Информационный менеджмент. 2

Введение

     В современных условиях мирового социально-экономического развития, особенно важной областью стало  информационное обеспечение процесса управления, которое состоит в  сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

     Перед управляющим органом обычно ставятся задачи получения информации, ее переработки, а также генерирования и передачи новой производной информации в  виде управляющих воздействий. Такие  воздействия осуществляются в оперативном  и стратегических аспектах и основываются на ранее полученных данных, от достоверности и полноты которых во многом зависит успешное решение многих задач управления.

     Нельзя  не отметить, что любые принимаемые  решения требуют обработки больших  массивов информации; компетентность руководителя зависит не столько  от прошлого опыта, сколько от владения достаточным количеством информации о быстро меняющейся ситуации и умения ею воспользоваться.

Это необходимо знать и понимать будущим руководителям. От этого зависит не только судьба конкретной личности или предприятия, но и, быть может, судьба России в целом, ее роль на международной арене. Для  меня, как для будущего менеджера, “информационный потенциал” играет очень важную роль. Поскольку, наши дни диктуют острую необходимость  уверенно чувствовать себя на ногах  в обществе, где значение информации для всех сфер общественной жизни  постоянно увеличивается. Не вызывает сомнения тот факт, что ключом к  успеху в таком обществе будет  являться умение четко ориентироваться  в огромном океане информации и умение эффективно воспользоваться этой информацией. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Определение информации

     “Информация (от латинского informatio - разъяснение, изложение), первоначально - сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, и т.д.); с середины 20 века общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом ...”.

     Наиболее  примечательное свойство информации - способность вызывать изменения. Когда  люди узнают что-то новое, они начинают жить по-другому, меняются и их потребности  в информационных услугах. Непременным  условием выживания в условиях рынка  и сохранения конкурентоспособности  является адаптация к изменяющимся потребностям. Практически ценность информации прямо пропорциональна  той роли, которую она играет в  принятии решений, и тому, что поставлено на карту этим решением. Ценность информации определяется тем, как вы распорядитесь  ею. Сама по себе она стоит немного.

     Информация, призванная обеспечить принятие решений, вносит существенный вклад в решение. Она становится фактором производства и подобно труду, материалам и  капиталу создает богатства. В этой своей функции информация является элементом конкурентоспособности, равным по значению умелости менеджмента.

     Информация  состоит из всех объективных фактов и всех предположений, которые влияют на восприятие человеком, принимающим  решение, сущности и степени неопределенностей, связанных с данной проблемой  или возможностью. Все, что потенциально позволит снизить степень неопределенности, будь то факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи или слухи, должно считаться  информацией.

Типы  информации

     Существует  многообразие типов информации, используемых менеджерами: факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи, слухи.

     Факт: событие или условие, которое  наблюдается напрямую (простейший вид  информации).

     Оценки: отличаются от фактов тем, что базируются скорее на умозаключениях и (или) статистических приемах, чем на прямом наблюдении и  подсчете. Такая оценка может отличатся от действительного факта по двум направлениям. Так как она базируется на выборке, на нее влияет ошибка выборки; кроме того на нее воздействует также ошибка измерения, ибо она основана не на непосредственном наблюдении. Последствия обеих ошибок могут быть сведены к минимуму: первая - путем увеличения размера выборки, вторая - при помощи более точных методов измерения.

     Оценки  связаны с прошлым и настоящим, тогда как прогнозы - с будущим. Частично они основаны на экстраполяции  тенденций, частично на аналогии и частично на здравом смысле.

     На  практике часто используют обобщенные связи как основу для оценки и  прогноза. Например, они устанавливаются  между объемом продаж и такими факторами как национальный доход, доверие потребителя, план расходов корпоративного капитала и т.д.

     Слух  отличается от факта только тем, что  источник информации менее надежен. Но слух может быть единственным доступным  источником отдельных видов информации, например, планов конкурентов. Таким  образом, слухи занимают определенное место в информационной системе  любой компании.

Категории управленческой информации

     Управленческую  деятельность можно условно разделить  на три основные категории. И именно они, на мой взгляд, определяют и  характеризуют преобладающие по важности, по распространению виды и категории управленческой информации.

     Информация  по стратегическому планированию позволяет  высшему управлению нести ответственность  за установление долгосрочных целей, накопление ресурсов для достижения этих целей  и формулирование политики их достижения. Такая информация может включать перспективные оценки среды, экономические  прогнозы и демографические тенденции.

     Контрольная управленческая информация используется управляющими среднего уровня для координации  различных подконтрольных им действий, приведения ресурсов в соответствии с задачами и разработки согласованных  оперативных планов. Информация, которая  необходима этим управляющим, может  включать производственные сводки и  действия, предпринимаемые другими  управляющими среднего уровня.

     Оперативная информация помогает управляющему нижнего  уровня выполнять обычные и повседневные операции, такие, как расчет заработной платы и финансовые расчеты, составление  табелей и управление запасами. Этим управляющим были бы необходимы данные о взаимодействии и проблемах, о  политике и процедурах, а также  о деятельности управляющих в  родственных структурах, подразделениях.

     Хотя  управляющие на различных уровнях  организации имеют различные  потребности в информации (см. Таблица 1), все они сталкиваются с общим “требованием” самой ИУС. Производя больше полезной информации на более широкой основе, система облегчает для контролирующего наблюдателя выявление плохих или слабых решений. Следовательно можно рассматривать ИУС как встроенный механизм контроля качества, поощряющий обучение на собственном опыте и использование знаний для совершенствования мастерства и исполнения работы.

Источники информации

     Среди наиболее важных видов источников информации можно выделить:

     источники внутри самой компании:

     специализированные  группы сотрудников,

     деятельность  специализированных групп сотрудников,

     периодические отчеты,

     всевозможные  информационные связи,

     публикуемые источники, такие, как:

     отчеты  правительственных агентств,

     отчеты  торговых организаций,

     научные публикации,

     торговые  журналы,

     справочники и списки,

     общие публикации,

     другие  компании:

     поставщики,

     рекламные агентства и средства массовой информации,

     заказчики (включая дилеров и оптовиков),

     конкуренты,

     информационная  индустрия:

     фирмы, занимающиеся исследованиями в области  маркетинга,

     другие  специализированные агентства, такие, как служба газетных вырезок, служба проверки рекламы, служба кредита и  т.д.

     В большинстве компаний львиную долю используемой менеджерами информации обеспечивают внутренние источники. Специализированная группа работников занята целиком или  частично информационным обеспечением. Она может включать такие отделы, как: маркетинговые исследования, анализ продаж, планирование, экономический  анализ, исследование операций и системный  анализ.

     Кроме создания подобных специализированных групп, каждая компания практикует регулярные отчеты линейных руководителей и  служащих, такие, как доклады продавцов  по телефону, разработанные для получения  текущей рыночной информации.

     Публикуемые источники поставляют разнообразную  информацию по многим вопросам, относящимся  к управлению, таким, как население, экономические условия, производство, продажи, правовые и нормативные  акты и т.д. Объем и надежность такой информации очень разнятся по отраслям и странам мира. Тем  не менее очень трудно найти проблему, по которой нет хоть какой-нибудь опубликованной информации.

     Другие  компании способны поставлять полезную информацию фирмам, с которыми они  согласовываются или связываются, стремясь продать товары или предоставить услуги. Производитель потребительских  товаров может получить приблизительную смету продаж нового продукта конкурента, узнав с помощью поставщика упаковки количество упаковки, приобретенной конкурентом. Рекламные агентства и средства массовой информации регулярно информируют рекламодателя: первые - в качестве части своих услуг, а последние - желая продать “время и место”. Покупатели, особенно дилеры и оптовики, часто способны поставлять чрезвычайно полезную информацию об исполнении товара, проблемах упаковки или обслуживания, а также действиях конкурентов. Даже конкуренты снабжают друг друга информацией, несмотря на существование строгих законодательных ограничений на виды информации, которой можно обмениваться без риска наказания за тайный сговор.

     В настоящее время, все большая  доля информации поставляется фирмами специализирующимися на сборе и анализе информации, предлагаемой впоследствии либо любому заказчику в виде стандартизированного продукта, либо строго по заказу.

Полезность  информации

     К качеству информации предъявляются  определенные требования, прежде всего  требование о том, чтобы она удовлетворяла  пользователей информации, иначе  говоря, была полезной.

     Полезность  информации оценивается внутренними  и внешними пользователями, которые  предъявляют к ее качеству следующие  требования:

     уместность  и своевременность информации - способность  повлиять на принятие решения пользователем  и удовлетворить его интересы в нужный момент или к определенному  сроку;

     достоверность информации - гарантия объективности  и правдивости представляемых данных, что предполагает необходимость  указания методов сбора, учета и  обработки информации, чтобы пользователи могли правильно понимать назначение представляемой информации и проверить  ее;

     сопоставимость  информации - возможность сравнения  показателей с данными по другим фирмам, регионам, государствам, что  требует применения определенных стандартов в предоставлении информации;

     доступность и понятность информации - представление  информации в ясной для понимания  форме, чтобы пользователь мог применять  ее для принятия решения, не боясь  допустить ошибку. Для ясного понимания  информации необходимо, чтобы формы  ее представления отражали существо вопросов, были четкими, без излишней детализации, правильно переведенные на иностранные языки;

     конфиденциальность  информации - строгий учет и контроль за распространением информации среди внешних пользователей, а также за ее содержанием и характером.

     Таким образом, информация должна быть целенаправленной и ориентированной на соответствующие  уровни управления.

Цели  и задачи информационно-управляющей  системы

     Информационно-управляющая  система определяется как формальная система для выдачи администрации  информации, необходимой для принятия решений.

     ИУС должна выдавать информацию о прошлом, настоящем и предполагаемом будущем. Она должна отслеживать все относящиеся  к делу события внутри организации  и вне ее. Общей целью ИУС является облегчение эффективного выполнения функций планирования, контроля, производственной деятельности и процесса управления в целом. Самой важной ее задачей является выдача нужной информации нужным людям в нужное время.

     Необходимо  отметить, что ИУС не является единственной всеобъемлющей интегрированной  системой для удовлетворения всех потребностей администрации в информации. Поскольку  может возникнуть желание получить систему такого характера, нужно  оговорить этот аспект, что из-за больших сложностей в реальных организациях вероятность создания ее мала. ИУС  некой организации скорее состоит  из ряда информационных систем, каждая из которых служит для принятия решений  в некоторой конкретной области.

     Нельзя  упустить тот факт, что ИУС неизменно  предполагает применение компьютеров. Действительно, последние достижения в области технологии обработки  данных внесли огромный вклад в создание информационно-управляющих систем. Некоторые типы ИУС были бы невозможны без той скорости и точности обработки  данных, которые дают компьютеры. Однако цели управления требовали и информации, и системы для ее получения  задолго до изобретения компьютеров. Еженедельный отчет о продажах, изучение конъюнктуры рынка, ежедневный обзор новостей, который готовит ЦРУ для президента США, доклады инспекторов о простое машин, а также подготавливаемый с помощью ЭВМ обзор ежеквартальных продаж в основных секторах экономики, используемый высшей администрацией фирмы “Америкен Телефон энд Телеграф” - все это примеры применения ИУС. 

Компьютерная  революция и информационно-управляющие  системы

     Компьютерная  революция привела к существенным изменениям в обработке информации в организациях. Одно из исследований в области практики управления показало, что электронная обработка данных и информационно-управляющие системы - это два наиболее широко применяемые  в управлении инструмента. По имеющимся  оценкам, к концу 90-х годов 70% рабочих  мест в США будет в какой-то мере зависеть от деятельности по обработке информации. Затраты на эту деятельность, по некоторым оценкам, составляют, по крайней мере, 70% от валового национального продукта. Существенной частью этой тенденции явится рост использования микрокомьпьютеров, которые уже достаточно малы, чтобы располагаться на рабочем месте управляющего и цена которых - уже не дороже хорошей пишущей машинки.

     Широкое распространение  компьютеров в  организациях позволит управляющим  всех уровней использовать в своей  деятельности большие объемы информации. Например управляющий современного супермаркета может получать ежедневную, еженедельную, ежеквартальную или годовую  информацию о том, какие виды товаров  продаются, по какой цене, в каких  количествах, что нужно перезаказать, каковы текущие затраты и доходы, какими они могут быть в следующем году и т.д. Часть этой информации получается автоматически, когда контролер с помощью компьютеризированного кассового аппарата считывает записанную на упаковке, в виде бар-кода, информацию о товаре. До внедрения ИУС такого типа время и количество информации, необходимые для проведения подобного анализа, достигали астрономических величин.

     Многие  до сих пор технологически слабо  оснащенные отрасли услуг и сфера  конторского труда, связанные с  переработкой больших массивов информации, представляют собой сегодня благоприятную  почву для применения микроэлектроники. Банки, страховые компании, торговые предприятия все шире начинают использовать ЭВМ различного типа, терминалы, автоматы для учета чеков, автоматизированные системы расчетов, электронных счетов и т.п. Открывается перспектива  создания полностью автоматизированных офисов. Американская компания “Микронет” создала в Вашингтоне подобный офис, в котором полностью исключается использование бумаги в делопроизводстве.

     Благодаря компьютерной технике, отдельные управляющие  могут теперь принимать решения, основываясь на информации, подготавливаемой внутри их компаний. Внутрифирменные  базы данных позволяют менеджеру  получать сведения о его бизнесе, о рынках, конкуренции, ценах и  прогнозах всего за несколько  часов.

     Компьютеры  могут давать управляющим информацию, необходимую для контроля любого типа, которая помогает им сравнивать плановые и фактические результаты, рано обнаруживать расхождения в них и вносить коррективы для разрешения возникших проблем. Однако, как и все инструменты управления, компьютеризированные информационные системы работают так, как они спроектированы, и не могут оказаться лучше. Следовательно, на мой взгляд, необходимо рассмотреть вопросы проектирования ИУС и способы повышения их эффективности. 
 
 
 

Повышение эффективности информационно-управляющей  системы

     При обсуждении вопросов проектирования ИУС  отмечались некоторые из требований к повышению их эффективности, например, требование, чтобы тип выдаваемой информации соответствовал потребностям управляющего для принятия им решения.

     К сожалению, множество потенциальных  проблем не позволяет эффективно работать даже такой ИУС, которая на первый взгляд хорошо спроектирована. Возможно, потенциальные пользователи не поймут преимуществ системы или будут испытывать перед ней страх и не захотят ею пользоваться. Может также оказаться, что система получилась слишком дорогой. Следовательно, необходимо обратить внимание на то, как разрешить эти и другие проблемы, чтобы новая ИУС оказалась эффективной не только на бумаге, но и на практике. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Участие пользователей в  проектировании системы

     Сложные компьютеризированные информационно-управляющие  системы обычно проектируются группой  специалистов с помощью сторонних  консультантов. Чтобы проектируемая  ИУС была эффективной на практике, этим специалистам очень важно привлечь к процессу проектирования тех управляющих, которые в последствии будут ею пользоваться. Эти пользователи лучше других знают, какие решения являются главными и какая информация нужна для их принятия.

     Кроме того, если те руководители, которые  будут пользоваться информацией, не примут определенного участия в  процессе разработки, может оказаться, что система не будет давать им необходимой информации или будет  перегружать их бесполезной информацией. Не следует забывать и то, что  привлечение к проектированию людей, ответственных за внедрение, обычно уменьшает сопротивление изменениям. 

Отбор нужной информации

     Одна  из важных проблем, связанных с новой  технологией ИУС, - это легкость, с которой можно выдавать чрезмерное количество информации. А избыток  информации также затрудняет процесс  принятия решения, как и ее недостаток. Погребенный под грудой несущественных фактов, руководитель или может просмотреть важную информацию, или не сможет достаточно быстро установить ее для современного принятия решения. Следовательно, хорошо проектированная ИУС избирательно снабжает руководителя информацией лишь того типа, которая необходима для его деятельности. По возможности, информацию необходимо как можно плотнее “сжимать”, чтобы ускорить процесс ее накопления.

     Необработанная  информация, вводимая в компьютерную информационную систему, называемую базой  данных, должна быть организованна  так, чтобы ее можно было извлечь  в пригодном виде. Разные управляющие  имеют разную потребность в информации в разное время. Чтобы помочь им эффективно использовать аппаратное оснащение  системы, были разработаны разнообразные  пакеты программного обеспечения. 
 
 
 
 

Обслуживающий персонал и тестирование оборудования

     Если  ИУС использует компьютер, то организация  должна нанять соответствующее количество обслуживающего технического персонала  и операторов. Эти специалисты  должны стать частью организации  и проникнуться пониманием того, что  их обязанность - помочь организации  в достижении ее целей, а не просто обеспечить безотказную работу компьютеров. Кроме того, новые компьютеры и  программы могут плохо работать из-за имеющихся ошибок. Поэтому  все производители настоятельно рекомендуют, чтобы оборудование было проверено на точность в процессе работы в параллель с другими  системами, прежде чем на систему  можно будет положиться.

Менеджер  в информационном поле

     Принципы  управления предприятием как единым организмом, имеющим свои цели и  задачи, достаточно хорошо разработаны  в научном и практическом планах. Переход к рыночным отношениям прежде всего отразился на проблеме поведения предприятия во внешней среде, которая все более активно осуществляет регулирующую роль.

     Принимая  внутренние или внешние управленческие решения, менеджер не должен нарушать правила установленные внешней  средой, а для этого он должен их знать и понимать.

     Внешняя среда представляет собой метасистему, состоящую из множества организационных систем. Одной из таких оргсистем является предприятие. Системы, осуществляющие в отношении предприятия явное или неявное управление, являются управляющими системами.

     В метасистеме существует глобальное информационное поле, создаваемое продуктами деятельности физических и юридических субъектов, а также результатами отражения одних материальных объектов и явлений в других, которые можно рассматривать как точечные источники информации (ТИИ).

     В глобальном информационном поле можно  выделить ситуативное информационное поле, точечные источники информации которого определяют регламентированное поведение предприятия.

     Управляющие системы изготавливают и “выпускают”  в информационное поле точечные источники  информации, разные по содержанию (законы, распоряжения, рекомендации, учебники и т.д.), форме (книги, статьи в газетах  и журналах, письма, файлы, базы данных и т.д.), на различных материальных носителях (бумага, магнитный диск, лента и т.д.).

     Точечные  источники информации, предназначенные  для управляющего воздействия на поведение предприятия, называются информационными продуктами (ИП), а  не предназначенные - информационными  изделиями(ИИ). Как правило, управляющая система изготавливает конкретный ИП, предназначенный для множества предприятий, в единственном экземпляре. Другие системы, не имеющие статуса управляющих, изготавливают информационные копии этих ИП, то есть такие информационные продукты, которые должны восприниматься предприятием, как ИП, изготовленные непосредственно управляющими системами.

     Глобальное  информационное поле наполняется множеством копий управляющих ИП, которые  могут быть относительно равномерно распределены в пространстве или  скапливаться в отдельных точках этого пространства.

     Собранные в отдельных местах ИП образуют в  информационном поле информационные накопители в виде библиотек, архивов, отделов  нормативной или иной документации, которые могут быть внутри или  вне создающих их управляющих  систем, они соответственно называются ведомственные (ВИН) и независимые (НИН) информационные накопители.

Казалось бы, управляющие системы должны направлять свои ИП непосредственно на объекты  управления или по крайней мере в такие накопители, которые им были бы доступны. Однако в действительности этого не происходит

     Процесс наполнения информационных накопителей  достаточно сложен и неоднозначен. Во-первых, часть из них вообще недоступна менеджеру (ведомственные, иностранные  библиотеки). Во-вторых, доступные накопители не получают все ИП, процесс приобретения ими ИП зависит от целей их существования  и напрямую не связан с интересами предприятия. В-третьих, приобретая неоригинальные ИП, хранилища накапливают копии, которые в процессе переработки  могут не соответствовать оригиналам (ручное наполнение информационных баз  данных на машинных носителях). В этом случае вся ответственность за поведение, соответствующее искаженному ИП, ложится не на информационный накопитель, а на менеджера. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Внешнее управление предприятием

     Предприятие в метасистеме является самостоятельным субъектом деятельности, имеющим большую свободу действий, поэтому управление им со стороны внешних систем ограничено некоторым множеством ситуаций, при попадании в которые оно подлежит управляющему воздействию.

     Под ситуацией, обычно, понимается единовременное описание состояния предприятия  в форме множества его параметров.

     Сущность  внешнего управления состоит в том, чтобы предприятие либо оказалось  в некоторой заданной ситуации, либо осуществило регламентированное поведение  при добровольном достижении им определенной ситуации.

     Например, ситуация: получение прибыли больше нуля; регламентированное поведение: уплата налога на прибыль.

     Собственно, внешнее управление состоит в  передаче предприятию информационных продуктов и контроле за изменением его поведения. Однако специфика ситуационного управления состоит в том, что управляющие системы направляют ИП не непосредственно предприятию, а в информационное поле. Предприятие обязано самостоятельно найти и приобрести все необходимые ИП, регламентирующие его поведение в тех ситуациях, в которых оно может оказаться. Отсутствие необходимых ИП или неправильное истолкование не принимается во внимание.