Конфидециальное делопроизводство

    Введение

    Тема  организации работы с конфиденциальными  документами актуальна на данный период времени, т.к. в достаточно бурном развитии экономики России и в  условиях ужесточения конкурентной борьбы на рынке, всё чаще организации  подвергаются различным видам коммерческих шпионажей, в том числе и промышленному. Как правило, в большинстве случаев, организации и предприятия используют бумажные носители информации (в том числе и конфиденциальной) из-за их более удобного, практичного и долговечного хранения. Однако бумажные носители не имеют никаких специальных степеней безопасности, как электронные и другие виды носителей, поэтому вся ответственность за сохранность бумажных документов ложится на правильную организацию конфиденциального документооборота в частности.

    Одним из этапов жизненного цикла большинства  документов является их уничтожение. Причины  бывают разные:

      законное  уничтожение в организациях после  истечения установленного срока  хранения;

      уничтожение или порча по неосторожности, в  результате аварий и стихийных бедствий, природных и техногенных катастроф;

      умышленное  уничтожение или порча, для того, чтобы скрыть следы каких-то действий, или же для того, чтобы причинить  вред владельцу документов.

      В этой связи специалистам службы ДОУ  и «родственных» профессий (таких, как архивное и библиотечное дело) приходится решать две противоположные задачи:

      как уничтожить документы так, чтобы  минимизировать (а лучше — полностью  исключить) вероятность восстановления содержащейся в них информации;

      как восстановить документы и содержащуюся в них информацию в случае порчи или уничтожения документов, какие методы и технологии для этого можно использовать.

    Первая  из перечисленных задач связана  с выполнением требований законодательства и деловых обязательств по надежному  уничтожению документов, ставших ненужными для организации, а также для решения вопросов, связанных с информационной безопасностью.

    Вторую  задачу, к счастью, приходится решать гораздо реже. Желательно заранее  продумать и составить планы  действий по спасению поврежденных документов в случае возникновения пожара или затопления.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Уничтожение документа.

    Конфиденциальные  документы, утратившие практическое значение и не имеющие какой-либо правовой, исторической или научной ценности, срок хранения которых истек (либо не истек), подлежат уничтожению

    Документ, содержащий сведения конфиденциального  характера, попавший в руки конкурентов, может нанести огромный ущерб  предприятию. Определённые виды информации, например, финансовая, ноу-хау, данные о персонале или договорах нуждаются в особой защите. Поэтому так важно уничтожать документацию без возможности её восстановления.

    Для этого создается комиссия (не менее 3 человек) в присутствии которой  производится уничтожение. Затем члены  комиссии подписывают акт об уничтожении. Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу, а магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и др.

    При уничтожении конфиденциальных материалов должен быть установлен порядок, исключающий возможность ознакомления с ними посторонних лиц. Неполное уничтожение документов позволяет восстановить их текст и исключает возможность уничтожения материалов, не подлежащих включению в эту категорию. В ходе уничтожения подобных материалов угрозы их безопасности реализуются за счет:

    подмены документов, выделенных для уничтожения  или изъятия из документов и дел  отдельных частей (листов, фотографий, образцов печатей, росписей);

    ошибочного  или умышленного выделения документов для уничтожения или фиктивное “уничтожение” ценных документов и дел;

    неполного уничтожения документов, дел и  носителей, дающего возможность  восстановить их текст;

    утраты (утери, кражи) документов и дел, выделенных для уничтожения.

    Перечисленные факторы возникновения угроз могут стать контролируемыми, если соблюдаются следующие условия уничтожения документов, дел и носителей информации:

    коллегиальность принятия решения об уничтожении  документов, дел и самого процесса уничтожения;

    документирование (актирование) подготовки к уничтожению и уничтожение документов и дел;

    внесение  комиссией отметок об уничтожении  в акт и учетные формы только после фактического уничтожения  документов и дел.

    Уничтожение конфиденциальных документов и дел  организуется службой КД. Состав подлежащих уничтожению документов письменно согласовывается с руководителями подразделений или направлений деятельности и санкционируется экспертной комиссией учреждения, фирмы. Процесс уничтожения документов, дел и других конфиденциальных материалов сопровождается оформлением акта, или акт при этом не оформляется.

    Технологическая схема уничтожения конфиденциальных документов и носителей информации включает следующие процедуры:

    подготовку  документов, дел и носителей информации к уничтожению;

    оформление акта на уничтожение;

    уничтожение документов по акту;

    уничтожение документов и носителей информации без составления акта.

    Процедура подготовки документов, дел и носителей  информации к уничтожению включает:

    выделение документов, дел и носителей информации, подлежащих уничтожению по различным причинам;

    получение письменного разрешения на уничтожение  от руководителей структурных подразделений (направлений деятельности) учреждения, фирмы;

    систематизацию  документов, дел и носителей информации по способам документирования факта уничтожения.

    С оформлением акта уничтожаются документы  и дела, включенные в номенклатуру дел, подлинники видео-аудиодокументов, проекты технических документов, черновики и проекты особо  ценных документов, картотеки (журналы) учета конфиденциальных документов и другие подобные материалы. Акт подписывают члены экспертной комиссии и утверждает первый руководитель учреждения, фирмы. С оформлением акта уничтожаются любые электронные документы, описи и учетные формы, находящиеся как в рабочем или архивном массивах компьютера, так и на магнитных носителях, хранимых вне ЭВМ.

    При выполнении процедуры оформления акта на уничтожение документов проверяются  следующие операции:

    включение отдельной позицией в акт каждого  отобранного к уничтожению традиционного документа или дела (тома), документа или дела на магнитном или ином техническом носителе;

    оформление  в акте итоговой записи, подписание итоговой записи сотрудниками, составившими акт;

    проверка  наличия и комплектности документов и дел, включенных в акт;

    согласование  акта с должностными лицами, подписание его членами экспертной комиссии и утверждение первым руководителем  учреждения, фирмы.

    В процедуру уничтожения документов по акту входят:

    проверка  специально назначаемой комиссией  наличия документов, дел (томов), магнитных и других носителей, включенных в акт, их комплектности и соответствия записям в акте;

    физическое  уничтожение комиссией документов, дел, томов и носителей информации;

    внесение  в акт и учетные формы документов и носителей информации записи об уничтожении, проставление росписи членов комиссии.

    Фактическое уничтожение документов и дел  с истекшим сроком хранения производится только после утверждения описей дел постоянного и длительного  срока хранения за соответствующий  период времени.

    Подписывать акт и вносить отметки об уничтожении в учетные формы до фактического уничтожения конфиденциальных материалов не допускается.

    Бумажные  документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу. Магнитные и фотографические  носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и другими способами, исключающими возможность их восстановления.

    Без составления акта уничтожаются испорченные  бумажные и технические носители, черновики и проекты документов, внутренние описи документов, находящихся у исполнителя, и другие материалы, образовавшиеся при исполнении конфиденциальных документов.

    В процедуру уничтожения документов и носителей информации без составления  акта входят:

    разрывание  листов, разрушение магнитного или  иного технического носителя в присутствии исполнителя или второго сотрудника службы КД;

    накапливание  остатков носителей в опечатываемом  ящике (урне);

    физическое  уничтожение остатков носителей  несколькими сотрудниками службы КД;

    внесение  отметок об уничтожении в учетные формы документов и носителей.

    При выполнении процедур и операций уничтожения  конфиденциальных документов, дел и  носителей информации особое внимание обращается на коллегиальность осуществления  этих действий и жесткое соблюдение последовательности процедур и технологии уничтожения.

    После утверждения описей дел и документов постоянного срока хранения составляется акт о выделении дел и документов за соответствующий период к уничтожению, в который включаются отобранные ПДЭК для уничтожения дела, отдельные документы из дел и документы выделенного хранения. Акт может иметь следующую форму:

    «УТВЕРЖДАЮ»

    Наименование  должности

    руководителя  предприятия  

    ___________________________

    (подпись,  инициалы, фамилия, дата)

    АКТ

    от _________ № __________

    о выделении к уничтожению конфиденциальных дел и документов  

    Примеры заполнения:  

    Всего подлежит уничтожению __________________________ дел и документов  (прописью). 

    _______________________________________

    (подпись,  инициалы, фамилия лица, составившего акт)

    Одобрено

    Протокол  ПДЭК

    от ________ № ____________  

    Председатель  ПДЭК

    _____________________________    

     (подпись, инициалы, фамилия, дата)   

    Включенные  в акт дела и документы сверены  с записями в протоколе ПДЭК, акте и учетных формах

    ___________________________

    ___________________________

    (подписи,  инициалы, фамилии, дата)  

    Дела  и документы полностью уничтожены путем _________________

    ___________________________

    ___________________________

    (подписи,  инициалы, фамилии, дата)

    Отметки об уничтожении дел и документов в номенклатуре дел, журнале (карточках) учета документов выделенного хранение и в описях документов дел произведены.

    ___________________________

    (подпись,  инициалы, фамилия, дата) 

    Лишние  экземпляры (копии) документов выделенного хранения, журналы (картотеки) учета конфиденциальных носителей, изданных документов, поступивших пакетов и документов могут включаться в данный акт или уничтожаться без рассмотрения ПДЭК по мере истечения сроков хранения по акту аналогичной формы (с исключением данных, относящихся к делам) без ссылки на протокол ПДЭК и без подписи ее председателя.

    Каждое  дело, каждый документ и учетный  журнал (картотека) вносятся в акт  отдельной позицией и должны соответствовать  данным о них, зафиксированным в  протоколе ПДЭК и учетных формах. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый из них включается в акт отдельной позицией, а в графе 3 вместо второго и последующих томов пишется: «То же, т______», с добавлением номера тома. При внесении в акт дел, из которых перед уничтожением были изъяты отдельные документы, в графе 6 указывается фактическое оставшееся в деле количество листов.

    Перед уничтожением включенных в акт дел, документов и учетных журналов (картотек) проверяется соответствие данных акта записям в протоколе ПДЭК, номенклатуре дел, журнале учета документов выделенного хранения, на обложках и в заверительных листах дел и документов выделенного хранения, в описях документов дела (по документам, изъятым из дела). Листы и учетные карточки просчитываются, сложенные документы разворачиваются. Соответствие данных заверяется в акте подписями проверявших.

    Уничтожение дел, документов и учетных журналов (картотек) должно производиться путем  сжигания или с помощью бумагорезательной  машины. При уничтожении документов вне территории предприятия доставка их к месту уничтожения производится на служебном транспорте, и принимаются меры, исключающие доступ к документам посторонних лиц.

    После уничтожения производятся отметки  об уничтожении дел и учетных  журналов (картотек) в графе 9 номенклатуры дел, документов выделенного хранения в графах 12-13 журнала учета документов выделенного хранения. Отметки об уничтожении отдельных документов из дел проставляются в описях документов дел. Вместо уничтоженных документов в дела помещаются справки-заместители. В акте проставление таких отметок подтверждается подписью сотрудника, производившего отметки.

    Составление акта о выделении к уничтожению  дел и документов и проставление в учетных формах отметок об их уничтожении осуществляются сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства. В проверке правильности включения в акт дел и документов и в их физическом уничтожении, кроме этого сотрудника, должен участвовать второй сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства или другого подразделения предприятия, имеющий доступ к уничтожаемым делам и документам.

    Четкая  регламентация технологии уничтожения  документов, дел и носителей информации направлена, прежде всего, на исключение любой возможности утраты документов, подмены документов, предназначенных для уничтожения, неполного их уничтожения и последующего восстановления текста и предотвращения других опасностей для конфиденциальной информации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Заключение

    Я считаю, что обеспечение информационной безопасности требует решения многочисленных проблем, и их, безусловно, не под силу в одиночку решить ни службе ИТ, ни службе ДОУ, ни какой-либо другой. Только координированная работа всех служб, при понимании и поддержке, как со стороны высшего руководства, так и персонала организации может привести к успеху. Особенно, важна интеграция ИТ и ДОУ в единую службу управления документами и информацией, при этом сотрудники ДОУ должны понимать и активно использовать современные технологии в своей работе, а сотрудники ИТ – лучше относиться к потребностям деловых подразделений организации и к вопросам, связанным с соблюдением законодательных и нормативных требований к документообороту.

    Гарантированное уничтожение электронных документов требует не только физического уничтожения  бумажного документа, а также физического уничтожения носителей этих документов, для чего требуются специальные технические средства.

    По  результатам отбора дел на уничтожение составляется акт на уничтожение. По сути своей – это список разновидностей документов (далее – позиция), предполагаемых к уничтожению, с указанием их количества (по каждой позиции – отдельно). 

      В акте на уничтожение обязательно  указываются номера статей и  нормативный документ/документы, чаще всего это один из «Перечней документов…» (далее – Перечень), к которому относятся эти статьи. На их основании определялся срок хранения документов. Указываются и годы, за которые отобраны документы (по каждой позиции отдельно).   

      К акту на уничтожение требуется  приложить акт об уничтожении  документов, с указанием общего количества документов и их веса. Без него акт на уничтожение не действителен.

    В заключение следует сказать, что  для обеспечения сохранности  и неразглашения конфиденциальных сведений предприятия необходимо выполнение самых простых требований безопасности. Профессиональное обучение персонала требованиям работы с конфиденциальными документами.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Список использованной литературы

    1. Банасюкевич В.Д. Новый типовой  перечень // Делопроизводство 2001. №1.

    2. Бойко Л.П. Порядок уничтожения документов и последствия их утраты. Журнал «В курсе дела». 13 июля 2006 года.

    3. Быкова Т.А. Правовые требования  к внутренним документам фирмы:  составление и оформление положений  // Секретарское дело 2004. №2

    4. Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 2001

    5. Кошелева Е.А. Научно-техническая  обработка документов. Кадровое  делопроизводство. 13 октября 2006 года.

    6. Кошелева. Е.А. Порядок уничтожения дел с истекшими сроками хранения. "Секретарь-референт" № 9 2003

    7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. – М.: 2003

    8. Основные правила работы архивов  организаций, одобр. Решением  Коллегии Росархива от 06.02.2002

    9. Павлов Г.П. Хранение, сдача в  архив и уничтожение бухгалтерских документов организации. Кадровое делопроизводство. 19 ноября 2004 года.

    10. Храмцовская Н.А. Методы уничтожения  и восстановления бумажных документов. – М.: «Источник-книга», 2003