Использование метода «мозгового штурма» на совещании: возможности применения и технология проведения

  Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное  образовательное учреждение  
высшего профессионального образования

«Пермский национальный исследовательский политехнический университет»

Лысьвенский филиал

 

Факультет: высшего профессионального образования

Направление: 080100.62 "Экономика" 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

по дисциплине: «Деловые коммуникации»

На тему: «Использование метода «мозгового штурма» на совещании: возможности применения и технология проведения»

 

 

 

 

 

Выполнила

студентка группы Э 12-1бзу

шифр 12-16

Полякова О.Ф.

«____»  ______________ 2013 г.

_________________________

(подпись студента) 

 

Проверил

преподаватель  Кезин В.Г.

Оценка _____________________

____________________________

(подпись преподавателя)

«___» ____________ 2013 г. 

 

 

 

 

 

 

Лысьва 2013

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Введение

 

   «Выдавать глобальные идеи — это удовольствие; искать сволочные маленькие ошибки — вот настоящая работа!»

Фредерик Брукс-мл.

    Высокая конкуренция в условиях развивающейся экономики России, многообразие управленческих функций и все нарастающее количество сложных проблем, которые необходимо коллективно решать на предприятии или организации, приводят к тому, что все больше рабочего времени руководителям приходится тратить на проведение деловых совещаний, чтобы обсудить ситуацию и принять эффективные управленческие решения.

   В современной практике управления серьезным препятствием для успешного проведения совещания является неэффективная постановка управленческих решений. Однако само понятие эффективности предполагает оптимальное использование технологий, позволяющих при меньших затратах времени, без эмоционального напряжения выйти на новые идеи и предложения. Существует большое количество методов поиска новых идей и решений, которые обеспечивают эффективную творческую деятельность.

  Самый распространенный метод - метод мозгового штурма или метод мозговой атаки (Brainstorming), который позволяет в рамках делового совещания использовать по максимуму творческий потенциал каждого его участника и добиться необходимого эффекта при решении нестандартных ситуаций и проблем силами коллектива.  Метод мозгового штурма имеет большую известность и практическое распространение. Использование его показало бесспорную эффективность в творческом решении многих сложных исследовательских и не только исследовательских проблем. С его помощью можно достигнуть таких результатов, которые оказываются невозможными при использовании традиционных методов анализа.

    Объектом исследования в работе является метод мозгового штурма.                  Предмет исследования: возможности применения и технологии проведения мозгового штурма.

  Цель данной контрольной работы является рассмотрение сущности метода мозгового штурма

  Цель позволила сформулировать задачи, которые решались в данной работе:

   1) рассмотреть историю возникновения метода;

   2) разучить сущность метода и этапы мозгового штурма;

   3) описать, в чем заключается успех метода.

1.История появления и суть метода.

  

   Вошли в историю имена славных полководцев, умевших решительным штурмом брать неприступные крепости. Те, кто предпочитал длительную осаду, редко покрывали себя славой - слишком изнурительное это дело, да и победа, если ее удается добиться, не столь впечатляет.

 Любую проблему можно долго и тщательно обдумывать, подобно тому, как роют подкопы под неприступные бастионы. Однако здесь, как и в бою, чаще всего справедлива поговорка «Один в поле не воин». Успех требует коллективных усилий. И организовать их лучше таким образом, чтобы в «разведке боем» быстро нащупать «уязвимые места» проблемы и всеми силами нанести решающий удар.

 С этой целью, в начале 50-х гг. XX в. Алекс Ф.Осборн, сотрудник рекламного агентства Batter, Barton, Durstine and Osborn (США), предложил оригинальный метод творческого поиска, который назвал brainstorming — мозговой штурм. Этот метод хотя и не гарантирует стопроцентный успех, однако доказал высокую эффективность при решении самых разных проблем - коммерческих, производственных, технологических и даже научно-теоретических (хотя многолетняя практика продемонстрировала более высокую эффективность метода для решения организационных задач, нежели технических). Сегодня он принят на вооружение многими корпорациями, управленческими структурами и общественными организациями.

    Создавая метод, А. Осборн ощущал большую потребность нововведений во всех сферах человеческой деятельности. Автор метода видел наличие колоссального творческого потенциала у большого числа людей, традиционно не привлекаемых к решению проблем. А. Осборн считал, что творческие способности есть у всех людей, но способности дремлют под гнетом установки о «невозможности творить». А. Осборн задался вопросом: почему обычно так мало используется творческий потенциал граждан страны для решения стоящих перед ней проблем. Дело в том, что для подачи идей в оформленной по всей форме, с обоснованиями нужны знания, которыми большинство людей  не располагает. А. Осборн спрашивает, почему бы не разделить каждую проблему таким образом, чтобы одна часть опытных экспертов позаботилась об изыскании фактов и юридическом суждении, тогда как творческие консультанты сосредоточились бы только на выдвижении одной идеи за другой. В этом разделении процесса поиска идей и в подборе людей для выполнения каждого этапа такого поиска и состоит основа предложенного А. Осборном метода.

  Метод окончательно оформился и стал известен широкому кругу специалистов с выходом книги А. Осборна "Управляемое воображение: принципы и процедуры творческого мышления" в 1953 году.

 В настоящий момент ясно, что заслугой А. Осборна следует считать разработку метода, впервые реализовавшего в себе переход к новой, более прогрессивной системе организации труда в области поиска новый идей. При создании метода мозгового штурма А. Осборну удалось учесть и использовать наличие у людей двух установок на процесс творчества, а также ярко выраженную способность человека подхватывать и развивать чужие идеи.

  Считая А. Осборна несомненным автором метода мозгового штурма, нельзя, однако, не отметить, что история нам оставила ряд упоминаний об использовании в древности подхода, чрезвычайно похожего на мозговой штурм.

   Наиболее ярким проявлением двух стадийного подхода к решению проблем можно считать метод, применявшийся, по свидетельству Тацита, древними германцами. «На пиршествах они толкуют и о примирении враждующих между собой, и о заключении браков, о выдвижении вождей, полагая, что ни в какое другое время душа не бывает столь расположена к откровенности и -никогда так не воспламеняется для помыслов о великом… На следующий день возобновляется обсуждение тех же вопросов. И то, что они в два приема занимаются ими, покоится на разумном основании: они обсуждают их, когда неспособны к притворству, и принимают решения, когда ничто не препятствует их здравомыслию»¹

  Еще более древним примером того же подхода является способ, применявшийся в древней Вифинии (находилась на территории современной Турции) в 700—600 гг. до н.э. По свидетельству историков, у населявших эту местность фракийских племен вифинов был следующий обычай. Столкнувшись с совершенно новой ситуацией, по которой необходимо было принимать взвешенное и ответственное решение, они расширяли многообразие вариантов путем опроса всех, кого возможно, а затем отбирали то, что казалось наиболее приемлемым. Так, при заболевании, когда было непонятно, как и чем лечить человека, члены его семьи выносили больного на всеобщее обозрение и любой прохожий мог поделиться с родственниками своими суждениями и опытом. Впоследствии семейный совет выбирал из предложенных мер наиболее подходящую.

   В 50-х гг. в США был период активного применения мозгового штурма. Простота метода, отсутствие ориентации на конкретную область деятельности привели к широкому его распространению. Обычной практикой стала организация мозговых штурмов при возникновении какой-либо трудности. Специализированные группы, работавшие на предприятиях и применявшие метод, стали называться «мозговыми центрами». Появились фирмы, получившие название «фабрик мыслей». Эти фирмы занимались решением проблем, поставленных заказчиком, и мозговой штурм являлся одним из наиболее широко применяемых ими инструментов. Книга Осборна «Практическое воображение» издавалась в США множество раз и является до настоящего времени одним из рекомендованных учебников по развитию творческих способностей для сотен американских колледжей и университетов. Без сомнения, мозговой штурм оказал значительное влияние на развитие систем управления интеллектуальной деятельностью.

2. Метод мозгового  штурма.

  2.1. Сущность и принципы метода мозгового штурма

 

  «Метод мозгового штурма подразумевает получение решения как продукта коллективного творчества специалистов в ходе заседания,  проводимого по определенным правилам, и последующего развернутого анализа его результатов»² Его сущность состоит в том, что при принятии коллективного решения решаются две основные задачи:

• генерирование новых идей в отношении возможных вариантов развития процесса

• анализ и оценка выдвинутых идей

Метод мозгового штурма базируется на психологических и педагогических закономерностях коллективной деятельности. В традиционных условиях профессиональной деятельности, на деловых совещаниях творческая активность руководителей и специалистов зачастую сдерживается по тем или иным причинам, среди которых существенное место занимают разнообразные барьеры: психологические, коммуникативные, социальные, педагогические и т.д.

В условиях мозгового штурма средством, позволяющим убрать так называемые барьеры, выступает дискуссия, которая  помогает высвободить творческую энергию и, включив людей в интерактивную коммуникацию, приобщить их к активному поиску решений поставленной проблемы.

Мозговой штурм является, по сути, наиболее свободной формой дискуссии. Главная функция этой технологии – обеспечение процесса генерирования идей, без их критического анализа и обсуждения участниками.

Успех проведения мозгового штурма зависит от соблюдения двух главных  принципов. Один из них лежит в  области теории синергетики.

Он заключается в следующем: при совместном обсуждении появляются идеи более высокого качества, чем при индивидуальной работе тех же людей. Это происходит за счет того, что идея, которая сама по себе может быть отвергнута в силу недостаточной обоснованности или непрактичности, дорабатывается совместными усилиями, додумывается другими и тем самым улучшается, становится все более конструктивной и пригодной к осуществлению.

Второй принцип состоит в  том, что если участники совещания  находятся в состоянии генерирования  людей, то процесс творческого мышления, господствующего в этот момент, нельзя тормозить преждевременной субъективной оценкой этих идей. В этом принципиальное отличие мозгового штурма от любой другой технологии.

Итак, рассмотрев главные принципы и методологию мозгового штурма, можно сделать вывод о том, что «основой методологии является преодоление стереотипов мышления и коммуникативных барьеров, т.е. обеспечение процесса генерации идей, без их критического анализа и обсуждения; успех проведения мозгового штурма основывается на принципе синергии и запрета остановки генерации идей субъективной оценкой»³

  2.2. Этапы и правила мозгового штурма.

 

Творческое мышление, как правило, проходит три стадии:

• генерирование идей, их формулировка;

• оценка или анализ этих идей;

• использование идеи для решения конкретной проблемы или ситуации.

В мозговом штурме эти  стадии разделены, и на первом этапе  реализуется только первая функция, потому что если выдвигаемая идея сразу же столкнется с оценочным  суждением в свой адрес, у участника совещания, автора идеи наступает так называемый «аналитический паралич», который приводит к резкому снижению потока предложений.

Итак, мозговой штурм  состоит из следующих этапов:

• подготовительный

• генерирование идей

• заключительный – анализ и оценка идей

Подготовительный этап

Первый этап состоит  в подготовке и организации процесса мозгового штурма. Для реализации технологии в процессе делового совещания  назначается ведущий, который отвечает за организацию и процедурную  часть работы. Целесообразность использования метода «мозгового штурма» определяется оценкой сложности и оригинальности исследовательской проблемы и наличием специалистов, способных эффективно участвовать в процессах «мозгового штурма». Чаще всего это люди, подобранные по специальным тестам и прошедшие необходимое обучение. В практическом использовании метода «мозгового штурма» большое значение имеет личность и деятельность ведущего. Ведь работа и первой, и второй групп должна быть соответствующим образом организована и регулироваться в процессе их проведения. Эту роль выполняет ведущий. Возможны различные варианты: ведущий может быть для первой и второй групп один и тот же или можно дифференцировать ведущих. Но и в том и в другом случае ведущим должен быть человек, обладающий большой творческой активностью, доброжелательностью, глубоким пониманием решаемой проблемы, способностью организовывать и поддерживать интеллектуальный процесс. Его функции:

• Формулировка цели и коррекция задачи;

• Подбор участников для последующих этапов работы;

• Решение организационных вопросов (подготовка помещения, техники, флип-чарта, доски или транспаранта, распределение ролей среди участников и т.п.)

Как правило, участники мозгового штурма делятся на 2 группы: «генераторов» - людей с позитивной установкой к творчеству, обладающих яркой фантазией, способных быстро подхватывать чужие идеи и развивать их: «аналитиков» - людей, обладающих большими знаниями в исследуемом вопросе, т.е. специалистов способных критически оценить выдвинутые идеи. Эта группа оценивает разработанные идеи на основе разработанной ситуации. Однако в случае необходимости может быть создана и третья дополнительная группа – «генераторов контр идей»

В начале нужен небольшой разогрев минут на 15, чтобы мыслительный процесс вошел в нужный темп. Можно, к примеру, решить пробную задачу (придумать рекламу для выдуманных проектов или посмотреть оригинальные видеоклипы)

Этап генерирования  идей

Оптимальный состав группы от 5 до 15 человек. Сам процесс генерирования идей, поощряемый ведущим, проходит, как правило,  в течение 15-20 мин. Однако полная продолжительность штурма, включающая процесс анализа и оценивания идей, составляет 1,5-2 часа.

Все идеи записываются или стенографируются. Участники совещания могут выдать более ста идей.

Весьма важной составляющей, способствующей успеху проведения мозгового  штурма, являются особые условия его  проведения, опирающиеся на следующие  правила, присущие этой технологии:

 Правило 1: Запрещается всякая критика идей, высказываемых во время проведения мозгового штурма. Высказываемые участниками идеи, пусть даже самые сумасшедшие, могут служить отправной точкой для развития мыслительного процесса других участников.

 Правило 2: Свободный полет мыслей и поощрение самых «безумных» идей. Целью мозгового штурма, как коллективного творческого процесса, является поиск нестандартных, нетрадиционных идей. В противном случае этот процесс может превратиться в обычное совещание, на которых чаще всего предлагаются и обсуждаются именно стандартные идеи и решения, которые не всегда являются результативными и эффективными.

 Правило 3: Выдвижение как можно большего количества идей. Для проведения мозгового штурма наиболее важно количество высказанных идей, чем их качество. Та как генерировать идеи участники должны в течение небольшого ограниченного времени, то они должны научиться использовать уже высказанные другими участниками идеи для быстрого обдумывания и предложения новых.

 Правило 4: Обязательная фиксация всех идей. При проведении мозгового штурма должна быть зафиксирована каждая идея, даже если она повторяется. Все участники группы должны видеть все зафиксированные идеи, поэтому следует заранее к этому подготовиться.

 Правило 5: Инкубация идей. После того, как все идеи высказаны и зафиксированы, необходимо время для того, чтобы их обдумать и оценить. Инкубационный период позволяет человеку оправиться от усталости, связанной с решением проблемы.

   Как уже было отмечено, руководитель штурма во время генерирования идей обеспечивает психологическую поддержку участников совещания и на протяжении всего штурма вводит «генераторов» в состояние максимальной творческой активности.

Заключительный этап – подведение итогов мозгового штурма

Наиболее важный аспект мозгового штурма - то, что происходит по его окончании. Как бы плохо не был проведен мозговой штурм, несколько подходящих идей всплывут обязательно. Но, в зависимости от того, что произойдет после совещания, эти идеи дадут новый толчок... или не окажут ровно никакого влияния. Первая задача группы «аналитиков» - сделать глубинный анализ проблемы. Затем проводится систематизация и классификация идей по группам в соответствии с признаками, по которым их можно объединить.

Осуществляется деструктирование идей, то есть оценка идей на реализуемость.

Затем из общего количества наработанных идей отбирают наиболее оригинальные и рациональные, а потом  выбирается оптимальная идея с учетом специфики творческой задачи, диагностики  ситуации и анализа проблемы, прогнозирования возможных трудностей.

Составляется окончательный  список практически используемых идей.

  2.3. Успех мозгового штурма

 

Успех мозгового штурма сильно зависит от психологической  атмосферы и активности обсуждения, поэтому роль ведущего в мозговом штурме очень важна. Именно он может «вывести из тупика» и вдохнуть свежие силы в процесс. Это достигается путем включения в проблему, информационного наполнения ее содержания, процедурного регулирования работы группы, психологической поддержки творческой активности, регулирования поля поиска (расширение, ограничение или сужение), концентрации внимания на ключевых факторах поиска. Все это механизм управления коллективным творчеством, используемый ведущим. Он должен стимулировать полемику и критику, точность аргументации, практическую направленность, предельную конкретность, сравнительный анализ, использование расчетов. Этими критериями он регулирует творческую деятельность аналитиков и направляет ее на позитивные результаты. Один из вариантов методики мозгового штурма хорошо знаком нам по любимой не одним поколением телезрителей передаче: "Что? Где? Когда?". Категорически запрещается критика выдвигаемых идей. Это нужно для того, чтобы не мешать свободному полету творческого мышления. Необходимо положительно оценивать любую высказанную мысль, даже если она кажется вздорной. Это, конечно же, бывает сложно сделать, но демонстрируемая поддержка и одобрение очень стимулируют и вдохновляют генераторов идей. Самые лучшие - это сумасшедшие идеи. Желательно, чтобы участники мозгового штурма попытались отказаться от стереотипов и шаблонных решений и сумели посмотреть на проблему с новой точки зрения. Нужно выдвинуть как можно больше идей и зафиксировать все. Необходимо найти рациональное зерно в каждой идее. Это означает, что нужно сосредоточиться на поиске конструктива в любой идее. Плоды мозгового штурма важно материализовать в самое короткое время.

 

Заключение

 

Преуспевающие организации  – это те, которые способны мобильно реагировать на ситуации, складывающиеся во внешней среде, и оставаться конкурентоспособными.

 Таким образом технологии мозгового штурма имеют большую значимость, т.к. полезны не только для коллективного решения проблем на деловом совещании, развития творческого потенциала его участников, повышения стоимости ресурсов компании, но также для развития смысловой, коммуникативной и эмоциональной компетентности руководителей и специалистов, формируют у них эффективные навыки говорения и слушания.В данной работе были рассмотрены как существующие виды мозгового штурма, так и инновации в этой области; методология, принципы и этапы проведения мозгового штурма; основные виды технологий мозгового штурма и его модификации.

По-моему мнению, мозговой штурм является неотъемлемой частью процесса принятия решений в организации. Несомненно, что грамотный руководитель должен всегда держать на вооружении данную технику принятия решений, ведь она способствует мышлению роста, ориентации на развитие и поиску возможностей, управлению смыслом. Это позволяет коллективу не только выжить  в условиях интеллектуальной конкуренции, но и благодаря компетентности и эмоциональной грамотности при внедрении инноваций создать корпоративную культуру, способствующую стабильному успеху, и помочь понять более глубокие причины перемен.

  Мозговой штурм - это неиссякаемый источник новых идей и нестандартных решений. Методика мозгового штурма хорошо известна и уже несколько десятилетий успешно применяется в самых разных сферах человеческой жизнедеятельности. Он используется в самых разных областях - от решения научно-технических, управленческих, творческих задач до поиска вариантов поведения в сложных социальных или личных ситуациях.  Благодаря этому появляется возможность найти что-то действительно необычное, новое, креативное, что могло бы "пройти мимо" из-за своей непривычности. Такой способ поиска новых креативных решений может быть применен и "лично для себя", в виде некоторого мысленного эксперимента, но эффективность реального группового действия несравненно выше.

Именно мозговой штурм  — наиболее употребительный из всех эвристических методик способ решения проблем. Это не удивительно — для проведения штурма достаточно кабинета с круглым (или овальным) столом, группы сотрудников и пары часов рабочего времени. При этом сплошь и рядом при проведении штурма нарушаются основные “правила игры”, те самые правила, благодаря которым мозговой штурм отличается от производственного совещания…. Главная причина непонимания сути мозгового штурма — это, как ни парадоксально, кажущаяся простота термина. Что такое “синектика” — не каждый знает, а вот, что такое “мозговой штурм”, вроде бы, ясно из названия — это коллективное решение проблемы по принципу “одна голова — хорошо, а две — лучше”.

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Панфилова А. П.  Мозговые штурмы в коллективном принятии решений, -Спб, 2005.

2. Малин А.С.,Мухин В.И. Исследование систем управления: Учебник для ВУЗов. - М.: Гардарики, 2002

3. Гроув С. Эндрю  Высоко эффективный менеджмент. Москва, 2006.

4. Виханский О.С., Наумов  А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс: 2-е изд.: Учебник. – М.: Фирма «Гардарика»,2006.

5. Лебедев О.Т. Основы  менеджмента. Санкт-Петербург Издательский  дом «МиМ», 2007.

6. Любимова Н.Г. Менеджмент  – путь к успеху. Москва, 2002.

7. Макаров С.Ф. Менеджер  за работой. Москва, 2009.

8. Рейльян Я.Р. Аналитическая  основа принятия управленческих  решений. М.: 2001.

9. Уткин Э.А. Управление  фирмой. – М.:«Акалис», 2006.

10. Фатхутдинов Р.А.  Стратегический менеджмент: Учебное  пособие. – М.:«Интел-Синтез», 2007.

11. Шегда А.В. Основы менеджмента. Москва, 2008.

12. Эддоус М., Стенсфилд  Р. Методы принятия решений  / Пер. с англ., Под ред. И.И.Елисеевой.  – М.: Банки и биржи, 2004.

13. Фатхутдинов Р.А.  Разработка управленческого решения.  Москва:«Интел-синтез»,2007.

1 Тацит. О происхождении германцев.  Соч. т.1. – М. : Наука, 1969, с.365

² Малин А.С.,Мухин В.И. Исследование систем управления: Учебник для ВУЗов. - М.: Гардарики, 2002, стр 71

³ Панфилова А. П. Мозговые штурмы в коллективном принятии решений, -Спб.: Питер, 2005, стр. 158