Коммуникации и ее типы

Содержание 

Введение…………………………………………………………………………...3

Глава 1. Понятие коммуникации и ее типы……………………………………..5

      1.1. Определение коммуникации………………………………………….5

      1.2. Типы коммуникаций…………………………………………………..6

Глава 2. Формы и методы коммуникаций в организации……………………...8

      2.1. Формы коммуникаций в организации...……………………………..8

      2.2. Методы коммуникаций в организации…..…………………………11

Заключение……………………………………………………………………….15

Список  литературы………………………………………………………………16

Приложение ..………………..…………………………………………………...17 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Коммуникация  – это важная составляющая успешной деятельности любого предприятия, независимо от того, малая это фирма или крупная компания. В то же время – это одно из сложных явлений в менеджменте и управлении. Без коммуникации ни одна организация не может полноценно функционировать. Успешный руководитель только тот, кто успешен в коммуникациях.

     Велико  значение коммуникаций не только в  деятельности предприятия, но и в  жизни людей, которые на этом предприятии  трудятся. Хорошо организованная коммуникация позволяет людям комфортно чувствовать себя на работе, осознавать свою значимость и быть уверенными в завтрашнем дне. 
Если же рассматривать роль коммуникации в глобальных масштабах, то, можно сказать, что от эффективности коммуникации зависит и жизнедея-тельность всего общества, всей страны.

     Главным определяющим моментом, влияющим на эффективность деловой коммуникации, является психологический настрой группы. Поэтому создание благоприятного настроя в своем коллективе – это важная задача любого руководителя. На предприятии, где руководитель не может (или не хочет) грамотно управлять коммуникациями, как правило, наблюдается безынициативность работников, низкая производительность труда и высокая текучесть кадров. Рано или поздно эти факторы приводят предприятие к упадку, а подчас и к банкротству. В то же время руководитель, который различными способами создает условия для эффективной коммуникации сотрудников и способствует развитию системы коммуникаций на своем предприятии, взамен получает преданных и деятельных сотрудников, которые живут жизнью своего предприятия, «горят на работе». Такому предприятию не страшны никакие кризисы, будь то даже политические или экономические катаклизмы.

     Западный  менеджмент уже давно осознал  огромную роль коммуникаций в производственном процессе. Начали это понимать и отечественные менеджеры.

     Актуальность  данной работы обусловлена тем, что менеджмент – достаточно молодая для России наука. Поэтому и коммуникация – не очень знакомое и доступное понятие. В то же время новые экономические и социальные условия ставят перед российскими менеджерами и руководителями задачи повышения уровня коммуникативной компетентности. Для того чтобы на практике овладеть искусством деловой коммуникации, необходимо в теории понять, что же такое коммуникация и какие технологии, методы и средства необходимо применять в коммуникационном управлении.

     Целью контрольной работы является изучение форм и методов коммуникаций.

     Для изучения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

     - рассмотреть определение коммуникаций;

     - рассмотреть типы коммуникаций;

     - изучить формы коммуникаций в организации;

     - изучить методы коммуникаций в организации.

     В ходе выполнения работы была изучена  следующая литература: Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента¹; 3. Герчикова В.Н. Менеджмент²; Доблаев В.Л. Теория организации³; Никандров В.В. Вербально-коммуникативные методы в психологии⁴ и др. 
 
 
 

Глава 1. Понятие коммуникаций и ее типы

1.1. Определение коммуникации

     Работа  менеджера любого уровня невозможна без отлаженной системы коммуникаций. Под коммуникацией понимается процесс передачи информации от одного человека к другому с помощью приборов, жестов, речи или в письменной форме⁵. Менеджер обменивается информацией с руководителями, коллегами, подчиненными и потребителями. Он ставит резолюции на документах и записывает свои замечания, отправляет и получает сообщения по электронной почте, просматривает отчеты, готовит презентации, проводит собрания групп, произносит речи и сообщает о своих решениях другим людям. Путем коммуникаций информация передается руководителям, а решения – их исполнителям. Без коммуникаций не может быть организации, так как без них невозможно обеспечить координацию деятельности людей. Оценки показывают, что до 80% времени руководителей всех уровней расходуется на те или иные коммуникации. Но осуществляются они далеко не эффективно: 75% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями.

     Коммуникации  являются важнейшим связующим процессом  в менеджменте. Благодаря коммуникациям  обеспечивается связь между организацией и средой, взаимодействие всех функций  управления и согласованность принимаемых  решений. В каждой организации осуществляется множество коммуникаций

     Социологи подразумевают под коммуникацией  передачу социальной информации.

     Психологи обозначают термином «коммуникация» процессы обмена продуктами психической деятельности. «Коммуникация – процесс двустороннего обмена информацией, ведущей ко взаимному пониманию. Коммуникация – в переводе с латыни обозначает «общее, разделяемое со всеми». Если не достигается взаимопонимания, то коммуникация не состоялась. Чтобы убедиться в успехе коммуникации необходимо иметь обратную связь о том, как люди вас поняли, как они воспринимают вас, как относятся к проблеме».

     Таким образом, важно, что коммуникация – это целенаправленный процесс, в процессе происходит обмен информацией, важно наличие обратной связи для обеспечения результата.  

1.2. Типы коммуникации

     Помимо  системного и уровневого представления, коммуникация может быть рассмотрена  с точки зрения ее функциональной масштабности. Основой типологии  служит социально обусловленная  масштабность общения. По этому признаку различают массовую коммуникацию (в обществе в целом), ограниченную (в рамках социальных групп – компаний, организаций), локальную (в микрогруппах типа ассоциаций, профессиональных коллективов), внутригрупповую (в малых группах, в семье), межличностную, или интерперсональную (между двумя индивидами) и даже внутриличностную или интерперсональную (между индивидом и электронными средствами передачи информации).

     Имеются и другие подходы к типологии  коммуникации. Так, на основе способа  установления контакта выделяют прямую, или непосредственную, коммуникацию и косвенную, или опосредованную (дистантную). В первом случае коммуникация актуализируется в форме беседы или публичного выступления перед аудиторией, что позволяет оказывать непосредственное эмоциональное воздействие, поскольку происходит обмен смысловой и оценочной информацией с одновременным использованием вербальных и невербальных средств. Непосредственная коммуникация характерна для межличностного общения и имеет различные сферы актуализации, начиная от обмена деловой информацией и кончая сугубо личной.

     Опосредованная  коммуникация носит главным образом  односторонний характер и актуализируется  при помощи средств массовой информации и технических средств. Современные технические средства позволяют осуществлять эффективную двустороннюю коммуникацию.

     С учетом временного фактора – длительности самого коммуникативного процесса различают краткую, непродолжительную коммуникацию и постоянную, обусловленную частым общением в профессиональных коллективах и дружеских группах.

     В целом коммуникации можно разделить на две большие группы – формальные и неформальные. Формальные коммуникации, осуществляемые между элементами формальной структуры организации: межуровневые коммуникации (нисходящие и восходящие), горизонтальные коммуникации (между подразделениями одного уровня в иерархии организации), коммуникации «руководитель-подчиненный», «руководитель – рабочая группа». Обычно средством осуществления формальных коммуникаций является письменная и устная речь. Неформальные коммуникации – коммуникации, связанные с неформальными группами и неслужебными вопросами, а также распространение слухов о служебных вопросах)⁶.

     Формальные  коммуникации протекают в формальных группах – подразделениях людей, созданных по инициативе администрации. Руководители этих подразделений и члены формальных групп назначаются администрацией. Неформальные коммуникации протекают в неформальные группы – это группы людей, не связанных должностной иерархией и объединенных на основе дружеских отношений, общности интересов и т.п. 
 
 
 
 

Глава 2. Формы и методы коммуникаций в организации

2.1. Формы коммуникаций в организации

     Всякая  коммуникация отличается не только определенным содержанием, но и формой. Содержание коммуникации предстает как коммуникативный процесс взаимного выражения состояния и обмена информацией, а основная цель процесса – обеспечение понимания информации.

     Форма коммуникации – это процесс взаимодействия людей, их поведения по отношению друг другу при передаче информации⁷. Решающее значение имеет, надо полагать, содержательность коммуникации, ее насыщенность полезным для дела смыслом, поскольку в противном случае и самая эффективная ее форма не может привести к требуемым результатам. Вместе с тем и неудачно выбранная форма коммуникации способна принизить или вовсе свести на нет ее смысловую нагрузку. В этой связи в каждом конкретном случае существенно значение выбора менеджером формы коммуникации, адекватной сложившейся ситуации, особенностям собеседника или группы, способней дать наиболее хорошие результаты. Конкретные формы коммуникации менеджера с сотрудниками могут быть самыми различными в зависимости от преследуемых целей: беседы, собрания и производственные совещания, публичные выступления перед работниками, телефонные переговоры, посещение цехов, предприятий, организаций и др.

     В определенной степени выбор формы  передачи информации и осуществления, контактов диктуется масштабами объекта коммуникации, близостью  или разобщенностью подразделений, а также сменностью и продолжительностью рабочего дня. Перечисленные обстоятельства облегчают или затрудняют поддержание постоянных контактов менеджера с сотрудниками.

     Беседа  – весьма популярная форма коммуникации менеджера с сотрудниками организации, работниками других организаций, потребителями и т.д. Она может происходить как по его личной инициативе, так и по просьбе того, или иного работника, явившегося на прием. Результат беседы в решающей степени зависит от того, как она будет проведена. Поэтому менеджеру важно подготовиться к ней: уточнить ее цель, ознакомиться с необходимыми материалами, определить участников, позаботиться об обеспечении нормальной обстановки на время собеседования. Сложнее вести беседы по инициативе посетителей, когда менеджер не все знает, о чем пойдет речь, и иногда даже незнаком с посетителем. Во всех случаях с самого начала общения нужен микроклимат, располагающий к доверительному разговору: дать собеседнику возможность спокойно высказаться, не прерывая его репликами и вопросами без особой на то надобности, считаясь с его психологическим состоянием и ожиданиями; не отвлекаться на переговоры по телефону и с сотрудниками, которые порой бесцеремонно заходят в кабинет, словно не замечая сидящего здесь посетителя.

     Работа  с обращениями граждан. Обычно к числу обращений относят письма, личные обращения, жалобы, заявления, предложения. Это все источники информации, помогающие лучше понять общественное мнение в рабочей группе, в организации, в городе, районе и т.д. При этом менеджер должен уметь не только организовать работу с обращениями (вести личный прием, фиксировать обращения, вести журнал личного и письменного обращения и т.д.), но и уметь анализировать работу с обращениями, организовать обратную связь в этой работе. Как показали многочисленные исследования в различных областях жизни общества (производство, политические органы, армия), очень редкие менеджеры в нашей стране владеют искусством работы с обращениями, а тем более с анализом и синтезом ее. И фактически лишь в очень малой степени используют эту важную форму коммуникации, изучения и контроля общественного мнения.

     Конференции. Они проводятся не часто, один-два раза в год. Требуют значительных финансовых вложений. Для участия в них обеим сторонам приходится затрачивать большое количество своего личного или рабочего времени. Обычно конференции проводятся среди менеджмента или сотрудников крупных компаний, разбросанных по разным областям, состоящим из многих филиалов. Такие конференции часто носят характер обмена опытом, знакомства с новой важной информацией, обсуждения принципиально важных или дискуссионных вопросов развития компании. Для участия в них оформляются командировки, заказываются гостиницы, экскурсионная программа и т.д.     

     Собрания  и брифинги. Эти формы непосредственного коммуникативного общения по целям и задачами сходны с конференцией. Главное различие в масштабах. Собрания и брифинги – более локальные мероприятия. Уже временные и тематические рамки. Соответственно они требуют меньших финансовых и организационных затрат.

     Встречи «перепрыгивания уровней». Особенностью этой формы непосредственных коммуникаций является то, что они предполагают прямое общение сотрудников, обладающих различными уровнями ответственности. Ключевые задачи этой формы – снятие конфликта между управленцами и управляемыми, налаживание здорового корпоративного духа, создание позитивного облика руководства.

     Совещания. Собирая людей вместе на совещания, организаторы предполагают придти к конкретному результату в виде принятого решения. Они ориентированы на решение конкретных задач. Совещания и собрания требуют постановки целей, планирования, опытного управления. Они требуют очень продуманного состава участников. Особое место в жизни предприятий занимают годовые собрания акционеров или учредителей.⁸

     Совместный отдых. Это форма неформальных непосредственных коммуникаций. Для того, чтобы сплотить коллектив и пропитать его всё тем же корпоративным духом, используют различные корпоративные события, каждое из которых при умном подходе можно превратить в ПР-акцию. Это могут быть:

     - торжественные события, совместное проведение внутри корпоративных, государственных, национальных и других праздников;

     - специальные награды, приветствия, проводы на пенсию, годовщины, юбилеи, памятные даты;

     - коллективные обеды, ужины, банкеты, фуршеты, пикники, выезды на природу;

     - танцевальные вечера, дискотеки, балы;

     - туристические походы, лыжные прогулки, старты;

     - коллективное посещение концертов, театральных представлений.

     Недостаток  неформального общения в любой организации обычно отражается на производительности и качестве работы. Неформальное общение даёт возможность сплотить сотрудников, пропагандировать разделяемые ценности. Важно – не выпустить «руль» из рук и не пустить празднование на самотёк. Даже совместный отдых должен иметь сценарий, но очень важно не акцентировать на нём внимание, сделать его незаметным. 

2.2 Методы коммуникаций в организации

     Различные применяемые формальные методы коммуникаций можно обобщить следующим образом.

     1. Письменные инструкции и объявления, вывешенные на информационные доски, внутренние меморандумы, записки в конвертах с вознаграждением, издаваемые компанией внутренние журналы, письма, непосредственно адресованные тому или иному служащему. Это односторонние нисходящие и перманентные коммуникации.

     2. Объявляемые сообщения по системе общественного оповещения – односторонние, нисходящие и не перманентные, то есть не представляется возможным выявить их непонимание или неверное понимание.

     3. Большие собрания сотрудников, на которых выступают старшие руководители. Это коммуникации односторонние (поскольку ответная реакция на больших собраниях сдерживается слушателями) и непостоянные, за исключением случаев, когда обнародованная на них информация затем подтверждается письменно.

     4. Узкие собрания, на которых присутствует не больше двадцати сотрудников. Это двусторонние коммуникации (поскольку на них можно задавать вопросы и давать комментарии). Они имеют преимущественно нисходящий характер, но предусматривают некоторые особенности восходящих коммуникаций. Они не перманентны.

     5. Внутрисекционные комитеты. Это двусторонние горизонтальные коммуникации. Сами по себе они не постоянны, но, как правило, сопровождаются письменными резюме проведенных обсуждений и принятых решений.

     6. Интервью для передачи инструкций или информации или разбора действий подчиненного, то есть оценка (аттестация). Они могут быть односторонними или двусторонними в соответствии с формой, в которой проводится интервью; имеют нисходящую направленность и не являются перманентными. Если такой метод используется для передачи инструкций, то велика вероятность искажения, поскольку первоначальные инструкции могут быть неверно поняты в процессе их передачи вниз.

     7. Совместные комиссии из высшего руководства и представителей рабочих. Это двусторонние, нисходящие, восходящие и горизонтальные коммуникации; они, как правило, сопровождаются опубликованием протокола слушаний и по этой причине относятся к перманентным. Эти комиссии могут собираться регулярно или только в случае необходимости, например для рассмотрения апелляции, поданной после решения об увольнении работника.

     Брифинг проводится не только для распространения  информации среди работников подразделения, на брифинге менеджер стремится также  привить своим подчиненным чувство сопричастности, безопасности и преданности компании. Брифинги дают менеджеру возможность разъяснить принятые решения и напомнить подчиненным о правилах и порядке работы компании.

     К сожалению, менеджеры зачастую совершают  ошибку, собирая брифинги только в условиях кризиса. На самом деле брифинги должны проводиться регулярно (желательно через равные, заранее установленные промежутки времени), а не только тогда, когда дела идут плохо. Такие собрания должны быть короткими и включать:

     - краткую информацию о достигнутом на данный момент прогрессе в работе;

     - мнение руководителя подразделения о текущих проблемах;

     - краткий обзор предложений по дальнейшим действиям (обязательно с обоснованием).

     Подходящими темами для брифинга могут стать  предлагаемые изменения в условиях и порядке работы, перемещения и продвижение персонала, обзор результатов применения новых производственных методов, подробности имеющихся возможностей для социальной поддержки и отдыха, а также примеры и опыт повышения производительности в соседних подразделениях.

     Вместе  с тем брифинги не являются подходящим средством для рассмотрения пунктов  коллективного договора, касающихся таких важных вопросов, как уровень  оплаты и условия найма.

Основная  цель брифинга довести до сведения подчиненных и разъяснить уже принятые решения. Сам по себе процесс принятия решений требует иных процедур.⁹

     К числу неформальных методов коммуникаций относятся следующие.

     1. Нормальные случайные разговоры между работниками всех уровней организации. Это двусторонние разнонаправленные и неперманентные коммуникации.

     2. Частные телефонные или личные контакты персонала с представителями других подразделений для обеспечения более быстрого выполнения рабочих заданий или просьб, чем это возможно при использовании официально установленных методов коммуникации. В большинстве организаций эта сеть контактов, основанных на симпатиях или личной дружбе, исключительно интенсивна и активна. Это двусторонние разнонаправленные и неперманентные коммуникации.

     3. Тайные письменные материалы, циркулирующие в кулуарах организации, например, карикатуры на руководителей высшего звена, сатирические стихи. Это односторонние, разнонаправленные и перманентные коммуникации.

     4. Тайные знаки и жесты, например предупреждение соратников о приближении начальства. Это односторонние горизонтальные и неперманентные коммуникации.

     5. Слухи или ложные слухи, распространяемые комбинацией четырех названных методов коммуникаций; они основываются на сведениях из разных источников информации и всевозможных догадках и домыслах. Слухи очень редко бывают совершенно беспочвенными, но, как правило, касаются самых сенсационных или скандальных аспектов ситуации. Можно вполне обоснованно утверждать, что когда официальные коммуникационные системы организации относительно неэффективны, на первый план выходят неформальные коммуникации, которые в этом случае значительно активизируются.¹⁰

     Отправитель коммуникационного сообщения всегда должен стремиться к тому, чтобы  получатель не только мог понять предназначенное  ему сообщение, но и начать действовать в соответствии с ним. 
 

Заключение

     Под коммуникацией понимается процесс  передачи информации от одного человека к другому с помощью приборов, жестов, речи или в письменной форме.

     Согласно  исследованиям, руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом.

     В целом коммуникации можно разделить  на две большие группы – формальные и неформальные. Формальные коммуникации протекают в формальных группах – подразделениях людей, созданных по инициативе администрации. Неформальные коммуникации протекают в неформальные группы – это группы людей, не связанных должностной иерархией и объединенных на основе дружеских отношений, общности интересов и т.п.

     Форма коммуникации – это процесс взаимодействия людей, их поведения по отношению друг другу при передаче информации.

     Методы  коммуникаций – это группа психологических и, в частности, психодиагностических методов на основе речевого (устного или письменного) общения.

     В каждом конкретном случае существенно значение выбора менеджером формы и метода коммуникации, адекватных сложившейся ситуации, особенностям собеседника или группы, способны дать наиболее хорошие результаты. 

Список литературы 

     1. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. М., 1999

     2. Алиев В.Г., Дохолян С.В. Организационное поведение. М., 1998

     3. Герчикова В.Н. Менеджмент. М., 1995

4. Доблаев В.Л. Теория организации. М., 1995

     5. Зингер В., Ланг Л. Руководитель без конфликтов. М., 1990

     6. Никандров В.В. Вербально-коммуникативные методы в психологии. СПб, 2002 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложение

Виды коммуникаций

     Таблица 1