Информационный менеджмент. 5

СОДЕРЖАНИЕ

1 ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ  ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ. ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ  ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ (ESS)…………………………..................................................4

2 АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ НА ПРЕДПРИЯТИИ РУП «БЕЛПОЧТА»…………………………………………………………………………………………10

3 ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ  ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ПРЕДПРИЯТИЯ РУП «БЕЛПОЧТА»………………………………………………………………17

ЛИТЕРАТУРА………………………………………………………………………………...21

1 ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ  ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ. ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ  ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ (ESS)

Информационная система (ИС) – информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а так же персоналом, осуществляющим эти действия с информацией.

Информационные системы создаются  в организациях для обслуживания информационных потребностей разных уровней управления. Традиционно выделяют четыре уровня управления и соответствующие им информационные системы:

• на стратегическом уровне управления используются системы поддержки принятия решений (СППР) высшего звена управления;
• на тактическом уровне управления находят применение автоматизированные системы управления (АСУ) и системы поддержки принятия решений тактического уровня;
• на уровне знаний используются профессиональные и офисные системы;
• на операционном уровне управления применяются системы обработки транзакций. 

Организационные уровни обслуживают четыре главных типа информационных систем: системы с эксплуатационным уровнем, системы уровня знания, системы уровня управления, и системы со стратегическим уровнем. [1]

Системы уровня знания поддерживают работников знания и обработчиков данных в организации. Цель систем уровня знания состоит в том, чтобы помочь деловой фирме интегрировать новое знание в бизнес и помогать организации управлять потоком документов. Системы уровня знания, особенно в форме рабочих станций и офисных систем, сегодня являются наиболее быстрорастущими приложениями в бизнесе.

Системы эксплуатационного  уровня поддерживают управляющих операциями, следят за элементарными действиями организации, типа продажи, платежей, обналичивают депозиты, платежную ведомость, кредитуют решения, и поток материалов на фабрике. Основная цель систем на этом уровне состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить потоки транзакций через организацию. Чтобы отвечать на эти виды вопросов, информация вообще должна быть легко доступна, оперативна и точна.

Системы уровня управления разработаны, чтобы обслуживать контроль, управление, принятие решений, и административные действия средних менеджеров. Основное вопросы, адресованные к ним: хорошо ли работают объекты? Системы уровня управления обычно обеспечивают периодические доклады очень быстро. Пример – система управления перемещениями, которая сообщает относительно перемещения общего количества, равномерности работы торгового отдела и отдела, финансирующего затраты для служащих во всех разделах компании, отмечая везде, где фактические издержки превышают бюджеты.

Некоторые системы уровня управления поддерживают необычное принятие решений. Они имеют тенденцию, чтобы сосредоточиться на менее структурных решениях, для которых информационные требования не всегда ясны. Эти системы часто отвечают на вопросы «что, если?». Что произойдет с производственным календарным планом, если мы должны удвоить продажу в декабре? Что случилось бы с нашим дивидендом, если оплата будет отсрочена в течение шести месяцев? Ответы на эти вопросы часто требуют новых данных снаружи организация, также как данных изнутри, которые не могут быть получены от существующих систем с эксплуатационным уровнем.

Системы стратегического  уровня есть инструмент помощи руководителям высшего уровня и подготавливают стратегические исследования и длительные тренды, и в фирме и в деловом окружении. Их основное назначение приводить в соответствие изменения в условиях эксплуатации с существующей организационной возможностью. Каков будет уровень занятости через пять лет? Каковы длительные промышленные финансовые тренды, и где наши подъемы и спады? Какие изделия мы должны производить через пять лет?

Информационные системы могут также быть дифференцированы функциональным образом. Главные организационные функции, типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета, и человеческих ресурсов, обслуживаются собственными информационными системами. В больших организациях, подфункции каждой из этих главных функций также имеют собственные информационные системы. Например, функция производства могла бы иметь системы для управления запасами, управления процессом, обслуживания завода, автоматизированной разработки, и материального планирования требований. [2]

Организация имеет исполнительные системы поддержки выполнения – Executive Support Systems (ESS) на стратегическом уровне; управляющие информационные системы  – Management Information Systems (MIS) и системы поддержки принятия решений – Decision Support Systems (DSS) на управленческом уровне; системы работы знания – Knowledge Work System (KWS) и системы автоматизации делопроизводства – Office Automation Systems (OAS) на уровне знаний; и системы диалоговой обработки запросов – Transaction Processing Systems (TPS) на эксплуатационном уровне. Таким образом, типичные системы в организациях разработаны, чтобы помочь служащим или менеджерам на каждом уровне в функциях продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета, и человеческих ресурсов.

Таблица 1 – Шесть главных типов информационных систем, необходимых для четырех уровней организации.

Таблица 2 – Характеристики процессов информационных систем.

Продолжение таблицы 2

Таблица 2 демонстрирует особенности шести типов информационных систем. Необходимо отметить, что каждая из различных видов систем может иметь компоненты, которые используются различными организационными уровнями, и одновременно несколькими. Секретарь может находить информацию относительно MIS, или средний менеджер может нуждаться в данных анализа из TPS. [3]

Исполнительные информационные системы (Executive Support Systems -ESS) появились в середине 1980-х годов в крупных корпорациях. ESS помогает принимать неструктурированные решения на стратегическом уровне управления компании и проводить системный анализ информации из внешней среды лучше, чем любые прикладные и специализированные информационные системы  (рис. 1).

Рис. 1 - Процессы стратегического управления, поддерживаемые ESS

Система поставляет совокупность текущей информации - как правило, внешней: курсы акций, спрос и предложения по отрасли, политические новости, экономические обзоры, прогнозы динамики цен и выбора оптимальной структуры инвестиционного портфеля (основанные на различных эмпирических моделях динамики рынка), данные аналитического учета по предприятию из внутренних модулей MIS и DSS.

Она фильтрует, упорядочивает  данные и выявляет критические параметры  по заданным статистическим критериям, сокращая время и усилия для подготовки информации, необходимой для руководителя. В системах ESS используют самое "продвинутое" графическое программное обеспечение, которое может поставлять нужную графическую, аудио- и видеоинформацию немедленно в офис руководителя или зал заседаний.

Системы ESS часто используют несложный статистический аппарат, но максимально учитывают сложившуюся специфику области бизнеса (профессиональный язык, системы различных индексов и пр.). На рынке имеется достаточно много программных модулей для встраивания в ESS. Как правило, они относительно дешевы. В настоящее время модули ESS в виде специализированных подсистем являются обязательной частью многих ERP-систем.

В отличие от других информационных систем (TPS, MIS, DSS), ESS не предназначены для решения какого-то определенного круга проблем. Вместо этого системы этого типа обеспечивают обобщенную неформализованную информацию и её оперативную передачу для оценки ситуаций с динамично изменяющимся набором проблем. Системы ESS используют более простой алгоритм оценивания, чем DSS, ее аналитические возможности позволяют строить относительно простые модели, которые можно сразу применять для предварительной оценки ситуации (рис. 2).

ESS формирует пакеты информации по заданным темам и представляет комфортный доступ для высших руководителей компаний и корпораций без посредников. Интерфейс ESS чрезвычайно дружелюбен, используется наглядная графика, аудио- и видеосредства, мобильная связь, современные методы хранения и представления данных, а также проведения видеоконференций в распределенных компаниях.

В настоящее время с развитием  технологий Internet/Intranet круг пользователей ESS значительно расширился - он, подобно MIS, охватывает практически все уровни управления, кроме, пожалуй, эксплуатационного. Информационные базы ESS содержат большие объемы наглядной и "исторической" информации, которая может быть очень полезна на уровнях выполнения проектов.

Рис. 2 - Принципиальная схема исполнительной информационной системы

Современные ESS широко используют технологии географических информационных систем (Geographical Information System - GIS). GIS до последнего времени не получали достойного применения из-за высокой стоимости и необходимости дописывать необходимые программные модули и интерфейсы. Примером долгоживущей системы на рынке программных продуктов, реализующих ESS, может быть пакет Comshare's Commander Decision, выполненный по технологии "клиент-сервер". Пакет CDD работает с информацией любого вида, включая запросы, вычисления, несложный статистический анализ данных, работу с таблицами, гипертекстом. Этот универсальный инструмент может использоваться для разработки традиционных ESS-приложений для систем поддержки принятия решений на различных уровнях управления и исполнения. CDD обеспечивает выборочный контроль, распознавание информации по шаблонам, демонстрацию диаграмм по лучшим и худшим показателям, указывает на необходимость обновить информацию по текущим выборкам данных.

В отличие от экспертных систем и  компактных приложений анализа данных, исполнительные информационные системы  делаются обычно "под заказ", и в виде исполнительных модулей входят в корпоративную информационную систему.

2 АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ  НА ПРЕДПРИЯТИИ РУП «БЕЛПОЧТА»

В широком смысле информационная система  есть совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащей информацией.

В узком смысле информационной системой называют только подмножество компонентов  ИС в широком смысле, включающее базы данных, СУБД и специализированные прикладные программы.

Приведем характеристики информационной системы Барановичского РУПС Брестского филиала РУП «Белпочта».

1. Все отделения  почтовой связи оснащены специальными компьютерно-кассовыми системами (СКС), в ОПС построены локальные вычислительные сети, единая корпоративная технологическая сеть почтовой связи, полная автоматизация технологических процессов позволили обеспечить совершенствование технологических процессов по сбору, обработке и автоматизированному контролю деятельности отделений почтовой связи.

Автоматизация отделений почтовой связи, разработка и внедрение так  называемого нефискального режима работы пакета «Почта» позволили  обеспечить ежедневное формирование в  электронном виде сводного денежного  отчета о движении денежных средств и ценностей с ежедневной передачей полного объема первичных данных всех отделений почтовой связи по каналам связи на следующий этап обработки. До недавнего времени контроль данных сводного денежного отчета осуществлялся специалистами РУПС. В настоящее время первичная информация отделений почтовой связи поступает непосредственно в областной филиал, что существенно изменило всю технологию обработки, позволило сократить лишние этапы и привело к сокращению трудозатрат. Обеспечено значительное сокращение сроков прохождения информации.

После внедрения на рабочих местах в отделениях связи сетевого программного обеспечения была обеспечена реализация ряда новых технологий, таких как:

• отказ от выделенных рабочих мест в отделениях почтовой связи, реализация заявительного принципа «одного окна» в почтовой связи;
• реализация режима реального времени on-line при приеме платежей, в том числе обеспечено информационное взаимодействие систем расчетов за услуги электросвязи РУП «Белтелеком» и системы приема платежей РУП «Белпочта» в реальном режиме времени;
• прием платежей в счет погашения кредитов банков по принципу оперативных платежей и др.
2. «Сервер оплаты услуг». Существенными его особенностями является оплата в режиме реального времени, а также возможность осуществления так называемых межрегиональных платежей - возможности оплаты за услуги из других регионов страны, т.е. решена задача создания единого информационного пространства по платежам РУП «Белпочта» в реальном масштабе времени для всех участников системы. В Барановичском РУПС реализован прием платежей по принципу единого лицевого счета (один оператор – одно операционное окно – прием всех видов платежей за одну технологическую операцию).

Использование централизованного  СОУ позволило значительно сократить трудозатраты по сравнению с используемыми ранее технологиями загрузки справочных информационных баз данных производителей услуг на каждое рабочее место или на локальный сервер отделения почтовой связи и позволило раньше начинать прием платежей от населения. Новые возможности Сервера оплаты услуг позволили существенно улучшить качество и скорость обработки платежей, что позволяет сократить время ожидания в процессе оплаты услуг, сократить очереди в отделениях почтовой связи, ускорить процесс передачи платежей в реальном режиме времени мобильным операторам связи и банкам - кредиторам.

3. В Барановичском РУПС Брестского филиала РУП «Белпочта» организована и постоянно расширяется сеть устройств самообслуживания - информационно-платежных терминалов РУП «Белпочта» (инфокиосков). Все виды услуг предполагают оплату, как посредством пластиковой карточки, так и наличными.
4. Автоматизированная система слежения за регистрируемыми почтовыми отправлениями на внутреннем и международном уровнях. Автоматизированная система слежения позволяет получить точную информацию о пути прохождения регистрируемого входящего и исходящего почтового отправления с момента отправления до момента вручения в режиме реального времени.

Решен ряд основных задач:

• автоматизация технологии обработки регистрируемых почтовых отправлений (автоматизированная сортировка, автоматизированная выписка сопроводительной документации);
• обеспечение слежения и контроля за прохождением регистрируемых почтовых отправлений;
• упрощение и унификация производственной документации;
• автоматизация контрольно-справочной и рекламационной работы;
• автоматизация составления производственных отчетов и решение прикладных задач (статистика, выборка и пр.).

В узле связи реализована так называемая «безбумажная технология» с переходом на отправку почтовых отправлений без бумажных сопроводительных документов, за исключением оформления расписок на прием и сдачу отправлений общим счетом. При этом значительно сокращается объем производственной технологической документации и трудозатраты, связанные с оформлением этих документов.

5. Преимущества современных средств передачи электронных сообщений и их доставку адресату работниками почтовой связи сочетает в себе услуги гибридной почты Netлiст. Кроме того, система гибридной почты позволяет предоставить отправителям информацию о доставке сообщений в электронном виде, что делает эту услугу особенно полезной и привлекательной для организаций, нуждающихся в отправке большого количества сообщений с последующим контролем их доставки при помощи современных информационных систем.
6. Автоматизированная система передачи, приема и обработки подписной информации с автоматизированных рабочих мест отделений почтовой связи («Подписка ОПС») позволила сократить количество по обработке подписки, обеспечить формирование заказов по подписке в отделении почтовой связи в электронном виде и исключить повторный ввод данных о подписчике. Созданная база подписчиков в дальнейшем при принятии подписки на последующие периоды с использованием централизованной базы данных посредством Сервера оплаты услуг исключает набор адресных данных, что позволяет сократить очереди при обслуживании.
7. За счет загрузки сформированных в отделениях почтовой связи и переданных в электронном виде данных по заказанным суммам подкреплений и сданным сверхлимитным остаткам обеспечено автоматическое формирование документов Главной кассы, что позволило отказаться от устаревшей системы передачи кодированных извещений.
8. ПО по автоматизации складского учета товарно-материальных ценностей в условиях организации централизованного снабжения товарами потребительского спроса, маркированной, немаркированной и филателистической продукцией, а также централизованного снабжения отделений почтовой связи товарно-материальными ценностями, расходными материалами, бланками строгой отчетности для собственных нужд, запасными частями, основными средствами из областного филиала. Передача данных между подразделениями  осуществляется в электронном виде, что позволяет снизить трудоемкость при внесении в систему приходных накладных. Используемая система кодирования обеспечивает поддержание уникального кода товарно-материальных ценностей в системе учета, что позволит в перспективе создать полноценную систему контроля за движением и сохранностью товарно-материальных ценностей.
9. Автоматизированная система «1С: Предприятие».  Реализация загрузки данных из автоматизированной системы сводного денежного отчета (СДО), системы передачи электронной финансовой информации (СПЭФИ), АС «Коммуналка», «Подписка РУПС» позволила значительно снизить трудоемкость при формировании платежных документов для перечисления сумм принятых платежей в пользу производителей услуг, платежных поручений по электронным переводам в пользу юридических лиц, платежных документов для перечисления сумм принятых платежей в бюджет и платежей Госстраха, обеспечить автоматическое формирование проводок по счетам бухгалтерского учета.

Но специфичность финансовой и статистической отчетности состоит в наличии сотен статей доходов, для различных видов отчетности, в разных отчетах по-разному классифицируемых и группируемых. Отнесение на те или иные статьи доходов в действующей системе управления предприятием «1С: Предприятие» осуществляется на основании отчетности автоматизированной системы сводного денежного отчета (СДО) путем импорта данных в систему с дополнительным формированием «ручных» проводок бухгалтерского отчета на основании выходных форм СДО (журналов ф.2 и ф.6.). В силу этого процесс автоматического импорта данных из Сводного денежного отчета в систему «1С: Предприятие» в целях формирования аналитического учета и бухгалтерских проводок с требуемой степенью детализации сопровождается дополнительными процедурами разбивки одной общей суммы по коду СДО на составляющие.

 Существующая система отчетности не обеспечивает минимальный уровень требований не только учета, но и контроля оказания услуг. Для элементарной проверки соответствия данных в бухгалтерском учете, финансовой и статистической отчетности и выходных формах СДО требуется сложная процедура, требующая знания алгоритмов группирования услуг и неявных условностей учета, осложненных лаконичными и бессистемными названиями услуг в СДО, не раскрывающих содержание оказываемой услуги. Еще более существенным ограничением является условность идентификации услуги, которая состоит в том, что при отсутствии признака, однозначно характеризующего объект оказания услуги (физическое лицо или юридическая организация), вся существующая в настоящее система финансовой отчетности строится на сочетании кода СДО и вида оплаты. Так, например, оплата посредством банковской пластиковой карточкой относится к услугам связи для населения, то есть, к льготируемым видам деятельности. При расширении практики оплаты услуг организациями посредством корпоративной банковской пластиковой карточки подобная система классификации услуг приведет к занижению сумм, облагаемых НДС, и к искажению предприятием статистической отчетности.

Несмотря на ряд мероприятий, проводившихся  в части унификации программно-технических  решений, в целом информационный комплекс предприятия разнороден, недостаточно взаимосвязан из-за несогласованности информационных стыков между разрозненными прикладными системами и не удовлетворяет управленческим целям руководства РУП «Белпочта».

Основными недостатками существующей информационной системы по-прежнему остаются:

• разнородность используемых программно-технических средств;
• слабая информационная связанность подсистем;
• значительная децентрализация обработки и хранения информации;
• значительный объем пакетной обработки информации.

Причина в том, что каждая из информационных подсистем разрабатывалась на различных языках программирования, а также применение различных типов баз данных от приложений, написанных в операционной системе MS-DOS, до приложений, написанных на языке программирования JAVA с хранением данных в СУБД Oracle. Большое разнообразие средств программирования и хранения данных сильно затрудняет текущее сопровождение системы. В частности возникает необходимость неоднократных конвертаций данных, из одного формата в другой, затрачиваются усилия на поддержание в согласованном состоянии различных наборов нормативно справочной информации (НСИ) и разнообразия протоколов взаимодействия между подсистемами. Затруднено также внесение изменений в программный код, одни и те же изменения приходится проводить несколько раз на нескольких языках программирования.

Фактически каждая из основных информационных подсистем представляет собой отдельную, самостоятельную информационную систему с обеспечением с собственным массивом нормативно-справочной информации, хранилищем данных, и собственными интерфейсами и протоколами для взаимодействия с другими подсистемами. Обмен данными между подсистемами основан на периодическом экспорте-импорте данных, с одновременной конвертацией в необходимые форматы. Несмотря на то, что во многих случаях такой обмен осуществляется автоматически и по расписанию, контроль за надлежащим исполнением данных процедур оказывает значительную нагрузку подразделения занимающиеся эксплуатацией. Это приводит к появлению ошибок и значительно увеличивает время обработки информации.

Разработанные достаточно давно АС сводного денежного отчета (СДО), система передачи электронной финансовой информации (СПЭФИ) не предусматривали возможность консолидации данных на уровне областного филиала и в целом по РУП «Белпочта». Поэтому, несмотря на то, что задача оперативной передачи всего объема первичной информации из отделения почтовой связи на уровень областного филиала решена, формирование всех видов отчетности (эксплуатационной, бухгалтерской, финансовой, статической) затруднено по причине существования множественных источников данных.

Корпоративная система управления персоналом с единой нормативно-справочной базой, обеспечивающей консолидацию данных на любом уровне, практически отсутствует. Принятая модель автоматизации в области учета кадров и расчета заработной платы сотрудников представлена локальными программами со своими базами данных, со своими функциями, с раздельным администрированием и раздельной обработкой локальных данных. При этом в различных областях используется разное программное обеспечение. В связи с этим значительно затруднен учет и управление персоналом.