Коммуникации в системе менеджмента

Коммуникации  в системе менеджмента

Оглавление

Введение

По крайней мере, 80% рабочего времени  менеджеры тратят на общение с  другими людьми. 48 минут в час  они проводят на встречах, в разговорах по телефону и просто в неформальных разговорах в коридорах. Остальные 20% времени типичного менеджера уходит на работу за столом, большая часть из которой представляет собой те же коммуникации, только в виде чтения или письма.

Коммуникации – процесс, в ходе которого два человека или более обмениваются и осознают получаемую информацию, цель которого состоит в мотивировании определенного поведения или воздействия на него.

Участниками этого процесса являются отправитель и получатель.

Эффективные коммуникации являются необходимым  условием достижения цели организации, выполнения основных функций управления. Например, для разработки миссии организации необходима информация о потенциальных потребителях продукции и услуг, конкурентах, поставщиках. Для принятия решений о миссии, стратегии осуществляется обмен информацией с другими организациями - исследовательскими, консультационными, контролирующими и т.д. Не менее важным для осуществления функций управления является обмен информацией внутри организации. Поэтому руководители основную часть своего времени тратят на коммуникации.

1. Суть коммуникаций, их общая характеристика  и роль в деятельности менеджера

Коммуникации (от англ. communicate - сообщать, передавать) - понятие, используемое в  менеджменте и социальной психологии в двух значениях: для характеристики структуры деловых и межличностных связей и для обмена информацией в человеческом общении вообще.

Коммуникации служат жизненно важной цели установления взаимосвязей и сотрудничества людей, без чего немыслим процесс  труда, профессиональная и управленческая деятельность, прогресс личности. Не обладающий даром коммуникации менеджер подобен певцу без голоса. На первый взгляд, у него есть все необходимое, чтобы стать истинным лидером: ум и профессиональные знания, организаторский талант и добросовестность, - а люди, тем не менее, не хотят работать под его началом. Оказывается, ему недостает умения проникнуться интересами подчиненных коллег, поставить себя на их место и увидеть проблемы их глазами, распознать слабые и сильные стороны каждого из них и находить с ним общий язык.

Между тем должность руководителя по сути своей подразумевает постоянное общение с людьми различного возраста, пола, характера и далеко не одинаковых интересов. Неизбежность личных контактов  с ними следует из отношений субординации, поскольку всякое управленческое воздействие передается сверху вниз через непосредственных подчиненных, по горизонтали - через коллег, и от них же по каналам обратной связи менеджер получает информацию о последствиях этих воздействий.

При всех условиях важно четкое понимание того, что умение вступать в контакты - не менее значимый элемент профессиональной деятельности менеджера, чем специальные знания и навыки работы. Во многих случаях такое умение составляет решающую предпосылку успешной управленческой деятельности.

В процессе коммуникаций менеджер заинтересовывает своих подчиненных или коллег в творческом сотрудничестве, способствует формированию в группе морально-психологического настроя, ориентированного на повышение  производительности труда, преодоление  проявлений бюрократизма и привлечение работников к активному участию в управлении. Тем самым качество коммуникации менеджера естественным образом сказывается на конечных результатах труда группы.

Еще один аспект коммуникации: умение менеджера общаться предопределяет его возможности на только на административную власть, но и на неформальные отношения. Верно, что люди становятся лидерами не только в силу определенных свойств личности, но и благодаря различным ситуационным факторам. И все же наиболее совершенным справедливо признается лидерство, ориентированное на достижение общих целей путем использования творческого потенциала внутригрупповых взаимоотношений и базирующееся на правильно понимаемых мотивах деятельности, определяющих поведение людей в различных ситуациях.

Значимость коммуникации менеджера  с очевидностью возрастает по мере усиления роли человеческого фактора, ужесточения требований к работникам управления, расширения потребности  в принятии нестандартных решений  в условиях недостаточности информации, повышения ответственности каждого за исполнение возложенных на него функций.

Коммуникация приобретает все  большее значение в удовлетворении социальных потребностей работников, а через это и для осуществления  функциональных задач трудовых групп. Тот, кто владеет искусством коммуникации, с большей результативностью реализует творческий потенциал сотрудников, их чувство долга и ответственности, более продуманно выбирает средства воздействия на них.

Сейчас больше, чем когда-либо в  прошлом, способность к коммуникации повсеместно признается важнейшей составляющей стиля руководства.

Необходимо отметить тот факт, что  коммуникация - это своего рода искусство, для овладения которым нужны, помимо знаний и опыта, определенные природные задатки. Здесь недостаточно одного ума - нужна еще мудрость. Присущий нашему времени все проникающий рационализм и быстрые решения не отрицают, а, напротив, стимулируют интерес к личности, отличающейся высоким интеллектом и многообразными ценностными ориентирами, в общении с которой приходится проявлять мудрость.

Исходя из этих рассуждений, коммуникацию можно определить как процесс  обеспечения взаимопонимания люден  посредством обмена информацией - мыслями, идеями и даже эмоциями, - используемой для установления межиндивидуальных  связей и взаимодействия участников совместной деятельности. Т.е. коммуникация предстает как специфический для каждого способ взаимоотношений, как способ бытия посредством взаимосвязей с другими людьми. В ней существенно значение обмена информацией, социально-психологических контактов, выбора адекватных конкретной ситуации методов воздействия на собеседника, правильной реакции на его слова и действия.

В процессе коммуникации люди ощущают  свою индивидуальность и познают  намерения друг друга. Посредством  ее ценностные ориентации отдельных работников трансформируются в единство целей, достижение которых гарантируется соответствующей модификацией поведения людей. Без двустороннего обмена информацией невозможны коммуникация и взаимопонимание.

Коммуникации выполняют функции двоякого рода - социальные и социально-психологические, обуславливаемые тем, что в групповых действиях каждый человек выступает одновременно в двух ипостасях: как исполнитель социальной роли, определяемой его положением в структуре группы, и предписываемыми ею нормами поведения, и как неповторимая личность. В первом случае человек обязывается соблюдать нормативно одобренный образец поведения, ожидаемый от каждого, занимающего данную позицию. Ожидания эти не зависят от сознания и поведения конкретного индивида, их субъектом является не индивид, а общество. Во втором случае человек следует своей индивидуальности, особенностям высшей нервной деятельности и определяемого ею темперамента, обнаруживая в своем поведении эмоциональные привязанности, антипатии и пр.

Вообще всякая коммуникация есть сотрудничество людей, поскольку они вступают в  контакт с целью осуществления  общими усилиями определенной деятельности, и притом связанной не только с  исполнением служебных обязанностей, но и с удовлетворением потребности во внеслужебном общении.

Итак, все сказанное свидетельствует  в пользу того, что менеджеру следует  постоянно проявлять пристальное  и заинтересованное внимание к сотрудникам, осуществлять анализ взаимоотношений  людей, форм контактов и средств  их установления, способов включения человека в группу, факторов, определяющих его поведение в процессе совместной функциональной деятельности. В этом случае менеджер получает реальную возможность учитывать в своей работе индивидуальные особенности и склонности сотрудников, быть их воспитателем, создавать в группе благоприятный для труда социально-психологический климат, постоянно поддерживать и обогащать необходимые контакты.

2. Роль коммуникации в менеджменте

Управленческая деятельность представляет собой в широком смысле слова обмен информацией, который является сложнейшей проблемой в любой организации.

Коммуникации - это устойчивая связь между участниками управленческого процесса, представляющая собой взаимозависимость этапов работы с информацией.

Цели коммуникации:

1. Организовывать информационный обмен между субъектом и объектом управления.
2. Наладить процесс эмоционального и интеллектуального обмена управленческой информацией.
3. Установить взаимосвязь между людьми в организации.
4. Сформулировать общие взгляды на внутреннюю среду организации.
5. Организовать совместную работу коллективов с целью выполнения задач организации.

В табл. 1 отражены основные типы коммуникаций.

Таблица 1. Типы коммуникаций

Значение коммуникации в организации:

1. Коммуникация — основное условие существования и развития организации.
2. Коммуникация осуществляет взаимодействие с внешней средой, определяя уровень и качество принятия управленческих решений.
3. Коммуникации характеризуют состояния внутренней среды организации путем обеспечения функционирования и взаимодействия людей, структуры, целей, технологии и задач организации.
4. Коммуникация создает неформальную структуру в процессе функционирования организации и способствует сближению с ней формальной структуры.

Коммуникационный процесс в менеджменте - это обмен информацией (в любой форме) между элементами организационной системы (табл. 2) по каналам прямой и обратной связи (рис. 1), (табл. 2).

Рис. 1. Этапы коммуникационного процесса

Таблица 2 Содержание элементов коммуникационного процесса

Эффект коммуникационного процесса — это изменение в поведении «получателя», которые происходят в результате принятия сообщения.

Основные результаты коммуникационного процесса:

1. Изменения в знаниях «получателя».
2. Изменение установок «получателя», т. е. изменение относительно устойчивых представлений индивида.
3. Изменение поведения «получателя» сообщения.

Проведем сравнение концепций трех школ организационного поведения в системе коммуникаций (табл. 3).

Специфика управленческого труда (менеджмента):

1. В процессе управления (менеджмента) не создаются материально-вещественные ценности, т. е. управленческий труд не материален.
2. Предметом труда в управлении (менеджменте) является информация.
3. Средствами труда в управлении (менеджменте) является современная оргтехника, перерабатывающая информацию и видоизменяющая ее в соответствии с требованиями каналов коммуникационной связи.
4. Продуктом труда в управлении (менеджменте) является решение в различной информационной форме.

Критерии проектирования информационных и коммуникационных систем

Центральная задача — улучшение информированности ЛПР. Степень информированности — отношение фактического уровня информации к требуемому. Потребность в информации — разница между ними. Вспомогательными критериями обеспеченности информацией являются:

• количество информации (полнота);
• ее значимость;
• точность;
• надежность;
• понятность (например, отсутствие семантических ошибок);
• актуальность;
• гибкость
• экономическая эффективность информационного процесса (соотношение прибыли от информации и затрат на нее);
• учет защищенности информации.

Современные управленческие системы  функционируют на базе информационных систем, обеспечивающих производственный процесс в масштабах предприятия (организации).

Информационные системы делятся на:

• локальные;
• корпоративные;
• глобальные.

Локальная информационная система - это совокупность информационных подсистем, обеспечивающих функционирование предприятия (организации) посредством внутренних коммуникаций.

Локальная (внутренняя) информационная система состоит из следующих подсистем:

• Административно-распределительная информационная подсистема
• Производственная информационная подсистема
• Финансовая информационная подсистема
• Экономическая информационная подсистема
• Коммерческая информационная подсистема
• Инновационная информационная подсистема
• Стратегическая ИП
• Социальная ИП

Корпоративная информационная система представляет собой внутренние коммуникации одного предприятия (организации), функционирующие на различных территориальных объектах данного предприятия (организации).

Глобальная информационная система представляет собой внешние коммуникации, обслуживающие неограниченное количество пользователей (предприятий, организаций).

Примером современной информационной системы, функционирующей на базе внешних коммуникаций, является компьютерная система Интернет.

Внешние информационные системы (Глобальная информационная система):

• Системы информационной связи с общественностью
• Система информационной связи с потребителями
• Система информационной связи с региональными структурами
• Система информационной связи с федеральными структурами
• Система информационной связи с международными структурами

Заключение

Для осуществления своей деятельности руководитель должен постоянно производить  обмен информацией. Обмен информацией встроен во все виды управленческой деятельности и является связующим процессом или коммуникацией.

Коммуникация - это процесс передачи информации кому-либо. Такая передача может осуществляться в явной  форме (посредством языка или  графических иллюстраций) или неявно, например, в невербальной форме (жесты, выражение лица и т. д.).

Отсутствие эффективных коммуникаций приводит к тому, что организация  становится неуправляемой. Поэтому  налаживанию и осуществлению  этих процессов посвящено значительное время в работе руководителя. По некоторым данным руководитель тратит от 50 до 90% времени на коммуникации. Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективен в коммуникациях. Они осознают суть и результат коммуникационного процесса, обладают развитыми формами письменного и устного общения, а современные руководители также хорошо владеют электронными средствами коммуникаций.

Средствами коммуникации является все, что позволяет передавать информацию от субъекта управления к объекту  и обратно. К ним относятся: совещания, личные беседы, служебные записки, отчеты о работе, телефонные разговоры, видеоролики, электронная почта, Internet и т. д.

Коммуникация людей преимущественно  представляет собой их взаимодействие друг с другом со следующими целями:

·  получения или сообщения информации, необходимой для качественного выполнения функциональных и должностных обязанностей;

·  собственно воздействия, то есть управления поведением людей, их состоянием и отношением к целям, задачам и прочим особенностям жизнедеятельности организации;

·  удовлетворения собственной потребности человека в общении.

Базовый коммуникативный минимум  представляет собой перечень требований к практическим и теоретическим  знаниям, навыкам и умениям менеджера. Данный коммуникативный минимум может быть определен как стандарт и является основой для оценки (аттестации) коммуникативной компетентности менеджера.

Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы  облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако коммуникации - это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, смысл может быть утрачен.

Список используемой литературы

1. «Менеджмент организации»: Учебное пособие / Под ред. 3.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. - М., 2007.
2. «Управление организацией»: Учебник для вузов / Под ред. А.Г. Поршнева и др. - 2-е изд. - М.:, 2006.
3. Батаршев А.В. «Организаторские и коммуникативные качества личности». Таллин, 2005.
4. Гойхман О.Я., Надеина Т.М. Основы речевой коммуникации. - М.: ИНФРА-М, 2007.
5. Гольдштейн Г. Я. Основы менеджмента: Учебное пособие, изд. 2-е, дополненное и переработанное. — Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2003. — 150 c.
6. Робинс С.П., Коултер М. Менеджмент. - М.: Вильямс, 2002.
7. Теория управления. Учебник / Уколов В.Ф., Масс А.М., Быстряков И.К. - М.: Экономика, 2003. - 576 с.
8. Юкаева В.С. «Управленческие решения»: Учебное пособие. - М.: ИВЦ «Маркетинг», 2005.