Инвентаризация как основной метод фактического контроля

2

МИНОБРНАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» (ВЗФЭИ)

Филиал ВЗФЭИ в г.Омске

Контрольная работа

по дисциплине: «Контроль и ревизия»

Тема 16 «Инвентаризация как основной метод фактического контроля»

Выполнила: студентка 5 курса

Факультет: Учетно-статистический

Специальность: БУАиА

Группа: 506 (6 поток)

Шинкаренко М.Ю.

№ личного дела 07УББ02550

Проверила: Брюханенко И.А.

Омск – 2012

1. ОБЩИЙ ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

Как известно, одной из основных задач бухгалтерского учета является формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении. Такая информация необходима как внутренним пользователям бухгалтерской отчетности – руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, так и внешним пользователям - инвесторам, кредиторам и др.

Согласно п. 1 ст. 12 ст. 11 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете) для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.95 № 49 (далее – Методические указания по инвентаризации).

Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств (п. 1.3 Методических указаний по инвентаризации).

В частности, согласно п. 1.2 Методических указаний по инвентаризации необходимо инвентаризировать:

       основные средства;

       нематериальные активы;

       финансовые вложения;

       производственные запасы;

       готовую продукцию;

       товары;

       прочие запасы;

       денежные средства;

       прочие финансовые активы;

       кредиторскую задолженность;

       кредиты банков;

       займы;

       резервы.

Кроме того, инвентаризация проводится в отношении производственных запасов и других видов имущества, не принадлежащего организации, но числящегося в бухгалтерском учете (находящегося на ответственном хранении, арендованного, полученного для переработки), а также имущества, не учтенного по каким-либо причинам (п. 1.3 Методических указаний по инвентаризации).

Основными целями проведения инвентаризации являются:

—     выявление фактического наличия имущества;

—     сопоставление фактического наличия имущества с данными

бухгалтерского учета;

—     проверка полноты и обоснованности отражения в учете обязательств (п. 1.4 Методических указаний по проведению инвентаризации).

В ходе инвентаризации необходимо не только пересчитать количество и общую стоимость имеющихся в наличии товарно-материальных ценностей и денежных средств, но и проверить правильность их оценки (т.е. обоснованность определения стоимости, по которой они числятся в бухгалтерском учете). При проведении инвентаризации также должны быть проверены правильность и обоснованность отражения в бухгалтерском учете финансовых обязательств организации, выявлена задолженность, погашение которой маловероятно, а также долги, безнадежные к взысканию.

Инвентаризация может проводиться не только по инициативе самого предприятия. Налоговые органы вправе осматривать (обследовать) любые используемые налогоплательщиком для извлечения дохода либо связанные с содержанием объектов налогообложения независимо от места их нахождения (производственные, складские, торговые и иные помещения и территории), проводить инвентаризацию принадлежащего налогоплательщику имущества (см. пп. 6 п. 1 СТ. 31 НК РФ).

Согласно п. 3 ст. 6 Закона о бухгалтерском учете порядок, сроки проведения инвентаризации и методы оценки видов имущества и обязательств являются элементом учетной политики, которая утверждается соответствующим приказом.

В соответствии с п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации все предприятия обязаны проводить инвентаризацию перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет. В районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков.

Кроме того, согласно ст. 12 Закона о бухгалтерском учете инвентаризация обязательна в следующих случаях:

       при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

       при смене материально ответственных лиц;

       при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

       в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

       при реорганизации или ликвидации организации;

       в других случаях, предусмотренных законодательством Российcкoй Федерации.

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия (п.2.2 Методических указаний по инвентаризации).

При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств во всех подразделениях организации и по всем объектам учета (материально ответственным лицам, видам подлежащих инвентаризации обязательств) создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее (п. 2.2 Методических указаний по инвентаризации).

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

В состав инвентаризационной комиссии целесообразно включать специалистов, обладающих необходимой квалификацией для проведения анализа правильности оценки имущества и финансовых обязательств организации. Также в составе инвентаризационной комиссии необходимы сотрудники, имеющие специальные познания относительно инвентаризируемых ценностей (например, способные отличить один вид древесины от другого, посредством обмера определить массу металла в зависимости от его марки или количество зерна определенного сорта в зернохранилище и т.п.). Присутствие в составе инвентаризационной комиссии таких специалистов позволит избежать ошибок при проведении инвентаризации, сокрытия фактов возникновения пересортицы продукции, хищений и злоупотреблений.

Именно поэтому п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации рекомендовано включать в состав инвентаризационной комиссии представителей администрации, работников бухгалтерской службы, других специалистов (инженеров, экономистов, техников и т.д.). Помимо этого в состав комиссии могут входить представители службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Главная задача инвентаризационной комиссии при проведении инвентаризации – обеспечение полноты и точности внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильности и своевременности оформления материалов инвентаризации.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить все имеющиеся на этот момент приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на « ... » (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. Особенно важно соблюдение этого правила в том случае, когда инвентаризация производится не на 1-е число месяца.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).

Согласно п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц (2.8 Методических указаний по инвентаризации).

Как было отмечено, в ходе инвентаризации не только пересчитывается количество и общая стоимость имеющихся в наличии товарно-материальных ценностей и денежных средств, но и проверяется правильность их оценки (то есть обоснованность определения стоимости, по которой они числятся в бухгалтерском учете).

Соответственно вместе с результатами инвентаризации организация получает возможность уточнить балансовую стоимость основных, товаров и прочего имущества. Однако при этом следует иметь в виду, что уточнение стоимости какого-либо инвентаризационного объекта по результатам инвентаризации возможно только в том случае, если ранее была допущена ошибка при определении его стоимости (например, в первоначальную стоимость основного средства не были включены затраты, связанные с его приобретением, или, напротив, сумма таких затрат была необоснованно завышена).

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

В соответствии с п. 2.10 Методических указаний по инвентаризации описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, отсутствие каких-либо претензий к членам комиссии и принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц лицо, принявшее имущество расписывается в описи в получении, а сдавшее – в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи (п. 2.11 Методических указаний по инвентаризации).

Согласно п. 2.12 Методических указаний по инвентаризации, если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Если на предприятии грамотно организовано ведение учета и нет злоупотреблений, фактические данные по результатам инвентаризации должны соответствовать данным, отраженным в учетных регистрах.

2. ОТРАЖЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

2.1. Сличительные ведомости

Но зачастую в ходе проведения инвентаризации на предприятиях выявляют недостачи или излишки. В этом случае необходимо составить сличительные ведомости и отразить выявленные расхождения в бухгалтерском учете.

В соответствии с п. 4.1 Методических указаний по инвентаризации по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных, составляют сличительные ведомости.

В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

2.2 Отражение излишков

Согласно п. 3 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете и п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации выявленный при инвентаризации излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации.

Однако не всегда обнаружение неучтенных материальных ценностей означает выявление излишков. Если материально ответственное лицо, например кладовщик, не сдало в бухгалтерию накладную, то в данном случае фактически имеет место выявление не излишков или недостачи, а несоблюдение установленного порядка документооборота. Поэтому в сложившейся ситуации следует оприходовать товар на склад на основании имеющейся накладной в общеустановленном порядке.

При этом от виновных лиц (в рассматриваемой ситуации – от кладовщика) должны быть получены письменные объяснения о причинах произошедшего.

Все вышеперечисленные действия хороши только в том случае, если ошибка выявлена в ходе проведения инвентаризации самой организацией. Если же подобное нарушение будет выявлено сотрудником налоговых органов, то он вправе усомниться в том, насколько полно отражается в учете не только поступающий товар, но и выручка от его реализации.

Если в излишке оказались ценности, которые в бухгалтерском учете данной организации не числились, и нет оснований утверждать, что это явилось следствием неверных записей в учете, то их стоимость должна быть указана по рыночным ценам.

На счетах бухгалтерского учета результаты проведения инвентаризации при выявлении излишков отражаются следующими записями.

Отражена стоимость выявленного при инвентаризации неучтенного имущества или финансовых обязательств:

Дебет счета 41 (10 и др)

Кредит счета 91(субсчет «Прочие доходы»)

2.3. Отражение недостач

Согласно п. 3 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

– недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения;

– недостача имущества и его порча сверх указанных норм относится на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.

Под естественной убылью товарно-материальных ценностей в соответствии с Методическими рекомендациями по разработке норм естественной убыли, утвержденными приказом Минэкономразвития России от 31.03.03 № 95 следует понимать потерю (уменьшение массы товара при сохранении его качества в пределах требований (норм), устанавливаемых нормативными правовыми актами), являющуюся следствием естественного изменения биологических и (или) физико-химических свойств товаров. К нормируемым потерям также относятся потери от боя товаров в стеклопосуде. Естественная убыль определяется по специальным нормам.

В соответствии с п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на издержки производства и обращения у организации. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических потерь, образующихся вследствие вытечки, россыпи, улетучивания, а также потерь товарного вида, связанных с боем или порчей потребительской тары.

Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице.

Для обобщения информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных ценностей предусмотрен счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Поэтому все выявленные недостачи независимо от дальнейших источников их списания должны быть первоначально отражены на счете 94.

Выявление недостачи, не превышающей норм естественной убыли, отражается следующей записью:

Дебет счета 20 (26, 44) Кредит счета 94 – списана недостача на издержки производства (обращения).

При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм естественной убыли.

Выявленные во время проведения инвентаризации недостачи мате-риальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновные не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на финансовый результат организации.

Одним из результатов проведения инвентаризации может стать выявление поступивших в организацию материальных ценностей, не отраженных в регистрах бухгалтерского учета, с одновременным выявлением также не отраженной в учете задолженности по таким ценностям перед поставщиком. Недостача вполне может возникнуть из-за ошибок, допущенных при отражении операций в учете (например, забыли учесть какую-либо накладную на отпуск сырья в производство или неправильно перенесли данные из первичного учетного документа в бухгалтерские регистры).

Поэтому прежде чем предъявлять претензии к материально-ответственному лицу, следует проверить полноту и достоверность записей, произведенных в бухгалтерских регистрах. Если будет выявлена бухгалтерская ошибка, то в графах 12-17 сличительной ведомости делаются соответствующие записи

В соответствии с п. 5 ст. 8 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков или изъятий. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по инвентаризации, проводимой перед составлением годовой бухгалтерской отчетности – в годовом бухгалтерском отчете.

На счетах бухгалтерского учета результаты проведения инвентаризации при выявлении недостачи сверх норм естественной убыли отражаются следующими записями:

Дебет счета 94 Кредит счета 41 (20 и др.) – списана недостача, выявленная сверх норм естественной убыли (при отсутствии норм таким образом списывается вся сумма недостачи, выявленной по результатам инвентаризации);

Дебет счета 73 Кредит счета 94 – списана выявленная недостача на виновных лиц;

Дебет счета 50 Кредит счета 73 – отражена сумма недостачи, внесенной виновным лицом в кассу организации;

Дебет счета 70 Кредит счета 73 – отражена сумма недостачи, удержанной из заработной платы виновного работника;

Дебет счета 91 (субсчет «Прочие доходы») Кредит счета 94 – списана на финансовые результаты выявленная при проведении инвентаризации недостача, в случае отсутствия виновных лиц (что должно быть подтверждено соответствующими документами).

3. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ДЕНЕЖНЫХ

СРЕДСТВ

Инвентаризация кассы проводится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Банка России от 2.09.93 № 40. Для выявления ошибок и предотвращения злоупотреблений проводят внезапную инвентаризацию кассы, в ходе которой производится полный пересчет наличных денег и проверка других ценностей, находящихся в кассе. Пересчитанный остаток наличных денежных средств сверяют с данными кассовой книги.

Кассир предоставляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или несписанных в расход денег.

При инвентаризации кассы проверяется фактическое наличие денежных средств путем полистного пересчета всех денежных знаков в покупюрной описи; никакие расписки в остаток наличных денег в кассе не включаются.

Одновременно подлежат инвентаризации денежные документы, ценные бумаги и бланки строгой отчетности, с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. При этом определяется как фактическое их количество, так и стоимостная оценка.

По результатам проверки оформляется акт инвентаризации (Приложение 2). В этом акте указывается состав комиссии, местонахождение проинвентаризированных денежных средств, фактические остатки и остатки по данным учета, подписка кассира о приеме денежных средств на свою ответственность. Кроме того, определяется результат инвентаризации, берется объяснение причин расхождения с учетными данными от кассира и решение руководителя по результатам инвентаризации.

Результаты инвентаризации отражаются бухгалтерскими записями.

Излишки денег, установленные проверками, приходуют в кассу и зачисляют в доход организации :

Дебет счета 50 «Касса»

Кредит счета 91 «Прочие доходы».

Недостача денег в кассе оформляется бухгалтерской записью :

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит счета 50 «Касса».

Недостача денег в кассе подлежит взысканию с кассира :

Дебет счета 73 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Недостача денег в кассе внесена с кассиром :

Дебет счета 50 «Касса»

Кредит счета 73 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Если во взыскании недостачи с виновного лица отказано судом, недостача списывается на финансовый результат :

Дебет счета 91 «Прочие доходы»

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Инвентаризация денежных средств, находящихся на расчетном и специальных счетах, согласно п. 3.43 Методических указаний по инвентаризации производится путем сверки остатков сумм, числящихся соответственно по данным бухгалтерского учета на счетах 51 «Расчетные счета», 55 «Специальные счета в банке» с данными выписок банков. Обычно сверка с банком осуществляется в специальных формах по состоянию на 1 января каждого года. Для отражения результатов инвентаризации денежных средств на счетах в банках не предусмотрено никаких унифицированных форм актов и описей. Организация разрабатывает указанные формы самостоятельно.

Отклонения от учетных данных, выявленные при инвентаризации, образуются только из-за ошибок бухгалтера. Например, при проведении инвентаризации было выявлено превышение остатка на счете по данным выписки из банка над остатком, который значится по данным бухгалтерского учета. При выяснении причины этого отклонения оказалось, что оно произошло из-за того, что в учете была повторно отражена сумма, поступившая от покупателей. В данном случае положительное отклонение фактических данных от данных бухгалтерского учета образовалось из-за ошибки бухгалтера, которую можно исправить следующей проводкой:

Дебет счета 51 Кредит счета 62 – сторно – исправлена ошибка, вызванная повторным отражением в бухгалтерском учета платежного поручения.

4. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ОСНОВНЫХ

СРЕДСТВ И НЕМАТЕРИАЛЬНЫХ АКТИВОВ

4.1. Инвентаризация основных средств

При инвентаризации основных средств проверяется обоснованность остатков по счетам 01 «Основные средства», 02 «Амортизация основных средств» и 03 «Доходные вложения в материальные ценности».

В соответствии с п.5 ПБУ 6/01 к основным средствам относятся: здания, сооружения, рабочие и силовые машины и оборудование, измерительные и регулирующие приборы и устройства, вычислительная техника, транспортные средства, производственный и хозяйственный инвентарь и принадлежности, рабочий, продуктивный и племенной скот, многолетние насаждения, внутрихозяйственные дороги и прочие соответствующие объекты.

В составе основных средств учитываются также: капитальные вложения на коренное улучшение земель (осушительные, оросительные и другие мелиоративные работы); капитальные вложения в арендованные объекты основных средств; земельные участки, объекты природопользования (вода, недра и другие природные ресурсы).