Информационный менеджмент

        Содержание

    1. Цели и  задачи бизнеса компании   3

    2. Цели автоматизации компании 3

    3. Способ организации компании 5

4. Ограничения  8

5. Анализ требований к ИС 9

6. Способ приобретения  ИС 17

       6.1. Покупка готовой ИС  17

       6.2. Разработка ИС 23

       6.3. Разработка ИС фирмой разработчиком 25

       6.4. Покупка и доработка ИС  26

       6.5. Аутсорсинг 29

Вывод 33 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Цели  и задачи бизнеса  компании

     Основной  целью своей деятельности «Рассвет»  ставит обеспечение потребителя качественными товарами по доступным ценам.

     Цель  деятельности – обеспечение потребителя  качественным товаром по доступным  ценам.

     Задачи:

• повышение прибыли за счет увеличения объемов продаж или сокращения расходов;
• повышение контроля над выполняемыми операциями;
• изучение и максимальное удовлетворение потребностей потребителей;
• управление финансами, планирование и анализ финансово-хозяйственной деятельности.

2. Цели автоматизации компании

     Цель  автоматизации – расширении бизнеса  и достижение конкурентных преимуществ перед компаниями подобного типа.

     Деятельность, которая автоматизирована:

     Бухгалтерские функции – ведение бухгалтерского учета (фиксация, сбор и обработка  информации); формирование бухгалтерской  отчетности; предоставление бухгалтерской  отчетности в сроки и адреса, предусмотренные законодательством, учредительными документами.

     Складской учет:

• оформление счетов поставщикам;
• формирование необходимых первичных документов.

      Нужно автоматизировать:

• повышение прибыли за счет увеличения объемов продаж или сокращения расходов;
• повышение контроля над выполняемыми операциями;
• изучение и максимальное удовлетворение потребностей покупателей;
• управление финансами;
• планирование и анализ финансово-хозяйственной деятельности и т.д.

     Управление  магазинами сети осуществляется центральным офисом, представлено на Рис.1.

     Рис.1. Центральный офис компании «Рассвет»

     Организационная структура центрального офиса компании и численность представлены в таблице 1.

Таблица 1

Организационная структура центрального офиса компании

     Организационная структура магазина представлена в таблице 2. 

Таблица 2

     Организационная структура магазина

Таблица 3

     Организационная структура магазина после автоматизации

     Экономия  на з/п в результате автоматизации  составила 58200 $ в месяц, в год 69840 $ в одном магазине, всей компании составила 20952000 $ за год.

3. Способ автоматизации компании

     Способы автоматизации:

1. Хаотичная  (кусочная)  автоматизация  является одним из наиболее неэффективных  видов  инвестирования средств для развития предприятия.

     - процесс внедрения информационных  технологий определяется локальными сиюминутными задачами, а не реальными потребностями бизнеса;

     - предприятие получает разрозненные  прикладные системы, стоимость  интеграции которых может быть  сравнима с комплексным решением;

     - создаются незаконченные фрагменты информационной инфраструктуры и прикладных систем, которые не могут применяться в практической деятельности предприятия;

     - предприятие несет дополнительные  затраты на дублирование функций, которые должна была выполнять информационная система, и обслуживание созданных незаконченных прикладных систем.

2. Автоматизация по участкам  представляет собой процесс автоматизации документооборота отдельных производственных или управленческих подразделений предприятия, объединенных по функциональному признаку (например, бухгалтерия, канцелярия и т.п.). Автоматизация по участкам подразумевает выбор одного или нескольких участков работ, а именно, задач решаемых одним или несколькими сотрудниками того или иного отдела без привязки к существующим на предприятии бизнес-процессам.

     - инвестиционные ресурсы предприятия  недостаточны для решения задачи автоматизации документооборота в полном объеме;

     - существуют участки, где применение  СЭД дает значительный экономический эффект, например за счет сокращения персонала;

     - технология работы или иные  условия не позволяют обходиться  без использования автоматизированных систем документооборота;

     - чтобы автоматизация по участкам  была эффективна, необходима разработка стратегических и оперативных планов автоматизации документооборота;

     - часто данная автоматизация применяется  на производственных участках.

3. Автоматизация по направлениям подразумевает автоматизацию отдельных направлений деятельности предприятия, таких, как производство, сбыт, управление финансами. Подход, связанный с автоматизацией по направлениям, часто применяется при использовании систем класса MRPII, ERP, когда конечной целью работ является полная автоматизация предприятия.

     - предполагает участие в этом  процессе всех организационных  подразделений, функционирование которых связано с автоматизируемым направлением;

     - нельзя рассматривать как локальный;

     - связана с созданием как минимум  коммуникационной инфраструктуры предприятия;

     -  связана с “реинжинирингом бизнес-процессов”  и требует создания модели всего предприятия.

4. Полная автоматизация управления предприятием. АСУП как система состоит из большого количества элементов различных уровней и различного назначения.

     - подсистемы, модули, блоки управления, задачи, управленческие процедуры, функции, операции и т. п;

     - базовые системы типа ERP, как правило, представляют собой иерархические структуры, состоящие в итоге из элементарных управленческих процедур, предназначенных для включения в АСУП.

5. Комплексная автоматизация - это прикладное решение, решающее задачи комплексной автоматизации управления и учета для широкого круга коммерческих предприятий.

     В единой информационной базе ведется  управленческий, бухгалтерский и налоговый учет как одной, так и нескольких организаций. Это существенно снижает трудоемкость ведения учета за счет использования общих массивов информации. Управленческий учет по предприятию может вестись в любой выбранной валюте, бухгалтерский и налоговый учет ведется в национальной валюте. Регламентированная отчетность для каждой организации формируется раздельно. Комплексная автоматизация позволяет организовать на предприятии единую информационную систему, охватывающую основные задачи управления и учета:

     - управление отношениями с клиентами (CRM);

     - ценообразование;

     - управление денежными средствами и взаиморасчетами;

     - управление продажами, запасами и закупками;

     - упрощенный производственный учет;

     - оперативное ресурсное планирование.

     На  предприятии в данный момент осуществляется автоматизация по участкам.

     Так как из таблицы 4 видим, что автоматизированы некоторые участки.

       Таблица 4

     Существующие  в компании ИС

     Проанализировав преимущества и недостатки всех способов автоматизации, пришли к выводу, что способ комплексной автоматизации является наиболее рациональным среди представленных.

4. Ограничения

Ограничения, при выборе стратегии автоматизации  компании:

1. Временные ограничения: для внедрения информационной технологии установлен срок автоматизации до начала 2005 года.
2. Финансовые ограничения: бюджет составляет 500000 $.
3. Трудовые ограничения: отношение персонала к автоматизации, привычка работать по стандартизированным процедурам и исполнительская дисциплина, особенности рынка труда (безработица, недостаток квалифицированных специалистов).
4. Технические ограничения: отсутствие помещения для размещения компьютеров, ограничения по использованию по определенному виду оборудованию.

5. Анализ требований к ИС

Функции, которые должна выполнять будущая  система:

     - повышение прибыли, за счет  увеличения объемов продаж или  сокращения расходов;

     - повышение контроля над выполняемыми  операциями;

     - изучении и максимальное удовлетворение  потребностей покупателей;

     - управление финансами;

     - планирование и анализ финансово  - хозяйственной деятельности.

     Классы  ИС для автоматизации  компании:

• MRP (Material Requirements Planning) – появившейся в 70-х годах. Он включает в себя планирование материалов для производства.

     В MRP системе основной акцент делается на использовании информации о поставщиках,  заказчиках и производственных процессах для управления потоками материалов и комплектующих.  Партии исходных материалов и комплектующих планируются к поступлению на предприятия в соответствии со временем (с учетом страхового опережения), когда они потребуются для изготовления сборных частей и узлов. В свою очередь части и узлы производятся и доставляются к окончательной сборке в требуемое время. Готовая продукция производится и доставляется заказчикам в соответствии с согласованными обязательствами.

           Прежде всего, необходимо заметить, что MRP системы разрабатывались для использования на производственных предприятиях.

• CRP (Capacity Requirements Planning) – Планирование производственных ресурсов.
• рабочие центры (описание структуры производственных рабочих центров с определением мощности);
• машины и механизмы (описание производственного оборудования с определением нормативной мощности);
• производственные операции, выполняемые в привязке к рабочим центрам и оборудованию;
• технологические маршруты, представляющие последовательность операций, выполняемых в течение некоторого времени на конкретном оборудовании в определенном рабочем центре;
• расчет потребностей по мощностям для определения критической загрузки и принятия решения.
• MRPII (Manufacturing Resources Planning) – позволяющий планировать все производственные ресурсы предприятия (сырьё, материалы, оборудование и т.д.).

           В связи с тем, что часто возникает вопрос об отличиях систем MRP и MRP II , необходимо отметить, что ответ содержится в определении. Первая система осуществляет планирование в основном материальных потребностей для производства (принципы планирования были рассмотрены ранее).

     Стандартные функции финансовой подсистемы, обеспечивающей планирование денежных средств, рассматривались ранее.

• ERP (Enterprise Resources Planning) – является дальнейшим развитием системы MRP II и включает в себя планирование ресурсов предприятия для всех основных видов деятельности. 
• CSRP (Customer Synchronized Resources Planning) – [Управление, ориентированное на взаимодействие с клиентами: включает получение заказов, разработку планов, проектов и заданий, техподдержку. Практически, CSRP=ERP+CRM]. Планирование ресурсов, синхронизированное с покупателем. CSRP включает в себя полный цикл - от проектирования будущего изделия с учетом требований заказчика, до гарантийного и сервисного обслуживания после продажи. Суть CSRP состоит в том, чтобы интегрировать покупателя в систему управления предприятием. При этом не отдел продаж, а сам покупатель размещает заказ на изготовление продукции, сам отвечает за правильность его исполнения и при необходимости отслеживает соблюдение сроков производства и поставки. Предприятие же может очень четко отслеживать тенденции спроса на его продукцию.
• CRM (Customer Relationship Management) – Новая технология управления взаимоотношениями с клиентами позволяет существенно улучшить сервис и вовремя предложить рынку востребованный продукт. Успех компании в условиях растущей конкуренции во многом определяется тем, насколько точно и своевременно она способна определить нужды и индивидуальные предпочтения каждого из своих клиентов, предложив продукт или услугу на более высоком, чем конкуренты, уровне. Сохранить свои позиции на рынке и получить дополнительную прибыль помогают современные технологии управления взаимоотношениями с заказчиками - CRM  (Customer Relationships Management).

           В центре внимания этих находятся именно клиенты компании, а не бизнес-процессы. Использование CRM-системы позволяет компании получать максимум возможной информации о своих клиентах и их потребностях, а также исходя из анализа этих данных строить организационную стратегию, касающуюся всех аспектов деятельности: производства, маркетинга и рекламы, продаж, обслуживания и пр.

           CRM-система - корпоративный  автоматический органайзер, который  всегда подскажет, что и когда  предложить клиенту. CRM позволяет  отслеживать историю развития взаимоотношений компании с ее заказчиками через различные каналы (телефон, факс, веб-сайт, электронная почта, личный визит и пр.), координировать многосторонние связи с постоянными клиентами и централизованно управлять продажами и клиент-ориентированным маркетингом, в том числе через Интернет.

• CAD/CAM/САЕ/PDM (Computer-Aided Design/ Computer-Aided Manufacturing/ Computer-Aided Engineering/ Project Data Management) – автоматизированные системы: проектирования/ технологической подготовки производства/ инженерных расчетов/ документооборота.

     Системы для управления предприятием:

     Проанализировав классы ИС можно сделать вывод, что ERP II - система наиболее отвечает  требованиям и ограничениям будущей ИС.

     ERP II, позволяет эффективно управлять  контактами с клиентами, рекламными кампаниями, сбытом, проводить маркетинговые исследования. Это достигается за счет создания персональных профилей клиентов, классификации клиентов по различным категориям, определения целевых групп для рекламных кампаний, планирования и контроля взаимодействия с клиентами (телефонные звонки, визиты, рассылка рекламных и маркетинговых материалов и т. д.), упрощенного доступа к данным о существующих и потенциальных клиентах, поставщиках. Существует также возможность тарифицировать различные типы контактов и точно оценивать затраты на проведение различных мероприятий. Благодаря интеграции с другими подсистемами появляется возможность сопоставления с результатов маркетинговых кампаний с фактическими данными продаж. Это позволяет повысить координацию работы служб маркетинга, сбыта и снабжения.

     По  мере развития информационных технологий традиционный фокус ERP-систем смещается  с "оптимизации управления ресурсами  предприятий" на "корпоративную  систему предприятия, открытую для  всех участников, действующих в поле общих интересов бизнеса".

     Можно привести шесть отличий между "старыми" и "новыми" ERP-системами.

     Во-первых, меняется роль ERP-системы в деятельности предприятия. Если раньше корпоративная  информационная система должна была обеспечивать автоматизацию внутренних бизнес-процессов компании, то в новом исполнении - свободное взаимодействие компании со своими контрагентами (заказчиками, поставщиками, банками, налоговыми органами и пр.).

     Во-вторых, расширяется область применения. Раньше основными потребителями ERP-систем были производственные и дистрибьюторские компании, а завтра пользователями ERP II-систем должны стать компании из всех секторов и сегментов рынка.

     В-третьих, расширяется функционал ERP-систем. Помимо традиционных функций по автоматизации производства, торговли и дистрибуции, новые системы должны поддерживать автоматизацию всех остальных функций бизнеса.

     В-четвертых, меняется характер процессов, протекающих  в недрах ERP-системы. Внутренние и  строго секретные процессы становятся внешними и открытыми. Тайна корпоративной информации исчезает.

     В-пятых, существенным образом изменится  архитектура систем. Закрытая и монолитная платформа традиционных ERP-систем с весьма ограниченным выходом в Интернет (разве что возможность отправки электронных писем или публикация статистических отчетов на корпоративном Web-сайте) уступит место открытым, Web-ориентированным приложениям, построенным по принципу компонентной модели.

     В-шестых, данные, которые раньше генерировались и потреблялись самой же компанией, в будущем станут доступными для  всех членов бизнес-сообщества. На Рис.2. представлены элементы ERP II – системы.

     Рис.2.Элементы ERP II – системы

     Система взаимодействия внешних и внутренних процессов в ERP II представлено на Рис.3.

     Рис.3. Элементы внешних и внутренних процессов

     Функции ERP-систем:

• Системами класса SCM вообще (а в случае интеграции с ERP системой - модульные решения), выступают все решения в сфере автоматизации и координации управления поставками, производством, доставкой и складированием товаров. Такие системы относятся к классу B2B и предназначены для повышения эффективности внутренних бизнес процессов.
• CRM модуль отвечает за взаимоотношения с клиентами, ориентирован на установление долгих и взаимовыгодных отношений с клиентами на основе всей истории отношений и данных о них. Очень эффективны они на высококонкурентных рынках, где во главе бизнеса стоит клиент. Главная задача CRM-систем - повышение эффективности бизнес процессов, которые сосредоточены в "фронт-офисе" и направлены на привлечение и удержание клиентов в маркетинге, продажах и сервисе и независимо от канала, через который происходит контакт с клиентом.
• Инструментарий для ведения электронного бизнеса, корпоративный Интернет-портал для сотрудников, партнеров и клиентов.

     ERP-система  состоит из следующих элементов:

• модель управления информационными потоками (ИП) на предприятии;
• аппаратно-техническая база и средства коммуникаций;
• СУБД, системное и прикладное ПО;
• набор программных продуктов, автоматизирующих управление ИП;
• регламент использования и развития программных продуктов;
• IT-департамент и обеспечивающие службы;
• собственно пользователи программных продуктов.

     Основные  функции ERP систем:

• ведение конструкторских и технологических спецификаций, определяющих состав производимых изделий, а также материальные ресурсы и операции, необходимые для их изготовления;
• формирование планов продаж и производства;
• планирование потребностей в материалах и комплектующих, сроков и объёмов поставок для выполнения плана производства продукции;
• управление запасами и закупками: ведение договоров, реализация централизованных закупок, обеспечение учёта и оптимизации складских и цеховых запасов;
• планирование производственных мощностей от укрупнённого планирования до использования отдельных станков и оборудования;
• оперативное управление финансами, включая составление финансового плана и осуществление контроля его исполнения, финансовый и управленческий учёт;
• управление проектами, включая планирование этапов и ресурсов

     Отличие между ERP-системами и системами электронного документооборота (СЭД) в том, что, как правило, в ERP документы являются машино-читаемыми, и они не «ведутся», а «проводятся» — уже после того, как они осуществят свой жизненный цикл, то есть были созданы, обсуждены, проверены, согласованы, утверждены и т. д. А СЭД осуществляет поддержку такого жизненного цикла человеко-читаемых документов на предприятии.

     Особенности внедрения.

     Процесс внедрения ERP - систем состоит как  правило из следующих этапов:

• Разработка стратегии автоматизации.
• Анализ деятельности предприятия.
• Реорганизация деятельности.
• Выбор системы.
• Внедрение системы.
• Эксплуатация.