История развития системы государственного делопроизводства

Содержание

 

Введение                                                                                                                   3

1. История развития системы  государственного делопроизводства                  4

    1.1. Делопроизводство в Древнерусском государстве                                     4         

    1.2. Приказное делопроизводство в XV—XVII вв.                                          6

    1.3. Коллежское делопроизводство                                                                   9

    1.4. Министерская система управления и делопроизводства                       11

1.5. История развития делопроизводства в  ХХ вв.                                       14

Заключение                                                                                                             17

Список использованной литературы                                                                   19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

С древнейших времён дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаём историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далёкие времена.

Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

Изначально фиксировались лишь отдельные, наиболее важные исторические моменты. По мере зарождения и становления государства, развивалась и система делопроизводства. Возрастание объема документации приводили к увеличению сложности по управления технологическим циклом движения документов. Перспективы значительного увеличения уровня автоматизации и механизации создания, обработки и контроля за движением документов появились с использованием компьютеров и созданием компьютерных технологий в делопроизводстве.

Целью контрольной работы было: проанализировать историю развития системы государственного делопроизводства.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• Проанализировать методическую и теоретическую литературу

по проблеме исследования;

• Выявить основные этапы развития делопроизводства в России;
• Раскрыть актуальность и значимость данных теоретических

вопросов.

 

 

 

 

1. История развития  системы государственного делопроизводства

 

1.   Делопроизводство в Древнерусском государстве

 

На ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных учреждений еще не существовало. Их функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществлявшие свою деятельность либо с очень ограниченным штатом чиновников, либо вообще без него. В этих условиях единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления.

Письменные документы того периода, дошедшие до нас, данные, полученные археологами и лингвистами, показывают, что уже в Х в. в Древнерусском государстве существовала культура написания документов. Примером могут служить договоры с Византией 911 и 945 гг. Примечательно, что в обоих договорах упоминается о практике составления документов: в первом случае — письменных завещаний, во втором — подорожных грамот для купеческих кораблей.

В период правления князя Владимира Святославича в Киеве — столице Древнерусского государства (978—1015) — существовало учебное заведение для детей бояр и старших дружинников. Из выпускников этой школы и отбирались претенденты на должности «печатников» — хранителей княжеской печати, «металников» — судейских секретарей, писцов и дьяков при князьях и крупных феодалах.

В этот период в основном документировались правовые отношения, создавались жалованные и вкладные грамоты, завещания. Возникли и достаточно крупные собрания письменных материалов, еще не разделенных на архивы и книжные библиотеки. С развитием законодательных основ государства наряду с объемными многостраничными актами создавались документы, фиксировавшие конкретные частные правоотношения.

С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для наиболее безопасного их хранения. В городах это были, как правило, центральные храмы во имя святых — покровителей конкретных городов. В крупных городах существовали хранилища документов.

Центрами ведения документации и ее хранения были также гостиные дворы и монастыри, т. к. церковь обладала широкой юридической компетенцией. Сами монастыри — достаточно крупные экономические предприятия — документировали свою судебную и хозяйственную деятельность, иногда используя для этого и свободное место в духовных книгах.

Накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет псаломщиков и дьяков.

Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т. е. типовые устойчивые формы документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству — «формулярники». Устанавливались приемы засвидетельствования документов, их составления и такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках).

Появились также элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования. Зафиксированы и первые случаи подделки документов в политических и лично-корыстных целях.

В Древнерусском государстве выработалась и процедура отмены юридической силы документов. Материалы вынимались «ларником» и уничтожались в присутствии свидетелей.

Несмотря на постоянное расширение практики документирования управленческих действий и юридических фактов, говорить о делопроизводстве в период Древнерусского государства и феодальной раздробленности как о системе определенных норм и правил еще нельзя. Это был период постепенного складывания традиций русской системы делопроизводства, накопления опыта документирования, обработки и хранения документов, обеспечения их сохранности.

 

2.   Приказное делопроизводство в XV—XVII вв.

 

Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства,— с середины XV в. Московское государство сложилось из удельного княжества, а последнее было не столько государством, сколько хозяйством князя, в котором различные части управления поручались отдельным боярам (прообраз будущих административных ведомств).

По мере превращения Московского княжества в великорусское государство в нем усложнялись административные задачи; отдельные части управления, находившиеся в ведении того или иного лица по приказу князя, трансформировались в сложные и постоянные присутственные места — избы или приказы. Происхождение приказов связано с практикой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окружению — князьям и боярам — по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением — Боярской думой. Московским великим князьям удалось создать сильную централизованную систему управления, в которой все важнейшие функции административного управления выполняли Боярская дума и приказы. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом — по названию первых государственных учреждений — приказов.

В целом система органов государственного управления в XV—XVII вв. выглядит следующим образом:

Царь

Боярская дума

Приказы (разрядный, наместный, посольский, тайных дел, разбойный, пушкарский, холопий, казанский, большой казны,сибирский и др.)

 

Рис. 1. Система органов государственного управления в XV—XVII вв.

 

Однако в этот период управление не составляло стройной системы и основывалось на принципе «поручений»: круг дел передавался в ведение определенного лица по степени близости и доверия к нему великого князя. В отдельных случаях в ведении одного лица оказывалось несколько ведомств. С другой стороны, нередко в управлении одного ведомства одновременно участвовало несколько разных учреждений, что приводило к смешению их функций и неразберихе.

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в тот период документы можно сгруппировать по следующим основным видам: указные грамоты (царские указы), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные.

Отписки — документы, поступившие в приказы с мест от воевод. Грамоты — царские указы, посылаемые из приказов на места — боярам, воеводам, приказным людям. Приказы представляли царю отписки или доклады. Воеводам и другим местным начальникам царь давал наказы. Приказы между собой общались посредством памятей. Обращения граждан к центральной власти оформлялись в виде челобитных.

Важнейшим признаком официального документа является его формуляр — совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул), расположенных в определенной последовательности, специфичной для каждого вида документа. Формуляр — результат повторяемости управленческих ситуаций и управленческих действий.

В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделялось из текста, т. е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст.

Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Например, царские грамоты начинались с указания автора и адресата (от кого — кому): «От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому…» Челобитные и отписки начинались с обращения: «Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой…»

В заключительной части указной грамоты обозначались дата ее составления и место, где она была написана: «Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 1766 года, марта в 16 день». Челобитная заканчивалась заверительной надписью («К сей челобитной Демьянко Блисов руку приложил.»); указывались также имена послухов (свидетелей), место и время составления челобитной.

В целом в приказной период постепенно формировалась система делопроизводства центральных и местных учреждений, складывались кадры делопроизводственных служащих, создавались устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, пользуясь отрывочными и частными мерами и не сознавая общих административных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство.

Только с середины XVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.

 

3. Коллежское делопроизводство

 

Становлением системы коллежского делопроизводства начал заниматься Петр I.

В 1699г. он вводит в обращение гербовую бумагу, а в 1700г. издает указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме. Первым учреждением стал Сенат - первоначально законодательный орган и орган надзора за правительственными учреждениями. Для работы правительство из-за боязни перенесения старых приказных порядков в новые учреждения стало приглашать иностранных специалистов для занятия канцелярских должностей.

Учреждается должность экзекутора - для записи всех исходящих указов в особые книги и контроля за их отправкой и об исполнении указов. При малейшей задержке исполнения указа экзекутор обязан доносить об этом генерал-прокурору.

В результате петровских реформ в области управления сложилась следующая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и Коллегии - в центре, губернатор, воевода, комиссары и другие органы - на местах.

Первоначально коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал «Генеральный регламент», утвержденный Петром I 28 февраля 1720г.

Этот регламент ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской». Доминирующее получил коллегиальный способ принятия решений присутствием коллегии.

Центральной фигурой канцелярии становится секретарь. Кроме него в состав канцелярии входили нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны).

Рабочий день начинался в 8 часов утра и продолжался 5 часов, позже он был продлен до 8 часов. Работа велась круглый год, за исключением трех летних месяцев и праздников. За один день неявки на работу вычиталось месячное жалование, за неотработанный час - недельное жалованье.

Серьезным новшеством было введение подписи руководителя присутственного места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решение вопроса. Впервые Петр I стал лично подписывать издаваемые им указы.

Нотариус вел реестр нерешенных дел. Актуариус вел общий журнал всех входящих документов. У регистратора находились регистрационные книги - журнал с краткой записью содержания дел, решенных в коллегии и четыре регистрационные книги - A, B,C и D.

Книги А и В - для регистрации исходящих документов, C и D - входящих.

Книга А использовалась для записи краткого содержания документов, отправляемых на имя царя или в Сенат;

Книга В - краткого содержания документов, направляемых другим учреждениям и лицам;

Книга С - содержала в хронологической последовательности краткие выписки документов от царя или Сената;

Книга D - содержала краткие выписки документов от коллегий, губерний и других учреждений и лиц.

Все решенные дела сдавались в актохранилища, получивших европейское название - архивов.

Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др.

Завершила реформы Петра I Екатерина II, издав «Учреждения для управления губерний» 7 ноября 1775 г., определившие порядок отношений между высшими, центральными и местными учреждениями.

Этот иерархический порядок взаимоотношений сохранялся в течение всего XIX в.

 

1.4  Министерская система управления и делопроизводства

 

Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства - министерской, основанной на принципе единоначалия. Коллегиальный принцип принятия решений не был исключен из новой системы. Первыми министерствами, созданными манифестом от 8 сентября 1802г. были: военно-морских сил, иностранных и внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции и на правах министерства - Государственное казначейство. Одновременно учрежден Комитет министров - высшее административное учреждение на коллегиальных началах. Одновременно реформируется Сенат, который становится высшей судебной инстанцией, выполняя также функцию надзора за правительственным аппаратом.

Министерское начало окончательно победило с изданием 28 января 1811г. «Общего учреждения министерств». Министры назначались императором и были ответственными только перед ним; директора, возглавлявшие департаменты, подчинялись непосредственно министру; начальники отделений - директорам департаментов, столоначальники - начальникам отделений.

Рис. 2. Структура министерств XIX — начала XX в.

«Общим учреждением министров» вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств от создания документов и до их архивного хранения.

Само понятие «делопроизводство» (этот термин появился во второй половине XVIII в.) обозначало деятельность, которой занималась не только и не столько канцелярия, сколько весь аппарат учреждения в целом.

Термин «делопроизводство» происходит от сочетания слов «производство дела», а под «делом» в то время понималась не папка с документами, как в современном делопроизводстве, а рассматриваемый и решаемый вопрос: производство дела — это не что иное, как решение дела.

Поскольку всякое решение предполагало его письменную фиксацию на всех стадиях, делопроизводство понималось и как «правила, коими канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще и исполнительных бумаг».

В канцелярию министра поступали указы и повеления верховной власти, переписка министра. Представления от подчиненных органов направлялись министру в случае их крайней важности или срочности. На его имя поступали отзывы и жалобы на решения департаментов, а также секретные дела.

Непосредственно в департаменты поступали переписка с другими учреждениями и мирами равной степени подчинения, представления от подчиненных учреждений, предписания министра и дела из канцелярии министра с его резолюцией.

Поступающие в министерство дела делились на три категории:

Текущие дела - донесения, ведомости, представления, переписка и др.;

Чрезвычайные дела - для их решения требовалось принятие новых постановлений, или дела по обнаруженным злоупотреблениям;

«не терпящие время» или срочные. Дела чрезвычайные и срочные рассматривались в первую очередь.

Документы, создаваемые в процессе «производства дела» можно разделить на две группы: документы внутреннего делопроизводства и документы, поступавшие из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения.

До середины XIX в., когда в России появились почтовые конверты и марки, законом предусматривалось все исходящие бумаги отправлять в виде пакетов (конвертов), запечатанных сургучной печатью.

Ревизия дел составляла самостоятельный участок делопроизводства и являлась функцией начальников отделений, директоров; в губерниях - начальников присутвенных мест и губернаторов.

В делопроизводстве министерств произошли изменения форм документов: появились бланки учреждений с угловым расположением реквизитов.

Бланки печатались типографским способом или писались от руки. На протяжении всего XIX и начала XX веков осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Появляется обширная делопроизводственная литература, в том числе и работы теоретического характера. Появились письмовники - сборники образцов документов, первые - вторая половина XVIIIв., а с конца XVIII - начала XIXвв. начинают издаваться регулярно. До 1917г. издано более ста сборников.

 

1.5  История  развития делопроизводства в ХХ вв.

 

В результате Октябрьской революции 1917 г. в России прекратил существование старый государственный аппарат, шло конструирование нового.  
Для работы в советских учреждениях были привлечены рабочие, солдаты, не имеющие специального образования. Уровень документационного обеспечения управления понизился.

Тем не менее, работы по совершенствованию системы делопроизводства продолжались вестись. При рационализации технологии управления использовался опыт работы предшественников. В период становления советского государственного аппарата много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства.

Период 20-х годов можно считать наиболее благотворным с точки зрения организации исследований в области управления, НОТ и делопроизводства. В 1921 г. состоялась 1-ая Всероссийская конференция по научной организации труда и производства, на которой наряду с вопросами НОТ в производстве были затронуты проблемы научной организации управленческого труда и работы с документами. В 1923 г. было создано бюро «Стандартизация», которое занималось вопросами документационного обеспечения управления. В 1926 г. был создан Государственный институт техники управления (ИТУ), который занимался совершенствованием государственного аппарата.

Наиболее интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись в ИТУ по следующим основным направлениям:

• документооборот учреждений и методы его оптимизации;
• способы регистрации документов;
• контроль исполнения документов;
• сохранение документов.

 

Однако низкая общая культура управления работников советских учреждений стала причиной не востребованности многих направлений.

В 30-ые гг. формируется и укрепляется жесткая, централизованная административно-командная система управления, исключающая возможность рассмотрения альтернативных подходов к организации государственного делопроизводства. В результате рушатся структуры, занимавшиеся исследованиями вопросов НОТ и делопроизводства, ликвидируется ИТУ.

Конституция 1936 г. существенно изменила политическую систему , иерархию и полномочия высших органов власти. Установилась жесткая система полномочий в издании определенных видов документов для каждой иерархической структуры.

Значительное сокращение исследований в области управления и делопроизводства не означает, что в 30-ые гг. работы в этой сфере прекратились. В этот период проводились исследования по стандартизации и унификации специальных систем документирования. Определенные успехи были достигнуты в рационализации бухгалтерской и кадровой документации.

Начавшаяся Великая Отечественная война потребовала подчинения всех ресурсов нуждам военного времени. Разработки по рационализации работы с документами, их стандартизация были приостановлены.

Послевоенный период потребовал значительных усилий по восстановлению народного хозяйства и оттеснил на второй план вопросы документационного обеспечения управления. Лишь к началу 60-х годов возобновились исследования в области рационализации технологии и техники управления. В 1966 г. в системе Главного архивного управления СССР был образован Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), одной из основных задач которого было создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

В 1969-1970 гг. была разработана и утверждена серия государственных стандартов на управленческую документацию.

С 1972 г. в СССР стали действовать единые правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов и единые правила организации работы с документами.

В 1975 г. был принят ГОСТ 6.15.1-75 «Унифицированные системы документации. Система организационно- распорядительной документации. Основные положения.», определяющий основные требования к унифицированным фондам организационно-распорядительных документов.

К началу 1984 г. было разработано и утверждено 16 УСД общесоюзного значения, 27 государственных стандартов и 26 общесоюзных классификаторов технико-экономической информации.

Новый этап в развитии отечественного документирования начался на рубеже 1980-1990-х гг. В России произошла смена политического и экономического строя. В работе с документами стали широко использоваться новейшие компьютерные технологии, страна стала входить в мировое информационное пространство.

Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения информации.

Таким образом, в развитии делопроизводства России в 20 веке было три основных периода: перестройка всей системы организации делопроизводства в 20-30-х гг., период почти полного отсутствия разработок в этой области в 40-50-х гг., и развитие обширной законодательной базы, норм и правил делопроизводства в 60-90-х гг.

В условиях кардинальной перестройки экономики России резко возросла роль и значение документационного обеспечения управления.

 

 

Заключение

 

С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы и этические нормы взаимоотношений между людьми. Роль и значение документов велики.

Они служат в различных областях человеческой деятельности, поэтому содержание понятия «документ» многозначительно и является предметом изучения многих научных дисциплин. Не нужно доказывать, что знание делопроизводства, умение документально оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для менеджера любого уровня, специалиста стало неотъемлемым признаком профессионализма.

В заключение сформулируем выводы по работе:

В России к началу XVII века первым сложилось приказное делопроизводство.

Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составлявшего иногда в длину десятки и даже сотни метров.

При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.

В начале XIX века коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда.

В годы Советской власти было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов.

Установлен типовой состав информационных элементов документов. Была предпринята попытка внедрения Единой государственной систем делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.