Информационные системы. 4
План Работы:
Введение;
- Информационные системы, примеры;
1.1 Общее Представление;
1.2. Примеры информационных систем;
- Система управления базами данных MICRSOFT ACCESS. Импорт и экспорт таблиц;
2.1. Работа с таблицами
2.2. Типы данных
2.3. Импортирование, экспортирование и связывание внешних файлов
2.4. Формы и отчеты WYSIWYG
- Табличный процессор MICROSOFT EXCEL. Мастер функций. Математические и логические функции.
3.1. Функции EXCEL
Заключение.
Список использованной литературы.
Введение
В прошлом информация считалась сферой бюрократической работы и ограниченным инструментом для принятия решений. Сегодня информацию рассматривают как один из основных ресурсов развития общества, а информационные системы и технологии как средство повышения производительности и эффективности работы людей.
Наиболее широко информационные системы и технологии используются в производственной, управленческой и финансовой деятельности, хотя начались подвижки в сознании людей, занятых и в других сферах, относительно необходимости их внедрения и активного применения. Это определило угол зрения, под которым будут рассмотрены основные области их применения. Главное внимание уделяется рассмотрению информационных систем и технологий с позиций использования их возможностей для повышения эффективности труда работников информационной сферы производства и поддержки принятия решений в организациях (фирмах).
Цель работы - изложить основные идеи, связанные с использованием информационных систем и информационных технологий, познакомить с существующим разнообразием типов систем, определяющих соответствующую информационную технологию работы на персональном компьютере в целях поддержки принятия решений.
Мы знаем, что понятие информация и данные это взаимосвязанные понятия, но не тождественные. Хотя можно заметить следующее:
В те годы, когда формировалось понятие база данных, то в ней действительно хранились данные и только данные. Однако в современных системах управления базами данных имеется возможность не только хранить данные в своих структурах, но и хранить программный код, т.е. методы , с помощью которых происходит взаимодействие с потребителем или с другим программно – аппаратным комплексом.
Таким образом, можно утверждать, что в современных базах данных хранятся не только данные, но и информация.
С
понятием база данных тесно связано
понятие система управления базами
данных. Именно о ней пойдет сегодня речь.
1. Информационные системы, примеры;
1.1 ОБЩЕЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ
Понятие информационной системы
Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов. Системы значительно отличаются между собой как по составу, так и по главным целям.
Пример 1. Приведем несколько систем, состоящих из разных элементов и направленных на реализацию разных целей.
Система
Элементы системы
Главная цель системы
Фирма
Люди, оборудование, материалы, здания и др.
Производство товаров
Компьютер
Электронные
и электромеханические
Обработка данных
Телекоммуникационная система
Компьютеры, модемы, кабели, сетевое программное обеспечение и др.
Передача информации
Информационная система
Компьютеры, компьютерные сети, люди, информационное и программное обеспечение
Производство профессиональной информации
В информатике понятие "система" широко распространено и имеет множество смысловых значений. Чаще всего оно используется применительно к набору технических средств и программ. Системой может называться аппаратная часть компьютера. Системой может также считаться множество программ для решения конкретных прикладных задач, дополненных процедурами ведения документации и управления расчетами.
Добавление к понятию "система" слова "информационная" отражает цель ее создания и функционирования. Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты.
Информационная система - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.
Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера. В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.
Внимание! Под организацией будем понимать сообщество людей, объединенных общими целями и использующих общие материальные и финансовые средства для производства материальных и информационных продуктов и услуг. В тексте на равноправных началах будут употребляться два слова: "организация" и "фирма".
Необходимо
понимать разницу между компьютерами
и информационными системами. Компьютеры,
оснащенные специализированными
Этапы развития информационных систем
1950 -
1960 гг.
Бумажный поток расчетных документов
Информационные системы обработки расчетных документов на электромеханических бухгалтерских машинах
Повышение скорости обработки документов
Упрощение процедуры обработки счетов и расчета зарплаты
1960 -
1970 гг.
Основная помощь в подготовке отчетов
Управленческие информационные системы для производственной информации
Ускорение процесса подготовки отчетности
1970 -
1980 гг.
Управленческий контроль реализации (продаж)
Системы поддержки принятия решений
Системы для высшего звена управления
Выборка наиболее рационального решения
1980 -
2000 гг.
Информация - стратегический ресурс, обеспечивающий конкурентное преимущество
Стратегические информационные системы
Автоматизированные офисы
Выживание и процветание фирмы
Первые информационные системы появились в 50-х гг. В эти годы они были предназначены для обработки счетов и расчета зарплаты, а реализовывались на электромеханических бухгалтерских счетных машинах. Это приводило к некоторому сокращению затрат и времени на подготовку бумажных документов.
60-е
гг. знаменуются изменением
В 70-х - начале 80-х гг. информационные системы начинают широко использоваться в качестве средства управленческого контроля, поддерживающего и ускоряющего процесс принятия решений.
К концу 80-х гг. концепция использования информационных систем вновь изменяется. Они становятся стратегическим источником информации и используются на всех уровнях организации любого профиля. Информационные системы этого периода, предоставляя вовремя нужную информацию, помогают организации достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достойных партнеров, организовывать выпуск продукции по низкой цене и многое другое.
Процессы в информационной системе
Процессы, обеспечивающие работу информационной системы любого назначения, условно можно представить в виде схемы Рис. 1.1. состоящей из блоков:
- ввод информации из внешних или внутренних источников;
- обработка входной информации и представление ее в удобном виде;
- вывод информации для представления потребителям или передачи в другую систему;
- обратная связь - это информация, переработанная людьми данной организации для коррекции входной информации.
Информационная система определяется следующими свойствами:
- любая информационная система может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем;
- информационная система является динамичной и развивающейся;
- при построении информационной системы необходимо использовать системный подход;
- выходной продукцией информационной системы является информация, на основе которой принимаются решения;
- информационную систему следует воспринимать как человеко-компьютерную систему обработки информации.
В настоящее время сложилось мнение об информационной системе как о системе, реализованной с помощью компьютерной техники. Хотя в общем случае информационную систему можно понимать и в некомпьютерном варианте.
Чтобы разобраться в работе информационной системы, необходимо понять суть проблем, которые она решает, а также организационные процессы, в которые она включена. Так, например, при определении возможности компьютерной информационной системы для поддержки принятия решений следует учитывать:
- структурированность решаемых управленческих задач;
Рис. 1.1. Процессы в информационной системе
- уровень иерархии управления фирмой, на котором решение должно быть принято;
- принадлежность решаемой задачи к той или иной функциональной сфере бизнеса;
- вид используемой информационной технологии.
Технология работы в компьютерной информационной системе доступна для понимания специалистом некомпьютерной области и может быть успешно использована для контроля процессов профессиональной деятельности и управления ими.
Что можно ожидать от внедрения информационных систем
внедрение информационных систем может способствовать:
- получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т.д.;
- освобождению работников от рутинной работы за счет ее автоматизации;
- обеспечению достоверности информации;
- замене бумажных носителей данных на магнитные диски или ленты, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объемов документов на бумаге;
- совершенствованию структуры потоков информации и системы документооборота в фирме;
- уменьшению затрат на производство продуктов и услуг;
- предоставлению потребителям уникальных услуг;
- отысканию новых рыночных ниш;
- привязке к фирме покупателей и поставщиков за счет предоставления им разных скидок и услуг.
1.2. ПРИМЕРЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
Информационная система по отысканию рыночных ниш. При покупке товаров в некоторых фирмах информационная система регистрирует данные о покупателе, что позволяет:
определять группы покупателей, их состав и запросы, а затем ориентироваться в своей стратегии на наиболее многочисленную группу;
посылать потенциальным покупателям различные предложения, рекламу, напоминания;
предоставлять постоянным покупателям товары и услуги в кредит, со скидкой, с отсрочкой платежей.
Информационные системы, ускоряющие потоки товаров. Предположим, фирма специализируется на поставках продуктов в определенное учреждение, например в больницу. Как известно, иметь большие запасы продуктов на складах фирмы очень невыгодно, а не иметь их невозможно. Для того чтобы найти оптимальное решение этой проблемы, фирма устанавливает терминалы в обслуживаемом учреждении и подключает их к информационной системе. Заказчик прямо с терминала вводит свои пожелания по предоставляемому ему каталогу. Эти данные поступают в информационную систему по учету заказов.
Менеджеры, делая выборки по поступившим заказам, принимают оперативные управленческие решения по доставке заказчику нужного товара за короткий промежуток времени. Таким образом экономятся огромные деньги на хранение товаров, ускоряется и упрощается поток товаров, отслеживаются потребности покупателей.
Информационные системы по снижению издержек производства. Эти информационные системы, отслеживая все фазы производственного процесса, способствуют улучшению управления и контроля, более рациональному планированию и использованию персонала и, как следствие, снижению себестоимости производимой продукции и услуг.
Информационные системы автоматизации технологии ("менеджмент уступок"). Суть этой технологии состоит в том, что, если доход фирмы остается в рамках рентабельности, потребителю делаются разные скидки в зависимости от количества и длительности контрактов. В этом случае потребитель становится заинтересован во взаимодействии с фирмой, а фирма тем самым привлекает дополнительное число клиентов. Если же клиент не желает взаимодействовать с данной фирмой и переходит на обслуживание к другой, то его затраты могут возрасти из-за потери предоставляемых ему ранее скидок.
Пример 3. Информационные система по продаже авиабилетов позволяет проанализировать архивные данные за многие годы, оценить перспективы наполнения салона, назначить разумную цену на каждое место, снизить количество непроданных билетов и пр. Она резервирует каждое место на самолет в США за три месяца до полета 1,5 раза, т.е. два места резервируются за тремя пассажирами.
Пример
4. Информационная система банка обеспечивает
все виды оплат по счетам его клиентов.
Она умышленно сделана несовместимой
с информационными системами других банков.
Таким образом, клиент попадает в круг
услуг банка, из которого ему трудно выйти.
В обмен банк предлагает ему различные
скидки и бесплатные услуги.
2- СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ MICROSOFT ACCESS. ИМПОРТ И ЭКСПОРТ ТАБЛИЦ.
В Microsoft Access поддерживаются два способа создания базы данных. Имеется возможность создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты.
Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Имеется также возможность сразу создать с помощью мастера базу данных
определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Это простейший способ начального создания базы данных. В обоих случаях у Вас останется возможность в любое
время изменить и расширить созданную базу данных.
Если Вы создаете новую базу данных (только в этом случае), появится диалоговое окно "Файл новой базы данных", в котором Вы должны указать имя и местоположение файла для создаваемой
базы данных. Файл базы данных Microsoft Access имеет расширение .mdb. Для того, чтобы получить копию базы данных, необходимо скопировать файл, в котором она содержится, так как
команда Сохранить как (Save As) в меню Файл (File) заменена на Сохранить как/экспорт (Save As/export). Эта команда позволяет сохранить вне базы данных ее отдельные объекты.
При выходе из Microsoft Access изменения
данных сохраняются автоматически. Однако
при изменении структуры любого объекта
базы данных в Microsoft Access выводится приглашение
подтвердить сохранения этих изменений
перед завершением работы.
2.1. Работа с таблицами.
Таблица хранит сведения по конкретному вопросу, например, таблица "Товары" содержит сведения только о товарах, а таблица "Поставщики" - только о компаниях, поставляющих товары. Для того, чтобы данные не дублировались и не происходило ошибок при их выдаче, необходимо распределить данные разного рода по разным таблицам. Данные в таблице организованы в столбцы ("поля") и в строки ("записи").
Существует два режима работы
с таблицей. Вы можете выбрать
режим Конструктор или Режим
таблицы, кликнув на
В режиме конструктора таблицы
можно создать целую таблицу,
добавляя новые поля или
Чтобы добавить поле, в верхней части окна таблицы следует ввести имя поля и определить его тип. Чтобы переименовать поле, измените его имя в столбце "Имя поля".
Тип данных определяет, какого
вида данные допускается
Каждое поле имеет свойства, изменяя которые, можно управлять сохранением, обработкой и отображением данных поля. Например, для формата "Денежный" автоматически добавляется разделитель групп разрядов и символ валюты (1 234 гр.). Для задания свойства поля выберите его в верхней части окна конструктора таблиц и в нижней части окна введите значение этого свойства или выберите его из списка. Набор доступных свойств определяется типом данных поля.
Уникальная метка, называемая
ключом, используется для определения
каждой записи таблицы.
В режиме таблицы добавляются,
редактируются или
Для добавления записей
Для удаления записей
Строки в таблице можно
Фильтрация позволяет
2.2. Типы данных.
Тип данных определяет, какого вида данные допускается вводить в поле. Например, недопустим ввод текста в поле денежного типа. Выбор соответствующего типа данных обеспечивает ввод данных в правильной форме для сортировки, вычислений и других операций. Microsoft Access поддерживает следующие типы данных:
Текстовый
Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например, номера телефонов.
Поле МЕМО
Длинный текст или комбинация текста и чисел.
Числовой
Числовые данные, используемые для проведения расчетов.
Дата/время
Даты и время, относящиеся к годам с 100 по 9999, включительно.
Денежный
Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах.
Счетчик
Уникальные последовательно возрастающие (на 1) или случайные числа, автоматически вводящиеся при добавлении каждой новой записи в таблицу.
Логический
Логические значения, а также поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений (True/False, Да/Нет).
Поле объекта OLE
Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Microsoft Access.
Гиперссылка
Строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки.
Мастер подстановок
Создает
поле, в котором предлагается выбор
значений из списка, или из поля со списком,
содержащего набор постоянных значений
или значений из другой таблицы. Выбор
этого параметра в списке в
ячейке запускает мастера подстановок,
который определяет тип поля.
2.3. Импортирование, экспортирование и связывание внешних файлов
Access позволяет импортировать и экспортировать файлы многих известных форматов, включая dBASE, FoxPro, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve, многие текстовые форматы ASCII (в том числе с фиксированной длиной строки или заданным ограничителем), а также данные в формате HTML. В результате импортирования создается таблица Access; в результате экспортирования таблицы Access создается файл в заданном формате.
Связывание
(ранее именовавшееся присоединением)
означает, что можно использовать внешние
данные без создания таблицы Access. Можно
устанавливать подобную связь с данными
dBASE, FoxPro, Excel, ASCII и SQL. Очень мощная возможность
— связывание таблиц Access с их внешними
таблицами с последующим совместным использованием;
это относится к таблицам Access, dBASE, FoxPro
и SQL Server.
- Информационные системы
- Информационные системы
- Информационные системы
- Информационные системы
- Информационные системы
- Информационные системы
- Информационные системы
- Информационные системы
- Информационные системы
- Информационные системы
- Информационные системы
- Информационные системы
- Информационные системы
- Информационные системы