основные показатели, а программа рассчитывает все итоговые и производные показатели;

     • в «Автоматическом режиме» программа  заполняет отчеты на основании введенных  за период хозяйственных операций;

     • перед формированием отчетов  специальный режим позволяет  проверить состояние учета и  выявить ошибки бухгалтера, не дающие правильно составить отчетность;

     • режим расшифровки позволяет  получить обоснование заполненных  автоматически показателей вплоть до каждого первичного документа и хозяйственной операции;

     • формы отчетности ежеквартально  обновляются фирмой «1С» и бесплатно  предоставляются зарегистрированным пользователям.

     В комплект поставки программы кроме  основной «Типовой конфигурации» входит также «Упрощенная конфигурация». Ее применение целесообразно, если:

     • на предприятии ведется достаточно простой учет и не требуется высокий  уровень автоматизации ведения  учета;

     • предполагается существенно перестраивать  структуру учета по отношению  к методологии, заложенной в «Типовой конфигурации»;

     • программа используется в целях  освоения, а также для организации  учебного процесса по обучению бухгалтерскому учету и работе с пакетом «1С:Бухгалтерия».

     Гибкость  и настраиваемость «1С:Бухгалтерия» проявляется в том, что это готовое решение, позволяющее вести учет без дополнительных доработок и настроек. Кроме того, пакет может быть адаптирован к любым особенностям учета на конкретном предприятии. В состав системы входит инструментальное средство разработки и модификации программ «Конфигуратор».

     Средние и крупные предприятия очень  часто имеют территориально распределенную структуру — филиалы, склады, магазины, пункты приема заказов и иные подобные подразделения, не связанные локальной  сетью. В подобных условиях очень важно иметь средства работы с распределенными информационными базами, построенных с учетом принципа организации единой системы автоматизированного учета на предприятии. В этом плане ППП обеспечивает:

     • ведение неограниченного количества автономно работающих информационных баз;

     • полную или выборочную синхронизацию  данных;

     • настройку состава синхронизируемых данных;

     • произвольный порядок и способ передачи изменений.

     Использование средств управления распределенными  информационными базами не ограничивает действия пользователей системы. Все изменения данных система отслеживает автоматически и передает их в соответствии с описанными правилами синхронизации.

     С целью улучшения качества, адаптивности и технологичности «1С:Бухгалтерия» предусматривает набор сервисных возможностей:

     • контроль корректности вводимых проводок;

     • табло счетов (оперативный просмотр итогов по счетам);

     • проверка возможности удаления неиспользуемых бухгалтерских счетов, объектов аналитики, документов;

     • вызов компьютерного обучающего видеокурса;

     • вызов правовой системы с диска  ИТС или «1С: Гарант. Правовая поддержка».

     Следует отметить пользовательский интерфейс  ППП, обеспечивающий системе хорошие  эксплуатационные характеристики. Строка меню рабочего окна содержит следующие  блоки команд: «Операции», «Отчетность», «Сервис», «Окна» и «Помощь». При работе в некоторых режимах имеется еще группа команд «Действия». Она перечисляет возможные действия пользователя относительно текущего режима. Под строкой меню располагается строка пиктограмм. Посредством этих пиктофамм можно активизировать наиболее часто применяемые профаммы, например печать, вставку, копирование и др.

     Существенный  комфорт пользователя обеспечивает сервисные средства. Так, например, «Путеводитель по конфигурации»  предназначен для быстрого освоения профаммы бухгалтером. Режим «Советы дня» подсказывают пользователю эффективные приемы работы и функциональные возможности системы. Настраиваемые панели инструментов позволят быстро получать доступ к часто используемым функциям программы.

     Подробная контекстная помощь позволяет бухгалтеру использовать все допустимые и возможные  действия во всех режимах работы программы. В решении задач комплексной  автоматизации предприятия очень  важно обеспечить взаимосвязь и  взаимодействие различных программ, реализующих решение тех или иных задач в системе управления. ППП «1С:Бухгалтерия» включает готовые режимы для обмена бухгалтерской информацией с другими программами системы. Кроме того «1С:Бухгал-терия» поддерживает современные средства интеграции приложений ОLЕ, ОLЕ Automation и DDЕ. Использование этих средств позволяет:

     • управлять работой других программ, используя встроенный язык, например формировать отчеты и графики  в Мicrosoft Ехсеl;

     • получать доступ к данным «1C:Бухгалтерия» из других программ;

     • вставлять в документы и отчеты «1С:Бухгалтерия» объекты, созданные  другими программами, например помещать в первичные документы логотип  фирмы;

     • размещать в документах и отчетах  рисунки и графики. Развитые средства администрирования «1С:Бухгалтерия» позволяют администратору системы:

     • вести список пользователей системы;

     • назначать пользователям пароли на вход в систему;

     • назначать пользователям права  на доступ к информации, обрабатываемой системой;

     • формировать индивидуальные пользовательские интерфейсы, включающие меню и панели инструментов;

     • просматривать список работающих пользователей;

     • получать историю работы пользователей.

     Для предприятий с различным составом задач и объемом совершаемых  хозяйственных операций фирма «1С» предлагает разные версии программы «1С:Бухгалтерия»: однопользовательская версия; сетевая версия; версия для SQL («клиент — сервер»).

     Технологический процесс создания АИС на базе ППП  «1С:Бухгалте-рия» состоит из подготовительного, начального и основного этапов.

     На  подготовительном этапе в режиме «Константы» осуществляется ввод реквизитов предприятия, данных о руководстве, главном бухгалтере и др. Проводится заполнение и корректировка БД. Ведется просмотр плана счетов, просматриваются типовые проводки, самостоятельно формируются дополнительные проводки. Режим «Типовые проводки» предназначен для упрощения ввода стандартных и часто используемых операций. При вводе и создании проводок суммы этих проводок вычисляются автоматически. Корректировка плана счетов может выполняться периодически. Функция «Валюты» обеспечивает хранение курса валют. В режиме «Виды субконто» отмечаются те счета, по которым будет проводиться аналитический учет, например «Материалы», «Основные средства». Для каждого вида субконто в специальной таблице составляется список субконто с указанием цены по каждой позиции.