Информационные системы для руководителей коммерческих фирм

Федеральное агентство по образованию РФ

Российский  государственный торгово-экономический  университет

Омский  институт 

Контрольная работа

по дисциплине: 

 «Информационные технологии в коммерческой деятельности»

На тему:

«Информационные системы для руководителей коммерческих фирм» 
 

. 
 

Омск 2011 
Содержание 

Введение………………………………………………………………..3 

1 Информационные системы………………………………………….4 

2 Классификация  систем управления предприятиями………………7 

3 Классификация СППР……………………………………………….9

4 Автоматизированный  труд для руководителя……………………..12

4.2 Что дает  автоматизация…………………………………………....13

5 Интегрированные системы управления предприятием……………14

5.1 Финансово-управленческие  системы……………………………..15

5.2 Производственные  системы……………………………………….16

5.3 Стандарты  интеграции систем управления………………………18

6 Корпоративные  информационные системы………………………..20

Список литературы…………………………………………………….22

Практическое  задание………………………………………………….23 

Введение 

     Научно-техническая революция, широко развернувшаяся во второй половине XX века, породила надежды на то, что с помощью новых научных дисциплин и новой техники будут разрешены трудные проблемы и противоречия человеческой жизни. Автоматизация и создание информационных систем являются на данный момент одной из самых ресурсоемких областей деятельности техногенного общества. Одной из причин активного развития данной области является то, что автоматизация служит основой коренного изменения процессов, играющих важную роль в деятельности человека и общества. Существует много видов информационных систем: системы обработки данных, информационные системы управления, маркетинговые системы, системы бухгалтерского учета и другие, используемые в различных организациях.

     Огромное  количество видов информационных систем породило большое число методологий и технологий их создания. В данной курсовой работе мы попытаемся выделить и классифицировать основные методологии и технологии разработки информационных систем.

     1. Информационные системы 

     В настоящее время нет единой трактовки  понятия "информационная система" (ИС), устоявшейся классификации информационных систем, общепринятого представления о структуре ИС, поскольку работы по созданию информационных систем проводились параллельно по нескольким направлениям - системы обработки данных и базы данных; автоматизированные системы управления и в первую очередь - автоматизированные информационные системы; автоматизированные системы научно-технической информации; автоматизированные системы нормативно-правовой документации, автоматизированные системы нормативно-методического обеспечения управления предприятиями; а в последнее время разрабатываются разнообразные системы специального назначения, такие как экономические информационные системы, в том числе бухгалтерские, банковские информационные системы, информационные системы рынка ценных бумаг, маркетинговые информационные системы и т.п

     Сам термин "информационные системы" включает два важных понятия - "информация" и "система".

     Информация (лат. information - сообщение, разъяснение; лат. informo - придаю вид, формирую, организую) - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

     Система (греч. system - целое, составленное из частей соединение) - это совокупность элементов, образующих определенную целостность, единство и взаимодействующих друг с другом для достижения определенной цели.

     С точки зрения информатики информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, предоставление информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты. Информационная система включает в себя ряд блоков, которые особым образом взаимодействуют друг с другом и объединены в структуру. В общем виде структуру ИС можно представить следующим образом (рис.1):  

     Рис.1. Структура ИС

      Информационная система - представляет собой совокупность организационных, технических, программных и информационных средств, объединенных в единую систему  с целью сбора, хранения, обработки и выдачи необходимой информации для выполнения заданных функций.

     Современное понимание информационной системы  предполагает использование в качестве основного технического средства переработки  информации персонального компьютера. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.

     В Федеральном законе "Об информации, информатизации и защите информации" дается следующее определение:

     "Информационная  система - организационно упорядоченная  совокупность документов (массивов  документов) и информационных технологий, в том числе и с использованием  средств вычислительной техники  и связи, реализующих информационные процессы".

     Информационная  система в программировании - это  прикладная программная подсистема, ориентированная на сбор, хранение, поиск и обработку текстовой  и/или фактографической информации, работающая в режиме диалога с  пользователем.

     В зависимости от предметной области  информационные системы могут очень  сильно различаться по своим функциям, архитектуре, реализации. Однако можно  выделить ряд свойств, которые являются общими:

     информационные  системы предназначены для сбора, хранения и обработки информации. Поэтому в основе любой из них лежит среда хранения и доступа к данным;

     информационные  системы ориентируются на конечного  пользователя, не обладающего высокой  квалификацией и области применения вычислительной техники. Поэтому клиентские приложения информационных систем должны обладать простым, удобным, легко осваиваемым интерфейсом, который предоставляет конечному пользователю все необходимые для работы функции, но в то же время не дают ему возможность выполнять какие-либо лишние действия. 
 
 
 

2. Классификация систем управления предприятиями

     С переходом России к рыночной экономике  и признанием разных форм собственности  значительно возрос интерес к  существующим и перспективным системам управления (СУ) предприятиями и  их системам классификации. Указанный интерес обусловлен тем, что эффективное управление предприятием и его подразделениями невозможно без глубокого знания классификации СУ и обоснованного выбора совокупности форм, с помощью которых на практике реализуются процесс управления. Сложность и разнообразие самой управленческой деятельности на предприятии порождают множество признаков, которые могут служить характеристикой управления и в тоже время использоваться как основание для классификации СУ.

     В любой практической и научной деятельности классификация является одной из фундаментальных составляющих, без которой невозможны построение и проверка знаний. В современной литературе предложено множество СУ в трудах таких авторов, как Ансофф Н., Веснин В.Р., Герчикова И.Н., Мильнер Б.С., Г. Кунц, С.О. Доннел, и др. Однако одни и те же СУ, в силу специфики содержания и новизны использования в экономических знаниях нередко, имеют разные названия. Далее представлены существующие в отечественной и зарубежной практике СУ, а также ряд классификационных признаков, по которым различаются системы.

     По  классификационному признаку, как реакция  на внешнюю среду выделим две  СУ: системы управления предпринимательского и бюрократического типов. При управлении предпринимательского типа прогнозируемая степень изменений, нарушений в деятельности фирмы и перераспределение, иерархических позиций между крупнейшими акционерами фирмы делают неизбежным переформулирование целей, к которым стремится фирма. В этом случае обычно меняют прежние приоритеты целей, связанных с получением прибылей и развитием, добавляют социальные цели, а также придают больше гибкости всей системе целей. При бюрократической системе управления предприятие стремится к определенности и ориентируется на внутренние факторы, которые связаны с достижением целей, а сама внутренняя жизнь предприятия протекает по строго определенной системе правил.

     По  следующему классификационному признаку, как направление управленческих усилий рассмотрим целевую и функциональную системы управления. Одним из наиболее интересных новшеств, появившихся в последнее десятилетие в сфере управления, было введение программ управления по целям или по результатам. Многие ученые, такие как Г. Кунц и С.О. Доннел, Ч. Барнард, Дракер, Д. Мак-Грегор, Э. Шлеха, Файоль, Л.Урвик анализировали СУ по целям, но все они подчеркивали, что цели необходимы в любой области, где деятельность и результаты непосредственно и жизненно воздействуют на существование и процветание делового предприятия, и что в виде управленческих целей сформулированы конкретные результаты, которые ожидаются от каждого индивида за некий период времени, с тем, чтобы работа всей управленческой группы в какой-то определенный момент рационально слилась в единое целое и что цели должны быть установлены для всех сотрудников на всей служебной лестнице, сверху и донизу. При функциональной системе управления отдельные цели ставятся перед каждым подразделением предприятия в зависимости от специализации. Каждое подразделение обладает большим объемом знаний в отдельных областях и поэтому принимает более квалифицированное решение по поставленным задачам. Все подразделения стремятся к достижению поставленных руководителем целей, причем успех какого-либо из подразделений не зависит от результатов других.

     По  классификационному признаку, как принципиальное представление о будущем предприятия выделим следующие СУ. Управление на основе контроля используется, когда предполагается стабильное развитие на перспективу; применяется финансовый контроль. Управление на основе экстраполяции используется, когда предполагается на перспективу развитие таких же тенденций, как и в прошлый период. Управление на основе принятия оперативных решений используется при возникновении непредвиденных обстоятельств и тенденций развития. Система управление на основе предвидения изменений исходит из тех тенденций и условий, которые могут сложиться в будущем и чьи признаки в данный момент отсутствуют. Управления по обстоятельствам, как систему управления рассматривают Г. Кунц и С.О. Доннел. В основе этого управления лежит мысль о том, что внутреннее функционирование организации должно быть согласовано с требованиями стоящей перед ней задачи, с техническим оснащением, внешним окружением.

     Рассмотрев  данные СУ можно сделать вывод, заключающейся  в том, что не существует единственного лучшего способа выполнения какой бы то ни было управленческой функции. Нет одного самого лучшего способа планирования, нет одного самого лучшего способа руководства, и нет одного самого лучшего способа организации группы. Наилучшие системы можно выбрать только после того, как ознакомишься с конкретными обстоятельствами, в которых придется действовать.

     Системы управления еще находятся в процессе эволюции. Уже появились тенденции  к приспособлению систем, сочетанию  различных систем в фирме, слиянию систем и структуры в “ стристему ”, расширению систем для учета социально-политических перспектив, появлению адаптивных и гибких систем в реальном масштабе времени.

3. Классификация СППР 

     Современные системы поддержки принятия решения (СППР) - это интерактивные автоматизированные системы, помогающие лицу, принимающему решения, использовать данные и модели для решения слабоструктуризированных проблем/

     Для СППР отсутствует не только единое общепринятое определение, но и исчерпывающая  классификация. Разные авторы предлагают разные классификации.

     На  уровне пользователя Haettenschwiler (1999) [12] делит  СППР на пассивные, активные и кооперативные  СППР. Пассивной СППР называется система, которая помогает процессу принятия решения, но не может вынести предложение, какое решение принять. Активная СППР может сделать предложение, какое решение следует выбрать. Кооперативная позволяет ЛПР изменять, пополнять или улучшать решения, предлагаемые системой, посылая затем эти изменения в систему для проверки. Система изменяет, пополняет или улучшает эти решения и посылает их опять пользователю. Процесс продолжается до получения согласованного решения.

     На  концептуальном уровне Power (2003) [21] отличает СППР, управляемые сообщениями (Communication-Driven DSS), СППР, управляемые данными (Data-Driven DSS), СППР, управляемые документами (Document-Driven DSS), СППР, управляемые знаниями (Knowledge-Driven DSS) и СППР, управляемые моделями (Model-Driven DSS). СППР, управляемые моделями, характеризуются в основном доступ и манипуляции с математическими моделями (статистическими, финансовыми, оптимизационными, имитационными). Отметим, что некоторые OLAP-системы, позволяющие осуществлять сложный анализ данных, могут быть отнесены к гибридным СППР, которые обеспечивают моделирование, поиск и обработку данных.

     Управляемая сообщениями (Communication-Driven DSS) (ранее групповая  СППР - GDSS) СППР поддерживает группу пользователей, работающих над выполнением общей  задачи.

     СППР, управляемые данными (Data-Driven DSS) или  СППР, ориентированные на работу с данными (Data-oriented DSS) в основном ориентируются на доступ и манипуляции с данными. СППР, управляемые документами (Document-Driven DSS), управляют, осуществляют поиск и манипулируют неструктурированной информацией, заданной в различных форматах. Наконец, СППР, управляемые знаниями (Knowledge-Driven DSS) обеспечивают решение задач в виде фактов, правил, процедур.

     На  техническом уровне Power (1997) различает  СППР всего предприятия и настольную СППР. СППР всего предприятия подключена к большим хранилищам информации и обслуживает многих менеджеров предприятия. Настольная СППР – это малая система, обслуживающая лишь один компьютер пользователя. Существуют и другие классификации . Отметим лишь, что превосходная для своего времени классификация Alter‘a, которая разбивала все СППР на 7 классов, в настоящее время несколько устарела.

     В зависимости от данных, с которыми эти системы работают, СППР условно  можно разделить на оперативные  и стратегические. Оперативные СППР предназначены для немедленного реагирования на изменения текущей ситуации в управлении финансово-хозяйственными процессами компании. Стратегические СППР ориентированы на анализ значительных объемов разнородной информации, собираемых из различных источников. Важнейшей целью этих СППР является поиск наиболее рациональных вариантов развития бизнеса компании с учетом влияния различных факторов, таких как конъюнктура целевых для компании рынков, изменения финансовых рынков и рынков капиталов, изменения в законодательстве и др. СППР первого типа получили название Информационных Систем Руководства (Executive Information Systems, ИСР). По сути, они представляют собой конечные наборы отчетов, построенные на основании данных из транзакционной информационной системы предприятия, в идеале адекватно отражающей в режиме реального времени основные аспекты производственной и финансовой деятельности. Для ИСР характерны следующие основные черты:

• отчеты, как правило, базируются на стандартных  для организации запросах; число  последних относительно невелико;

• ИСР представляет отчеты в максимально удобном виде, включающем, наряду с таблицами, деловую графику, мультимедийные возможности и т. п.;

• как  правило, ИСР ориентированы на конкретный вертикальный рынок, например финансы, маркетинг, управление ресурсами.

     СППР второго типа предполагают достаточно глубокую проработку данных, специально преобразованных так, чтобы их было удобно использовать в ходе процесса принятия решений. Неотъемлемым компонентом СППР этого уровня являются правила принятия решений, которые на основе агрегированных данных дают возможность менеджерам компании обосновывать свои решения, использовать факторы устойчивого роста бизнеса компании и снижать риски. СППР второго типа в последнее время активно развиваются. Технологии этого типа строятся на принципах многомерного представления и анализа данных (OLAP).

     При создании СППР можно использовать Web-технологии. В настоящее время СППР на основе Web-технологий для ряда компаний являются синонимами СППР предприятия.

     Архитектура СППР представляется разными авторами по-разному. Приведем пример. Marakas (1999) [18] предложил обобщенную архитектуру, состоящую из 5 различных частей: (a) система управления данными (the data management system - DBMS), (b) система управления моделями (the model management system – MBMS), (c) машина знаний (the knowledge engine (KE)), (d) интерфейс пользователя (the user interface) и (e) пользователи (the user(s)).

     4. Автоматизированный труд для руководителя

     К настоящему времени определились два  основных направления и автоматизации управленческого труда. Первое осуществляется путём внедрения современных электронно-вычислительных систем, разработки экономико-математических методов и моделей и использования их на основе АСУ; второе – посредством применения организационной техники и разработанных на её основе организационных проектов и систем комплексной механизации и автоматизации управленческого труда:

     Механизация отдельных операций;

     Механизация групп операций и процедур управления;

     Создание  систем комплексной механизации  и автоматизации процессов, всех функций управления;

     Таким образом, организационной техникой ,или техникой управления, принято называть совокупность средств, служащих для рациональной организации и автоматизации управленческих работ с целью повышения оперативности, эффективности и культуры управления.

     4.1 Принципы автоматизации

     При автоматизации бизнес-процессов  должен обеспечиваться полный охват  всех циклов управления предприятием. Использование автономных систем автоматизации, рассмотренных во второй части этой книги, порождает так называемую «лоскутную» автоматизацию предприятий, когда отдельные бизнес процессы управляются с помощью разнородных специализированных программных продуктов. По мере развития предприятия потребуется некая консолидация информационных бизнес-потоков, что приводит к необходимости интегрированной АСУП.

     Внедрение собственно ERP-систем не вызывает никаких проблем с управленческой точки зрения. Несколько проблематично внедрение отклонений от стандарта ERP, неизбежных в условиях отечественного бизнеса. Западные ERP-системы не приспособлены к решению данной задачи, поскольку создавались в условиях достаточно отшлифованных управленческих технологий и высокой бизнес-культуры.

     АСУП  должна иметь современную архитектуру, максимально использовать все возможности  мощных систем управления базами данных (СУБД), поддерживающих язык структурированных запросов SQL и стандарт ODBC, иметь открытый справочник данных, открытую бизнес-логику.

     Учет  отечественной специфики ведения  бизнеса - это, пожалуй, одно их самых  важных требований. Именно поэтому  в Украине практически отсутствуют полноценные внедрения современных западных ERP-систем в полном объеме.

4.2 Что дает автоматизация 

     Управленческий  учет и финансовый контролинг для  руководителей и сокращение рутинных операций для менеджеров - вот то, что сразу ощутимо после внедрения  АСУП.

     После автоматизации предприятия каждое его подразделение становится центром  финансового учета с соответствующим  уровнем финансовой ответственности  его руководителя. Это повышает ответственность  каждого руководителя подразделения  и дает в их руки мощное средство для контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.

     Теперь  руководитель может лично своевременно и быстро получать актуальную и достоверную  информацию обо всех срезах деятельности предприятия. Кроме того, эта информация представлена в удобном виде и является объективной, так как отсутствует «человеческий фактор» при трактовке этой информации.

     Существенное  сокращение бумажной рутины ускоряет процесс и повышает качество обработки  заказов, поднимает конкурентоспособность  и рентабельность продукции предприятия в целом. При внедрении системы автоматизации каждый документ, сопровождающий бизнес-процесс (если это нужно), создается автоматически, на основании первичного документа, открывшего процесс. Сотрудники, ответственные за этот бизнес-процесс, лишь контролируют и при необходимости вносят изменения в эти документы. Например, при размещении заказа, он вводится в систему, затем автоматически создается счет, который пересылается заказчику, а заказ направляется в производственный модуль и модуль складского учета. Каждый этап выполнения заказа должен строго контролировать ответственный за него сотрудник, а при необходимости - создавать управленческое воздействие на систему.

5. Интегрированные системы управления предприятием

     По  степени интеграции функций управления выделим четыре 
класса систем управления предприятием. Примеры наиболее распространенных систем 
приведены в следующей таблице.

     Предложенная  классификация позволяет оценить  эффективность 
применения систем по критериям цены и качества управления.

     Оценка  эффекта внедрения системы автоматизации  управления 
существенно зависит от сектора экономики и конкретного предприятия. Для издержек 
внедрения можно использовать оценки затрат времени и средств, показанные в 
следующей таблице.

     Все приведенные в таблице системы  можно разделить на два 
больших класса: финансово-управленческие и производственные системы.

5.1 Финансово-управленческие системы